Zasady prowadzenia

CZĘŚĆ A

Dokumenty związane z ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie

1. Wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (ewentualnie oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych).

2. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.

3. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy.

4. Świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego.

5. Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

6. Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. niekiedy oświadczenie/zaświadczenie o niekaralności).

7. Kandydat może również dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności uprawniające do dodatkowego urlopu).

CZĘŚĆ BDokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

1. Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków.

2. Kwestionariusz osobowy dla pracownika.

8. Zakres czynności (obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę.

9. Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:

a) treścią regulaminu pracy,

b) informacją określoną w art. 29 § 3 Kodeksu pracy, czyli: informacją o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym, długości okresu wypowiedzenia umowy, układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,

c) informacją o zmianie warunków zatrudnienia pracownika, zgodnie z art. 29 § 3² Kodeksu pracy,

d) informacją o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy oraz o jego zmianie, zgodnie z art. 29 § 3² Kodeksu pracy,

e) przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,

f) zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,

g) obwieszczeniem dotyczącym systemu i rozkładu czasu oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy (obwieszczenie dotyczy pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy lub pracodawców niezobowiązanych do ustalenia regulaminu pracy).

10. Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

11. Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

12. Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ Kodeksu pracy.

13. Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

14. Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

15. Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.

16. Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.

17. Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.

18. Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186⁷ Kodeksu pracy.

19. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.

20. Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.

21. Wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, niedziele i święta (art. 144 k.p.).

22. Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopia informacji w tej sprawie skierowana do właściwego inspektora pracy.

23. Korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.

24. Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

25. Informacje o wydaniu pracownikowi szczególnych dokumentów, np. upoważnienia lub pełnomocnictwa, legitymacji służbowej itp.

CZĘŚĆ C
Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

1. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.

26. Dokumenty potwierdzające wygaśnięcie stosunku pracy - np. odpis karty zgonu, kopia postanowienia o tymczasowym aresztowaniu.

27. Dokumenty związane z żądaniem wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1¹ k.p.).

28. Dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.).

29. Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy (ewentualny wniosek o sprostowanie świadectwa pracy i korespondencja związana z przedmiotowym wnioskiem).

30. Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.).

31. Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.

32. Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

UWAGI

1. Problematykę prowadzenia akt osobowych pracowników szczegółowo omawia rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

2. Zgodnie z § 6 rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników podzielone winny być pomiędzy trzy części: A, B i C. W części A znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie, w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, zaś w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym (od najstarszego w głębi do najnowszego na wierzchu) oraz ponumerowane, każda zaś z tych części powinna zawierać pełen wykaz znajdujących się w nich dokumentów. W praktyce często pracownik dostarcza dokumenty starsze (np. zaświadczenie o pobieraniu zasiłku dla bezrobotnych) po kilku tygodniach od podpisania umowy. Może to zaburzyć chronologię dokumentów wpinanych do części A. W takich wypadkach należy oznaczyć datę otrzymania dokumentu przez pracodawcę i wpiąć go w akta osobowe według daty wpływu.

Akta osobowe należy przechowywać w takich warunkach, aby niepowołane osoby nie miały do nich dostępu. Chodzi tu o osoby, które nie zajmują się sprawami pracowniczymi, czy o osoby z zewnątrz. Najlepiej, aby teczki personalne zamykane były w szafach (lub pomieszczeniach) wyposażonych w patentowe zamki, które otworzyć mogą tylko upoważnieni pracownicy. Ponadto należy je trzymać w odpowiednich warunkach, w których nie będą narażone na zniszczenie lub utratę. Przykładowo nie powinny być przechowywane w zawilgoconych pomieszczeniach.

3. Co do zasady niedopuszczalne jest gromadzenie w aktach osobowych przez pracodawcę jakichkolwiek innych dokumentów, a szczególnie tych, które nie mają związku z zatrudnieniem pracownika. Należy jednak podkreślić, że Sąd Najwyższy szeroko interpretuje rodzaj dokumentów, które dotyczą przebiegu zatrudnienia, pozostawiając pracodawcy dużą swobodę decyzji co do tego, jakie dokumenty mogą znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Sąd Najwyższy uznał za dopuszczalne gromadzenie w aktach osobowych różnego typu notatek służbowych pracodawcy o zachowaniu pracownika (por. np. wyrok SN z 4 dnia czerwca 2002 r., I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118, oraz wyrok SN z dnia 10 października 2003 r., I PK 295/02, OSNP 2004/19/332).

4. Zgodnie z § 1 ust. 4 rozporządzenia w aktach osobowych pracownika pracodawca przechowuje jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub do sporządzenia ich odpisów albo kopii.

5. Zgodnie z art. 94 ust. 9b Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niezastosowanie się do tego obowiązku jest zagrożone karą grzywny (art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy).

6. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację przez 50 lat, licząc przedmiotowy termin od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

7. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, zgodnie z treścią art. 51p ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.), odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.

---