WYWIAD Z MENADŻEREM
TECHNIKI PRACY MENADŻERA
WYWIAD Z MENADŻEREM X ZARZĄDZAJĄCYM GRUPĄ AGENTÓW UBEZPIECZENIOWYCH W PRĘŻNEJ FIRMIE UBEZPIECZENIOWEJ.
Y: Dzień dobry, nazywam się Y.W, dziękuję że zgodził się pan na wywiad ze mną. Na stanowisku menadżera pracuje pan od dziesięciu lat, zarządza pan liczną grupą agentów ubezpieczeniowych. Pana terminarz z pewnością wypełniony jest po brzegi. Tematem naszej rozmowy będzie właśnie CZAS i umiejętność zarządzania nim. Ostatnimi laty o zarządzaniu czasem mówi się bardzo wiele. Większość firm szkoleniowych w swoich programach ma do zaoferowania treningi z zakresu zarządzania czasem. Cieszą się one bardzo dużym zainteresowaniem. Temat stał się bardzo modny. Jakie jest pana zdanie na ten temat.
Menadżer X: Moim zdaniem temat, który chce pani poruszyć, w mojej pracy menadżera odgrywa bardzo ważną rolę. Czas jest jednym z najbardziej ograniczonych zasobów. Upływa nawet wtedy, gdy tego nie chcemy. Nie można go magazynować ani dokupić. Każdy człowiek ma go w ciągu doby dokładnie tyle samo. Być może to brzmi trywialnie, ale jak się okazuje, mało kto o tym pamięta. Bo właśnie na rzeczy najbardziej oczywiste zwracamy najmniejszą uwagę. Wzrastające tempo życia oraz wymagania, jakie stawia przed każdym z nas współczesny rynek pracy sprawiają, że mimo iż doba ma niezmiennie 24 godziny, to jednak jest ona realnie krótsza. Ta sytuacja sprawia, że coraz mniej sypiamy, co prowadzi do różnego rodzaju napięć oraz nadmiernego stresu, który ma swoje negatywne skutki. Jakie? Myślę, że nie trzeba ich wyliczać, każdy z nas zna odpowiedź na to pytanie.
Y: Jak zatem pan sobie z tym radzi?
Menadżer X: Ponieważ nie sposób wydłużyć doby, to jednak można spowodować, aby mieć więcej czasu.
Sporządzam plan moich działań. Dotyczy to nie tylko kariery zawodowej ale i życia prywatnego. Ołówek i papier to moim zdaniem najmocniejsze narzędzie zarządzania czasem. Spisując plan możemy ustalić co naprawdę chcemy robić i tworzymy do tego motywację. Tworzę plany roczne, kwartalne, tygodniowe i dzienne. Moje doświadczenie mówi mi, że odpowiedni czas na planowanie daje mi oszczędności w całkowitym czasie przeznaczonym na działanie. Lepiej zaplanować, mimo iż wydaje się to być dodatkowym zajęciem. Gdy planuję wyznaczam terminy i trzymam się ich. Daje mi to możliwość przeznaczenia więcej czasu na sprawy, które są naprawdę ważne. Ponadto osobiście lepiej pracuję pod presją. Samodyscyplina pozwala mi stworzyć presję, jednocześnie zapewniając wystarczający zapas czasu.
Specjaliści twierdzą, że już osiem minut dziennie wystarcza, aby bardzo dobrze przygotować się na dzień następny. Ten czas jest dla mnie w zupełności wystarczający, aby przeanalizować dzień który minął oraz przygotować plan na jutro. Planuje zawsze wieczorem, rano za bardzo się spieszę i nie zrobiłbym tego dobrze. Spisanie wszystkich zadań do wykonania, to jedna z podstaw efektywnego zarządzania czasem. Kiedy sobie cos zapiszę, to istnieje większe prawdopodobieństwo, że zadanie to wykonam.
Y: To wszystko prawda, ale może się zdarzyć że czas przeznaczony na dane zadanie w rzeczywistości jest nie wystarczający, lub zdarzy się sytuacja, której wcześniej nie mogliśmy przewidzieć, co wtedy?
