ACCESS - ZAJĘCIA 2:

ZAKŁADANIE I MODYFIKACJA BAZY, RELACJE

Zagadnienia:

1. zakładanie nowej bazy

2. relacje

3. praca z polami

Problem: księgarnia

STRUKTURA BAZY

PUBLIKACJE (tabela z danymi o książkach)

IDpublikacji autonumer (klucz)

Tytuł tekst

IDkategorii liczba

IDautora liczba

NazwaWydawnictwa tekst

RokWydania liczba

NrWydania liczba

NrISBN tekst

Strony liczba

Wydawnictwa (tabela z danymi o wydawcach książek)

IDwydawnictwa autonumer (klucz)

NazwaWydawnictwa tekst

NazwiskoKontaktowe tekst

EmailKontaktowy tekst

Adres tekst

Miasto tekst

Województwo tekst

Kod tekst

Telefon tekst[13]

Komentarz memo

KATEGORIE (tabela z danymi o kategoriach wydawanych książek)

IDkategorii liczba

Kategoria tekst

dane do tabeli KATEGORIE

1 SF

2 Komputery: internet

3 Komputery: bazy danych

• Komputery: WindowsXP

• Literatura piękna

• Poradniki

• Biznes

• Biografie

CZĘŚĆ I: ZAKŁADANIE I MODYFIKACJA BAZY

1. Założyć tabelę PUBLIKACJE korzystając z siatki projektu.

Plik-> Nowa baza -> Utwórz -> Tabele -> Nowy -> Widok projekt.

Ustalanie klucza: ustawić się na polu klucza, kliknąć przycisk z kluczykiem na pasku narzędzi.

2. TYPY DANYCH

3. WŁASNOŚCI PÓL

4. Pierwsze modyfikacje tabeli:

1. usunąć pole NazwaWydawnictwa (zaznaczyć wiersz i DEL)

2. ustalić własność „tytuł” dla pól (nie jest konieczną własnością, ale upraszcza potem tworzenie np. formularzy i raportów). Zmiany dotyczą pól (dolne okienko): Tytuł -> tytuł; RokWydania -> Rok wydania; Strony -> Liczba stron

3. dodać pole IDwydawnictwa (typ: liczba) bezpośrednio z polem Idpublikacji. UWAGA! Access wstawia wiersz NAD bieżącym. Wykonanie: ustawić się na wierszu POD IDpublikacji i wcisnąć przycisk „wstaw wiersze”.

4. analogicznie wstawić pole StronaWWW (typ: hiperłącze) przed polem IDkategorii.

5. WŁASNOŚĆ „INDEKSOWANE”. Klucz podstawowy zawsze ma tę własność ustawioną na TAK(BEZ POWTÓRZEŃ), bo musi być unikalny.

6. Samodzielnie stworzyć tabelę WYDAWNICTWA. Zwrócić uwagę na własności pół i na klucz podstawowy.

7. Samodzielnie stworzyć tabelę KATEGORIE, wypełnić danymi

8. Samodzielnie zmodyfikować tabelę PUBLIKACJE:

1. zmienić rozmiar pola NrISBN na 13

2. dodać pole NrKatalogowy typu Tekst[50]

9. Korzystając z kreatora tabel stworzyć tabelę AUTORZY. Ponieważ użyjemy wszystkich pól, to użyć przycisku „>>”! UWAGA: jeśli kreator uczepi się relacji, to relacja Autorzy->Publikacje typu 1:m

CZĘŚĆ II: TWORZENIE I MODYFIKACJA RELACJI MIĘDZY TABELAMI

10. WYMIENIĆ I SCHARAKTERYZOWAĆ METODY TWORZENIA RELACJI

11. Tworzenie relacji w trakcie tworzenia tabeli: stworzyć tabelę RECENZJE i połączyć relacją z PUBLIKACJE.

Wykonanie: użyć kreatora tabel, skorzystać z gotowca pt. „Książki” w grupie „Prywatne”, wybierając pola o podobnej nazwie do docelowych, aby się zgadzał typ. Dalej samodzielnie.

Docelowa struktura tabeli:

IDrecenzji autonumer (klucz)

IDpublikacji liczba

NazwiskoAutora tekst

EmailAutora tekst

TekstRecenzji memo

DataRecenzji data/godzina

Jak dojdziesz w kreatorze do relacji, to:

• wybrać opcję „powiązana relacją z PUBLIKACJE”

• wcisnąć przycisk „Relacje” -> otworzy się okno dialogowe

• każda publikacja może mieć wiele recenzji, a zatem typ relacji? (1:m) -> 1 rekord z PUBLIKACJE - wiele rekordów z RECENZJE

• wybrać „chcę zmodyfikować projekt” i posprawdzać, czy zgadzają się (z założonymi) typy pól, jeśli nie, to je zmienić

• Sprawdzić, czy relacja powstała: Narzędzia->Relacje

12. Tworzenie relacji przy pomocy Kreatora odnośników

Cel: stworzenie listy wyboru dla pola powiązanego z polem innej tabeli, dzięki czemu zabezpieczamy się przed wprowadzeniem nieodpowiednich danych przez użytkownika (danych nieistniejących)

Problem: Nie może być recenzji dla nieistniejącej książki, dlatego w tabeli RECENZJE trzeba zrobić tak, aby wartości pola IDpublikacji pochodziły bezpośrednio z tabeli PUBLIKACJE i do tego właśnie służy kreator odnośników.

Wykonanie:

• w oknie „Relacje” skasować relację między RECENZJE a PUBLIKACJE (klik na linii i DEL)

• Tabele->Recenzje->przycisk Projektuj

• Pole IDpublikacji -> Typ danych -> wybrać z listy pozycję „Kreator odnośników”

• zostawić opcję „obiekt ma pobierać....”

