Praca zespołowa i kierowanie zespołem Notatki z zajęć ZARZĽDZANIE KADRAMI GWSH - Katowice Istota i znaczenie pracy zespołowej Formy zespołowego działania Tworzenie i organizacja zespołu Typy zachowań w zespole Skuteczno�ć zespołu Zespół pracowniczy jako system Osiem ról lidera w zespole Proces kierowania zespołem i wiedza kierownicza

 Rekrutacja pracowników  Role i fazy grupowe  Zarzšdzanie małym i �rednim przedsiebiorstwem  Gospodarowanie zasobami ludzkimi

Istota i znaczenie pracy zespołowej

spis tre�ci

Zespół pracowniczy będziemy traktowali w trojaki sposób:

1. jako jednostkę samodzielnš lub element przedsiębiorstwa funkcjonujšcy w obrębie formalnie wyodrębnionego ogniwa i pozostajšcy pod wpływem swojego otoczenia.

2. jako system działajšcy rozmy�lnie, na którego funkcjonowanie oddziałowuje i wpływa cały szereg funkcjonowania czynników ( natury ekonomicznej , socjologicznej , psychologicznej , technologicznej )

3. jako dynamiczne zespolenie , pewna dynamicznie zmieniajšca się kombinacja zasobów ludzkich , informatycznych ekologicznych , które stojš na wej�ciu do organizacji , które podlegajš transformacji ( proces przetwarzania , zmian) , które sš przetwarzane w stany wyj�ciowe , pojawiajšce się na wyj�ciu jako produkt gotowy (usługa, informacja)

Praca zespołowa ( A. Sejhiewicz)- jest to podstawowa forma organizacji pracy przez którš rozumiemy okre�lony stopień organizacyjnego zespolenia wykonawców w procesie pracy dla wykonania okre�lonych zadań.

Praca zespołowa (B. House ) - to taki rodzaj działań zbiorowych gdzie wykonanie pewnych uporzšdkowanych zbiorów czynno�ci i operacji powierza się okre�lonej grupie osób lub gdy pewna grupa osób wykonuje zespołowo zadania zlecone indywidualnie na każdego z nich.

Cechy pracy zespołowej :

1. współdziałanie czyli zorganizowane działanie zmierzajšce do realizacji wspólnego celu

2. współpraca

3. współ partnerstwo

4. możliwo�ć i chęć udzielenia sobie pomocy

5. możliwo�ć łšczenia zawodów i specjalno�ci

6. możliwo�ć pełnienia funkcji w zależno�ci od kwalifikacji , umiejętno�ci , zdolno�ci , aktualnych możliwo�ci (chęci)

7. zbiorowa odpowiedzialno�ć za rezultaty pracy

Trzy grupy problemów zachodzšcych w zespole :

1. Grupa I - czynno�ci majšce na celu okre�lenie zadań , czynno�ci motywujšce , mobilizujšce do działania.

2. czynno�ci majšce na celu okre�lenie zadań:

• podejmowanie inicjatyw

• poszukiwanie informacji

• pozyskiwanie informacji

• gromadzenie i przetwarzanie informacji

• diagnozowanie i analizowanie sytuacji

• diagnozowanie �rodków , sposobów i metod działania

• wyrażanie opinii o wszystkim

• ocena wszystkich i wszystkiego

• podejmowanie decyzji i rozwišzywanie problemów

motywowanie i mobilizowanie

• poszukiwanie kompromisu

• utrzymanie ładu w zespole

• wypracowanie norm , wzorców , standardów

• integrowanie członków zespołu

• Grupa II - wypracowanie ideologii i spójno�ci grupy

• wpływanie na zachowanie

• kształtowanie zachowania

• wpływa na pracę zespołu

• wpływ na stopień odczuwanego przez członków zespołu zadowolenia , satysfakcji

• Grupa III - identyfikacja z grupš - akceptacja współpracowników zespołu , lidera zespołu , przyjęcie celów i zadań postawionych przed zespołem , warunki pracy , metody pracy.