Menadżer X: To prawda, tak tez może się zdarzyć, dlatego ważne w planowaniu działań jest bycie realistą co do możliwości precyzyjnego zapanowania całego czasu. Istnieją wydarzenia, które wybijają nas z rytmu działania. Spotykam się z tym na co dzień. Nie przewidzimy do końca naszego życia, kolejnych dni. Dlatego staram się przestrzegać reguły 40/60.
Y: na czym polega zasada 40/60?
Menadżer X: Chodzi o to, iż planuję tylko 40% swojego dnia. Resztę czasu przeznaczam na działania spontaniczne oraz wszystkie nieprzewidziane zdarzenia na które w ogóle nie mam wpływu lub też jest on stosunkowo niewielki. Wielu ludzi popełnia fatalny w skutkach błąd. Ich kalendarze przypominają harmonogramy, zagospodarowana jest każda minuta dnia. Ci, oraz tacy, którzy w ogóle nie planują, to dwie największe grupy frustratów. Wiem to z doświadczenia, też jednym z nich kiedyś byłem.
W życiu mamy do czynienia z trzema rodzajami zdarzeń: tymi, na które mamy bezpośredni wpływ, takimi, na które mamy wpływ pośredni oraz takimi, na które nie mamy żadnego wpływu. Dlatego to właśnie od tej pierwszej kategorii zdarzeń zależy sposób, w jaki wykorzystamy nasz czas. Problem dotyka szczególnie osób pracujących na moim stanowisku, menadżerów kierujących jakąś grupą osób. W mojej pracy zauważyłem, że to nie ja dysponuję własnym czasem, ale wszyscy wokół dysponują moim czasem. Nie ma w tym nic odkrywczego, podejrzewam, że każdy menadżer potwierdzi to samo. Na dodatek trzeba się z tym pogodzić oraz nauczyć żyć. Można oczywiście wydelegować co się da, ale nie jest to znowu takie łatwe. Wówczas kieruję się zasadą priorytetów.
Y: na czym polega ta zasada?
Menadżer X: Ustalanie priorytetów to w zarządzaniu czasem bardzo istotna rzecz. Każdy, kto chce lepiej wykorzystywać swój czas musi nauczyć się ustalać priorytety. Najważniejsze zachować zimną krew i wybrać co w danej chwili jest dla nas najważniejsze. Ważne jest umiejętne ocenianie wag zadań. Zwracam przy tym zawsze uwagę na ich ciężar gatunkowy. Oznacza to że najpierw wykonuję zadania najtrudniejsze i stopniowo przechodzę do coraz łatwiejszych. Wynika to z naszej fizjologii, im dłużej jakaś czynność jest wykonywana, tym bardziej jesteśmy zmęczeni i spada nasza efektywność.
Każdego dnia wykonuję także szereg czynności żmudnych aczkolwiek niezbędnych. Zawsze uwzględniam je w moim planie dnia i wyznaczam na ich wykonanie określone ramy czasowe. To jedne z niewielu rzeczy, jakie jesteśmy w stanie przewidzieć. Tym bardziej aby je sprawnie wykonać, staram się aby czas przeznaczony na ich wykonanie był niczym nie zmącony. To tzw. "cicha godzina".
Ważna jest kontrola i modyfikacja naszych planów. Z pewnością będą one z wpływem czasu podlegały zmianom. Mogą zmienić się nam cele życiowe, sytuacja zmusi nas do konieczności innego działania. Ważne jest żeby oceniać swoje dokonania, pragnienia i odpowiednio je kierunkować. Dążę do tego aby ilość koniecznych zmian, ilość kompromisów, na które czasem muszę pójść, była jak najmniejsza. Żeby to nieprzewidywalne stało się przewidywalne. Ważna jest dla mnie ciągła kontrola sposobu działania, analiza organizacji pracy, ciągłe wyłapywanie "pożeraczy" czasu.
Y: Dziękuję panu bardzo za rozmowę i poświęcony mi czas, życzę wielu sukcesów.
Menadżer X: Dziękuję również. Do widzenia.