INSTRUKCJA KANCELARYJNA gops


INSTRUKCJA KANCELARYJNA

GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W KĘTRZYNIE

SPIS TREŚCI

Rozdział I

Postanowienia ogólne

Rozdział II

System kancelaryjny

Rozdział III

Wykaz akt, podział akt na kategorie

Rozdział IV

Podział prac kancelaryjnych

Rozdział V

Obieg korespondencji

Rozdział VI

Wpływ korespondencji do jednostki organizacyjnej oraz

przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Rozdział VII

Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek

Rozdział VIII

Załatwianie spraw

Rozdział IX

Terminy załatwiania spraw

Rozdział X

Adresowanie pism

Rozdział XI

Podpisywanie pism

Rozdział XII

Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi, przekazywanie ich

do archiwum

Rozdział XIII

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Rozdział XIV

Ustalenia końcowe

ROZDZIAŁ I

POSTANOWIENIE OGÓLNE

1.Celem instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania zapewniających sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych.

2.Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z pismami i aktami jawnymi.

3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy.

4.Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają:

ROZDZIAŁ II

SYSTEM KANCELARYJNY

1.W GOPS obowiązuje dziennikowy system kancelaryjny.

2. System kancelaryjny dziennikowy polega na rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru pisma w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (inaczej kancelaryjnym, podawczym lub książce korespondencyjnej). Wpisuje się w nim informacje dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). W rejestracji pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie pismo wchodzące..

3.Osobno ewidencjonowana jest korespondencja niejawna.

4.Dodatkowo rejestruje się pisma w rejestrze kancelaryjnym, ale tylko na zasadzie pomocniczego środka ewidencyjnego. Rejestr kancelaryjny prowadzi sekretariat.

ROZDZIAŁ III

WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE

1.Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej GOPS, klasyfikację akt powstających w toku działalności GOPS oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności GOPS oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji i przechowywania akt.

2.Wykaz ten oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu.

3.W ramach tych klas wprowadza się podział akt na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Obejmują one hasła bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego i czwartego rzędu w zależności od potrzeb.

4.Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw (hasłach) odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.

5.Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej w jednostce organizacyjnej.

6.Dopuszcza się możliwość dokonania w wykazie akt zmian, polegających na przekształceniu ustalonych lub dodaniu nowych symboli i haseł wraz z ich klasyfikacją archiwalną. Zmiany mogą być wprowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z Kierownikiem jednostki organizacyjnej, oraz po uzyskaniu akceptacji Archiwum Państwowego w Olsztynie.

7. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt:

8.Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tą dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb GOPS oraz dla celów kontrolnych.

9.Akta zakwalifikowane w wykazie akt do jednego symbolu (hasła klasyfikacyjnego) można gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym, terytorialnym lub innym ułatwiającym kompletowanie i wykorzystanie akt w bieżącej pracy komórek organizacyjnych .

ROZDZIAŁ IV

PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH

1.Prace kancelaryjne w GOPS wykonują:

2.Do zakresu czynności sekretariatu należy:

3.Zakres pracy poszczególnych referentów określają zakresy czynności stanowisk pracy, ustalone przez Kierownika jednostki organizacyjnej.

ROZDZIAŁ V

WPŁYW I OBIEG KORESPONDENCJI W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ

1.Korespondencję przeznaczoną dla GOPS odbiera od listonosza wyznaczony do tego celu pracownik.

Pisma wnoszone przez interesantów przyjmuje sekretariat.

2.Upoważniony pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

Przesyłki te, jak i inne zastrzeżone przez Kierownika jednostki organizacyjnej, sekretariat przekazuje adresatom bez otwierania.

3.Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić czy:

Brak załączników lub przesłanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

4.Sekretariat obowiązany jest dołączyć koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym do korespondencji:

5.Na pismach wpływających, sekretariat odciska stempel wpływu w górnym lewym rogu pierwszej strony (w razie braku tam miejsca na innym wolnym miejscu) z datą otrzymania pisma. Na korespondencji doręczonej bez otwierania kopert stempel wpływu odciska się na przedniej stronie koperty.

