2301


Praktykę studencką po II roku w okresie od 27 czerwca do 29 lipca 2005 roku odbyłam w Sądzie Okręgowym w Jeleniej Górze.

W ciągu pięciu tygodni znaczną część czasu spędziłam w Oddziale Administracyjnym Sądu Okręgowego. Poza tym umożliwiono mi zapoznanie się z funkcjonowaniem innych komórek organizacyjnych, wyodrębnionych w strukturze instytucji.

W swoim sprawozdaniu chciałabym scharakteryzować instytucję oraz przedstawić wybrane zagadnienia, na które, w trakcie trwania praktyki, zwróciłam uwagę i które w szczególny sposób mnie zainteresowały.

I PREZENTACJA INSTYTUCJI

Sąd Okręgowy w Jeleniej Górze   jest sądem powszechnym  utworzonym  na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 grudnia 1975 roku zmieniającego rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 maja 195 roku w sprawie utworzenia sądów wojewódzkich i sadów rejonowych oraz ustalenia ich siedzib i obszarów właściwości (Dz. U. Z 1975r. Nr 46, poz. 253). Po utworzeniu Sąd ten funkcjonował jako sąd wojewódzki. Jednakże, ze względu na zmianę podziału administracyjnego państwa, na mocy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie utworzenia sądów apelacyjnych, sądów okręgowych i sądów rejonowych oraz ustalenia ich siedzib i obszarów właściwości (Dz. U. z 1998r, Nr 166, poz.1253) funkcjonuje obecnie jako Sąd Okręgowy. Sąd Okręgowy w Jeleniej Górze obejmuje obszar właściwości Sądów Rejonowych w: Bolesławcu, Jeleniej Górze, Kamiennej Górze, Lubaniu, Lwówku Śląskim i Zgorzelcu. 

Organizację i kompetencje jednostki regulują: 

Organizacja Sądu Okręgowego w Jeleniej Górze

1. Organy Sądu, przedmiot działalności i kompetencje                            

Zgodnie z art.21§1 pkt 2 i §2 ustawy „Prawo o ustroju sądów powszechnych” (Dz. U. z 2001 r. Nr 98, poz.1070) organami Sądu Okręgowego są:

         Prezes Sądu Okręgowego (kieruje powierzonym mu sądem i reprezentuje go na zewnątrz , pełni czynności administracji sądowej oraz sprawuje nadzór nad działalnością Sądu. Do obowiązków Prezesa Sądu Okręgowego należą ponadto sprawy z zakresu administracji sądowej w stosunku do sądów rejonowych na obszarze właściwości  Sądu Okręgowego oraz  sprawowanie nadzoru nad działalnością tych sądów). Podczas nieobecności Prezesa Sądu Okręgowego zastępuje Wiceprezes.

         Dyrektor Sądu Okręgowego (jest organem Sądu w zakresie finansowym i gospodarczym, do którego obowiązków należy m.in.: nadzór i kontrola nad realizacją zadań finansowo-rzeczowych, przestrzeganie zasad gospodarki finansowej, prowadzenie działalności inwestycyjnej Sądu Okręgowego i sądów rejonowych w okręgu).

         Kolegium Sądu Okręgowego  (składa się z  8 członków wybieranych przez Zgromadzenie Ogólne Sędziów okręgu spośród jego członków, w tym w połowie spośród sędziów Sądu Okręgowego, a także z Prezesa Sądu Okręgowego; Kolegium m.in.: ustala, na wniosek Prezesa Sądu Okręgowego, podział czynności w Sądzie, określa zasady zastępstw sędziów i referendarzy sądowych, a także pełni czynności opiniodawcze i doradcze).

2. Samorząd Sędziowski

         Zgromadzenie Ogólne Sędziów (składa się z sędziów sądu okręgowego oraz delegatów sędziów sądów rejonowych. Zgromadzenie m.in.: przedstawia Krajowej Radzie Sądownictwa, po uzyskaniu opinii Kolegium Sądu, kandydatów na stanowiska sędziów, wyraża opinię o kandydatach na prezesa sądu okręgowego, ustala liczbę i wybiera członków Kolegium Sądu Okręgowego).

