2. Kancelaria pruska:
- na Śląsku, podobnie jak w państwie pruskim, założona została kancelaria akt spraw, zaczerpnięta od
państwa krzyżackiego,
- przed powstaniem kancelarii akt spraw istniała księga wpisów - zapisywano tam dokumentację
spraw wpływających,
- cała dokumentacja była trzymana w jednym miejscu; instrukcja dla pisarzy nakładała na nich
obowiązek zszywania dokumentów, co powodowało, że pojedyncze kartki nie gubiły się,
- w 1861 roku została wydana instrukcja dla kancelarii akt spraw,
- plan registratury (ówczesny jednolity rzeczowy wykaz akt) ↓
generalia - akta ogólne dla całej sprawy, normatywy, ogólniki, zarządzenia,
specjalia - odnoszące się do konkretnych spraw, rzeczy,
akta manualia - akta podręczne do załatwiania spraw; luźne notatki, ręczne zapiski, często
brakowane po załatwieniu sprawy,
- registratura miejska została podzielona na trzy grupy ↓
sprawy gminy - ogólne sprawy, podatki, statystyki,
sprawy policyjne,
sprawy rolnicze,
- akta z każdej grupy dzieliły się na generalne i specjalne,
- liczba urzędników wzrastała lawinowo, analogicznie do liczby spraw w XIX wieku,
- urzędnicy otrzymywali instrukcje mówiące o kolorze teczki i sposobie ich opisania (były to tzw.
regulaminy generalne); teczki były białe lub niebieskie,
- opis teczki ↓
nadruk w specjalnym kolorze,
teczka Akta generalia / specjalia
miejscowości,
nazwa instytucji, której dotyczy sprawa,
załączniki,
vol., nr tomu,
rozpoczęto prowadzenie teczki...,
zakończono...,
- tytuł i sekcja były oznaczane cyframi rzymskimi, choć nie stanowiło to reguły,
- na opisie teczki znajdowało się miejsce na wpisanie numeru półki, na której mieściła się teczka,
- dokumentacja mogła być przetrzymywana w kilku miejscach ↓
tam, gdzie powstała,
w pomieszczeniu u urzędnika (w myśl zasady, że chwilowo jest niepotrzebna, ale za pewien
czas może się okazać niezbędna),
w archiwum, ale tylko ważniejsze dokumenty,
- każdy poszyt musiał mieć swoją etykietę ↓
jakie akta,
miejscowość,
daty,
sekcje,
- kolor etykiety związany był z aktami ↓
sekcja I, sprawy gminne - żółty,
sekcja II, sprawy policyjne - czerwony,
sekcja III, sprawy rolnicze - niebieski,
- podstawowe pomoce w kancelarii pruskiej ↓
inwentarz magistratury - urzędnicze informacje,
dziennik podawczy - pisma wpływające i wychodzące,
termin kalendarz - tyle kartek, ile dni; wpisywano tam pisma, które załatwiono, informacje
kiedy należy przygotować sprawozdanie,
listy członków magistratur, rady miejskiej, urzędników,
dziennik, gdzie zapisywano wypożyczone akta,
wykaz depozytu wszystkich środków finansowych, które zostały złożone,
dzienniki pocztowe - korespondencja, która została wysłana.
4. Kancelaria austriacka:
- księga wpisu zredukowana była do dziennika podawczego, który nazywał się protokołem
podawczym (w Prusach był to żurnal),
- w kancelarii austriackiej system dziennikowy łączył się z rzeczowym układem akt,
- protokół podawczy ↓
przyjęcie korespondencji,
otwarcie korespondencji nie opieczętowanej, na opieczętowanej umieszczano datę wpływu i
sprawdzano liczbę załączników,
wpisanie pisma do protokołu podawczego wg odpowiedniego formularza,
zaprotokołowane pisma dostarczano referentom do załatwienia,
- ekspedyt ↓
załatwiony i aprobowany akt (koncept) przechodził do ekspedytu, gdzie wpisywano akt do
księgi ekspedycyjnej,
mundant sporządzał czystopis i wraz z konceptem oddawał go kierownikowi ekspedytu, który
po sprawdzeniu przedkładał czystopis do podpisu kierownikowi urzędu,
podpisane czystopisy wpisywano do dziennika pocztowego,
koncepty przekazywano protokołowi podawczemu dla odnotowania sposobu i daty
załatwienia, po czym lądowały one w registraturze,
- registratura ↓
przyjmowała akta z ekspedytu, porządkowała je, wpisywała do indeksu i układała akta wg
spraw, czyli fascykułowała,
obowiązek dzielenia akt sądowych w magistratach prowincjonalnych (1823) - „acta civilia”,
akta spadkowe i opiekuńcze, akta prezydialne i depozytowe, akta spraw wieczystych, akta
spraw kryminalnych,
w ramach każdej sekcji dzielono akta na fascykuły, których opis zawierał numer i nazwę
sekcji, nr fascykułu, nry krańcowe spraw,