Zalety ( mocne strony ) pracy zespołowej :

1. działanie, praca zespołowa pozwala uzyskiwać lepsze rezultaty niż praca jednostek ( synergiczny efekt działania zespołowego )

2. podniesienie wydajno�ci pracy

3. stworzenie warunków do wykorzystania indywidualnych umiejętno�ci w interesie zespołu

4. pozwala na wykonywanie każdemu członkowi zespołu tego co jest dla niego odpowiednie , dzięki temu wzrasta zadowolenie z pracy

5. zmniejsza się poczucie zależno�ci od przełożonego

6. wzmacniajš się więzy pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu ( integracja) , grupa staje się cało�ciš

7. prowadzi do osłabienia fluktuacji a przez to obniża się koszty z tym zwišzane

8. odcišża aparat kierowniczy od wykonywania zadań w miarę prostych , rutynowych , o niskim stopniu odpowiedzialno�ci

9. umożliwia dokonanie korzystnego podziału pracy i daje możliwo�ć wzajemnej pomocy , grupowego rozwišzywania problemów ; ułatwia , przyspiesza , udrażnia przepływ informacji i proces komunikowania się , wymianę do�wiadczeń , ułatwia pokonywanie różnic wynikajšcych z indywidualnych postaw , umożliwia wspólne tempo pracy, uaktywnia proces wzajemnej kontroli i samokontroli .

Potencjalne wady pracy zespołowej :

1. może prowadzić do konformizmu

2. może pojawić się w zespole lider - samozwaniec wymuszajšcy na członkach grupy przyjęcie postaw negatywnych

3. zmusza do czę�ciowej rezygnacji z własnych ambicji na rzecz norm i warto�ci funkcjonujšcych w zespole

4. zespół potrzebuje więcej czasu na podjecie decyzji lub rozwišzanie danego problemu niż indywidualny pracownik




Formy zespołowego działania :

spis tre�ci

Dwie formy zespołowego działania :

1. Zespoły o specjalizacji jednorodnej - powstajš w wyniku łšczenia osób dotychczas indywidualnie wykonujšcych równoległe czynno�ci czy zadania , obejmujš więc te zespoły pracowników o jednakowych specjalno�ciach ( np. tokarzy , �lusarzy , mechaników ) sš zazwyczaj obowišzane do realizacji okre�lonego typu działania lub okre�lonej formy produkcji - nie identyfikuje się z produktem finalnym.W ramach zespołów o specjalizacji jednorodnej wyróżniamy zespoły pracownicze w układzie macierzowym ( dualizm- podwójna podległo�ć , każdy pracownik ma dwóch szefów ,układ przedmiotowy organizuje pracowników do działania. Powstajš tu dora�ne , płynne zespoły pracownicze , które funkcjonujš na czas pewnego zadania , po zrealizowaniu zadania członkowie powracajš z powrotem do swoich zespołów , wysoki efekt działania zespołowego .

2. Zespoły o specjalizacji różnorodnej - obejmujš wykonawców o różnych zawodach i różnych specjalno�ciach , członkowie tych zespołów realizujš kolejne czynno�ci składajšce się na większe zadanie czy nawet na pełny proces produkcyjny , praca jest tu wzajemnie uzależniona.W ramach zespołów o specjalizacji różnorodnej wyróżniamy zespoły pracownicze w układzie poziomym ( grupujš pracowników realizujšcych nie tylko działalno�ć podstawowš ale także działalno�ć pomocniczš lub o charakterze obsługi -np. monterów , �lusarzy ) i zespoły pracownicze w układzie pionowym ( grupujš pracowników realizujšcych oprócz funkcji wykonywanych różnego rodzaju proste funkcje kierownicze - planowanie czynno�ci realizowanych przez ten zespół , organizowanie przebiegu tych działań , motywowanie ustalanie zasad wynagradzania i premiowania ,kontrolowanie działań poszczególnych członków zespołu ) .




