Szybkie i jednolite formatowanie dokumentów przy pomocy stylu
Czy zdarzyło Ci się otrzymać dokument programu Microsoft Word 2002 z mnóstwem stylów i czcionek, i czy ktoś poprosił Cię o jego ujednolicenie? Czy znasz problem łączenia ze sobą kilku mniejszych dokumentów, nad którymi pracowały różne osoby? Czy nie masz czasami kłopotów ze zbyt dużą liczbą formatów w tym samym dokumencie?
Przeglądanie i zmienianie formatowania przy użyciu okienka zadań Style i formatowanie.
Przeglądanie szczegółowych informacji o formatowaniu i zmienianie formatowania w okienku zadań Wyświetlanie formatowania.
Kontrolowanie sposobu wklejania tekstu
Pierwsza strategia polega na zapobieganiu. Wklejając i kopiując tekst z dokumentów sformatowanych w różny sposób, należy ujednolicać format. Jeśli jakiś dokument już zawiera niejednolite formatowania, pomocne mogą okazać się strategie opisane dalej.
Jeśli dokumenty lub zasoby, z których pochodzi wklejany tekst, są sformatowane w różny sposób, należy kontrolować sposób formatowania tekstu wklejanego. Przycisk Opcje wklejania programu Word 2002 pozwala sformatować wklejany tekst dokładnie tak samo jak tekst w dokumencie, dzięki czemu można zachować jednolite formatowanie całości dokumentu.
Określanie opcji formatowania
Przycisk Opcje wklejania jest wyświetlany tuż po wklejeniu tekstu, poniżej zaznaczonego fragmentu tekstu. Po kliknięciu przycisku ukazuje się lista, z której można wybrać sposób wklejenia informacji.
Dostępne opcje są zależne od typu wklejanej zawartości, programu, z którego wklejana jest zawartość, i formatu wklejanego tekstu.
Kolejna strategia polega na przeglądaniu i dopasowywaniu formatowania dokumentu w okienku zadań Style i formatowanie. W okienku tym można sprawdzić sposób sformatowania całego dokumentu, zaznaczyć tekst o innym, choć jednolitym, formatowaniu i zastosować ponownie formatowanie używane w pozostałych fragmentach dokumentu.
Okienko zadań można otworzyć, klikając na pasku narzędzi Formatowanie przycisk Style i formatowanie. Kliknięcie tekstu w dokumencie powoduje wyświetlenie informacji o jego formatowaniu.
W okienku zadań mogą być wyświetlane różnego rodzaju informacje o formatowaniu. W ujednolicaniu dokumentu najbardziej pomocne są dwa ustawienia, dostosowywane w polu Pokaż. Ustawienie Dostępne formatowanie pozwala wyświetlić informacje o formatowaniu dostępnym w dokumencie. Informacje te dotyczą formatowania stosowanego w dokumencie, utworzonych stylów i niektórych popularnych nagłówków. Ustawienie Używane formatowanie powoduje wyświetlanie tylko informacji o bieżącym formatowaniu dokumentu.
Załóżmy, że otrzymano dokument o niejednolitym formatowaniu akapitów. Przy przeglądaniu dokumentu okazało się, że osiem akapitów sformatowano przy użyciu 11-punktowej czcionki Arial, pięć akapitów przy użyciu 10-punktowej czcionki Times New Roman i dwa akapity przy użyciu 11-punktowej czcionki Verdana.
Załóżmy dalej, że wszystkie akapity należy sformatować przy użyciu 11-punktowej czcionki Arial, która stanowi domyślny styl normalny dokumentu. Niestety, akapity o różnych formatowaniach są ze sobą przemieszane, w związku z czym sprawdzenie formatowania poszczególnych akapitów byłoby zadaniem czasochłonnym.
Dzięki okienku zadań Style i formatowanie zaznaczenie tekstu o tym samym formatowaniu jest bardzo łatwe. Wystarczy jedno kliknięcie, aby zaznaczyć tekst sformatowany przy użyciu 10-punktowej czcionki Times New Roman i drugie kliknięcie, aby zastosować domyślną czcionkę Arial.
Po zidentyfikowaniu niepożądanego formatowania i zastosowaniu do niego domyślnego stylu Arial, dokument stanie się bardziej jednolity, a w okienku zadań będzie wyświetlanych mniej informacji o formatowaniach.
Jeśli okienko zadań Style i formatowanie nie jest otwarte, kliknij przycisk Style i formatowanie na pasku narzędzi Formatowanie.
Zaznacz tekst, który chcesz sformatować.
W okienku zadań Style i formatowanie kliknij formatowanie, które chcesz zastosować.
Przeglądanie szczegółowych informacji o formatowaniu
Podczas pracy z dokumentem może wystąpić konieczność wyświetlenia szczegółowych informacji o stosowanym formatowaniu. O ile okienko zadań Style i formatowanie pozwala obejrzeć sam opis formatowania, to inne okienko zadań, Wyświetlanie formatowania, umożliwia obejrzenie informacji bardziej szczegółowych.
W okienku jest wyświetlanych wiele szczegółowych informacji o tekście, na przykład rodzaj czcionki, wielkość odstępów między wierszami i akapitami, style i język. W razie potrzeby informacje te można rozwijać i zwijać.
Podczas przeglądania szczegółowych informacji można kliknąć dwukrotnie niebieski, podkreślony tekst i wywołać w ten sposób okna dialogowe umożliwiające zmianę formatowania.
Wyświetlanie formatowania
W menu Format kliknij polecenie Wyświetlanie formatowania.
Zaznacz tekst, którego formatowanie chcesz obejrzeć.
W okienku zadań Wyświetlanie formatowania zostaną wyświetlone informacje o formatowaniu.
Wykonaj jedną z następujących czynności:
Aby zmienić jakieś właściwości formatowania, kliknij tekst podkreślony niebieską linią falistą, a następnie w wywołanym oknie dialogowym zmień żądane opcje.
Aby określić źródło formatowania, na przykład sprawdzić, czy formatowanie pochodzi ze stylu, zaznacz pole wyboru Odróżnij źródło stylu.
Aby wyświetlić znaczniki formatowania, na przykład znaczniki akapitów i tabulatory, zaznacz pole wyboru Pokaż wszystkie znaczniki formatowania.
Aby sformatować zaznaczony tekst tak jak tekst otaczający go, zaznacz żądany tekst. W polu Zaznaczony tekst kliknij strzałkę, a następnie kliknij pozycję Zastosuj formatowanie otaczającego tekstu.