ewidencję zasobu registratury stanowiły - indeks generalny, repertorium, indeks actorum
officiosorum, rektyfikaty,
skontrowanie - polegało na kontroli właściwości przydziału akt do danego fascykułu i
stwierdzeniu ewentualnych braków,
- indeks generalny - pod literami notowano nazwiska stron, numery sekcji, numery spraw w fascykule
i strony,
- repertorium - księgi, w których ewidencjonowano wszystkie akta, jakie w danej sprawie wpłynęły do registratury,
- indeks actorum officiosorum - dla spraw sekcji 3 notowano w nim sprawy według pewnych haseł
rzeczowych,
- rektyfikaty - zawierały sprawy o podobnej tematyce prowadzone do zamknięcia sprawy,
- 1837 r. - wprowadzenie chronologicznego sposobu wkładania akt, które uprościło sposób rejestracji
i składania akt,
- 1855 r. - rzeczowy podział akt w starostwach powiatowych,
- w kancelarii austriackiej fascykuły były wiązane (w pruskiej - szyte),
- zasada priorowania - do pierwszego pisma wszczynającego sprawę w fascykule dołączano dalsze,
np. pismo wszczynające sprawę oznaczano nr 151, a dalsze - 1, 2, 3,
- 1908 r. - reforma tego systemu; w dzienniku wprowadzono numerację porządkową, którą nadawano
pismu wszczynającemu sprawę, a kolejne otrzymywało numer łamany, np. 125/1, 125/2,
- pisma wkładano do obwoluty, a nie w fascykuł.
3. Kancelaria Księstwa Warszawskiego, Królestwa Polskiego, rosyjska:
- w Księstwie Warszawskim miała miejsce centralizacja w każdym urzędzie, co stanowiło wpływ
francuski,
- najważniejszą osobą w kancelarii był sekretarz lub obersekretarz,
- spadkobiercą kancelarii akt czynności i Księstwa Warszawskiego była kancelaria Królestwa
Polskiego,
- zaczęto tworzyć pierwsze wykazy akt o charakterze strukturalno-rzeczowym,
- pierwsze próby rusyfikacji nastąpiły po powstaniu listopadowym,
- rozróżnienie ówczesnych form kancelaryjnych, typologia nr 1 według nadawcy ↓
od osoby prywatnej - prośba,
od podwładnego - raport, przedłożenie, przedstawienie,
od najwyższych urzędów - prawa, ustawy, dekrety, wyroki, postanowienia, reskrypty,
rozporządzenia, polecenia,
od równorzędnego urzędu - odezwa,
- typologia nr 2 ↓
koncept - pismo w stanie opracowywania,
minuta - koncept wraz z aprobatą,
mundum - czystopis,
- typologia nr 3 ↓
pisma wpływające - odpowiedzi (zwykłe lub odręczne),
pisma wysyłane,
- tworzenie tzw. formatów - arkuszy, na których były przygotowywane pisma; regulowano to całymi
seriami (standaryzacja rozmiarów papieru),
- regulowano odgórnie także elementy pisma - nagłówek, część not marginalnych, oznaczenie
ewentualnej tajności i trybu, tekst właściwy, podpis, dane referenta,
- początek wprowadzania blankietów - gotowych formularzy,
- 1835 r. - nakaz wprowadzenia podwójnej datacji (polskiej i rosyjskiej); datę pisma stanowił moment
wpisania do dziennika ekspedycyjnego,
- 1855 r. - każda minuta musiała być podpisana przez referenta,
- każda sprawa musiała mieć osobne pismo, którego treść stanowiły - określenie stanu faktycznego,
decyzja i uzasadnienie,
- cyfra - parafka, skrócony podpis, nad którego zasadnością dyskutowano od 1821 roku,
- ekspedytor miał obowiązek podpisania się na kopercie,
(c) by Kruszyna 3
- pomoce kancelaryjne ↓
rotullus (nie mylić z fallusem ;)) - inna wersja spisu spraw (wszystkich pism w poszycie),
ewentualnie sumariusz,
dziennik podawczy (główny/ogólny),
dzienniki reprodukcyjne,
dzienniki ekspedycyjne,
księga kontroli czynności archiwalnych,
skorowidze,
księgi korespondencyjne - ewidencja pism przekazywanych na pocztę,
- 1 stycznia 1867 roku wprowadzono w kancelariach język rosyjski, niedługo potem - rosyjski system
kancelaryjny,
- kancelaria rosyjska była kancelarią akt spraw, pochodzącą z czasów reform Piotra I,
- istnienie tabeli „rangowych” urzędników, formularzy czołobitnych; nowe rodzaje dokumentacji,
- obersekretarz zbiera dokumenty dla radców, ci podejmują decyzję i przedstawiają senatorom;
senatorowie mają 3 godziny na ustosunkowanie się,
- po posiedzeniu senatu obersekretarz szykuje ukaz, który sam podpisuje,
- rzecz wprowadzono w Rosji generalnym reglementem,
- personel - członkowie kolegium, służba kancelaryjna.