Tworzenie i organizacja zespołu

spis tre�ci

Etapy tworzenia zespołu :

1. etap formowania - dominuje niepokój , zależno�ć od przywódcy zespołu , testowanie zadania

2. etap �cierania się - dominuje atmosfera konfliktu , rodzi się emocjonalny opór wobec lidera , wobec stawianych zadań , metod , konflikt wobec wszystkiego

3. etap normowania się - daje możliwo�ć kształtowania , spójno�ci grupy ,norm i zasad współżycia , współdziałania , choć cišgle jeszcze na tym etapie występuje otwarta i dynamiczna wymiana poglšdów , wyodrębnia się tożsamo�ć grupy , wsparcie

4. działanie - wszystkiego rodzaju problemy interpersonalne zostały rozwišzane , cele i zadania zostały zaakceptowane , zespół podejmuje działanie

Kierownik powinien mieć na uwadze podstawowe zasady :

1. Zasada optymalnej liczby członków zespołu - im większy zespół pracowniczy tym więcej problemów pod względem przekonań ,postaw ( społecznych ,politycznych , moralnych)tym wolniej będš przebiegać procesy współżycia , współdziałania . Duży zespół to problem dla kierownika - występuje stosunkowo mała liczba kontaktów z podwładnymi , ograniczony przepływ informacji , trudno�ci w egzekwowaniu realizowanych zadań przez członków zespołu , trudno�ci w odpowiednim motywowaniu podwładnych. Mały liczebnie zespół - to silniejsza motywacja , to więzi personalne , integracja zespołu , częstszy kontakt z podwładnymi , szybszy przepływ informacji . Optymalny zespół jest uzależniony od kilku czynników i rodzajów pracy , od charakteru wykonywanych działań , od przestrzeni na której ten zespół ma działać , od stosowanych �rodków łšczno�ci , od poziomu kwalifikacji pracowników , od cech i osobowo�ci kierownika

2. Zasada rezerwy kwalifikacyjnej

3. Kp < Wp - kwalifikacje mniejsze od stawianych wymagań

4. Kp = Wp - kwalifikacje sš takie, jakie sš stawiane wymagania ( sytuacja idealna)

5. Kp > Wp - kwalifikacje przewyższajš stawiane wymagania ( w dłuższym przedziale czasu nie jest to dobre rozwišzanie )

6. Zasada perspektywy działania - potrzeba , konieczno�ć poinformowania kandydata na członka zespołu o misji zespołu , celach stawianych przed zespołem , o warunkach działania - funkcjonowania zespołu po to żeby kandydat mógł na wej�ciu wyzwolić emocje dodatnie lub ujemne

7. Zasada dostępnej bazy technicznej - baza techniczna to wszystkiego rodzaju maszyny , urzšdzenia , �rodki transportu , wszystko to co ma do dyspozycji zespół dla realizacji celów i zadań zespołu - musi ułatwiać i umożliwiać pracę ( nie przeszkadzać ) Zasada ta to potrzeba bieżšcego modyfikowania bazy technicznej aby zespół mógł skutecznie i sprawnie funkcjonować




Typy zachowań w zespole

spis tre�ci

1. zachowania zadaniowe - pomagajš one zespołowi na ustalenie i realizację wspólnych celów ( np. poszukiwanie informacji , pozyskiwanie informacji , zachęcanie do podejmowania decyzji , wypracowywanie norm , wzorów, stanowisk )

2. zachowania zespołowe - wzmacniajš , budujš harmonię i spójno�ć zespołu ( np. motywowanie , nagradzanie członków zespołu , poszukiwanie kompromisu dla dobra zespołu , podtrzymywanie komunikacji wewnętrznej ) (zachowania zadaniowe i zespołowe sš potrzebne w zachowaniach zespołu )

3. zachowania indywidualne - niepożšdane działania powstajšce w wyniku nie zaspokojenia potrzeb indywidualnych pracownika i przeszkadzajšce zespołowi w osišgnięciu celu. ( np. dominacja , dšżenie do zdobycia dominacji nad grupš , agresja , atakowanie pozytywnych pomysłów , dšżenie do zdobycia uznania , współczucie ,pomoc , chęć zwrócenia na siebie uwagi , tworzenie frakcji lub podgrup , które będš atakowały grupę i rozbijały jš od wewnštrz

Skuteczno�ć pracy zespołu jest największa gdy między zachowaniami zadaniowymi i zespołowymi zachodzi czy istnieje wła�ciwa proporcja a zachowania indywidualne sš ograniczone do minimum




Skuteczno�ć działania zespołu

spis tre�ci

Skuteczny zespół - to taki zespół , którego struktura , przywództwo i metody działania odpowiadajš wymaganiom jakie wymaga postawione przed tym zespołem zadanie.