3. Wydziały

Całokształtem pracy w wydziałach w zakresie spraw sądowych, mając na względzie poziom i sprawność postępowania sądowego kierują Przewodniczący Wydziałów. W Sądzie Okręgowym w jeleniej Górze utworzonych jest siedem wydziałów i są to:

4. Inne komórki organizacyjne oraz oddziały i agendy administracji sądowej

Do zakresu działania Oddziału należą w szczególności sprawy organizacyjne Sądu Okręgowego i jednostek podległych.

W Oddziale usytuowane jest stanowisko pracy do spraw obrotu prawnego z zagranicą.

Do zakresu działania Oddziału Finansowego należą sprawy: budżetu, finansowania, księgowości i kasowe Sądu Okręgowego a także jednostek podległych, z wyłączeniem spraw przekazanych tym jednostkom.

Samodzielna Sekcja Kadr zajmuje się sprawami kadrowymi pracowników Sądu Okręgowego i jednostek podległych, z wyłączeniem spraw należących do zakresu działania tych jednostek a także nadzoruje sprawy kadrowymi należącymi do zakresu działania jednostek podległych.

Do zakresu działania Oddziału Gospodarczego należą sprawy zaopatrzenia, gospodarki pojazdami samochodowymi, administracja  terenu, budynków i pomieszczeń Sądu oraz sprawy bezpieczeństwa i higieny pracy w Sądzie Okręgowym, poza tym prowadzenie biura podawczego, biura dowodów rzeczowych, biblioteki i powielarni.

W strukturze Oddziału usytuowana jest sekcja inwestycyjno - remontowa.

Kierownikiem Referatu Wizytacyjnego jest Prezes Sądu Okręgowego. W skład Referatu Wizytacyjnego wchodzą sędziowie wizytatorzy.

         Starszy inspektor ds. biurowości

Sprawuje nadzór nad pracą sekretariatów wydziałów sądów rejonowych w okręgu, sporządza sprawozdania statystyczne z ruchu spraw  Sądu Okręgowego i sprawozdania zbiorcze sądów rejonowych w okręgu.

Odpowiada za funkcjonowanie kuratorskiej służby sądowej w okręgu, koordynuje działalność kuratorów sądowych (zawodowych i społecznych) w okręgu.

Zakres obowiązków pełnomocnika reguluje ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999r. Nr 11, poz. 95 z późniejszymi zmianami).

Podlega bezpośrednio Pełnomocnikowi do spraw Ochrony Informacji Niejawnych. W Kancelarii odbywa się m.in. właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów niejawnych uprawnionym osobom.

Wykonuje zadani z zakresu obrony cywilnej, spraw wojskowych pracowników Sądu Okręgowego i podległych jednostek organizacyjnych oraz zadania związane z ochroną informacji niejawnych.

Audytor wewnętrzny dokonuje oceny funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej przy uwzględnieniu zasad legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości i jawności.

Ułatwia przedstawicielom środków masowego przekazu dostęp do informacji w sprawach będących przedmiotem zainteresowania mediów, a w razie potrzeby formułuje komunikaty związane z szeroko pojętą pracą sądów w okręgu.

Funkcjonują w obszarze właściwości Sądu Okręgowego i są one placówkami działającymi w zakresie diagnozy, opieki i specjalistycznej i poradnictwa w sprawach nieletnich, w sprawach opiekuńczych małoletnich oraz innych sprawach rodzinnych.  

Nadzór nad jego działalnością sprawuje Oddział Administracyjny sądu Okręgowego.

II ANALIZA WYBRANYCH PROBLEMÓW, WNIOSKI

Podczas trwania praktyki miałam możliwość zapoznania się z funkcjonowaniem Sądu Okręgowego w Jeleniej Górze, w związku z tym chciałabym zwrócić uwagę na zagadnienia, które w szczególny sposób mnie zainteresowały.

Wydaje mi się, iż na watro zacząć od przyjrzenia się temu w jaki sposób w Sądzie przyjmowane i załatwiane są sprawy, co dzieje się na samym początku z pismami wpływającymi do sądu. 

Pisma sądowe oraz pisma z zakresu administracji i nadzoru kierowane do Sądu za pośrednictwem poczty, bądź składane w biurze podawczym Sądu, ewidencjonowane są  w sposób przewidziany zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS z 2003r. Nr 5, poz. 22).

