Planowanie zasobów ludzkich jest to działanie, które określa potrzeby kadrowe, które winny być zaspokajane zgodnie z realizowaną strategią. Jest to planowanie dostosowane do realizowanej, czy planowanej strategii. Żeby móc wykonać to zadanie, planowanie składa się z określonych elementów. Na elementy planowania składają się 3 fazy:
Analiza i ocena istniejących zasobów ludzkich. Prawidłowo realizując planowanie zasobów ludzkich, ludzie za to odpowiedzialni cały czas pracują i diagnozują to, co nazywa się potencjałem ludzkim, czyli oceniają kwalifikacje ludzi. Należy określić, czy przy tym systemie kadrowym możliwa jest określona strategia organizacji, czy stać nas na zmiany.
Analiza ta jest dokonywana za pomocą różnorodnych metod - socjologicznych, organizatorskich, ludzie wypowiadają się sami na swój temat, kadra kierownicza wypowiada się na temat swoich ludzi. Jest to porównywanie tego, co się miało robić z tym, co się faktycznie robi.
Ta analiza jest nie tylko potrzebna do określenia, czy możemy realizować nasze cele strategiczne, ale również do tego, gdy dokonujemy pewnej restrukturyzacji naszych działań.
Jeśli w związku z realizowaniem strategii redukcji kosztów musimy zwolnić pewną ilość osób, to trzeba to zrobić uczciwie, na podstawie dokonania przeglądu, który nie jest wyrywkowy, tylko jest przeglądem autentycznie oceniającym ludzi. Kiedy musimy zmniejszyć stan zatrudnienia i najczęściej mówi się: „Czeka nas redukcja zatrudnienia.” i wtedy idzie po firmie bardzo niebezpieczna i frustrująca plotka. Nikt nie wie na kogo padnie, natomiast krąży informacja, że trzeba zwolnić pewną ilość osób. Często najłatwiej dokonać obniżki kosztów, kiedy jest to konieczne, schodząc ze stanu zatrudnienia, oszczędzając na płacach.
Stąd też ta analiza istniejącego składu osobowego winna być dokonywana, ponieważ służy do oceny, motywowania, awansowania ludzi itd.
Analiza zasobów ludzkich składa się z następujących elementów:
Analiza i opis stanowisk pracy. Każdy z nas ma swoje miejsce, swój zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. A więc badanie i analizowanie dotyka wykonywanych czynności. Nie może to być robota wyrywkowa, musi to wyć wykonywane ustawicznie.
Ocena zasobów ludzkich. Jest to potrzebne do różnych działań. Można określić jaki procent załogi stanowią ludzie najlepsi, a jaki wymagający doszkolenia, wśród których są ludzie mający różny stopień przygotowania.
Na podstawie badań psychologicznych można stwierdzić, że niektórzy z nich są bardziej podatni, bardziej kreatywni, w bardzo krótkim czasie są zdolni do zmiany swoich umiejętności, zdobycia nowej wiedzy, natomiast część z tych osób jest bardziej oporna. Wtedy zachodzi pytanie, co z danymi grupami osób należy uczynić.
Pozostała grupa jest grupą, która niewiele może wnieść do instytucji, ona nie będzie w stanie przystosować się do zmian, ale to nie znaczy, że mamy tą grupą się w ogóle nie przejmować i możemy spokojnie zostawić ją za drzwiami, że właśnie z tej grupy wybierzemy osoby do zwolnienia. Jeśli, przykładowo, analizujemy kadrę po to, żeby zmniejszyć stan zatrudnienia, to nie znaczy, że ta trzecia grupa to ma być ta grupa zwolniona. Ta grupa może również określoną rolę w nowej sytuacji spełnić, ma ona niewątpliwe walory - jest niezwykle lojalna, niezwykle długo pracująca ze swoją firmą, gotowa na wiele poświęceń, albo jest mniej kreatywna. Zachodzi pytanie, czy ludzi, którzy są tak długo związani ze swoją instytucją można potraktować w sposób niehumanitarny. W drugiej grupie są ludzi, którzy mogą bardzo szybko zmienić zadania i znaleźć się w trudnej sytuacji na rynku pracy. Należałoby skłonić się do tego, w naszej dziedzinie, żeby przede wszystkim maksymalnie wykorzystać tych, których się ma, maksymalnie starać się przeszkolić do nowych zadań ludzi, którymi się dysponuje i nie zawsze tych średniaków się pozbywać. Ci średniacy w różnych okolicznościach, przy różnej motywacji, mogą bardzo dużo z siebie dać. Tu jest ten etap dotyczący propozycji zmian kadrowych.
