„Przewodnik Bibliograficzny" zawiera wykaz wszystkich publikacji wydanych w Polsce oraz poza granicami kraju pod warunkiem, że dana pozycja wydana została w wyniku współpracy instytucji zagranicznych z instytucjami krajowymi, lub też z inicjatywy zagranicznych placówek, będących agencjami polskich instytucji. W "Przewodniku" uwzględnia się tylko te dokumenty, które posiadają trwałą wartość kulturową lub naukową, bądź też są związane z istotnymi wydarzeniami o znaczeniu ogólnopolskim.
Dokumenty życia społecznego rejestrowane są od 1959 r.
Rejestracja zeszytów i tomów wydawnictw ciągłych z częstotliwością większą niż co pół roku podlega pewnym regulacjom. Takie tomy i zeszyty są rejestrowane w "Przewodniku" tylko wtedy, gdy ukazują się w nich materiały z konferencji, indywidualne prace autorskie, materiały zjazdów naukowych, sympozjów i posiadają one własną tytulaturę. Oprócz tego rejestruje się również dokumenty kartograficzne, takie mapy i atlasy, jednak bez map konturowych, druki muzyczne, jak partytury, śpiewniki, wydawnictwa nutowe, grafikę z wyjątkiem pojedynczych grafik, materiały konferencyjne bez uzależnienia od liczby nakładu czy postaci, jak skoroszyty, a także - rozprawy doktorskie i habilitacyjne bez względu na postać edycyjną i przeznaczenie oraz spisy bibliograficzne i wydawnictwa wydające literaturę w alfabecie Braille'a.
W „Przewodniku Bibliograficznym” Wydawane są następujące wkładki rejestracyjne do "Przewodnika Bibliograficznego:
- Wydawnictwa kartograficzne,
- Druki muzyczne,
- Książki wydawane tylko na nośniku elektronicznym ( rejestruje się tylko te, które obok postaci drukowej mają także postać elektroniczną lub stanowią uzupełnienie publikacji drukowej ).
W "Przewodniku Bibliograficznym" nie są natomiast rejestrowane:
* Wydawnictwa zwarte o objętości mniej niż 17 stron ( wcześniej, do 1998 r., nie były rejestrowane wydawnictwa o objętości poniżej 4 stron ),
* Wydawnictwa zwarte w nakładzie poniżej 100 egzemplarzy ( do 1998 r. rejestrowano takie wydawnictwa),
* Odbitki i nadbitki,
* Pojedyncze ryciny, nuty, mapy bez względu na wielkość nakładu,
* Dokumenty życia społecznego o zasięgu lokalnym, informacje doraźne, dokumenty przydatne jednej lub małej ilości gałęzi życia gospodarczego, materiały tylko do użytku wewnętrznego,
* Normy i dokumenty normalizacyjne,
* Dokumenty patentowe,
* Książki niepodające w tytulaturze wymaganych danych wydawniczych ( dotyczy to tych pozycji, w których podany jest autor i tytuł, brak zaś adresu wydawniczego),
* Dydaktyczne zeszyty ćwiczeń do uzupełnienia, które są przewidziane w programie szkoły od czwartej klasy szkoły podstawowej oraz Dydaktyczne materiały ilustracyjne, tj. plansze do uzupełnienia ćwiczeń i wykładów,
* Programy nauczania, spisy lektur, księgi adresowe, informatory na studia,
- Statuty, regulaminy, sprawozdania okresowe z różnych organizacji i instytucji,
dokumenty służbowe,
* Instrukcje obsługi, naprawy urządzeń oraz sprzętu technicznego,
* Programy imprez kulturalnych, naukowych, politycznych oraz materiały olimpiad szkolnych i konkursów muzycznych,
* Katalogi, m.in. księgarskie i składowe,
* Wydawnictwa powielane ( fotokopiowane),
* Cenniki, informatory, katalogi, foldery, afisze, oferty ( w tym turystyczne), prospekty, raporty giełdowe i bankowe, rozkłady jazdy.
