ORGANIZOWANIE - to proces wzajemnego ułożenia ww. elementów składowych celem sprawnego osiągnięcia celów i zasad organizacji.Jest to proces ➢ ciągły,
➢ wieloetapowy - zawiera w sobie szereg czynności, które w czasie trzeba wykonać, ➢ gwarantujący równowagę w organizacji między stabilizacją a zmianami ➢ dostosowywania struktury wewnętrznej i zewnętrznej organizacji do jej celów, zasobów i otoczenia. Koncepcja strategiczna firmy zakłada:
➢ Podział pracy,➢ Łączenie pracy,➢ Koordynacja pracy,➢ Zmiany reorganizacyjne, usprawnienia.
Podział pracy - „xn” stanowisk pracy. Dotyczy rozłożenia zadania strategicznego na poszczególne jednostki, komórkii stworzenie różnego typu stanowisk indywidualnych pracy, potrzebnych do tego, żeby te zadania, cele w tymczasie mogły być wykonane.Dla każdego stanowiska pracy wymagany jest: 1) Zakres zadań, prac, 2) Zakres uprawnień, czyli kompetencji w zakresie tego, co pracownik na tym stanowisku wykonuje, 3) Odpowiedzialność,4) Miejsce tego stanowiska w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. PODZIAŁ PRACY:➢ Aspekt ekonomiczny - polega na specjalizacji i wydajności,
➢ Aspekt organizacyjny - dotyczy ładu organizacyjnego. - Te 2 aspekty to nierozłączne ze sobą rzeczy
. Podział pracy musi być dokonywany jednocześnie z łączeniem pracy. Ze stanowisk pracy tworzymy jednostki organizacyjne lub czy i komórki organizacyjne.
➢ JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA jako element składowy przedsiębiorstwa - nie ma osobowości prawnej, co oznacza, że nie może na rynku wobec dostawców, odbiorców, banków występować jako samodzielny podmiot prawny. Może występować w imieniu przedsiębiorstwa. Jednostka organizacyjna może mieć np. odrębność techniczną, może być w różny sposób zorganizowana. Jednostki organizacyjne w przedsiębiorstwach, firmach na ogół są zarządzane przez zastępcę dyrektora, prezesa do określonych spraw.(zakłady, filie, przedsiębiorstwa,departamenty,wydzialy)
KOMÓRKI ORGANIZACYJNE:➢ Mogą być zarówno elementem składowym przedsiębiorstwa jako całości, ale również elementem składowym jakieś jednostki organizacyjnej, która występuje pod postacią filii itp. Zespół pracowników wykonujących takie same, bądź zbliżone, podobne zadania, czynności w ramach wew. Podziału przedsiębiorstwa, ➢ Zespół od kilku do kilkunastu osób,➢ Na czele stoi kierownik,➢ Najmniejsza całość.(dzialy sekcje, pracownie , zespoly)Mamy kilka kryteriów według których nastepuje łączenie stanowisk pracy w kom.org. lub komorek w jedn.org,: Grupowanie wg.funkcji -podział na wyspecjalizowane poiony , które nastepnie maja dalej strukture az do indywi, stanowisk. Grupowanie według produktu finalnego -ma ono miejsce wtedy gdzy firma wytwarza kilka roznych produktow, struktura ta skalada się z dwóch czesci - wyodrębniona jest czesc odpowiedzialna za wykonanie danego produktu. Grupowanie wg. miejsca wytwarzania - struktura dzieli się na 2 czesci - tworzone SA segmenty , dywizje, odpowiedzialne za produkty wytwarzane na danym terytorium, Grupowanie wg. klienta,- kryterrim pods. jest klient ( indywidualny, zespołowy , wojskowy) i z tego punktu widzenia dokonuje się podzialu.
Na ten układ jednostek komórekorganizacyjnych musi być nałożony mechanizm koordynacji pracy.- trzeci element składowy. Na wynik, rezultat podziału, łączenia pracy musi być nałożony
mechanizm koordynacji pracy, aby te jednostki, stanowiska pracy zaczęły żyć, funkcjonować.
