Archiwa bieżące. Notatki by sobczynka.

ARCHIWA BIEŻĄCE zajmują się: przejmowaniem, przechowywaniem, zabezpieczaniem, udostępnianiem.

Rodzaje archiwów .bierzących :

Arch. Zakładowe,

składnice akt,

1. z powierzonym zasobem,

1. wyodrebnione,

1. przejściowe.

1. rola archiwów zakładowych:

• odciążenie komórek organizacyjnych z dokumentacji, która nie jest niezbędna do bieżacej dzialalności, ale zgodnie z przepisami musi być jeszcze przechowywana w jednostce organizacyjnej.

• Przechowuje i zabezpiecza tę część akt, która po określonym czasie jest przechowywana do AP.

2. zabezpieczanie jednostki org.przez kierownika polega na:

• wprowadzeniu i stosowaniu w pracy biurowej instr.kanc i wykazu akt dostosowanych do potrzeb jednostki i uzgodnionych z państwową służbą archiwalną

• opracowaniu i stosowaniu instr archiwalnej

• zorganizowanie prawidłowo funkcjonującego arch zakładowego, kierowanego przez stalego i odpowiednio przeszkolonego pracownika

• szkolenie personelu biurowego i personelu arch zakł w zakresie biurowości i prac archiwalnych w oparciu o bieżące przepisy

3. budowa instrukcji archiwalnej:

• przedmiot i zakres instrukcji

• podział akt na kat arch

• zakres i działanie a zakładowego, składnicy akt oraz personelu arch.

• Lokal

• Przechowywanie oraz ewidencja akt

• Udostępnianie akt

• Wydzielanie i przekazywanie dok niearch na makulaturę

• Przekazywanie mat arch do AP

• Kontrola Arch zakl

• Postępowanie z dok po rearganizacji, likwidacji lub ustaniu działalności jedn org.

4. do zadań arch zakł wynikających z obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych należy:

• współpraca z kom org w zkaresie prawidlowego oznakowania teczek i przekazywania dok do a zakł

• przejmowanie dok od kom org

• przechowywanie, ewidencja, zabezpieczanie posiadanych akt

• udostępnianie akt do celów służbowych i innych

• brakowanie dok niearch której okres przechowywania minął

• przekazywanie materiałów archiwalnych do AP

• utrzymoywanie kontaktów z AP

• w razie potrzeby porządkowanie akt niewłaściwie uporządkowanych (cykliczność pracy)

5. plan pracy arch zakł.:

styczeń- wydzielanie dok niearch której okres przechowywania minął

luty- prace komisji brakowania, sporządzanie wniosków na brakowanie, przekazywanie akt na makulaturę

marzec, kwiecień- współpraca z kom org w zakrsie przygotowania akt do przekazania do a zakl

maj, czerwiec- przekazywanie akt z kom org do a zakł

lipiec-wrzesień- prace porządkowe nad zasobem a zakł (ewidencja, odkurzanie, ukadanie teczek)

październik- przekazywanie mat arch do AP

listopad, grudzień- skontrum zasobu arch, aktualizacja ewidencji.

WYKAZ AKT decyduje o wewn strukturze zespołu arch.

Funkcje: klasyfikacja, kwalifikacja archiwalna, rejestracja (znak sprawy, zn akt), nadaje porządek registraturze.

1963 pierwszy w.a.

cechy w.a.: stabilność, powinien być oparty na kompetencjach, a nie strukturze org., aktualność, kompletność - musi odzwierciedlać wszystkie kompetencje instytucji, kompletność, poprawność formalna.

Dla archiwisty zakładowego: kategoria arch, hasło klasyfikacyjne (dla udostępniania),

Symbol kom (macierzystej) w razie błędów.

ARCHIWISTA ZAKŁADOWY:

Archiwista:

-kursy arch (1 i 2 st)

-studium policealne

-studia podyplomowe (1 i 2 st)

-studia wyższe: historia o specjalności zarzadzanie dok wsp. oraz nasz jakże cudowny kierunek się tu mieści ;)

wykształcenie personelu a zakł:

-wyższe 16,16%

-średnie 74,98 %

-zawodowe 7,08%

-podstawowe 3,78%

Lokal archiwum zakł.: określa rozporządzenie Min Kult w spr warunków przechowywania dok osobowo-płacowej.

