Metodyka sporządzania adnotacji i analiz dokumentacyjnych i ich rodzaje
Opracowania dokumentacyjne są to znormalizowane opracowania zawierające informacje pochodne o treści i formie, miejscu przechowywania dokumentów pierwotnych, wtórnych i innych pochodnych, przedstawiając je w sposób dostosowany do potrzeb użytkownika, skierowują użytkownika do właściwych dokumentów, czasem je zastępują. Powstają one w wyniku procesu dokumentowania, tj. zespołu czynności wykonywanych przez pracowników - dokumentalistów. Czynności te obejmują:
- ustalenie wartości dokumentu z punktu widzenia jego przydatności dla użytkownika;
- sporządzenie określonego rodzaju opracowania dokumentacyjnego, najbardziej odpowiedniego dla danego dokumentu i najbardziej przydatnego dla użytkownika. Proces ten jest całkowicie sformalizowany, zgodnie z Polskimi Normami, instrukcjami, wytycznymi itp.
W rezultacie powstają opracowania dokumentacyjne, które:
1) kierują użytkowników do potrzebnych im informacji zawartych w różnych dokumentach,
2) ułatwiają przyswojenie informacji,
3) umożliwiają wykonanie określonego zadania,
4) podnoszą poziom wiedzy i umiejętności użytkowników.
Przedmiotem normy PN-77/N-01221 pt. „Adnotacje i analizy dokumentacyjne” są adnotacje i analizy dokumentacyjne towarzyszące opisom bibliograficznym dokumentów (w dokumentach pochodnych) lub bezpośrednio ich tekstom (w dokumentach pierwotnych).
Postanowienia normy należy stosować przy sporządzaniu adnotacji i analiz dokumentacyjnych umieszczanych w różnego rodzaju opracowaniach informacyjnych w szczególności:
- w spisach bibliograficznych (bieżących, retrospektywnych, prospektywnych), w tym także w katalogach księgarskich i wydawniczych oraz w kartotekach bibliograficznych przeznaczonych do publicznego użytku;
- w opracowaniach dokumentacyjnych (wg PN-74/N-01180);
- na wkładkach dokumentacyjnych (PN-73/N-09004);
- w serwisach bibliograficzno-informacyjnych mających postać luźnych kart;
- w katalogach bibliotecznych kartkowych i drukowanych oraz w wykazach nabytków bibliotek.
Postanowienia normy należy uwzględniać także przy sporządzaniu adnotacji i analiz dokumentacyjnych pierwotnych, np. przy opracowaniu streszczeń autorskich lub adnotacji umieszczanych przez wydawców na książkach.
Adnotacje i analizy dokumentacyjne powinny być stosowane wówczas, gdy zachodzi potrzeba poinformowania użytkowników o charakterze i/lub treści dokumentów w zakresie szerszym niż informuje o tym tytuł dokumentu lub inne elementy jego opisu bibliograficznego oraz klasyfikacja dokumentu.
Można je stosować przy opracowaniu dokumentów opublikowanych samoistnych oraz niesamoistnych wydawniczo i piśmienniczo, a także wszelkich materiałów niepublikowanych oraz materiałów audiowizualnych.
Wybór rodzaju adnotacji lub analizy dokumentacyjnej powinien zależeć od typu dokumentu pierwotnego oraz stopnia jego przydatności dla określonego środowiska, określonej dziedziny wiedzy, od charakteru opracowania informacyjnego.
Całokształt procesu opracowania kart dokumentacyjnych można podzielić na czynności merytoryczne i formalne.
Czynności formalne:
- akcesja - Czynności wykonywane przy włączaniu do zbiorów bibliotecznych wpływających do biblioteki dokumentów.,
- inwentaryzacja,
- katalogowanie dokumentów (biblioteka)
- wypożyczanie i zwrot dokumentów z/do biblioteki przez dokumentalistę.
Czynności merytoryczne:
- typowanie (selekcja) dokumentów przeznaczonych do opracowania w postaci
kart dokumentacyjnych,
- opracowanie poszczególnych elementów karty dokumentacyjnej,
- weryfikacja merytoryczna i formalna karty dokumentacyjnej.