6.Stempel wpływu umieszcza się na pismach wpływających do GOPS, natomiast nie stawia się na drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

7.Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach, czasopismach, prospektach, i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

8. Przesyłki adresowane do innej instytucji sekretariat zwraca bezzwłocznie na pocztę.

9. Kierownik GOPS przegląda korespondencję a następnie pisze dyspozycje.

10.Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Kierownika GOPS pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

11.Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy

12. Pracownicy wydziałów przeglądają korespondencję:

13. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania pracownika danego działu, przekazuje się je pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

ROZDZIAŁ VI

REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK

1.Rejestrowanie pism i znakowanie pism prowadzi sekretariat.

2.Zarejestrowanie pisma polega na wpisaniu jej do dziennika korespondencji.

3.Każde pismo dotyczące tej samej sprawy ma inny numer wynikający z kolejnego numeru w dzienniku korespondencyjnym.

4.Znak pisma w takim przypadku będzie składał się z kolejnego numeru w dzienniku podawczym i łamany przez dwie ostatnie cyfry roku np.; 1714\09

5.Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym.

6. Do przechowywania akt spraw załatwionych zakłada się w komórkach teczki aktowe.

7.Każda teczka powinna zawierać następujące elementy opisu:

8. Nie podlegają rejestracji:

9. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach oznaczenia wymienione w poz.11.

10. Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne.

ROZDZIAŁ VII

ZAŁATWIANIE SPRAW

1.Wpływajaca do jednostki organizacyjnej sprawa powinna być w zasadzie załatwiona niezwłocznie, przy zachowaniu terminów określonych dla różnych jej rodzajów w innych aktach prawnych.

Jeżeli sprawa nie może być załatwiona w terminie należy powiadomić niezwłocznie stronę o terminie załatwienia sprawy.

2.Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej. W każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą.

3.W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się -jeżeli zachodzi tego potrzeba - notatkę o sposobie załatwienia sprawy.

4.Przy pisemnym załatwieniu sprawy należy przestrzegać następujących zasad:

5. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:

6.W sprawach pilnych stosuje się porozumienie telekomunikacyjne.

7. Załatwianie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma w komórce organizacyjnej, bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informując o sposobie załatwienia sprawy.

8.Odręcznie należy załatwiać pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej wysyłającej, tj. pisma o charakterze informacyjnym, żądanie nadesłania akt, wyjaśnień, ponaglenia itp.

9.W załatwieniach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem, lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie , gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma.

10.Załatwienie pisemne stosuje się przy załatwieniu spraw wymagających poważniejszego opracowania, gdy sprawy wymagają uzgodnień, uzupełnień itp. lub gdy sprawy ze względu na swoją treść wymagają pozostawienia kopii załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej.

11. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę, podpisaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu w formie wydruku komputerowego. Czystopis podpisany przez zatwierdzającego wysyła się do adresata, natomiast jego kopię pozostawia się w aktach jednostki organizacyjnej.

12. Czynności związane z wysyłaniem korespondencji realizuje pracownik sekretariatu.

13.Czynności w tym zakresie polegają na :

sprawy i datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki

Korespondencja miejscowa może być przekazywana adresatom bezpośrednio za pokwitowaniem w książce doręczeń. Korespondencję wysyła się listami poleconymi, zwykłymi i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Telegramy, faksy, wysyła się natychmiast po ich otrzymaniu.

ROZDZIAŁ VIII

TERMNIY ZAŁATWIANIA PISM

1.Sprawy pod względem kolejności załatwienia dzielą się na:

2.Sprawy, które można załatwić od ręki, należy załatwić w miarę możliwości w dniu otrzymania.

ROZDZIAŁ IX

ADRESOWANIE PISM

1.Adres pisze się w pierwszym przypadku. Adres powinien zawierać w brzmieniu całkowitą nazwę i siedzibę adresata.

2.Pisma imienne adresuje się zamieszczając przed imieniem wyraz Pan/i i przysługujący adresatowi tytuł (stopień ) naukowy lub zawodowy.