• w fazie projektu budynku instytucji ważne ejst, aby przewidzieć lokal archiwum znajdujący się w budynku adm. (nie w oddzielnym bud, nie strychy i piwnice)

• pomieszczenie powinno znajdować się na wysokim parterze

• pomieszczenie suche, okna od str północnej, z możliwością wietrzenia, klima, ogrzewanie

• w magazynach nie powinny się znajdować przewody wodne, kanalizacyjne

• lokal powinien być przygotowany na przechowywanie akt przez 10-15 lat

• 1000m.b.akt magazyzuje się na powierzchni 170m²

• wysokość magazynu to min 2m 20cm

• obciążenie stropu: regały zwykłe: min. 800kg/m²; regaly kompaktowe: min. 1200kg/m²

• powinny być wyznaczone 2 oddzielne magazyny dla mat arch i dla dok A i B

• oddzielne miejsce dla archiwisty i miejsce udostępniania akt

• drzwi obite blachą, okna przyciemnione, systemy antywłamaniowe, przeciwpożarowe, gaśnicze, gaśnice proszkowe, ..?.. , azbestowe, wózki ewakuacyjne, 1 gaśnica na 300m²

• oświetlenie usytuowane miedzy regałami (klosze), max naświetlenie w magazynach nie może przekraczać 200 luksów, świetlówki o obniżonej emisji promieniowania ultrafioletowego.

• Wyposażenie mag: regały (kompaktowe, stacjonarne, metalowe). Zastosowanie kompaktów zwiększa wykorzystanie powierzchni mag do 80% i ogranicza dostęp kurzu do akt

• Przy regałach stacjonarnych odległość od ścian powinna wynosić 40 cm, a od innych regałów 80cm. Najlepiej montować je w ciągu nie dłuzszym niż 10m, a przestrzeń między ciągami 80-100cm, półki instalujemy co 40-50 cm, ale od podłogi 20cm. Regały prostopadle do okna. Oznaczenia: regały - cyfry rzymskie, półki - cyfry arabskie

• W przypadku map i planów, należy przechowywać je w specjalnych szafach lub szufladach, podobnie w przypadku filmów (+sprzęt do ich odtwarzania)

• Obok regałów i półek bardzo ważne są pudelka wykonane z materiałów bezkwasowych.

• W pomieszczeniu archiwisty powinna znajdować się szafa zamykana dla przechowywania ewidencji

• Pomieszczenie powinno spełniać wszelkie wymogi stawiane przez państwową inspekcję pracy

• W magazynie powinna znajdować się drabina, urządzenie do pomiaru temperatury.........

• Stan zachowania akt wymaga zapewnienia odpowiedniej temperatury (14-20st) i wilgotności (45-60%).

Zadania archiwisty zakładowego:

Archiwista zakładowy powinien dbać o zasadę niepodzielności i zabezpieczenie dokumentacji, która powstała w toku działalności całej jedn org.

Przejmowanie dotyczy tylko akt ostatecznie załatwionych i nie potrzebnych już do bieżącego urzędowania.

Sprawdzane tego, czy komórka przekazała wszystkie akta jest konfrontacja akt przekazanych z pozycjami z wykazu akt. Przekazane akta powinny być porządkowane już w kom org w trakcie ich obiegu.

-pisma ułożone w obrębie sprawy chronologicznie, pierwsze pismo na górze

-kompletnym aktom spraw w teczce nadaje się układ wg spisu spraw

-w obrębie teczki tylko jedna kategoria arch.

Teczka (A):

-grubość 4-5cm, jeśli grubsza, należy założyć drugą

-teczka przesznurowana lub przeszyta

-teczka wiązana lepsza niż na gumkę

-usunięte wtórniki pism

-usunięte częsci metalowe

-obwoluty oryginalne

-paginacja stron (ołówkiem miękkim w prawym górnym rogu, tylko zapisane strony)

akta:

-spisane w spisie zd-odb

-wszystkie jedn spisane oddzielnie

-oddzielny spis zd-odb dla kat A i B

Archiwista:

-przejrzeć jednostki

-spr stan uporządkowania akt

-spr poprawność spisu zd-odb

W razie zastrzeżeń A. zgłasza je do kom org, jeśli zastrzeżeń nie ma potwierdza podpisem. Od tej chwili archiwista jest odpowiedzialnny za akta.

