Rozpoznanie i analiza potrzeb szkoleniowych organizacji

Roksana Neczaj-Świderska

Uwarunkowania natury społecznej i ekonomicznej, jakie stwarza społeczeństwo informacyjne, wymuszają na organizacjach oraz ich pracownikach permanentne podnoszenie kwalifikacji oraz kompetencji zawodowych. Zdobycie specjalistycznej wiedzy i umiejętności zawodowych staje się jednym z podstawowych czynników wspomagających dostosowanie się do zasad panujących w danej organizacji oraz funkcjonowania w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy. Zarówno organizacje, jak i poszczególni pracownicy, planując swój rozwój zawodowy, w coraz większym stopniu dostrzegają potrzebę organizowania szkoleń i treningów, które umożliwiłyby zaspokojenie potrzeb pojawiających się w tym zakresie. Zatem badanie potrzeb szkoleniowych staje się jednym z kluczowych elementów wpływających na rozwój polityki szkoleniowej nowoczesnych organizacji.

Badanie potrzeb szkoleniowych

W ciągu ostatnich kilku lat próby oceny rynku szkoleń i badania w zakresie polityki szkoleniowej, realizowanej przez polskie przedsiębiorstwa, były podejmowane wielokrotnie. Jednym z kryteriów oceny skuteczności działań tych organizacji był sposób usystematyzowania i wykorzystywania informacji zgromadzonych na podstawie procesu badania potrzeb szkoleniowych i ich uwarunkowań. Stosowana metodologia oraz narzędzia badania stają się jedną z ważniejszych wartości organizacji.

Rozpoznanie i analiza potrzeb szkoleniowych umożliwia zidentyfikowanie luk kompetencyjnych w określonych zakresach oraz wskazanie kierunków rozwoju wiedzy i umiejętności uczestników szkolenia. Badanie potrzeb koncentruje się na diagnozowaniu rozbieżności między stanem obecnym a pożądanym. Potrzeby rozumiane są tu jako cele, dotyczące możliwych do modyfikowania wyników działań edukacyjnych, w których osiągnięciu ma pomóc szkolenie. Badanie to powinno być procesem ciągłym i prowadzonym na wszystkich szczeblach organizacji oraz na wszystkich etapach szkoleń, połączonym również z badaniem efektywności.

Badanie potrzeb szkoleniowych prowadzone jest w celu, aby:

• podjąć decyzję, kiedy i jakie szkolenia należy przeprowadzać;

• poznać i dostosować się do uwarunkowań i oczekiwań organizacji;

• poznać motywację, postawy, wiedzę, umiejętności i zachowania uczestników;

• bardziej efektywnie wykorzystać czas szkolenia;

• pomóc skonkretyzować cele i oczekiwania zgłaszane przez zleceniodawcę;

• zmotywować przyszłych uczestników;

• stworzyć podstawy do badania efektywności i skuteczności szkolenia¹.

W podejściu klasycznym badanie potrzeb szkoleniowych ograniczono do wąsko rozumianych potrzeb organizacji. W tym kontekście ich badanie polegało głównie na rozpoznawaniu potrzeb w sferze organizacyjnej firmy, określeniu zadań szkoleniowych i przeniesieniu ich na sferę operacyjną (podzielenie zadań na sekwencję zachowań, które można modelować przez trening) oraz w sferze indywidualnej (zbadanie różnicy między sposobem wykonywania zadań przez pracowników, a standardem wymaganym przez firmę). Koncepcja humanistyczna rozpatruje badanie potrzeb w kategorii samorozwoju jednostki, która realizuje w organizacji m.in. swoje najważniejsze potrzeby życiowe (w tym rozwój zawodowy) oraz dążenie do mistrzostwa. Nacisk przeniesiony jest tu z poziomu potrzeb organizacyjnych i sytuacyjnych na indywidualne potrzeby uczących się.

Metodologia badania potrzeb szkoleniowych

Badanie potrzeb szkoleniowych i ewaluacja efektywności szkoleń to przede wszystkim badanie stopnia opanowania danej kompetencji przez uczestnika szkolenia w zakresie jego oczekiwań, wiedzy, zachowań oraz celów i potrzeb organizacji. Badania eksploracyjne mają na celu wstępne identyfikowanie wszystkich możliwych zjawisk, problemów lub wartości, które mogą stać się przedmiotem szkolenia. Natomiast celem badań eksplanacyjnych jest znalezienie źródeł danego problemu lub zagadnienia oraz sprawdzenie, w jakim stopniu możliwe jest rozwiązanie lub modyfikowanie go za pomocą szkoleń.