Propozycje zmian. Tu jest ten etap dotyczący propozycji zmian kadrowych.
Projekt zmian dostosowany do strategii organizacji - z tej analizy zasobów ludzkich coś wynika. Tutaj w końcu się na coś decydujemy. W zależności od tego, co chcemy osiągnąć w projekcie zmian chcemy zawrzeć:
Lepsze wykorzystanie istniejących zasobów ludzkich (nowe kwalifikacje i umiejętności).
Pozyskiwanie nowych pracowników.
Redukcja zatrudnienia (zwolnienia naturalne, przygotowanie do podjęcia nowej pracy).
Tutaj Polska ma największe zaniedbania. Osiągnęliśmy niedawno rekordową stopę bezrobocia - blisko 19%. To jest stan alarmujący. Niestety, najbardziej zaniedbana kwestia dotyczy nie przejmowania się zwalnianymi pracownikami. Firmy, które przyszły ze standardami europejskimi zachowują się bardziej po ludzku. Jest określona koncepcja pomocy pracownikom, których zamierza się zwolnić. Jest to tzw. outplacement, czyli zwolnienie monitorowanie. Ostatnio pracodawcy narzekają bardzo na związki zawodowe i na organizacje pracownicze. Niekiedy mają rację, bo związki zawodowe często starają się realizować swoje egoistyczne cele dotyczące utrzymania swojego stanu zatrudnienia. Natomiast narzekanie na reprezentację pracowniczą i na uczestnictwo w rozwiązywaniu tychże problemów jest niesłuszne. Polska, w obliczu krajów piętnastki, jest krajem wysoce kapitalistycznym, gdzie stosuje się w stosunku do ludzi zwalnianych politykę, której nie stosuje się nigdzie indziej. Jest to niespotykane zupełne nie liczenie się z człowiekiem, lub też czasem bezmyślne wyrzucanie pieniędzy na odprawy pracownicze w miejsce szkolenia ludzi.
Projekt operacyjny zmian w zatrudnieniu - opisane, co należy uczynić. My musimy wiedzieć, jeśli podejmujemy decyzję o projekcie zmian, że tyle ludzi chcemy np. przyjąć. Na nowych stanowiskach można zatrudnić swoich ludzi po przeszkoleniu, lub też ludzi z zewnątrz. Musimy dokonać wyraźnej symulacji, co będzie nam się bardziej opłacało. Pozyskiwanie pracownika, a wykorzystanie swoich pracowników do nowych zadań to są zawsze poważne dylematy i dyskusje. Nasz pracownik będzie związany z instytucją, ale nowy pracownik może wejść z nową koncepcją, nie jest konformistą, widzi potrzebę zmian. Jest to tzw. świeża krew. Projekt uwzględnia:
Rodzaje i koszt szkolenia pracowników zatrudnionych. Musimy mieć doskonałą orientację kogo i w czym chcemy przeszkolić, oraz jaki będzie koszt szkolenia.
Metody i koszt pozyskania nowych pracowników.
Przekwalifikowanie i koszt pracowników zwalnianych.