-wpisuje zpis zd-odb do wykazu spisów zd-odb (numeracja ciągła, jeden wykaz spisów zd-odb dla całego okresu działalności jednostki)

-spis zd-odb otrzymuje numer wynikający z liczby porządkowej z wykazu spisów.

-nadaje sygnaturę archiwalną, którą stanowią: nr spisu zd-odb / nr kolejny teczki w spisie. Tę sygnaturę wpisuje się na teczkę, w wiadomym miejscu ;0

-sp zd-odb: 1egzeplarz zwracamy kom org, 1egz do AP, 2egz przechowywane są w arch zakł

-tworzymy teczkę dla każdej kom org i w niej przechowujemy spisy tej kom. Podział na komórki.

BRAKOWANIE

Sytuacja gdy dokumentacja jest uporządkowana:

-archiwista przegląda sp zd-odb akt przekazanych z kom org do archiwym i zaznacza ołówkiem te akta, których okres przechowywania minął;

-Na podst sp zd-odb sporządza się spis dokumentacji niearchiwalnej, przeznaczonej na zniszczenie: wg. kom organizacyjnych, wg. wykazu akt, wg. sp zd-odb

-liczenie pozycji, m.b., daty skrajne ->protokół brakowania. Archiwista podpisuje. Potrzebny jest tez podpis kierownika kom org, której akta będą brakowane.

-Na wniosek archiwisty zakładowego, kierownik jednostki org powołuje komisję wydzielania, w której skład wchodzą: archiwista (nie może być przewodniczącym), kierownik kom org, której akta idące na zniszczenie dotyczą, kierownik kom org/wydziału, pod który podlega archiwum zakładowe

-Komisja sporzadza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, który zawiera: m.b., karty spisu dok niearch, ilość pozycji tego spisu (?)

-Komisja zgłasza wniosek o bkakowanie do AP

-zgoda może być jednorazowa (wydaje ja dyrektor AP) lub generalna wydana przez NDAP. Zgoda generalna może być wydana instytucji, która posiada dobrze skonstruowany wykaz akt, instrukcję kancelaryjną itd. Na 10 lat. Zgoda bezterminowa dla kat. Bc. NDAP zwraca tez uwagę, czy w archiwum pracuje dobrze wykwalifikowany archiwista. Dla kat. Be brak zgody generalnej.

-jeśli jest zgoda, archiwista wypełnia pole 8 na sp zd-odb.

Należy pamiętać o mechanicznym przygotowaniu akt na brakowanie (usunięcie części metalowych itd.)

-4 dokumenty, jakie powstały (spis dok nie archiwalnej przeznaczonej na zniszczenie, protokół oceny dokumentacji niearch., wniosek o brakowanie, zgoda AP), należy schować do teczki

-!ustawa o ochronie danych osobowych!

W przypadku, gdy akta nie są uporządkowane:

-wydzielenie dok kat. Bc

-nadanie układu teczkom wg kom org lub chronologicznie

-sprawdzenie poprawności zatytułowania teczek

-spr kat archiwalnych z wykazem akt

Dalej j.w.

ŚRODKI EWIDENCYJNO-INFORMACYJNE ZNAJDUJĄCE SIĘ W ARCH ZAKŁ.

Cel:

-stan posiadania akt (ewidencja)

-możliwość odnalezienia akt do wypożyczenia (udostępnianie)

1. spisy zd-odb akt przekazywanych

2. wykaz sp zd-odb

3. protokoły dot zaginiecia, zniszcznia, uszkodzenia akt

4. karta udostępniania PUA 32 (albo PUH, nie wiem..)

5. spis dok niearch przeznaczonej na zniszczenie

6. protokół oceny dok niearch przekazanej na zniszczenie

7. zgoda na brakowanie

8. sp zd-odb dok przekazanej do AP (nie w składnicach akt)

9. inwentarz kartkowy (lub komputerowy) posiadanej dok kat A.