Na piśmie wpływającym do Sądu biuro podawcze zamieszcza  adnotację zawierającą nazwę sądu, datę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo. Kopertę, w której pismo nadesłano załącza się do pisma . Na żądanie  osoby wnoszącej pismo do Sądu, biuro podawcze poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.

Pisma adresowane imiennie do Prezesa Sądu doręcza się bez otwierania koperty.

Pisma sądowe, które adresowane są do poszczególnych wydziałów przekazywane są przez biuro podawcze kierownikowi sekretariatu, który przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu wydziału. Następnie przewodniczący wydaje zarządzenie, co do sposobu załatwienia pisma.

Bieg pism z zakresu administracji i nadzoru odbywa się w Sądzie w oparciu o ustaloną  przez Prezesa Sądu (w uzgodnieniu z archiwum państwowym)  instrukcję sądową i oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Zarejestrowanie sprawy  z zakresu administracji i nadzoru polega na wpisaniu jej do „spisu spraw” - zgodnie z odpowiednim hasłem kwalifikacyjnym ustalonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

W celu przejrzystej ewidencji pism i dokumentacji sądowej prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne :

Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności Sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.

Wpisy w urządzeniach ewidencyjnych dokonywane są niezwłocznie po zaistnieniu  podstawy do ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze prowadzone są systemem roczników z numeracją od początku roku. Sprawy nie podlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.

Zarejestrowanie sprawy następuje poprzez wpisanie do repertorium i skorowidza alfabetycznego-numerowego pisma wszczynającego postępowanie.

Kierownik sekretariatu prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Ułożone w porządku chronologicznym wokandy przechowywane są przez okres 2 lat.

W postępowaniu wykonawczym określone czynności sądu ewidencjonowane są na kartach zakładanych dla poszczególnych osób, wobec których - zgodnie z treścią orzeczenia - czynności te podlegają wykonaniu. Zbiór założonych kart stanowi kartotekę

Do ksiąg pomocniczych zalicza się prowadzone przez sekretariaty sądowe kontrolki :

Ewidencja spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzona jest w systemie bezdziennikowym - rejestrowym opartym na rzeczowym wykazie akt. Sprawy rejestruje się w  „spisie spraw”. Każdemu „spisowi spraw” odpowiada odrębna  „teczka aktowa”, w której przechowuje się akta spraw ostatecznie załatwionych. Teczki aktowe przechowuje się we właściwych komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, a następnie przekazuje się do archiwum zakładowego.

Według mnie, bardzo istotnym elementem prawidłowego funkcjonowania poszczególnych sekretariatów czy oddziałów, a tym samym prawidłowego funkcjonowania Sądu jako całości, jest to, w jaki sposób ewidencjonowane są wpływające do instytucji pisma. W ciągu jednego dnia do Sądu trafia mnóstwo pism, spraw, które rozdzielone zostają do właściwych sekretariatów, oddziałów czy innych komórek organizacyjnych, gdzie następuje ich rejestracja. Prawidłowy ich obieg w instytucji, klasyfikacja i ewidencja przez właściwe do tego komórki organizacyjne usprawnia załatwienie konkretnych spraw oraz ułatwia pracę w danych komórkach. Różne, wcześniej wymienione, urządzenia ewidencyjne umożliwiają prowadzenie konkretnych spraw w sposób uporządkowany i chronologiczny. Sądzę, że w każdej instytucji istotne jest odpowiednie ewidencjonowanie spraw, czynności czy dokumentacji, gdyż wpływa to na jej sprawne funkcjonowanie.

Jak już wyżej wspomniałam, w czasie trwania praktyki przede wszystkim miałam możliwość zapoznania się z pracą w Oddziale Administracyjnym Sądu Okręgowego w Jeleniej Górze. Oddział ten zajmuje się między innymi prowadzeniem sekretariatu prezesa, sprawami ławników, biegłych sądowych i tłumaczy przysięgłych ( do 25 stycznia 2005 roku),  lekarzy sądowych, sprawami usprawnień organizacji i techniki pracy sekretariatów, nadzorem nad działalnością utworzonego przy Sądzie Punktu Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego i archiwum zakładowego.