Integracja pracowników stanowi klucz do sukcesu przedsiębiorstwa. To socjotechnika, którą stosuje się do zespolenia załogi, wypracowania wspólnoty ideowej, stworzenia miłej atmosfery w pracy oraz zmotywowania pracowników do lepszych wyników. Oprócz tego sprzyja wykreowaniu stosunków opartych m.in. na wzajemnej pomocy, wsparciu, odpowiedzialności, obowiązkowości. Do głównych jej założeń należy doprowadzenie do identyfikacji pracownika z przedsiębiorstwem.
Istnieje kilka technik integracyjnych, które przeciwdziałają znużeniu, wyczerpaniu fizycznemu, wypaleniu zawodowemu oraz obniżeniu poczucia własnej wartości zatrudnionych.
O zastosowaniu metody obrad mówi się przy okazji takich form spotkań jak: kongres, zjazd, konferencja, zebranie, narada, posiedzenie oraz odprawa. W związku z tym nastawiona jest ona na uczestnictwo nawet kilkuset osób. Zebrani mogą wypowiedzieć się w sprawach istotnych dla firmy, wyrazić swoje poglądy, dyskutować i podejmować decyzje.
Metoda radaru personalnego umożliwia pracownikom ocenę pracodawcy. Powinna jednak zostać zachowana regularność oceny i obiektywność. Jej atutem jest motywacja do lepszej pracy oraz większa identyfikacja jednostkowego pracownika z grupą. Przede wszystkim metoda ta wymusza konieczność omawiania wszelkich problemów na bieżąco.
Jeśli celem jest racjonalny dobór pracowników, by uwzględnić preferowane przez nich zajęcia, warto zastosować metodę MAPS. Polega ona na doprowadzeniu do pożądanej formalizacji działań nieformalnych. Istotą jej jest bezpośrednie uczestnictwo w konstruowaniu nowego systemu pracy oraz zaangażowanie.
Integracja pracowników to cel, który osiągnąć można także dzięki wprowadzeniu metody grup autonomicznych, z których każda zajmuje się wykonaniem określonych zadań ściśle ze sobą powiązanych Dodatkowo członkowie konkretnych grup zaspokajają własne potrzeby, realizują zadania, które składają się na całościowy sukces instytucji. Mimo iż odpowiedzialność za wykonywane zadania jest zbiorowa, podejmowane działania charakteryzują się dużym stopniem samodzielności. Grupa ma możliwość decydowania w zakresie: doboru członków grupy, wyboru lidera, planowania i podziału zadań w grupie oraz tempa i czasu pracy. Każdy członek grupy ma obowiązek aktywnego uczestnictwa w zebraniach zespołu, ale przede wszystkim realizacji ustalonych zamierzeń.
Metoda kół jakości stawia na zorganizowane ochotniczo grupy pracowników z jednej komórki organizacyjnej. Ich zadaniem jest analizowanie, szukanie rozwiązań istniejących problemów. Myślą przewodnią jest teza: jakość produkowanych wyrobów zależy od wszystkich pracowników, nie tylko od wyspecjalizowanych służb jakości i nadzoru technicznego.
Gdy chce się uzyskać m.in. większą skłonność do akceptowania różnych zmian organizacyjnych, poprawę stosunków międzyludzkich, wzrost zaufania do kadry kierowniczej oraz ugruntowanie pracy zespołowej, można zastosować metodę D. Petersena. Aby osiągnąć powyższe korzyści, konieczne jest, by podwładni byli wysoko wyspecjalizowani, inteligentni i posiadali duży bagaż zawodowych doświadczeń.
Najlepszą formą integracji pracowników jest przede wszystkim zabawa. Można wtedy rozwiązywać problemy oraz lepiej się poznać, by usprawnić współpracę. Często motywuje ona do zdrowej rywalizacji. Ta z kolei jest pierwszym krokiem do zwiększenia obrotów firmy. Cel, jaki chce się dzięki niej osiągnąć wpływa na rodzaj wybranego scenariusza.
