2. Podstawy prawne i zasady rachunkowości
Wprowadzone w życie z dniem 1 stycznia 1995 roku polskie prawo bilansowe uzyskało akceptację Komisji Europejskiej w zakresie zgodności z ustawodawstwem unijnym. Jednakże dynamiczny rozwój gospodarki rynkowej w Polsce wymagał dalszych udoskonaleń i kompleksowych uregulowań prawa bilansowego, pozwalające na uzyskanie wiarygodnych i porównywalnych informacji o sytuacji majątkowej i finansowej jednostki gospodarczej. Prace przygotowawcze do wejścia Polski do Unii Europejskiej również stawiają przed rachunkowością nowe zadania, dlatego dotychczasowe zasady rachunkowości wymagały nowelizacji. Nowe regulacje wprowadzone zostały ustawą z 9 listopada 2000 roku o zmianie ustawy o rachunkowości.
Obowiązujące obecnie prawo bilansowe zawiera regulacje w zakresie budowy i funkcjonowania rachunkowości pozostawiając jednak pole swobodnego działania i możliwość wyboru wariantowych rozwiązań, w ramach ustalonej i realizowanej polityki rachunkowości. Według Międzynarodowego Standardu Rachunkowości nr 1 polityka rachunkowości obejmuje zasady, reguły, metody, uzgodnienia umowne i procedury przyjęte przez kierownictwo firmy przy opracowaniu i prezentacji sprawozdań finansowych. Podobna definicja polityki rachunkowości zawarta jest w ustawie o rachunkowości (art. 3 ust.1 pkt 11).
1. Pojęcie i funkcje rachunkowości
Rachunkowość jest systemem ciągłego obserwowania w czasie, mierzenia, rejestrowania i prezentowania danych o charakterze ogólnym i szczegółowym o działalności jednostki oraz jej sytuacji majątkowo-finansowej.
Zasady rachunkowości:
wiernego i rzetelnego obrazu - rachunkowość jest kompletna, zrozumiała, sprawdzalna, udokumentowana, ciągła i użyteczna, jasno i rzetelnie przedstawia sytuację majątkową i finansową, wynik finansowy oraz rentowność przedsiębiorstwa,
memoriału - rachunkowość ujmuje ogół operacji gospodarczych dotyczących danego roku obrotowego bez względu na fakt wydatkowania lub otrzymania środków pieniężnych,
współmierności przychodów i kosztów - koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz koszty przypadające na dany okres, które nie zostały jeszcze poniesione, zalicza się do aktywów lub pasywów danego miesiąca (tzw. międzyokresowe rozliczenie czynne i bierne kosztów i przychodów),
wyceny (w tym ostrożnej wyceny) - określony sposób postępowania przy wycenie aktywów zarówno w czasie trwania roku obrotowego jak i na jego koniec,
kontynuacji działalności - według art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości podano, co należy rozumieć pod pojęciem kontynuacji działalności „przy wycenie aktywów i pasywów oraz ustaleniu wyniku finansowego przyjmuje się, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność gospodarczą...”,
realizacji - zyski powstają dopiero w momencie sprzedaży,
zakazu kompensacji - oddzielnie ustala się wartość poszczególnych aktywów i pasywów, przychodów i kosztów ich uzyskania, a także zysków i strat nadzwyczajnych,
ciągłości - przyjęte zasady rachunkowości stosuje się w sposób ciągły.
Funkcje rachunkowości:
atestacyjna - wyrażająca się zgodnością rachunkowości z obowiązującymi przepisami i zasadami,
informacyjna (o charakterze wewnętrznym i zewnętrznym) - wyraża się poprzez tworzenie zbiorów informacji i przekazywanie ich kierownictwu jednostki organizacyjnej w celu ich wykorzystania w procesie podejmowania decyzji. Stanowi podstawę oceny podmiotu,
sprawozdawcza - rachunkowość dostarcza danych do sprawozdań finansowych będących ostatecznym produktem procesu przetwarzania,
analityczno-interpretacyjna - polega na wykorzystaniu informacji wynikających ze sprawozdania do bieżącej oceny działalności jednostki oraz zbadanie przyczyn istniejącego stanu,
statystyczna - wyraża się poprzez dostarczanie danych umożliwiających uzyskanie informacji o zasięgu makroekonomicznych (poprzez sprawozdania GUS, agend rządowych),
kontrolna - Wyraża się poprzez ustalanie zamierzeń gospodarczych jednostki, przekazywanie informacji o aktualnej sytuacji, porównywanie wyników z założonym celem, korektę działań w przypadku wystąpienia odchyleń między założonymi i ;osiągniętymi wielkościami; występuje kontrola (czynna i bierna); czynna polega na systematycznym obserwowaniu aktywów i pasywów oraz przebiegu procesów gospodarczych - kontrola wewnętrzna, bierna kontrola polega na zorganizowaniu rachunkowości w sposób pozwalający organom kontroli zewnętrznej.
Zakres rachunkowości
Księgowość (ang. bookkeeping) obejmuje czynności rejestracyjne, buduje bazę danych systemu informacyjnego. Dostarcza danych dla rachunku kosztów i sprawozdawczości. W praktyce, to prowadzenie ksiąg handlowych (rachunkowych).
Rachunek kosztów (ang. cost accounting) to ogół działań zmierzających do odzwierciedlenia procesu zaopatrzenia, produkcji i zbytu zachodzących w jednostce, poprzez ujęcie, grupowanie i interpretacje w różnych przekrojach kosztów wytworzenia i zbytu produktów pracy. (Z. Fedak)
Sprawozdawczość finansowa obejmuje ściśle określony przepisami prawa zestaw informacji pochodzących z systemu rachunkowości, który musi być emitowany na zewnątrz jednostki w określonej formie i w ściśle określonym terminie.