Poza tym do zakresu obowiązków kierownika Oddziału Administracyjnego należy koordynowanie działalności wszystkich agend administracyjnych Sądu i zapewnienie prawidłowego obiegu całej korespondencji w sprawach administracji i nadzoru,  czuwanie nad  prawidłowością stosowania obowiązującego systemu kancelaryjnego w Sądzie, nadzór nad organizacją pracy sekretariatów sądowych.

W związku z realizowanymi w tym Oddziale czynnościami oraz sprawami, którymi się zajmuje, chciałabym zwrócić uwagę na zagadnienie dotyczące tłumaczy przysięgłych, ustanowionych przy Sądzie Okręgowym w Jeleniej Górze.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 czerwca 1987 roku w sprawie biegłych sądowych i tłumaczy przysięgłych (Dz. U. z 1987r. Nr 18, poz.112) tłumaczy przysięgłych przy Sądzie Okręgowym ustanawiał i wyznaczał ich siedziby Prezes Sądu Okręgowego. Tłumacze przysięgli podlegali także kontroli Prezesa Sądu, zobowiązani byli do informowania Prezesa o wszelkich zmianach dotyczących adresu lub siedziby oraz o przewidywanych przerwach w wykonywaniu czynności. W Sądzie, a dokładniej w Oddziale Administracyjnym, prowadzone są listy tłumaczy przysięgłych i gromadzone wszelkie dokumenty ich dotyczące. Jednakże nastąpiła zmiana w przepisach dotyczących zarówno tłumaczy przysięgłych jak i biegłych sądowych.

W sprawach dotyczących tłumaczy, aktualnie obowiązuje ustawa z dnia 25 listopada 2004 roku o zawodzie tłumacza przysięgłego ( Dz. U. z 2004 r. Nr 273, poz. 2702). Ustawa określa warunki i tryb nabywania oraz utraty prawa wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego, a także zasady wykonywania tego zawodu. Akty wykonawcze do ustawy ( opublikowane w Dz. U. Nr 15 z 2005 r.)- określają między innymi:

-         stawki wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego, wykonywane na żądanie Sądu, prokuratury, Policji oraz organów administracji publicznej ,

-         tryb działalności Państwowej Komisji Egzaminacyjnej, powołanej do przeprowadzenia egzaminu na tłumacza przysięgłego,

-         sposób przeprowadzanego egzaminu,

-         wysokość opłaty egzaminacyjnej ponoszonej przez kandydata na tłumacza przysięgłego

-         wzór świadectwa potwierdzającego uprawnienia do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego oraz sposób prowadzenia listy tłumaczy przysięgłych.

Zgodnie z ustawą od 25 stycznia 2005roku kontrole nad tłumaczami sprawują wojewodowie, właściwi ze względu na miejsce zamieszkania tłumacza przysięgłego. Natomiast w Ministerstwie prowadzona i aktualizowana będzie lista tłumaczy przysięgłych, którą do końca stycznia każdego roku Minister Sprawiedliwości ogłosi w drodze obwieszczenia. Można w tym miejscu zauważyć, że został zdjęty z barków Sądu pewien obowiązek, ale nie całkowicie.

Osoby, które uzyskały uprawnienia tłumacza przysięgłego na podstawie przepisów dotychczasowych i które czynnie wykonywały do tej pory swoje czynności, stają się tłumaczami przysięgłymi w rozumieniu nowych przepisów, pod warunkiem wpisu, na swój wniosek, na krajową listę tłumaczy przysięgłych, w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie tej ustawy, czyli w terminie do 25 lipca 2005 roku. Oczywiście większość tłumaczy skorzystało z tej możliwości, jednakże do w/w wniosku każdy z wnioskodawców musiał dołączyć zaświadczenie, wydane przez Prezesa Sądu, potwierdzające okoliczności ustanowienia tłumaczem przysięgłym.

W trakcie trwania mojej praktyki zbliżał się koniec wyznaczonego w ustawie terminu, a tym samym wywołało to natężenie spraw i czynności związanych z wydawaniem zaświadczeń tłumaczom oraz informowaniem ich o kolejnych krokach, jakie należało podjąć.