• Skąd? - PUBLIKACJE (wskazać)

• wybrać pola: Tytuł, NrWydania (bo różne recenzje do różnych wydań mogą być!!!)

• zobaczyć, co się stanie jak się odznaczy opcję „kolumna klucza”. Pozostawić ukrytą!!! Rozszerzyć kolumnę tytułu (jak w Excelu)

• obiekt nazwać „Publikacje”

• Zapisać tabelę (przy zamykaniu Access zapyta)

• Wypełnić PUBLIKACJE kilkoma przykładowymi rekordami. Zamknąć

• otworzyć RECENZJE w widoku „Arkusz danych” („Otwórz”). Sprawdzić, jak zachowuje się pole Idpublikacji (odp. Zniknęło, teraz jest etykieta „Publikacje”, ale w widoku projekt widać że nazwa pola bez zmian. UWAGA równoważne własności „tytuł”).

• Sprawdzić raz jeszcze: Narzędzia -> Relacje (jak nie ma to: Relacje -> Pokaż wszystkie)

• Ewentualnie dodać nagłówki kolumn do listy rozwijającej się w polu. (zakładka „Odnośnik”)

13. Ręczne dodawanie relacji (Narzędzia -> Relacje)

Cel: jeśli kreator się nie sprawdza lub jeśli trzeba zmodyfikować istniejącą relację.

Zadanie: Stworzyć relację PUBLIKACJE-WYDAWNICTWA. Jak sądzisz, po co i które pola połączyć? (odp. IDWydawnictwa)

Wykonanie: (zgodnie z podanymi etapami)

• otworzyć okno „Relacje”, wyświetlić tabele WYDAWNICTWA i PUBLIKACJE (wskazać klucze obce i podstawowe!)

• Przeciągnąć IDwydawnictwa z PUBLIKACJE (obcy) na IDwydawnictwa w WYDAWNICTWA (podstawowy)

• zdefiniować własności relacji: wymuszanie więzów integralności, właściwości sprzężenia - 3 opcja

CZĘŚĆ III: PRACA Z POLAMI

14. MASKI WPROWADZANIA

UWAGA, maski działają od nowego rekordu, nie mają wpływu na już wprowadzone informacje.

UWAGA 2: Kreator maski wprowadzania można stosować tylko w przypadku pól typu tekst lub data/godzina

Zadanie: dodać maskę wprowadzania dla RokWydania w PUBLIKACJE, tak aby przyjmował rzeczywiście tylko rok, czyli dokładnie 4 cyfry (Rozwiązanie: 0000;1;”_„)

Sprawdzić czy działa! (czyli w widoku Arkusz danych spróbować wprowadzić coś błędnego!)

Dla ekonometrii: maska dla Autorzy.Imię tak, aby można było wprowadzić do 12 liter i automatycznie zmiana pierwszej na wielką, kolejnych na małe (rozwiązanie: >L<???????????;0;”-„)

15. WŁASNOŚCI POLA - Każdy typ danych posiada własny zbiór własności z nim związanych. Pomagają one zapewnić integralność danych (czyli że do bazy będą wprowadzone odpowiednie informacje) [LEWY DOLNY RÓG EKRANU W WIDOKU PROJEKT]

Zadanie: Klikając na pola różnych typów sprawdzić, jak będzie się zmieniało okienko własności.

Zatrzymamy się nad własnością „Rozmiar pola”

Dla typu Tekst (obejrzeć) własność ta określa ilość miejsca na przechowywanie łańcucha znaków (max. 255 znaków)

Dla typu Liczba - własność ta określa rozmiary liczbowe

Zadanie: poustawiać dla pól liczbowych w PUBLIKACJE.

16. REGUŁY POPRAWNOŚCI I KOMUNIKATY O BŁĘDZIE

Cel: ograniczenie informacji wprowadzanych do tabeli do ściśle określonego zbioru wartości.

Zadanie: w tabeli PUBLIKACJE dokonać zmian dzięki którym nie będzie można do pól NrWydania i LiczbaStron wprowadzić liczby <=0

Wyjść z trybu projektowania i sprawdzić czy działa!

UWAGA: Można zmieniać standardowe komunikaty o błędzie na własne -> własność pola „Komunikat o błędzie” (jeśli komunikat dłuższy to możemy otworzyć większe okienko klawiszem Shift+F2, aby wygodniej wpisywać)

Zadanie: Dla powyższych pól zdefiniować własne komunikaty o błędzie i sprawdzić czy działają.

17. WŁASNOŚĆ POLA „WYMAGANE”

dla każdego typu danych. Jeśli jej wartość ustawimy na „Tak”, to Access nie pozwoli zapisać rekordu, dopóki pole nie zostanie wypełnione.

Pytanie: jak sądzisz, jakie pole powinno mieć ustawione „wymagane” na „tak”? (odp. klucz podstawowy)

Zadanie: w tabeli AUTORZY obejrzeć, jak kreator poustawiał własność „wymagane” wszystkich pól.

18. WŁASNOŚĆ POLA „FORMAT”

też do wszystkich typów danych, z wyjątkiem typu „obiekt OLE”. Typ Data/Godzina posiada listę formatów predefiniowanych

Zadanie: Obejrzeć formaty predefiniowane dla pola typu Data/Godzina w AUTORZY i wybrać dowolny z nich.

Jeśli zostanie trochę czasu, to w tabeli PUBLIKACJE stworzyć odnośniki dla Autorów i Wydawnictw.

1

1

---