Początkowo opisy w "Przewodniku Bibliograficznym" uporządkowane były według układu systematycznego. Podzielone były na trzy działy główne ( społeczeństwa, przyroda, kultura ) w obrębie których wyróżniono 26 działów. Pierwowzorem dla tego układu był stosowany system porządkowania dokumentacji radzieckiej wywodzący się z Wszechzwiązkowej Izby Książki z siedzibą w Moskwie. Porządkowano według niego dokumenty do 1985 r., kiedy to wydano po raz pierwszy zeszyt próbny uporządkowany w 62 działach i poddziałach. Uniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej. W 1986 r. poprzedni system porządkowania dokumentów zastąpiony został na stale Uniwersalną Klasyfikacją Dziesiętną 546 z 1978 r., kilkakrotnie dostosowywaną do nowelizacji tablic Uniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej. Obecnie opis dokumentów jest sporządzany z autopsji na podstawie normy obowiązującej w danym okresie historycznym. Aktualnie stosuje się normę PN-82/N-01152.01 Opis bibliograficzny. Książka oraz jej nowelizacja wynika z zaleceń ISBD(M) z 1987 roku.
Zmiany zaszły także w sposobie katalogowania. Z dniem 1 stycznia 1986 r. wprowadzono bowiem przy redagowaniu "Przewodnika Bibliograficznego" system zautomatyzowany, używając początkowo do zapisu danych bibliograficznych formatu MARC-BN, którego autorką była Zofia Moszczyńska-Pętkowska. Do 1992 r. opisy bibliograficzne przygotowywane były na formularzach przedmaszynowych, z których wyprowadzane były przez operatorów dane, trafiające następnie do dużego komputera. Używano do tego programu SKRYBA. W 1993 r. zastąpiono dotychczasowy komputer i wprowadzono nowsze typy klasy PC z programem MAK. 1 stycznia 1998 r. wprowadzono kolejną zmianę - rejestrację danych przy użyciu formatu USMARC, co obowiązuje do dziś.
W działach Uniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej obowiązuje alfabetyczny sposób zaszeregowania dzieł. Dotyczy to także odsyłaczy, znajdujących się z dziełami w tym samym ciągu alfabetycznym. W 1998 r. wprowadzono w "Przewodniku" zasadę samodzielnego zapisu i przydzielania numeru każdemu pojedynczemu tomowi wydawnictwa wielotomowego. W ten sposób każda publikacja stanowi samoistną pozycję zbioru bibliograficznego. Każdy pojedynczy zapis posiada hasło autorskie - osobowe bądź korporatywne. Wyłączone z tego są antologie, zbiory źródeł historycznych, wypisy tekstów dla szkół oraz prace zbiorowe. Pierwszy wyraz tytułu jest równoznaczny z hasłem tytułowym. Opis bibliograficzny znajduje się pod hasłem autorskim albo tytułowym. Pod nim umieszczone są hasła przedmiotowe, tworzone na podstawie Słownika języka haseł Biblioteki Narodowej wydanego w Warszawie w 1989 r., kilkakrotnie nowelizowanego. Symbole Uniwersalnej klasyfikacji Dziesiętnej, znajdujące się w "Przewodniku Bibliograficznym" pod opisami druków, oznaczają treść, formę piśmienniczą oraz poziom czytelniczy.
Są w tym dokładniejsze niż tytulatura dokumentu czy przynależność do działu bibliografii. Niezwykle pomocne w pracy wszystkich bibliotek służą przede wszystkim, jako wzorzec poprawnej klasyfikacji i poprawnego kształtowania katalogu rzeczowego, bibliotekom publicznym. Mogą również służyć za podstawę do poszukiwania publikacji na konkretny temat w zautomatyzowanym zbiorze. Numer pozycji w rocznej rejestracji znajduje się pod opisem. Do stycznia 1996 r. w drukowanych zeszytach trójkątem oznaczono spóźnione podanie opisu. Zastąpiono to następnie wydawaniem zeszytów dodatkowych, oznaczanych literą A, w których zawierano publikacje z datą wcześniejszą o 2 lata w stosunku do rocznika bieżącej bibliografii. Tak więc np. w zeszytach rocznika 1999 są publikacje z 1997, 1998 i 1999 roku. Starsze dokumenty przedstawiane są w ciągu roku w 4-6 retrospektywnych zeszytach uzupełniających.
