Faktura zakupu otrzymana w późniejszym terminie w księgach

Pod jaką datą należy zaksięgować fakturę zakupu, która została wystawiona 20 kwietnia 2008 r., a została przysłano ją do firmy 5 czerwca 2008 r. Tego samego dnia została zaakceptowana do zapłaty.

RADA

Jeżeli spółka otrzymała fakturę w czerwcu z datą wystawienia w kwietniu, powinna ująć ją w księgach rachunkowych miesiąca, którego zdarzenie gospodarcze dotyczy, tzn. w kwietniu. Jednak ze względu na fakt, że jednostka mogła zamknąć okres sprawozdawczy, np. dla celów rozliczenia podatku dochodowego, fakturę należy ująć w najbliższym możliwym okresie.

UZASADNIENIE

Okres sprawozdawczy - zgodnie z ustawą o rachunkowości - to okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie.

Zasadniczo definicja okresu sprawozdawczego oraz powyższe zasady stanowią o roku obrotowym, niemniej jednak należy je stosować w pełnym zakresie również w miesięcznym okresie czasowym. W praktyce ma to zastosowanie do rozliczenia miesięcznego, a następnie do rozliczenia rocznego oraz sporządzania rocznego sprawozdania finansowego. Miesięczny okres sprawozdawczy wynika chociażby z konieczności rozliczenia podatku dochodowego, raportowania udziałowcom, sporządzania zestawień wymaganych od emitentów papierów wartościowych.

Przy kwalifikowaniu kosztów do danego roku lub okresu sprawozdawczego jednostki kierują się zasadą memoriału oraz zasadą współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów. Zgodnie z tymi zasadami jednostka powinna ujmować w księgach rachunkowych danego miesiąca koszty dotyczące tego okresu. Dla zachowania współmierności kosztów z przychodami ustawa o rachunkowości wprowadza m.in. obowiązek dokonywania czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Jeżeli w polityce rachunkowości przewidziano, że dla tego rodzaju kosztów należy tworzyć rezerwy w postaci rozliczeń międzyokresowych, w kwietniu należałoby ująć koszt na podstawie szacunku, natomiast w czerwcu - rozliczyć utworzone uprzednio rezerwy.

Przykład

5 czerwca 2008 r. spółka otrzymała fakturę wystawioną 20 kwietnia 2008 r. Faktura dotyczyła usługi transportu towarów do odbiorcy, który odbył się w kwietniu i dotyczył sprzedaży towarów w tym miesiącu. Wartość netto faktury wynosiła 5000 zł. Spółka oblicza i płaci miesięczne zaliczki na podatek dochodowy.

Wariant 1

Spółka wprowadza dane dotyczące miesiąca uprzedniego do 5 dnia następnego miesiąca. Oznacza to, że 5 czerwca będą jeszcze wprowadzane zapisy dotyczące maja. Fakturę za transport ujmuje w księgach rachunkowych z datą majową.

Ewidencja księgowa

1. Otrzymanie faktury:

Wn "Usługi obce" 5 000

Wn "VAT naliczony" 1 100

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 6 100

Wariant 2

W kwietniu spółka zarachowuje na podstawie np. zlecenia dla firmy transportowej koszt transportu sprzedanego towaru. Na fakturę otrzymaną w późniejszym terminie utworzy rezerwę.

Ewidencja księgowa

1. Zarachowanie faktury:

Wn "Usługi obce" 5 000

Ma "Rozliczenia międzyokresowe bierne" 5 000

2. Otrzymanie faktury:

Wn "Rozliczenia międzyokresowe bierne" 5 000

Wn "VAT naliczony" 1 100

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 6 100

• art. 3 ust. 1 pkt 8, art. 6, 20 i 39 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 63, poz. 393

2

---