Są dwa typy:➢ System więzi organizacyjnej - sposób łączności komunikowania, ➢ System różnych typów, rodzajów, struktur organizacyjnych - jest to narzędzie zarządzania.
WIĘZI ORGANIZACYJNE - sposób łączności, komunikowania się stanowisk pracy wewnątrz firmy oraz jest to system podrzędności i nadrzędności, inaczej wzajemnego organizacyjnego usytuowania stanowiska pracy względem siebie. Rodzaje więzi: ➢ Służbowe - określa sposób pracy, ustala i zleca zadania, terminy, czas i ocenia. ➢ Funkcjonalne - zleca zadania, ustala terminy, ocenia ➢ Informacyjno - komunikacyjne - czas (0-1), koszt. - obowiązek przekazywania informacji, zbierania
danych, komunikowania się. Informacja jest rdzeniem funkcjonowania każdej firmy. Jedynka oznacza, że informacja dotarła do jakiegoś stanowiska pracy i na podstawie tej informacji musi podjąć określoną
decyzję.
➢ Koszt - przenoszenie informacji (internet, faks, tel.) kosztuje papier, urządzenie, czas, prąd itd. Jej zasada: kadra kierownicza powinna wybierać ten rodzaj, który jest skuteczny, ale jednocześnie tańszy.
➢ Techniczne - odbywają się za pośrednictwem rzeczy(technologia, obieg dokumentów, towar, produkt?),gdzie kolejne stanowiska pracy na tym produkcie wykonują pewne operacje.1,2 - dotyczą relacji kierownik - pracownik,3,4 - dotyczą relacji pomiędzy różnymi stanowiskami pracy.Wszystkie rodzaje więzi są ważne, ale więź służbowa jest dominująca.
STRUKTURA ORGANIZACYJNA - jest to narzędzie kierowania firmą, ponieważ uwzględnia podział pracy,
koordynację i łączność. Jest to układ stanowisk pracy, jednostek i komórek organizacyjnych oraz usytuowania tych trzech elementów względem siebie w firmie. Jest to system wzajemnych zależności pomiędzy elementami zorganizowanej całości. Przy strukturze organizacyjnej ważne są trzy zasady:
➢ Zasada elastyczności - zmiany w dostosowywaniu się do warunków i okoliczności, struktura
organizacyjna to nie stała rzecz, lecz zależna od zatrudnienia, zadań, technologii, otoczenia i tradycji.
➢ Zasada minimalnej ilości szczebli organizacyjnych - musi ich być tyle, ile jest to konieczne. Szczebel
organizacyjny - poziom, na którym usytuowane są komórki i jednostki organizacyjne.
➢ Zasada rozpiętości kierowania - dotyczy liczby pracowników bezpośrednio podporządkowanych ich
kierownikowi. Jak duże liczby powinny być zespoły ze stanowiskami pracy? Im większa jest rozpiętość
kierowania, tym bardziej smukła struktura organizacyjna. Im mniejsza jest rozpiętość kierowania, tym
bardziej płaska struktura organizacyjna.Struktury org, dzieli się na klasyczne:Liniowa - każdy z wykonawców podporządkowany jest poleceniom jesnego i tylko jednego bezpośredniego kierownika, znajdującego się na kolejnym wyższym szczeblu. Funkcjonalna - podstawową zasda jest podporządkowanie każdemu z wykonawco poleceniom wielu przełożonych. Każdy kierownik ma swoja specjalizacje i wydaje polecenia tylko w jwj zakresie wykonawcom , którzy są jednoczesnie podwładnymi inny kierownikow.,Kierownicy otrzymuja sprawozdania tylko za wykonanie swoich polecen. Sztabowo - liniowa -łączy w sobie elementy syst, liniowego i funkcjonalnego.Z liniowego przejmuje bezposrenie podporzadkowaniejednemu tylko kierownikowi,(przy czym dodaje się mu komórki sztabowe , funkcjonalne, których zadaniem jest, opracowanie materiałów potrzebnych mu do podjecia decyzji)Z funkcjonalnego przejeta zostala zasada tworzenia kom , funkj, z fachowcow w określonych dziedzinach. Współczesne:Dywizjonalan- polega na podziale organizacji na segmenty ,kierowane przez samodzielnych ierownikow na podstawie np. kryteria geogr., czy rodzaju klientoe, Kerwnictwo naczelne podejmuje tylko decyzje o podstawowym znaczeniu dla funkcjonowania. Macierzowa- polega na połączeni koordynacji funkcjonalnej i przedmiotowej, Schemat tej struktury przybiera postac macierzy której kolumny przedsawiaja wiezi fnkcjonalno- sztbowe a wiersze wezi tech. - sztabowe, wykonawcze komorki zlokalizowane SA na przecięciach wierszy i olumn , SA wiec podwojnie podporządkowane.Zespołowa i sieciowa.