W każdym tygodniowym zeszycie "Przewodnika" jest indeks alfabetyczny. Wcześniej, bo do 1 stycznia 1987 r., dodatkowo wydawano miesięczne indeksy alfabetyczne obok indeksów rocznych. W okresie od 1 stycznia 19897 do 1 stycznia 1990 r. wydawano jeszcze trzy indeksy kwartalne i jeden całościowy indeks roczny. Aby ułatwić odnajdywanie haseł wprowadzono także roczny indeks przedmiotowy.
Dawniej ukazywał się również polska odmiana narodowego rejestru druków zwartych typu "B" ( rejestrów udostępnianych poza handlem księgarskim): "Przewodnik Bibliograficzny. Seria Uzupełniająca. Druki do użytku wewnętrznego". Szeregował on publikacje wydawane z wyłączeniem cenzury, w dozwolonym nakładzie do 100 egzemplarzy, ówcześnie poprawne politycznie i z ściśle określonym zasięgiem rozpowszechniania zazwyczaj w obrębie jednej instytucji lub środowiska.
Taka forma publikacji istniała od 1969 r. do 1988, do likwidacji Urzędu Cenzury, a rejestrowała druki wydawane po 1 października 1968 r.
Oprócz "Przewodnika Bibliograficznego" do 1989 r. drukowane były centralnie karty katalogowe, których wykonanie zaznaczone było gwiazdką przy odpowiednich opisach w "Przewodniku". Uznano to jednak za zbędne i zrezygnowano z tej formy.
Wzrost komputeryzacji wymógł umieszczenie danych "Przewodnika" na CD-ROM, co też Biblioteka Narodowa uczyniła w 1994 r. Zawartość ta jest wciąż poszerzana o kolejne lata. Umieszczenie zbiorów na CD-ROM umożliwiło m.in. szybkie kopiowane potrzebnych opisów, tworzenie zasobów elektronicznych źródeł informacji dla użytkowników. W 1987 r. w Zakładzie Przewodnika Bibliograficznego IB BN rozpoczęto, trwający do dziś, program CIP, szczególnie ważny dla wydawców. Jest on regulowany zarządzeniem Ministra Kultury i Sztuki nr 9 z 18 maja 1988 r.
"Przewodnik" uzupełniany jest dodatkiem rejestrującym zmiany na rynku wydawnictw ciągłych. Rejestruje on dane wyłącznie o nowych, zawieszonych czy zmieniających tytuł publikacjach. Rolę tego dodatku odzwierciedla jego tytuł - początkowo, od 1976 r.: "Bibliografia Czasopism i Wydawnictw Zbiorowych. Wykaz czasopism nowych, zawieszonych i zmieniających tytuł", zaś od 1983 r.: "Bibliografia Wydawnictw Ciągłych, Nowych, Zawieszonych i Zmieniających Tytuł". Do 1993 r. dodatek ten w formie wydruków, dołączany był do numerów 13, 26, 39 i 52 każdego rocznika i wyłącznie tak można było go otrzymać.
Automatyzacja procesu przygotowywania rejestru, wprowadzana od 1993 r., umożliwiła większą dostępność tego rejestru. Przy ujednolicaniu formatu posługiwano się tekstem międzynarodowych zaleceń ISBD(S) - International bibliographic description for serials, opublikowanym w Londynie w 1997 r.