ROZDZIAŁ X

PODPISYWANIE PISM

1.Uprawnienia w zakresie podpisywania pism określa regulamin organizacyjny jednostki organizacyjnej.

2.Na pismach posiadających charakter dokumentów, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń wypłat oraz na pismach niejawnych nie można umieszczać faks i e-mail.

ROZDZIAŁ XI

POSTĘPOWANIE Z AKTAMI OSTATECZNIE ZAŁATWIONYMI, PRZEKAZYWANIE ICH DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

1.Akta sprawy ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych GOPS przez okres 1 roku.

2.Wszystkie akta po upływie okresu przechowywania ich w komórce organizacyjnej, należy przekazać kompletnymi rocznikami do archiwum zakładowego w stanie uporządkowanym.

Przez uporządkowanie należy rozumieć:

3.Komórki organizacyjne przekazują akta na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, który sporządza się oddzielnie dla akt kategorii A oraz oddzielnie dla pozostałej dokumentacji kategorii B. Spisy dla akt kategorii A sporządza się w czterech egzemplarzach których jeden przekazuje się archiwum państwowemu, kategorii B w trzech egzemplarzach). Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

4.Grubość przekazywanych teczek nie powinna przekraczać 3cm, w przypadku większych ilości należy tworzyć tomy.

5.Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne w komórce organizacyjnej, po przekazaniu ich do archiwum i zarejestrowaniu, można wypożyczyć.

ROZDZIAŁ XII

WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH

KANCELARYJNYCH

1.Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Ośrodku, pod warunkiem ochrony przechowywanych danych w zbiorach danych, zwłaszcza osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

2.Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

3.Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w Ośrodku osobie z odpowiednim wykształceniem, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji Ośrodka.

4. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

5.Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

6.Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

7.W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

ROZDZIAŁ XIII

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W RAZIE LIKWIDACJI LUB REORGANIZACJI JEDNOSKI ORGANIZACYJNEJ BĄDŹ KOMRÓKI ORGANIZACYJNEJ

1.W razie likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej bądź komórki organizacyjnej, instytucją dziedziczącą akta jest sukcesor. Sukcesor może odziedziczyć akta spraw ostatecznie załatwionych i nie kontynuowanych (sukcesja martwa lub bierna) lub akta spraw kontynuowanych (sukcesja czynna -żywa).

2.W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej obowiązuje zabezpieczenie dokumentacji powstałej w toku jej działalności.

3.W przypadku przejęcia części lub całej komórki organizacyjnej przez inną komórkę organizacyjną należy jej przekazać (na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego) akta spraw niezakończonych, kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. Akta spraw zakończonych przejmuje archiwum zakładowe.

4.W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej postępowanie z dokumentacją tej jednostki określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U.Nr 167, poz.1375), które w §11 brzmi:

a) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;

b) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała;

c) w przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej;

d) dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki, o których mowa w art.5 ust.1 ustawy, przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresy przechowywania dokumentacji.

ROZDZIAŁ XIV

USTALENIA KOŃCOWE

1.Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane niniejszą instrukcją określa Kierownik GOPS.

2.Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywanie przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Kierownika GOPS.

16



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Instrukcja kancelaryjna, Technik prac biurowych
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
załącznik nr 7, Instrukcja kancelaryjna
załącznik nr 3, Instrukcja kancelaryjna
załącznik nr 2, Instrukcja kancelaryjna
załącznik nr 5, Instrukcja kancelaryjna
instrukcja kancelaryjna(1)
Instrukcja kancelaryjna
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Instrukcja kancelaryjna Gimnazjum nr 3 w Klikuszowej, Instrukcja kancelaryjna
03a - Załączniki do instrukcji kancelaryjnej
instrukcja kancelaryjna i przepisy z Lexa, archiwistyka (alenitchev) (1)
Instrukcja kancelaryjna
instrukcja kancelaryjna
załącznik nr 6, Instrukcja kancelaryjna
instrukacja kancelaryjna id 215 Nieznany
INSTRUKCJA KANCELARYJNA (2)

więcej podobnych podstron