10. protokoły z wizytacji

PRZEKAZYWANIE DO AP

Materiały arch są przekazywane zazwyczaj po 25 latach, ale:

-akta metrykalne - 100lat

-akta sądowe - 50 lat

-inne określone oddzielnymi przepisami

Mat arch po likwidacji jednostki org są przekazywane do AP bez względu na okres przechowywania w a zakł.

Jeżeli do momentu likwidacji nie minął okres przechowywania dok, a sukcesorowi jest ona potrzebna, może on ja przejąć i po upływie terminu przekazać do AP

Materiały niearch przejmuje sukcesor lub organ powołujący likwidowaną jednostkę, lub specjalnie wynajęta firma zajmująca się przechowywaniem.

Do AP przekazuje się dok uporządkowaną, kompletną, bez luk chronologicznych. Akta przekazuje się co 5-10 lat.

Archiwista zakładowy:

-sporządza wniosek do AP o przejęcie

-sporządza spis zd-odb akt przekazanych do AP

-sporządza notkę informacyjną o materiale przekazanym, szczególnie, gdy przekazuje mat po raz pierwszy (rys historyczny, inf o schemacie org urzędu)

AP przed przejęciem powinno sprawdzić stan uporządkowania. Wyznacza datę przejęcia.

Porządkowanie obejmuje:

-pojedyncze teczki

-nadanie teczkom układu (wg struktury org urzędu, a w obrębie komórek zgodnie z wykazem akt)

-spisanie ich odpowiednio na spisie zd0odb

Spis zd-odb akt przekazywanych do AP :

1. lp

2. znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)

3. tytuł teczki ( hasło klasyfikacyjne z wyk akt)

4. daty skrajne

5. uwagi

Zaleca się, aby był on wypisany maszynopisem.

-1 egz zostaje w a zakł

-2 egzemplarze do AP

W przypadku ustania działalności instytucji oprócz notki dołącza się spis akt, których okres przechowywania nie minął, przekazanych sukcesorowi.

Zabezpieczenie akt od str technicznej (paginacja, zabezpieczenie w kartonach, materiały przesznurowane, usunięte części metalowe)

METODY KSZTAŁTOWANIA NARASTAJĄCEGO ZASOBU

1. selekcja:

-twórców

-samych akt

2. nadzór nad narastającym zasobem:

-archiwalna kontrola biurowości

-nadzór nad archiwum zakładowym

-nadzór nad brakowaniem mat niearch w a zakl i skł akt

Nadzór nad arch zakł:

Obecnie obowiazujące jest zarządzenie NDAP z 15.06.2000r w sprawie przeprowadzania przez AP kontroli postepowania z mat arch wchodzącymi do p.z.a +załącznik do tego zarządzenia. To jest Instrukcja w sprawie organizacji i sposobu przeprowadzania kontroli arch (zbiór siwy w bibliotece)

Cel kontroli arch:

Uporządkowanie i kompletność mat arch wchodzących do p.z.a. Kontrole są przeprowadzane w państwowych i samorządowych jedn org.

4 rodzaje kontroli:

1. kontrola ogólna - to podstawowy rodzaj kontroli, prowadzony w państwowych i samorządowych jedn org wytwarzających mat arch

2. kontrola problemowa - skupia się na jednym szczegółowym zagadnieniu i obejmuje część działalności archiwum. Przeprowadzane są w jedn które nie są twórcami mat arch, ale je przechowują lub gdy jest jakiś problem (np. pojawił się grzyb;0)

3. lustracje (kontrole sprawdzające) - maja na celu ocenę stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych

4. kontrola specjalna - na wniosek NDAP i on sprawuje nad nią nadzór.

3 pierwsze są przeprowadzane na wniosek dyrektorów AP.

To by było na tyle jeśli chodzi o notatki z zajęć. Dorota kazała do tego przeczytać:

1. Robaczewski, Archiwa samorządowe w woj. Kuj-pom, Pamiętnik II Krajowego Sympozjum Arch.

2. H. Robótka, model funkcjonalny współczesnego archiwum zakładowego, 1997, Pamiętnik pokonferencyjny II Powszechnego Zjazdu Archiwistów w Toruniu. Archiwa polskie wobez wyzwań XXI w.

---