Mimo zbliżającego się terminu, przez to dużej liczby osób „czekających na ostatnią chwilę”, wydawanie wymaganych zaświadczeń, realizowane w Oddziale Administracyjnym, załatwiane było, w miarę możliwości, bezzwłocznie od ręki. Sytuacja ta pozwoliła mi zaobserwować, iż bez względu na nasilenie spraw danej kategorii, możliwe jest ich sprawne załatwienie i jednocześnie załatwianie, równie sprawne, innych bieżących spraw. Poza tym trafiłam na okres, gdy nastąpiła zmiana przepisów, dzięki czemu mogłam zapoznać się z czynnościami wprowadzającymi realizację nowych przepisów.

Kolejne zagadnienie, które chciałabym poruszyć, dotyczy spraw realizowanych w Oddziale Gospodarczym Sądu Okręgowego. Według mnie wszelkie, nawet najdrobniejsze, czynności wykonywane w tym Oddziale mają bardzo ogromne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania Sądu.

Oddział Gospodarczy zajmuje się sprawami zaopatrzenia Sądu  Okręgowego i jednostek podległych w sprzęt, urządzenia i materiały niezbędne do pracy sądów, administracją  terenu, budynków i pomieszczeń Sądu oraz nadzorem nad prawidłowością eksploatacji budynków sądowych w okręgu i sprawnym funkcjonowaniem ich wyposażenia. Zajmuje się także sprawami gospodarki pojazdami samochodowymi, sprawami bezpieczeństwa i higieny pracy w Sądzie Okręgowym oraz nadzorem nad tymi sprawami w jednostkach podległych, prowadzeniem biura podawczego, biura dowodów rzeczowych, biblioteki i powielarni. Poza tym w strukturze Oddziału usytuowana jest sekcja inwestycyjno - remontowa wykonująca sprawy z zakresu działalności inwestycyjno - remontowej, której kompetencje określają odrębne przepisy dotyczące organizacji i zadań tych służb w resorcie sprawiedliwości. 

Jak już wspomniałam Oddział ten dba, między innymi, o zaopatrzenie we wszelkie materiały, urządzenia czy sprzęt. Równie ważne są czynności dotyczące kupna papieru, długopisów, komputerów jak czynności dotyczące gospodarki nieruchomościami Sądu. Oczywiście różne są koszty przeznaczane na poszczególne zakupy, czy czynności.

W zależności od tego, jaką mają cenę i jak długo są użytkowane poszczególne przedmioty, czy urządzenia, dokonany jest podział na:

Dokonanie zakupu jakichkolwiek materiałów czy urządzeń, odbywa się w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku „Prawo zamówień publicznych” (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177). Zgodnie z ustawą zamówieniami publicznymi są umowy odpłatne zawierane między zamawiającym, wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Do stosowania ustawy zobowiązane są, między innymi, jednostki sektora finansów publicznych, a zgodnie z art. 5 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych taką jednostką jest Sąd ( Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148). Podstawowymi trybami udzielania zamówień publicznych są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony ( zasada prymatu przetargowych trybów postępowania). Jednakże zamówienie może zostać udzielone także trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę lub aukcji elektronicznej - te nieprzetargowe tryby mogą być zastosowane tylko w szczególnych przypadkach określonych w ustawie.

Wszelkie dokonane zakupy sprzętu, urządzeń czy innych przedmiotów, bez względu na to w jakim trybie zostały zrealizowane, są w Oddziale Gospodarczym odpowiednio ewidencjonowane, np.: w Księgach Inwentarzowych. Dzięki temu możliwe jest poprawne rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych oraz właściwe zabezpieczenie składników majątku Sądu.

Według mnie, praca wykonywana w Oddziale Gospodarczym ma bardzo istotne znaczenie dla funkcjonowania Sądu Okręgowego jako całości. Sprawy zaopatrzenia w meble, urządzenia biurowe, sprzęt bądź inne przedmioty bezpośrednio wpływają na realizację zadań przez pozostałe komórki organizacyjne. Warto zwrócić uwagę na to, iż całość czynności wykonywanych przez pracowników Oddziału Gospodarczego jest znacząco sformalizowana, gdyż realizowane są one w oparciu o ustawę „Prawo zamówień publicznych”. Jednakże, pozwala to na przejrzyste dokonywanie realizacji zamówień oraz zabezpiecza majątek Sądu i prawidłowe jego eksploatowanie.

