Specyfika pracy sekretaryjnej i organizacji biura (przykład ogólny):

      Praca na stanowisku sekretarki (np. w biurze) zmieniła się znacząco wraz z trwającą od początku lat dziewięćdziesiątych informatyzacją biur i wprowadzeniem nowych technik. Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki wykonuje zazwyczaj następujące czynności:

• łączy rozmowy telefoniczne z pracownikami oraz odpowiada na zapytania, w tym także odbiera i wysyła faksy;

• odbiera pocztę, segreguje, przekazuje informacje o zarządzeniach i odpowiada na bieżące zapytania pocztowe, odpowiada za wysyłanie poczty;

• pisze na komputerze tworząc zestawienia, co wymaga obliczeń opartych na gromadzonych przez nią dokumentach np. formularzach programów biurowych;

• wyszukuje informacje na żądanie pracowników w Internecie, informatorach, książkach teleadresowych;

• kseruje i przygotowuje materiały dla poszczególnych pracowników;

• gromadzi zamówienia i rozlicza dostawy materiałów biurowych;

• prowadzi sprawozdawczość finansową z zakresu delegacji służbowych, opisuje i przekazuje do działu księgowego faktury;

• dba o czystość stanowiska pracy oraz o rośliny doniczkowe, zajmuje się wystrojem wnętrza i tablicami informacyjnymi;

• przygotowuje napoje oraz poczęstunek dla gości, dba o czystość naczyń;

• obsługuje interesantów, kieruje ich do właściwych osób lub umawia spotkania, odpowiada na zapytania.

      Pracownik sekretariatu musi cechować się następującymi umiejętnościami: biegłą umiejętnością obsługi urządzeń biurowych, znajomością procedur i doskonałą organizacją pracy własnej i dbałością o dobre funkcjonowanie sekretariatu. Powinien znać przynajmniej jeden język obcy.
      Sekretariat spełnia wielorakie funkcje, i w związku z tym, różnorodność prowadzonych w nim działań powoduje zauważalny wzrost trudności. Jako miejsce pracy sekretarskiej powinien umożliwiać skupienie pracownika na: odpowiadaniu na listy, tworzeniu zestawień i obliczeń, edycji tekstów. Powinien być dostatecznie wyposażony w urządzenia niezbędne w nowoczesnym biurze: faks, telefon z wieloma liniami, komputer, drukarkę, ksero, zszywacze, bindownice, szafy na dokumenty. Jako miejsce integrujące pracowników biura musi posiadać dostateczną powierzchnię pozwalającą na swobodną współpracę i korzystanie z urządzeń biurowych przez kilku członków zespołu a także możliwość przygotowania okolicznościowych poczęstunków. Jest także punktem kontaktowym dla pracowników i interesantów oraz miejscem oczekiwania na spotkanie z przełożonym.
      Ustawienie mebli powinno być podporządkowane głównym funkcjom w sekretariacie. Zwyczajowo można wyróżnić następujący układ:

• biurko z fotelem, telefonem i faksem;

• stolik komputerowy z komputerem podłączonym do Internetu oraz drukarką laserową;

• kserokopiarkę wyposażoną w automatyczny podajnik, duplex, sorter i stolik na materiały;

• szafy biurowe na dokumenty i tablice informacyjne dla pracowników, krzesła dla interesantów i pracowników, wieszak na ubrania;

• lodówkę, zlew, automat z ciepłą i zimną wodą albo czajnik.

      Wszystkie meble powinny odpowiadać konstrukcją i ustawieniem zasięgowi rąk pracującej w sekretariacie osobie. Przy czym należy meblom zapewnić stabilność i możliwość regulacji. W szczególności stanowisko pracy powinno charakteryzować się:

• uniwersalnością i elastycznością, tj. możliwością wykonywania na stanowisku wielu zadań, co jest szczególnie istotne w przypadku stanowiska sekretarki;

• możliwością dostosowania do indywidualnej sylwetki i potrzeb użytkownika, co powinno być uwzględnione w momencie zakupu wyposażenia a także przy zatrudnianiu nowego pracownika; w ramach tego punktu należy uwzględnić różnice w budowie ciała i zasięgu ramion oraz stóp mężczyzn i kobiet;

• możliwością zmiany pozycji, aby ograniczyć obciążenie statyczne podczas pracy

• ze względu na różnorodność czynności ten aspekt samoistnie spełniony jest na stanowisku sekretarskim pod warunkiem właściwego doboru mebli;

• łatwością konserwacji i utrzymywaniem w stanie gotowości eksploatacyjnej;

• jasnością zasad użytkowania przez pracownika i możliwie pełną informacją nt. zagrożeń oraz wskazówkami o możliwości ich ograniczenia - w pracy sekretarskiej dotyczy to w szczególności obsługi komputera i urządzeń elektrycznych.

---