Obowiązek prowadzenia akt osobowych

Zgodnie z art. 94 pkt 9a K.p.

Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

oraz akt osobowych pracowników

należy do

podstawowych obowiązków pracodawcy.

Zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika określił Minister Pracy i Polityki Socjalnej w drodze rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Zasady, którymi kieruje się pracodawca w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników.

1. Indywidualności - oznaczająca, że pracodawca dla każdego zatrudnionego pracownika zakłada teczkę akt osobowych.

2. Chronologiczności - oznaczająca, że dokumenty pracownika wpinane są do teczki akt osobowych w porządku chronologicznym, ponumerowane.

3. Podziału - oznaczająca, że dokumenty gromadzone w teczce akt osobowych podzielone są na trzy części A, B i C, z której każda powinna być opatrzona pełnym wykazem znajdujących się w niej dokumentów.

W części „A” gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

W części „B” gromadzone są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy
i przebiegu pracy pracownika,

W części „C” gromadzone są dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
i ewentualną korespondencją po ustaniu zatrudnienia.

4. Celowości - oznaczająca, że celem gromadzenia dokumentów w teczce

akt osobowych jest proces zatrudnienia. 

Zawartość akt osobowych

Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

Dokumenty, które pracodawca ma obowiązek zgromadzić przed dopuszczeniem pracownika do pracy:

• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

• świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

Dokumenty, które pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się
o zatrudnienie:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym,
  w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

 Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Część B - dokumenty dotyczące nawiązania oraz przebiegu stosunku pracy

Dokumenty, które pracodawca ma obowiązek zgromadzić przed dopuszczeniem pracownika do pracy:

• pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy,
  a w razie jego braku z obwieszczeniem dotyczącym systemów i rozkładów czasu pracy,

• pisemne potwierdzenie zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa
  i higieny pracy,

• zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bhp,

• umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie
  w formie pisemnej ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Dokumenty, gromadzone w trakcie zatrudnienia pracownika:

• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

• pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z informacją o warunkach zatrudnienia wynikającą z art. 29 § 3 Kodeksu pracy,

• zaświadczenie z odbywanych przez pracownika szkoleń okresowych z zakresu bhp,

• orzeczenia lekarskie wydawane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2, art. 182¹ § 1, art. 186 § 1 i 2, art. 188 Kodeksu pracy,
  o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich określonych
  w tych przepisach,

• inne dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, np.:

- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu
albo do wyliczenia się,

- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

- oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę
lub zmiany tych warunków w innym trybie,

- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

- pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego,
urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

- dokumenty związane z obniżeniem wymiary czasu pracy, w przypadku określonym
w art. 186⁷ Kodeksu pracy,

- umowa o zakazie konkurencji jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania
w stosunku pracy,

- wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy
(art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca świadczona jest wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

- wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopia informacji w tej sprawie skierowanej
do właściwego inspektora pracy,

- korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową
we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy
z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

- informacje dotyczące wykonania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony,

- oraz inne dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.

Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

• kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

• inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np.:

- dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy) oraz związane
z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
(art. 171 §  3 Kodeksu pracy),

- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę
w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 §  2 Kodeksu postępowania cywilnego),

- umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi
po rozwiązaniu stosunku pracy,

- oraz inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia plus ewentualna korespondencja z pracownikiem po ustaniu zatrudnienia.

---