Podstawą opracowania adnotacji lub analizy dokumentacyjnej powinien być dokument pierwotny znany adnotującemu lub analiście z autopsji.
Dopuszcza się przejmowanie adnotacji i z dokumentów pochodnych.
Określenie słowne elementów karty dokumentacyjnej:
- Symbole UKD,
- odpowiednik słowny symbolu i UKD,
- symbol klasyfikacji dodatkowej: Polskiej Klasyfikacji Tematycznej
- symbol Międzynarodowej Klasyfikacji Patentowej,
- sygnatura dokumentu,
- numer normy,
- numer opisu patentowego,
- skrót nazwy (akronim) instytucji opisującej i przechowującej dokument,
- kod nazwy języka dokumentu,
- opis bibliograficzny,
- słowa kluczowe, deskryptory,
- analiza/adnotacja dokumentacyjna,
- informacja o źródle, z którego przejęto opis dokumentu,
- nazwisko i inicjał imienia dokumentalisty/ analisty - zleceniobiorcy,
- szczegóły rejestracyjne ośrodka dokumentującego,
- określenie dodatkowego przeznaczenia karty dokumentacyjnej,
- szczegóły rejestracyjne instytucji wydawniczej i zakładu poligraficznego,
- rysunek (na odwrocie karty dokumentacyjnej.
Dobór informacji uwzględnianych w adnotacjach i analizach
dokumentacyjnych:
- informacje podstawowe - należy tu uwzględnić tematykę i przedstawić cechy dokumentu przede wszystkim wiążące się z zainteresowaniami użytkowników. W adnotacjach należy podawać informacje umożliwiające użytkownikowi ustalić czas i miejsce, z którym dzieło jest związane swą treścią lub pochodzeniem. W analizach dokumentacyjnych należy zawsze uwzględniać zawarte w dokumencie informacje dotyczące koncepcji nowatorskich, problemów ekonomicznych oraz zagadnienia zastosowań praktycznych.
- informacje zależne od rodzaju i treści dokumentu - powinny być dobierane wg następujących zasad:
- w analizie dokumentacyjnej dotyczącej opisu konstrukcyjnego lub urządzenia należy podać zasadę konstrukcji lub jej przedstawionego elementu, funkcje lub działania konstrukcji, właściwości techniczne i eksploatacyjne konstrukcji,
- w analizie dokumentacyjnej dotyczącej opisu procesu technologicznego należy podać określenie materiału stanowiącego przedmiot procesu, metody obróbki, fizykochemiczną i techniczną charakterystyką procesu,
- w analizie dokumentacyjnej dotyczącej patentu należy podać charakterystykę istoty wynalazku lub zastrzeżenie patentowe,
- w analizie dokumentacyjnej dotyczącej normy należy określić przedmiot i zakres postanowień normy,
- w adnotacji dotyczącej zbioru prac, monotematycznego zeszytu czasopisma, serii wydawniczej itp. należy podać charakterystykę cech wspólnych zbioru oraz informację o ogólnym zamyśle edytorskim całości,
- w adnotacji dotyczącej utworu beletrystycznego lub dzieła o pokrewnym charakterze (literatury faktu) należy podać informacje o wątku fabularnym i jego głównych postaciach, unikając streszczenia akcji,
- w adnotacjach dotyczących dokumentów pochodnych (opracowań dokumentacyjnych i wszelkich spisów bibliograficznych) należy podać kryteria doboru materiałów, informacje o wykorzystanych źródłach, charakterystykę przyjętego układu i metod opisu.