Jeśli chce się budować nowy zespół sprawnie współdziałających pracowników, warto tak zorganizować imprezę, by uczestnicy mogli poznać się w nieformalnej atmosferze. Nie bez znaczenia jest także możliwość zbudowania wzajemnych relacji opartych na zaufaniu oraz ustalenie zasad obowiązujących w grupie. Kiedy celem integracji jest usprawnienie pracy zespołu już istniejącego, powinno się mu umożliwić wyeliminowanie „zgrzytów” i wyjaśnienie nieporozumień. W rezultacie spotkanie firmowe pod hasłem „integracja pracowników” umożliwia refleksję nad dotychczasową działalnością. Często jest ono także pobudką do znalezienia usprawnień. Jeśli w firmie formuje się nowy zespół, w skład którego wchodzą pracujący niegdyś konkurujący ze sobą ludzie, integracja pracowników wydaje się wtedy niezbędna. Warto więc zorganizować imprezę firmową, której scenariusz będzie nastawiony na zabawy, pomagające uczestnikom zmienić sposób myślenia do tego stopnia, że rywalizację zamienią oni na wzajemną pomoc i współgranie.
Gdy chce się zdefiniować role w zespole powinno się tak zorganizować spotkanie firmowe, by pozwolić uczestnikom odnaleźć swoje miejsce w zespole. Dzięki temu uniknie się marnowania energii przez pracowników, którzy będą wchodzić tylko w te role, w których staną na wysokości zadania. Ścisłe określenie ról każdego członka w zespole uniemożliwi także walkę o stanowiska.
Imprezy firmowe sprzyjają także integracji całego przedsiębiorstwa. Stanowią lekcję lojalności wobec pracodawcy oraz pomagają kreować poczucie wspólnoty między pracownikami. W rezultacie powodują też dumę z możliwości pracy w danej firmie.
Wyprawy, które organizowane są w ramach spotkań firmowych, mogą polepszyć też komunikację pomiędzy określonymi działami w przedsiębiorstwie. Często bowiem jest tak, że pracownicy, którzy się nie znają na innej niż zawodowa płaszczyźnie, nie potrafią się porozumieć, co powoduje problemy we współpracy.
Integracja pracowników to najlepsza metoda, by uniknąć konfliktów w przedsiębiorstwie. Bardziej swobodne kontakty ułatwiają także komunikację. Ta z kolei gwarantuje osiągnięcie dobrych rezultatów, gdyż wpływa na lepszą koordynację działań.
SYSTEMY KOMUNIKACJI
ZNACZENIE KOMUNIKACJI:
KOMUNIKACJA W DÓŁ:
Umożliwia przekształcenie decyzji podejmowanych przez menedżerów w działania ich podwładnych.
Upewnia, że działania są konsekwentnie podejmowane i skoordynowane.
Obniża koszty poprzez redukcję błędów.
Wywołuje wyższy poziom zaangażowania ze strony pracowników, a przez to zapewnia lepszą jakość stanowionych usług.
Poprawia efektywność działań.
KOMUNIKACJA W GÓRĘ:
Pozwala na zrozumienie zachowań podwładnych, ich postaw i wartości.
Ostrzega przed wystąpieniem potencjalnych problemów.
Dostarcza użytecznych rozwiązań problemów.
Dostarcza informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.
Zwiększa motywację podwładnych.
Dostarcza informacji zwrotnej o efektywności komunikacji w dół oraz sposobów jej poprawienia.
USPRAWNIENIA W SYSTEMIE KOMUNIKACJI:
Wykorzystuj więcej niż jedną sieć komunikacji. Wykorzystuj sieci nieformalne, aby przygotować grunt dla komunikacji formalnej.
Zachęcaj do komunikacji dwukierunkowej. Zabiera ona więcej czasu, ale poprawia rozumienie i wykonanie.
Utrzymuj jak najmniej ogniw w łańcuchu komunikacji.
ZABURZENIA W KOMUNIKACJI