Cechy skutecznego zespołu Mac Gregora :

1. przyja�ń

2. rozlu�niona atmosfera

3. prowadzenie szerokich dyskusji ale tematycznie zwišzanych z realizowanym zadaniem

4. cele i zadania sš zrozumiałe dla członków zespołu i sš przez nich akceptowane

5. zespół słucha krytycznych opinii

6. przywódca nie dominuje nad pozostałymi członkami zespołu




Zespół pracowniczy jako system

spis tre�ci

Zespół pracowniczy jest systemem społecznym ponieważ tworzš go ludzie oraz systemem społeczno-technicznym ponieważ obok ludzi występujš maszyny

Zespół pracowniczy jako system jest :

 podsystemem bo zawsze można wskazać nadsystem

 jest systemem otwartym bo widoczna jest jego cišgła współpraca z aktywnym otoczeniem

 jest systemem hierarchicznym bo między jego elementami zachodzš nadrzędno�ci

 jest to system aktywny bo jego elementy , członkowie współdziałajš

 jest to system o działaniu planowym ( współdziałanie członków zespołu jest wcze�nie przygotowane i obowišzuje w pewnym wyznaczonym czasie )

 jest to system o działaniu sytuacyjnym (funkcjonowanie członków zespołu jest spontaniczne , nie przewidziane zależne od zaistniałej sytuacji )

W zespołach pracowniczych spotykamy hierarchiczne oraz partnerskie układy z kierownikiem. W układzie hierarchicznym kierownik zespołu odgrywa rolę o�rodka dyspozycyjnego ( nadrzędnš ) , reprezentuje zespół na zewnštrz , odpowiada za wyniki zespołu . Jest mianowany przez jednostkę nadrzędnš , z reguły pracownicy nie majš wpływu na jego wybór. Natomiast układ partnerski jest możliwy w przypadku zespołu o dużych uprawnieniach i względnie samodzielnych , zespół wybiera lidera spo�ród siebie a wybrany kierownik jest równorzędnym członkiem zespołu , jest współpartnerem , nie ma prawa ingerować w pracę pozostałych . Kierownika wyróżnia funkcja reprezentowania grupy na zewnštrz.




Osiem ról lidera w zespole

spis tre�ci

1. koordynator ( Jego cechy osobowo�ci : : jest zrównoważony , indywidualista , dominujšcy charakter , przynaglajšcy do działania . Role w zespole : kieruje procesem działania , pracš zespołu , ustala cele i priorytety , wykorzystuje zdolno�ci interpersonalne np. przy dyskusjach . Cenne umiejętno�ci : koncentruje pracę zespołu na jego działaniach , łagodzi trudno�ci , podtrzymuje zespół w działaniach . Koordynator jako lider zespołu jest efektywny w kierowaniu zespołem ale nie zawsze odpowiada potrzebom zespołu. )

2. realizator ( Cechy osobowo�ci : zrównoważony , opanowany , preferuje stabilne struktury , jest efektywny i systematyczny w działaniu . Role w zespole : praktyczny organizator , okre�la zadania i role organizatorskie , ustala logiczna drogę postępowania , wyja�nia cele. Cenne umiejętno�ci : koncentruje się na sprawach praktycznych , jest systematyczny w działaniu , charakteryzuje go upór w dšżeniu do osišgnięcia celu. Realizator jako lider zespołu pomaga w szybkim realizowaniu zadań ale łatwo może przeoczyć rozwišzania nie konwencjonalne i innowacyjne )