Dobór narzędzi badawczych powinien umożliwiać rozpoznanie problemów, ale także sprawdzenie powszechności ich występowania na poziomie:

• człowieka uczestniczącego w szkoleniu;

• grupy uczestniczącej w szkoleniu;

• organizacji;

• otoczenia organizacji².

Najczęściej stosowanymi narzędziami badawczymi w procesie rozpoznawania oraz analizy potrzeb szkoleniowych są m.in.: wywiad bezpośredni (badanie opinii), wywiad zogniskowany, badanie ankietowe, techniki socjometryczne (socjogram, obserwacja uczestnicząca), opis stanowiska, testy, analiza wtórnych źródeł informacji (prasa branżowa, materiały promocyjne, foldery, raporty, wyniki analiz z wcześniejszych audytów), obserwacja lub symulacja, studium przypadku, arkusz diagnostyczny. W procesie weryfikacji potrzeb szkoleniowych należy dokonywać pomiarów, wykorzystując różne narzędzia oraz metody badawcze jednocześnie, w celu uzyskania jak najbardziej trafnej diagnozy sytuacji.

Na przykład wywiad bezpośredni służy przebadaniu tylko opinii, a nie faktów (ustrukturyzowana rozmowa z osobami ze środowiska firmy i klientami), a wywiad zogniskowany stosowany jest do sprawdzenia informacji z badań eksploracyjnych (scenariusz z pytaniami, stworzony na podstawie oczekiwań zleceniodawcy). Badania ankietowe natomiast mają zastosowanie eksploracyjne oraz ilościowe, jednakże kwestionariusz ankiety jest uproszczonym narzędziem diagnostycznym i pozwala głównie stwierdzić indywidualne opinie, w mniejszym stopniu fakty. Dlatego dobór narzędzi i procedury jest tak istotny, aby osiągnąć adekwatne do rzeczywistości wyniki i właściwie przełożyć je na oczekiwania organizacji oraz proces uczenia się dorosłych.

Badanie potrzeb szkoleniowych a efektywność kursu

Efektywność edukacyjna jest pojęciem definiowanym niejednoznacznie oraz rozpatrywanym w różnych kontekstach. We współczesnej edukacji traktowana jest ona jako jeden z priorytetów zarówno teorii, jak i praktyki pedagogicznej.

Termin ten nie ma jednej definicji ze względu na różnorodność sposobów badania oraz brak uniwersalnych kryteriów oceny efektywności. Kryteriami oceny efektywności są m.in.: jakość wykonania pewnych zadań czy działań, ich skuteczność, niezawodność, sprawność, ekonomiczność³.

Z prakseologicznego punktu widzenia w kontekście badania potrzeb szkoleniowych należałoby przyjąć, iż efektywność to "jeden z możliwych atrybutów każdego zorganizowanego działania, a więc takiego, w którym określono: przedmiot działania, jego cele, zespół środków oraz form i metod postępowania zmierzających do realizacji nakreślonych zadań. Każdy z tych elementów staje się zazwyczaj podstawą oceny działania zorganizowanego, a efektywność oznacza niejako stopień doskonałości ze względu na dany element"⁴.

Poniżej został przedstawiony model badania efektywności szkolenia, oparty na koncepcji Donalda L. Kirkpatricka, uznawany za jedno ze skuteczniejszych narzędzi przygotowania i oceny szkolenia. Obejmuje on sześć poziomów ewaluacji szkolenia:

• Wiedza - proces uczenia się - zmiana w postawach, poziomie wiedzy oraz umiejętnościach uczestników szkolenia, informacje o przyroście wiedzy podczas nauki (zgodnie z celami szkolenia); aby zdiagnozować obszar tego modelu stosowane są m.in. kwestionariusze wiedzy przed i po szkoleniu;