Rejestr bieżący posłużył za osnowę zebranej wersji retrospektywnej publikacji z lat 1984 - 1995 w formie CD-ROM, zaś w Warszawie w 1996 r. wydana została także wersja drukiem - "Bibliografia Wydawnictw Ciągłych, Nowych, Zawieszonych i Zmieniających tytuł 1984 - 1995". Zawierała indeks tytułowy, indeks instytucji sprawczych, indeks osobowy oraz indeks słów kluczowych.
Obok "Przewodnika Bibliograficznego" funkcjonuje także drugi człon bieżącej bibliografii narodowej, rejestrujący wydawnictwa ciągłe. W latach 1958 - 1960 nosił on nazwę "Bibliografia Czasopism i Wydawnictw Zbiorowych". Następnie zaprzestano wydawania tego rocznika. Wznowiono go dopiero wydaniem zawierającym dokumentację z 1971 r. Rejestrował wszystkie tytuły dzienników, pism o innej częstotliwości wydawania, cykliczne seriale, zeszyty naukowe oraz sprawozdania. Następna edycja pod nazwą "Bibliografia Czasopism i Wydawnictw Zbiorowych. Czasopisma nowe, zawieszone i zmieniające tytuły 1972 - 1974" przedstawiała zmiany zachodzące tylko na rynku wydawniczym. Kolejna przerwa w rejestracji czasopism i wydawnictw zbiorowych zakończyła konferencja paryska z 1977r. W jej wyniku wprowadzono zmiany polegające na wprowadzeniu do powszechnego użycia terminu "wydawnictwo ciągłe' oznaczającego cykliczność wydawania, zmianie formatu na większy (A4) oraz zmianie tytułu.
Następne tytuły, z lat od 1981 do 1984, były więc publikowane już pod nową nazwą "Bibliografia Wydawnictw Ciągłych" ( druk z 1982 - 1992 r.). W 1995 r. pojawiła się propozycja uzupełniającego opracowania roczników 1984 -1994.
"Bibliografia Wydawnictw Ciągłych" ( 1981 - 1984 ) rejestrowała:
* katalogi wydawnicze i katalogi firmowe,
* wykazy nowości w bibliotekach,
* dokumenty życia społecznego, książki telefoniczne i adresowe, kosztorysy firm, informatory dla użytkowników sprzętu, oferty kupna, sprzedaży, informatory kulturalne,
* gminne i wojewódzkie biuletyny partyjne,
* gazety szkolne i zakładowe,
* serie wydawnicze,
* sprawozdania i raporty z wyjątkiem tych, dotyczących instytucji naukowych,
* sprawozdania ze zjazdów i konferencji,
* gazetki parafialne,
* wydawnictwa pornograficzne.
Zautomatyzowany system umożliwia tworzenie bazy wydawnictw ciągłych, podzielonej na przedziały czasowe: 1958 - 1970, 1971 - 1975, 1976 - 1980, 1981 - 1985, 1986 - 1990, 1991 - 1995. Wiele luk powstałych na przestrzeni lat w zasobach Biblioteki Narodowej znacznie utrudnia stworzenie pełnej, wyczerpującej bibliografii narodowej.
W 1996 r. wznowiono wydawanie tomów "Bibliografii Wydawnictw Ciągłych". W 1999 r. opublikowano tom za 1997 r., który opracowały Grażyna Federowicz i Anna Róg. Opis bibliograficzny oparty jest na wprowadzonej w 1997 r. polskiej normie PN-N-01152-2. Uwzględnia regularne czasopisma od dziennika do rocznika a także te, wychodzące nieregularnie oraz kalendarze, wydawnictwa zbiorowe, sprawozdania cykliczne, międzyzakładowe i regionalne biuletyny związków zawodowych. Nie obejmuje natomiast gazet szkolnych, parafialnych, zakładowych, dzielnicowych, osiedlowych, lokalnych biuletynów partyjnych i biuletynów organizacji politycznych, lokalnych i wojewódzkich sprawozdań z oddziałów.
