WYJAZDY SŁUŻBOWE (DELEGACJE)

Przy wykonywaniu działalności gospodarczej konieczne są wyjazdy poza stałe miejsce prowadzenia działalności. Dotyczy to zarówno właściciela firmy jak i jego pracowników.

Wyjazdy takie niosą ze sobą koszty, które przy zachowaniu pewnych warunków są kosztami uzyskania przychodów. Koszty poniesione przez pracownika pokrywa pracodawca, zaliczając je do kosztów uzyskania przychodów.

Wypłacone kwoty nie stanowią dla pracownika przychodu opodatkowanego pod warunkiem, że nie przekroczą określonych rozporządzeniem limitów, zgodnie z Art. 21.1 punkt 16 ustawy pdof, który mówi, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju,

Delegacje krajowe

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Za podróż służbową można uznać w szczególności wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę.

Polecenie wyjazdu służbowego

Polecenie wyjazdu służbowego znane jest  ze starszych wersji rozporządzenia - obecnie nie występuje konieczność sporządzania takiego polecenia.

Polecenie wyjazdu służbowego określało miejscowość docelową (lub miejscowości, jeśli delegacja powoduje konieczność wyjazdu do kilku miejsc podczas jednego wyjazdu służbowego) oraz czas trwania delegacji z uwzględnieniem daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji.

Na poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określał, jakim środkiem transportu ma poruszać się pracownik.

Pracodawcy mogą stosować w dalszym ciągu polecenie wyjazdu lub zbliżony dokument - nie jest co prawda wymagany przez przepisy, ale pomoże ustalić ewentualne należności pracownika i przebieg wyjazdów po upływie dłuższego okresu czasu. Pozwala też stosować odpowiednie procedury kontrolne.

Należności przysługujące pracownikowi z tytułu wyjazdu służbowego

Pracownikowi przebywającemu w delegacji przysługują diety oraz zwrot wydatków na:

1) przejazdy,

2) noclegi,

3) dojazdy środkami komunikacji miejscowej,

4) inne udokumentowane wydatki.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków związanych z posiłkami i przysługuje w wysokości określonej przepisami.

Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, pracownikowi przysługuje połowa diety. Przy podróży trwającej ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin przysługuje połowa diety.

Jeżeli rozpoczęta doba trwa ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje dieta nie przysługuje. Dieta nie przysługuje również, jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Od 01.01.2006 r. obowiązują następujące stawki:

Dieta - 22,00

Ryczałt noclegowy - 33,00

Ryczałt na dojazdy 4,40

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, pracownik może odbyć podróż własnym samochodem. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów eksploatacji samochodu w wysokości określonej w rozporządzeniu.

W przypadku, gdy pracownik nie korzysta z samochodu w czasie delegacji, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Jeśli jednak pracownik nie miał potrzeby dojazdów, ryczałt nie przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej - w takim przypadku ryczałtu również osobno się nie wypłaca.

Jeżeli w trakcie trwania delegacji pracownik nocował co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00 przysługuje mu:

- zwrot kosztów noclegu w hotelu lub obiekcie świadczącym usługi hotelarskie udokumentowanych rachunkiem

- jeżeli delegowany nie dysponuje rachunkiem zwrot kosztów noclegu polega na wypłaceniu ryczałtu w wysokości 150% diety.

Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje za czas podróży,  jeśli pracownikowi zapewniono nocleg, lub pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu z delegacji do miejsca zamieszkania.

Czasami delegacja trwa powyżej 10 dni. W takim przypadku pracownik ma prawo do dojazdu w dni wolne do miejsca zamieszkania na koszt pracodawcy. Za czas spędzony w miejscu zamieszkania diety i ryczałty nie przysługują. Za przejazd do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem przysługuje wyłącznie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.

Wyjazd służbowy prowadzącego działalność i osoby współpracującej
Właściciel i osoby z nim współpracujące w przypadku wyjazdów służbowych (czyli pozostających w związku z wykonywaną działalnością) mogą zaliczyć do kosztów uzyskania wartość diet w wysokości takiej, jakie przysługują pracownikowi.
Jednak w swoim własnym interesie przedsiębiorca powinien dobrze udokumentować wyjazd służbowy, aby w razie kontroli podatkowej móc udowodnić, że wyjazd ten pozostawał w związku z uzyskanym przychodem. Na pewno przyda się notatka z negocjacji, protokół ustaleń wzajemnych podpisany przez obie strony, faktura zakupowa itp.

Art. 23. 1 pdof Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
...36) wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra,
...52) wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących -w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra,

Delegacje zagraniczne

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju

Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki różni się wysokością w zależności od państwa docelowego. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do rozporządzenia, o którym mowa wyżej.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

1) za każda dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) za niepełną dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b| ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków:

1) śniadanie - 15% diety,
2) obiad - 30% diety,
3) kolacja - 30% diety,
4) inne wydatki - 25% diety.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany rachunkiem. W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje zwrot wydatków do 25% limitu.

Pracodawca określa rodzaj środka transportu, jakim porusza się delegowany. Zwrot kosztów za dojazd przysługuje pracownikowi w pełnej wysokości z uwzględnieniem ulg przysługujących pracownikowi, bez względu na to, z jakiego tytułu przysługują.

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na podróż samochodem pracownika, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych w rozporządzeniu.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu, a na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Kwoty te nie przysługują, jeśli pracownik korzysta z własnego samochodu, lub jeśli pracownik faktycznie nie ponosi wydatków na te dojazdy.

W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków - zwrot ten odbywa się ze środków pracodawcy.

Należy jednak pamiętać, że nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych czy zakupu okularów.

Przed wyjazdem pracownik powinien otrzymać zaliczkę na pokrycie niezbędnych wydatków, którą rozlicza za pomocą rachunków do 14 dni po powrocie. Jeżeli nie było możliwe uzyskanie rachunku, pracownik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

---