3. wódz ( Cechy osobowo�ci : niespokojny , energiczny , impulsywny , jasno my�lšcy , rywalizujšcy z innymi. Role w zespole : kieruje zadaniem , nadaje kształt wynikom pracy zespołu , okre�la metody i sposoby działania . Cenne umiejętno�ci : interweniuje gdy zespół nie realizuje zadania , dostarcza energii zespołowi , prowadzi zespół do celu. Wódz jako lider zespołu potrafi prowadzić zespół do szybkich decyzji , jest efektywny w dziedzinach w których się specjalizuje , może być jednak postrzegany jako wykorzystujšcy zespół do firmowania własnych decyzji . )

4. innowator ( Cechy osobowo�ci : koncentruje się na najważniejszych kwestiach , introwertyk , intelektualista . Rola w zespole : jest �ródłem oryginalnych pomysłów , może wydawać się krytyczny przy rozwišzywaniu problemów , często przyjmuje radykalnš postawę. Cenne umiejętno�ci : koncentruje się na najważniejszych zagadnieniach , proponuje nowe koncepcje , nowe rozwišzania gdy zespół nie idzie do przodu . Innowator jako lider potrafi stymulować zespół do działania ale jego dšżenie do władzy może ograniczyć inwencję zespołu.)

5. poszukiwacz �ródeł ( Cechy osobowo�ci : zrelaksowany , entuzjastyczny , zrównoważony , dominujšcy ekstrawertyk. Rola w zespole : zewnętrzna informacja , gromadzi informacje , improwizator , reprezentacja grupy na zewnštrz . Cenne umiejętno�ci : wykorzystuje zdolno�ci interpersonalne do rozwišzywania konfliktów i obniżania napięć w grupie. Poszukiwacz �ródeł jako lider potrafi utrzymać poziom działania ale czasami wydaje się , że ważniejsze dla niego sš kontakty zewnętrzne niż praca w grupie.)

6. krytyk zespołu ( Cechy osobowo�ci : zrównoważony , introwertyk , poważny , krytyczny . Rola w zespole : zajmuje się trze�wš analizš , przyjmuje i interpretuje informację , ocenia krytycznie wszystkich i wszystko. Cenne umiejętno�ci : dba o zespół , nie podejmuje niekorzystnych decyzji , dba aby nic nie zostało pominięte . Krytyk zespołu jako lider prowadzi do szybkich efektywnych rozwišzań ale jest krytykiem i może zburzyć pewno�ć członków zespołu )

7. dusza zespołu ( Cechy osobowo�ci : zrównoważony ekstrawertyk , nie dšży do dominacji , lojalny wobec zespołu , wyczulony na potrzeby innych . Rola w zespole : bazuje na komunikacji wewnętrznej , podnosi morale zespołu , popiera i rozwija poglšdy innych , stanowi równowagę do dominujšcych członków zespołu . Cenne umiejętno�ci : buduje ducha zespołu będšc tego najlepszym przykładem , rozładowuje napięcia w zespole. Dusza zespołu jako lider jest znakomitym człowiekiem do budowania jedno�ci w zespole , jest doskonały w zespole dojrzałym natomiast , dla zespołu niedo�wiadczonego jest zbyt radykalny )

8. skrupulatny wykonawca ( Cechy osobowo�ci : niespokojny introwertyk , duże poczucie obowišzku , martwi się o przyszło�ć . Role w zespole : wprowadza ład i porzšdek , dotrzymuje terminów , realizuje plan działania , zwraca uwagę na szczegóły . Cenne umiejętno�ci : sprawdzanie wyników pracy zespołu , podnoszenie jako�ci wyników pracy zespołu , podnoszenie efektywno�ci pracy zespołu . Skrupulatny wykonawca jako lider może być efektywny bo dba o wykonanie zadań ale może nie docenić sił twórczych w zespole. )




Etapy kierowania zespołem

spis tre�ci

1. sformułowanie - okre�lenie celów , które będš realizowane przez zespół

2. podział celów na zadania

3. dobór albo wybór sposobów działania

4. organizacja przebiegu działań

5. przekształcenie poszczególnym członkom zadań i motywowanie ich do pracy

6. kontrola tego co się dzieje w zespole

---