• Zachowania - praktyczne zastosowanie zdobytej wiedzy oraz umiejętności, do badania tego obszaru stosowane są m.in. kwestionariusze zachowań, przed i po kursie zawierające ocenę stopnia wykształcenia umiejętności praktycznych oraz stopień, w jakim zachowania te uległy zmianie;

• Potrzeby - analiza potrzeb szkoleniowych przed i po szkoleniu wpływająca na podjęcie decyzji o typie szkolenia lub o zasadności jego kontynuacji;

• Cele - proces oceny realizacji celów szkolenia. Zastosowane na tym poziomie procedury mają za zadanie udowodnić, iż szkolenia przyczyniają się do osiąganięcia przez organizację celów, będących uzasadnieniem ich prowadzenia;

• Reakcje uczestników - pomiar reakcji uczestników szkolenia, poziomu ich zadowolenia, satysfakcji z odbytego szkolenia. Narzędziem stosowanym do weryfikowania elementów tego poziomu są m.in. ankiety satysfakcji uczestników szkolenia;

• Efekty - pozyskanie informacji, w jaki sposób można udoskonalić programy, metody, formy i techniki szkoleniowe w przyszłości poprzez gromadzenie informacji umożliwiających ocenę efektywności szkolenia, przedstawienie wskaźników dotyczących praktycznych rezultatów wykorzystania treści edukacyjnych w działalności organizacji.

Analiza efektywności szkolenia dokonywana jest na różnych poziomach. Ze względu na złożoność poziomów ocena danych obszarów wymaga zróżnicowania nakładu czasu oraz wyboru technik badawczych, w celu zgromadzenia wartościowych źródeł informacji.

Metoda badania efektywności szkolenia na kilku poziomach cieszy się coraz większą popularnością wśród polskich firm szkoleniowych.

Ogólnym celem analizy potrzeb szkoleniowych jest dostarczenie informacji pozwalających na skonstruowanie skutecznego oraz efektywnego programu szkolenia, zawierającego treści, metody, formy szkoleniowe dopasowane do potrzeb edukacyjnych i doświadczeń uczestników szkolenia. Zapotrzebowanie na ten rodzaj informacji wpływa na proces wyboru typu szkolenia, wzorców i form oraz przygotowywania treści, programu, metod i technik prowadzenia szkolenia.

Przeprowadzenie analizy pozwala na takie ustalenie treści szkoleń, by były one zgodne z potrzebami organizacji oraz oczekiwaniami odbiorców szkoleń co do zawartości kursu. Wpływa ona na kształtowanie właściwego poziomu efektywności wdrażanego szkolenia. Przeprowadzenie powierzchownej analizy potrzeb szkoleniowych może spowodować, iż organizacja poniesie znaczne straty. Przypadkowy dobór grupy, treści, metod i nauczających może wpłynąć tak na proces szkoleniowy, że okaże się on nieskuteczny, np. w doskonaleniu kadry. Aby proces dydaktyczny był skuteczny i efektywny niezbędne jest zaangażowanie wszystkich uczestników szkolenia. Dlatego wcześniej należy zdiagnozować jego cele i potrzeby edukacyjne, by osiągnąć oczekiwane rezultaty przez uczących się i organizację.

W wielu raportach nadal jako jedną z barier rozwojowych rynku szkoleniowego określa się brak procedur badania efektywności szkoleń. Stąd tak duże zapotrzebowanie na informację, niezbędną do wykształcenia właściwych wzorców niezbędnych badania potrzeb szkoleniowych oraz ewaluacji.

Podsumowanie

Proces zdobywania wiedzy przez ludzi dorosłych charakteryzuje instrumentalność uczenia się, nastawienie na osiągnięcie konkretnych efektów edukacyjnych. Dlatego tak ważnym elementem kształcenia dorosłych jest badanie jego efektywności edukacyjnej. W nauczaniu tym potrzebne jest cykliczne prowadzenie ewaluacji przebiegu i efektów szkolenia na każdym jego etapie. Rozpoznanie i analiza potrzeb szkoleniowych oraz skuteczne procedury badania efektywności szkoleń umożliwiają uczestnikom uczenie się w sposób świadomy, natomiast firmie szkoleniowej - udoskonalenie procesu wzbogacenia oferty oraz prowadzenia szkoleń, a pracodawcy - sprawdzenie rezultatów szkoleń oraz dokonanie oceny ich opłacalności.

---