Trzecią częścią polskiej bieżącej bibliografii narodowej ogólnej jest "Bibliografia Zawartości Czasopism" (BZCz), ukazująca się jako miesięcznik. Po raz pierwszy wydana była w 1947 r. - rok po rozpoczęciu prac nad "Przewodnikiem Bibliograficznym". Od 1951 r. wydawana jest systematycznie.
Systematyzuje artykuły z wydawnictw ciągłych, na podstawie egzemplarzy dostarczanych obowiązkowo, z zakresu życia społeczno - kulturalnego, politycznego, ekonomicznego, o zasięgu ogólnopolskim, oraz dane z "Trybuny Ludu", "Życia Warszawy" i partyjnych czasopism regionalnych.
BZCz usystematyzowana jest według działów i poddziałów ułożonych alfabetycznie. Do 1985 r. obowiązywał układ analogiczny do układu "Przewodnika Bibliograficznego", później jednak był kilkakrotnie modyfikowany.
BZCz jest bibliografią o charakterze selekcyjnym. Przy jej tworzeniu autorzy musieli wybrać, według jakiego klucza dobierać materiał: czy stawiać na kompletność czy na rzeczowość i regularność publikacji. Selekcja dotyczyła odpowiedniego wyboru tytułów czasopism oraz klasyfikacji artykułów. Zamiast bibliografa powinien klasyfikować użytkownik, aby wybrać te, najbardziej wartościowe dla docelowej grupy społecznej. Do publikacji niesamoistnych stosowano więc kryterium formalne i kryterium wartościujące. Należało także uwzględnić ogólnopolski nakład wszystkich czasopism, ilość bibliografii dziedzinowych oraz organizację narodowego bibliograficznego ośrodka. Z tych powodów zrezygnowano już na początku z rejestrowania artykułów z czasopism sportowych, młodzieżowych i wojskowych. Następnie w 1986 r. z czasopism fachowych, medycznych i wojskowych. W 1990 r. cofnięto rejestrację pism rolniczych. Pomimo takich zmian, w BZCz pozostawiono nadal działy: Rolnictwo, Nauki lekarskie, Wojsko. Znajdują się w nich artykuły skierowane do szerszego, niewyspecjalizowanego grona odbiorców. Obecnie nie są także rejestrowane specjalistyczne artykuły techniczne z publikacji wydawanych przez Naczelną Organizację Techniczną.
Kwerendzie poddawane są naukowe wydawnictwa ciągłe, zeszyty wydawane przez wyższe uczelnie, nieseryjne
prace instytutów naukowych ( z wyjątkiem prac wojskowych, medycznych i rolniczych ) oraz czasopisma kulturalno - społeczne, ekonomiczne, polityczne i literackie. Liczba rejestrowanych czasopism wciąż się zwiększa. Stosowane kryterium kwalifikacji formalnej i wartościującej wyróżnia artykuły naukowe oraz teksty literackie pomijając felietony i akty prawne.
Z pism ogólnopolskich rejestrowane są tygodniki i dwutygodniki, z pism regionalnych - kwartalniki lub częstsze oraz także wydawnictwa wychodzące nieregularnie.
Do zaprzestania w 1988 r. rejestrowano artykuły z trzech gazet ogólnopolskich: "Trybuny Ludu", "Rzeczpospolitej" i "Życia Warszawy". W 1996 r. powrócono do rejestracji artykułów z "Rzeczpospolitej". W 1997 r. dodano także artykuły z "Gazety Wyborczej" ( ale bez dodatków regionalnych), co znacznie zwiększyło objętość BZCz.
Każdy zeszyt BZCz zawiera cztery indeksy: autorski, kompozytorów, autorów recenzowanych książek, przedmiotowy ( zawierający ważniejsze osoby, instytucje i nazwy geograficzne ).