Redagowanie adnotacji i analiz dokumentacyjnych
- zrozumiałość sformułowań - należy formułować je tak, by były zrozumiałe bez sięgania do dokumentu pierwotnego,
- uwzględnienie tytułu dokumentu pierwotnego - należy unikać powtarzania informacji zawartych w tytule dokumentu pierwotnego,
- przytaczanie cytatów z tekstu dokumentu pierwotnego - jest dopuszczalne; cytowane fragmenty należy ująć w cudzysłów,
- ujęcie analizy dokumentacyjnej - powinno być referujące tj. opisowe, pozbawione oceny i interpretacji pochodzących od analisty,
- ujecie adnotacji - może być krytyczne, interpretacyjne lub wartościujące zarówno w stosunku do treści dokumentu, jak i do jego cech formalnych,
- ujęcie adnotacji zawartościowej - może zawierać pełny tekst dokumentu, spis treści ograniczony do podania nazw głównych części dokumentu lub spis treści dotyczący tylko pewnych partii dokumentu,
Styl:
- styl adnotacji i analiz dokumentacyjnych powinien być prosty, rzeczowy i poprawny, pozbawiony wielosłowności oraz długich, zwłaszcza podrzędnych zdań,
- styl analiz dokumentacyjnych musi się odznaczać szczególną zwięzłością,
- styl adnotacji może być zindywidualizowany w zależności od charakteru dokumentu i potrzeb odbiorców.
Język:
- adnotacje i analizy należy sporządzać w języku polskim lub tłumaczyć na język polski, gdy przejmuje się je obcych źródeł, w tłumaczeniu na język polski należy podawać także adnotacje zawartościowe do dział obcojęzycznych.
Terminologia fachowa:
- należy stosować ogólnie przyjęte terminy naukowe oraz znormalizowaną terminologię techniczną; nowe lub mało znane terminy użyte w dokumencie należy objaśnić lub podać ich bardziej znane odpowiedniki.
Nazwy własne:
- należy je podawać w wersji oryginalnej; nazwy własne pisane w oryginalnej formie alfabetem niełacińskim należy transliterować; nazwy geograficzne należy podawać zgodnie z Zarządzeniem Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki - dopuszcza się stosowanie spolszczonej wersji nazw geograficznych,
Skróty, akronimy, znaki konwencjonalne - należy stosować bez dodatkowych objaśnień, jeżeli są w powszechnym użyciu, lub z objaśnieniem ich znaczenia,
Jednostki miary - należy podawać wg międzynarodowego układu jednostek miar SI
Wzory, symbole, rysunki, diagramy, wykresy, schematy, tabele itp. - materiały zawarte w dokumencie pierwotnym mogą być włączone, głównie do analizy dokumentacyjnej, jeżeli jest to niezbędne do pełniejszego zrozumienia dokumentu,
Informacje bibliograficzne o innych dokumentach - należy podawać w adnotacjach i analizach dokumentacyjnych, gdy zachodzi konieczność wymienienia innego dokumentu lub powołania się na inny dokument,
Objętość adnotacji i analiz dokumentacyjnych - zależna jest od ich rodzaju i przeznaczenia oraz charakteru opisywanego dokumentu.
Układ graficzny adnotacji i analiz dokumentacyjnych
Adnotacje i analizy dokumentacyjne należy poprzedzać opisem bibliograficznym dokumentu, którego dotyczą. Dopuszcza się umieszczenie opisu po tekście adnotacji bądź analizy dokumentacyjnej.
K. Sosnowska: Opracowania dokumentacyjne. Warszawa 1987, s. 18
Adnotacja bibliograficzna (łac. adnotatio = objaśnienie), zespół dodatkowych informacji o dokumencie uzupełniający jego zasadniczy opis bibliograficzny. Wstępuje w bibliografiach, wkładkach bibliograficznych, a także na kartach przeznaczonych do katalogów i kartotek bibliograficznych oraz dokumentacyjnych.
Analiza dokumentacyjna, abstrakt, zwięzłe streszczenie treści dokumentu pierwotnego, towarzyszące jego opisowi bibliograficznemu lub tekstowi dokumentu
Pisownia zgodna z normą
deskryptor «słowo lub grupa słów, które razem z innymi opisują treść tekstu na potrzeby katalogów lub systemów wyszukiwania informacji»
K. Sosnowska: Opracowania dokumentacyjne. Warszawa 1987, s.36
6
Transliteracja - zapis tekstu z użyciem liter innego alfabetu niż alfabet właściwy dla danego języka