Smukła struktura ma pięć szczebli kierowniczych:➢ Szef,➢ Top management,➢ Middle management,
➢ First - line management, ➢ Workers (rozpiętość wynosi np. 2). Konsekwencje smukłej struktury:
➢ Rośnie ilość szczebli organizacyjnych, a to oznacza, że sposób wewnętrznego utrzymania firmy staje się kosztowny, ➢ Powiększanie ilości szczebli organizacyjnych powoduje, że rozporządzenia, zarządzenia mające dotrzeć do pracowników wykonawczych muszą przechodzić przez wszystkie szczeble - wydłuża się czas przenoszenia informacji lub zarządzenia mogą ulec częściowym zniekształceniom, mogą też być inaczej interpretowane gdyż przechodzą przez wszystkie szczeble (trudności w przebiegu informacji).Płaska struktura ma trzy szczeble kierownicze:➢ Szef, ➢ Management,
➢ Workers. Konsekwencje płaskiej struktury: ➢ Ilość szczebli organizacyjnych zmniejsza się, ale zwiększa się zakres zadań kadry kierowniczej, ➢ Bezpośrednia łączność między pracownikami, a zarządem firmy.
W każdej strukturze organizacyjnej muszą wystąpić przynajmniej dwa szczeble organizacyjne - kierownictwa i wykonawców. Pośrednie szczeble organizacyjne są zależne od pięciu czynników wynikających z zasady elastyczności. Struktura nie musi być w firmie, struktura musi pojawiać się na pewnym etapie funkcjonowania firmy. Aby stworzyć strukturę potrzebne są dwa elementy:
➢ Wzrost ilości zatrudnionych pracowników na danych stanowiskach pracy - kilkanaście osób, ➢ Wzrost asortymentalności. Kryteria decydujące o kształcie struktury organizacyjnej:➢ Podział przedsiębiorstw według funkcji spojrzenie na firmę, że realizuje ona różne zadania, które powinny być przypisane jednostkom organizacyjnym na czele z kierownikiem. Cała firma podzielona jest na zarząd, który koordynuje, kontroluje i planuje jednostki organizacyjne, ➢ Podział firmy i pomysł na strukturę według produktu - do tych produktów tworzymy komórki organizacyjne i stanowiska pracy. Tych produktów musi być kilka, niezbyt dużo, nie więcej niż pięć, ➢ Podział firmy według klientów dzielimy na hurtowych, indywidualnych, itp. Cały pomysł na strukturę firmy dopasowany jest do danych klientów,
➢ Firma może być wewnętrznie zorganizowana pod względem terytorium, obszaru, na którym funkcjonuje - tworzenie się jednostki i komórki organizacyjnej, które obsługuje wyłącznie dany region. Pomysł ten dotyczy dużych przedsiębiorstw w regionach tych tworzy się dywizje (segmenty) danej firmy, które obsługuje dany region, ➢ Podział firmy według procesu pracy np. urzędy, ministerstwa lub według procesu technologicznego (czynniki składające się na ten proces, składają się tylko na wytworzenie danego wyrobu) - proces obsługi klientów.