W 1995 r. na podstawie projektu i obowiązującej normy opisu wydawnictw ciągłych wprowadzono nowe zasady opisu artykułów. Rejestrowane są następujące niesamoistne wydawniczo gatunki literackie ( małe formy epickie, liryczne i dramatyczne ), teksty naukowe ( sprawozdania, rozprawy ), teksty popularnonaukowe oraz teksty publicystyczne ( recenzje, wywiady ). Rok później rozszerzono indeks przedmiotowy w formie drukowej oraz wprowadzono BZCz w formie nośników elektronicznych - dyskietek i CD-ROM. Umożliwia to uzupełnianie chronologiczne materiałów.
Dopełnieniem systemu ogólnej bieżącej bibliografii narodowej stanowi "Polonica Zagraniczne" rejestrująca dane o publikacjach eksterytorialnych. Na podstawie głównego kryterium dobru materiałów - kryterium terytorialnego, powstaje bibliografia państwowa.
Wyłączone z rejestracji są więc dzieła autorów wydawane poza granicą w języku obcym czy związane z treściami narodowymi.
Termin "exterioricum" w IB BN został użyty po raz pierwszy w 1957 r. na konferencji w Warszawie. Wówczas to Alodia Kawecka - Gryczowa stworzyła gradację znaczeniową dla słowa "polonicum". Według niej: " Rozróżniamy [...] polonicum sensu stricte - "właściwe": druki wydane na ziemiach polskich, autorów Polaków, drukowane gdziekolwiek, druki w języku polskim i książki obce, w całości poświęcone Polsce, obok nich zaś polonica "uboczne", jako to dzieła autorów obcych ( i piszących w obcych językach ), działających w Polsce oraz książki w luźny sposób związane ze sprawami Polski ( rozdziały jej poświęcone, z wyłączeniem wydawnictw typu encyklopedyczno - bibliograficznego o zasięgu uniwersalnym ), dedykacje dla Polaków w drukach obcych".
W poszczególnych krajach problem druków eksterytorialnych rozwiązany jest różnorako. W Szwecji, Holandii, Niemczech czy Australii opisy takie zawarte są w ogólnym materiale bibliograficznym. Wyłączone do osobnego spisu, ale w obrębie głównego zeszytu, są m.in. w Belgii, Litwie, Słowacji.
W 1960 r. wydano pierwszy rocznik Polonica Zagraniczne opiewający na publikacje z roku 1956. Przy jego tworzeniu oparto się na następujących zasadach metodycznych:
Kryterium językowe ( publikacje w języku polskim, również, gdy jest on drugim językiem publikacji ),
Kryterium narodowościowe ( publikacje napisane, tworzone i redagowane przez Polaków ),
Kryterium treściowe ( umożliwiające włączenie prac związanych z tematyką Polski i Polaków ).
Rocznik podzielony jest działowo. Nie stosuje się tu selekcji, co jest pewnym wyróżnikiem w stosunku do pozostałych części bieżącej bibliografii narodowej. Rejestrowane są także druki wydawane z okazji uroczystości polonijnych i jubileuszy, jednodniówki, specjalne numery czasopism obcych dotyczące Polski lub w j. polskim, a nawet odbitki i nadbitki.
Nie uwzględnia się natomiast powtarzalne, drobne teksty encyklopedyczne, teksty ogólne, poświęcone historii państw ościennych. Spisywane są całe teksty - poloniki, a także fragmenty publikacji obcej o tematyce polskiej z dzieł zbiorowych i zwartych.
Zbiory Biblioteki Narodowej nie wyczerpują podstaw opisu dokumentów, dlatego też trzeba posiłkować się obcymi źródłami bibliograficznymi. Uzupełniania zbiorów Biblioteki Narodowej opiera się na kartotece wyłonionych opisów. Kwerenda obejmuje prawie 30 bibliografii narodowych, w tym bibliografie specjalne: "Index Translationum", "Book in Polish or relating to Poland" ( katalog dzieł Biblioteki Polskiej w Londynie ), katalogi największych bibliotek światowych ( m.in. katalog Library of Congress w Waszyngtonie ).