Następnym zagadnieniem, na które chciałabym zwrócić uwagę jest ochrona informacji niejawnych i organizacja tej ochrony w Sądzie. Zgodnie ustawą z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 11, poz. 95), informacjami niejawnymi są informacje, które wymagają ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem, jako stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, niezależnie od formy i sposobu ich wyrażania, także w trakcie ich opracowania, Sąd Okręgowy jest jednostką organizacyjną, w której informacje niejawne są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane bądź przechowywane, w związku z tym za ich ochronę odpowiada kierownik jednostki, czyli Prezes Sądu Okręgowego. Ustawa mówi również o tym, iż jednostka organizacyjna, w której są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone” ( stanowiące tajemnicę służbową) lub klauzulą „ściśle tajne” lub „tajne” (stanowiące tajemnicę państwową), ma obowiązek zorganizowania kancelarii, zwanej „kancelarią tajną” ( art.50, ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych). W związku z tym, obowiązek ten ciąży także na wszystkich sądach, a więc taka kancelaria utworzona jest także w Sądzie Okręgowym w Jeleniej Górze.

Kancelaria Tajna Sądu podlega bezpośrednio Pełnomocnikowi do spraw Ochrony Informacji Niejawnych. W Kancelarii odbywa się właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów niejawnych uprawnionym osobom.

Wymagania w zakresie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej, trybu obiegu informacji niejawnych, wzoru karty zapoznania się z dokumentem określa rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 roku w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. z 1999r. Nr 18, poz. 156). Do utworzenia kancelarii tajnej zobowiązany jest Prezes Sądu. Natomiast, do obowiązków Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych należy między innymi: bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w jednostce organizacyjnej; udostępnianie lub wydawanie takich dokumentów, osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa; egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne; kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajnej oraz jednostce organizacyjnej; wykonywanie poleceń pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych; prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom.

Kancelaria przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty zawierające informacje niejawne, oznaczone klauzulami "ściśle tajne", "tajne" i "poufne", oraz prowadzi rejestry dokumentów takich jak: dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "tajne", dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "poufne", karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulami "ściśle tajne i tajne", książkę doręczeń przesyłek miejscowych, dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne", wykaz przesyłek nadanych, rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych.

Sąd jest jednostką, która w swoim funkcjonowaniu, często styka się z informacjami niejawnymi, bądź sama takie informacje wytwarza, ze względu na ochronę tych informacji istnienie kancelarii tajnej jest konieczne.

III OCENA WŁASNA

Dzięki pięciotygodniowej praktyce w Sądzie Okręgowym w Jeleniej Górze zapoznałam się z jego wewnętrznym funkcjonowaniem. Zrozumiałam, iż prawidłowe funkcjonowanie tej instytucji uzależnione jest od sprawnego działania i organizacji pracy w poszczególnych sekretariatach, oddziałach czy pozostałych komórkach organizacyjnych. Każda z tych komórek funkcjonuje w oparciu o różne przepisy szczególne, właściwe dla określonych czynności. W wyobrażeniu każdego zwykłego człowieka sąd to instytucja od wydawania wyroków, wyznaczania kar, ale poza sprawami z zakresu procedury karnej, nie możemy zapominać o sprawach cywilnych, pracy czy ubezpieczeń społecznych, badź sprawach z zakresu prawa gospodarczego. Z tego względu, aby wymiar sprawiedliwości mógł działać, potrzeba pracy wielu osób oraz jej sprawnej organizacji, która realizowana jest w poszczególnych wydziałach, oddziałach i pozostałych komórkach organizacyjnych Sądu Okręgowego. Dzięki wszelkim, nawet najdrobniejszym czynnościom, wykonywanym przez urzędników Sądu, instytucja ta może prawidłowo funkcjonować. Sądzę , że dzięki praktyce, odbytej w Sądzie Okręgowym w Jeleniej Górze, zdobyłam umiejętności, które wykorzystam w przyszłej pracy zawodowej.


Wyszukiwarka