Zakres normy

Norma ISO 19011:2003 podaje wytyczne dotyczące:

• zasad audytowania

• zarządzania programami auditów

• prowadzenia auditów systemu zarządzania jakością oraz systemów zarządzania środowiskowego

• kompetencji audytorów systemu zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego

Ma ona zastosowanie do wszystkich organizacji, które mają potrzebę prowadzenia i zarządzania wewnętrznymi lub zewnętrznymi auditami systemu zarządzania jakością i/ lub systemu zarządzania środowiskowego.

Audit - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu (zestaw polityk, procedur lub wymagań).

Podział auditu:

• audit wewnętrzny - strony pierwszej - przeprowadzany przez samą organizację lub w jej imieniu dla potrzeb przeglądu zarządzania lub do innych celów wewnętrznych.

• audit zewnętrzny:

• strony drugiej - przeprowadzany przez stronę zainteresowaną organizacją, np. klientów

• strony trzeciej - przeprowadzany przez niezależne organizacje zewnętrzne.

• Dowód z auditu - zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne ze względu na kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania,

• Ustalenia z auditu - wyniki oceny zebranych dowodów z auditu w stosunku do kryteriów auditu,

• Wniosek z auditu - wynik auditu po rozważeniu celów auditu i ustaleń z auditu, przedstawiony przez zespół auditujący,

• Klient auditu - organizacja lub osoba zlecająca przeprowadzenie auditu (może nim być auditowany)

• Auditowany - organizacja, która jest audytowana

• Auditor - osoba mająca kompetencje do przeprowadzania auditu

• Zespół auditujący - jeden lub więcej audytorów, przeprowadzających audit, wspomaganych przez ekspertów technicznych (posiadających specyficzną wiedzę lub umiejętności), jeżeli jest to wymagane.

• Program auditów - zestaw auditów zaplanowanych w określonych ramach czasowych mających określony cel,

• Plan auditu - opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych z auditem,

• Zakres auditu - obszar i granice auditu np. lokalizacja, jednostki organizacyjne, ramy czasowe.

Zasady audytowania

1. Postępowanie etyczne: podstawa profesjonalizmu

2. Rzetelna prezentacja: przedstawianie spraw dokładnie i zgodnie z prawdą

3. Należyta staranność zawodowa: pracowitość i rozsądek w audytowaniu

4. Niezależność: postawa bezstronności i obiektywności wniosków z auditu

5. Podejście oparte na dowodach: racjonalna metoda uzyskiwania wiarygodnych i odtwarzalnych wniosków.

Proces audytowania

1. Inicjowanie auditu

1. Wyznaczenie audytora wiodącego

2. Określenie celów, zakresu, kryteriów

3. Określenie wykonalności auditu

4. Wyznaczenie zespołu audytującego

5. Ustalenie początkowego kontaktu z audytowanym

Cele auditu mogą obejmować:

• Określenie zakresu zgodności audytowanego systemu zarządzania lub jego części z kryteriami auditu

• Ocenę zdolności systemu zarządzania do zapewnienia zgodności z wymaganiami wynikającymi z ustaw, przepisów i umów

• Ocenę skuteczności systemu zarządzania w osiąganiu wyspecjalizowanych celów

• Identyfikację obszarów potencjalnego doskonalenia systemu zarządzania.

Metody oceny audytora:

• Przegląd zapisów np. dotyczących wykształcenia, szkolenia, zatrudnienia i doświadczenia w audytowaniu,

• Informacje zwrotne (pozytywne i negatywne) - np. badanie opinii, kwestionariusze, referencje,

• Rozmowa - bezpośrednia i telefoniczna

• Obserwacja - odgrywanie roli, audity obserwowane, wykonywanie pracy

• Badanie - ustne i pisemne egzaminy, badania psychometryczne

• Przegląd po audycie - przegląd raportu z auditu, rozmowy z audytorem, audytowanym, klientem auditu, współpracownikami