Etapy rachunkowości:
obserwacja i pomiar
rejestracja
agregacja
prezentacja
Na poszczególnych etapach prowadzi się czynności kontrolne; etap obserwacji i pomiaru wiąże się z kontrolą dokumentów, na etapie rejestracji dokonuje się okresowej weryfikacji stanów w oparciu o inwentaryzację, a sporządzone sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez audytora zewnętrznego (obowiązek badania nie dotyczy wszystkich jednostek).
Ramy prawne rachunkowości określa polityka rachunkowości przyjęta i zatwierdzona przez organ zarządzający (danego przedsiębiorcę), zgodnie z obowiązującym prawem, a w szczególności:
ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz U z 2000 r. nr 113, poz. 1186 z późniejszymi zmianami (zmieniana już około 20 razy);
Krajowymi Standardami Rachunkowości (opracowywanymi z uwzględnieniem wymogów Międzynarodowych Standardów Rachunkowości oraz specyfiki polskiej gospodarki);
Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości i Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (Standardy mają zastosowanie od 1 stycznia 2002 r., a od 01 stycznia 2005 r. obowiązkowo muszą je stosować niektóre podmioty, (np. spółki akcyjne notowane na giełdach zagranicznych).
2. Formy organizacyjne rachunkowości
Konieczność dobrego zorganizowania pracy w działy rachunkowości jest niezmiernie ważna chociażby z uwagi na fakt, że większość prac tam wykonywanych ma charakter terminowy (np. obliczanie, dokumentowanie i przekazywanie podatków). Podział pracy w dziale księgowo - finansowym może być dokonany zgodnie z zasadą centralizacji bądź decentralizacji.
Centralizacja rachunkowości - wszystkie prace księgowe wykonuje się w dziale księgowości, do którego trafiają dokumenty wystawiane przez inne komórki. Zaletą jest możliwość obniżenia kosztów ewidencji oraz możliwość podziału pracy między sekcje i poszczególnych pracowników posiadających różne4 kwalifikacje. Łatwiej też nadzorować pracowników i kontrolować przebieg operacji gospodarczych.
Decentralizacja księgowości - polega na wydzieleniu w poszczególnych wydziałach firmy osobnych komórek rachunkowości, które wystawiają dokumenty pierwotne i księgują. Przyspiesza to obieg dokumentów, wadą decentralizacji jest to, że trudno przy niej zastosować podział pracy oraz racjonalnie wykorzystać wysoko wykwalifikowanych fachowców.
Organizację prac księgowych określa struktura organizacyjna pionu głównego księgowego np.
główny księgowy
z-ca głównego księgowego
sekcje księgowości: materiałowej, zarobkowej, środków trwałych, kosztów, finansowej.
Struktura tego pionu może być u każdego przedsiębiorcy inna. Zależy ona od wielkości firmy i rodzaju prowadzonej przez nią działalności.
Główny księgowy koordynuje i nadzoruje pracę działu księgowo-finansowej i jest za nią odpowiedzialny.
Dla wszystkich podległych głównemu księgowemu komórek, stanowisk i osób opracowane są zakresy czynności, które zatwierdza dyrektor, a przyjmują do wiadomości i przestrzegania pracownicy, co poświadczają swoimi podpisami.
3. Dokumentacja księgowa
Dokument księgowy stanowi jedyną podstawę zapisu przebiegu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych. Podział dokumentów:
własne i obce,
wewnętrzne i zewnętrzne,
pierwotne i wtórne.
Każdy dokument winien spełniać wymagania określone w art. 21 ustawy o rachunkowości:
nazwa i kolejny numer dowodu,
określenie stron (adresata i nadawcy),
opis operacji oraz jej wartość,
data dokonania operacji,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Kierownik firmy powinien określić liczbę egzemplarzy sporządzonych dowodów własnych i sposób postępowania z każdym egzemplarzem; najlepiej w instrukcji obiegu dokumentów. Kierownik powinien także określić sposób kontroli każdego dowodu oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie dowodu księgowego do księgowania.
Rodzaje kontroli, którym podlegają dokumenty księgowe:
merytoryczna (celowość operacji, zgodność z obowiązującym prawem),
formalna (prawidłowość udokumentowania, wystawienie dokumentu przez odpowiednie osoby),
rachunkowa.
Dekretacja polega na wskazaniu:
kont (ich stron) na jakich należy księgować poszczególne kwoty,
daty pod jaką należy księgować.
4. Formy i techniki rachunkowości
Księgi powinny być prowadzone:
rzetelnie, tak aby odzwierciedlały stan rzeczywisty,
bezbłędnie, tzn. powinny obejmować wszystkie dowody księgowe dotyczące danego miesiąca, zapewnić ciągłość zapisów, zapewnić bezbłędność procedur obliczeniowych,
sprawdzalnie, tzn. powinny umożliwić ustalenie poprawności dokonanych w nich zapisów, ich zgodności z dokumentem, zapewnić chronologiczność i systematyczność oraz dostęp do zbiorów danych,
bieżąco, tj. w terminach umożliwiających sporządzanie sprawozdań, a zapisy dot. operacji gotówką, czekami, wekslami w tym samym dniu kiedy zostały dokonane.
Zapisy w księgach mogą być dokonywane ręcznie, maszynowo lub komputerowo. Do ksiąg rachunkowych wg art. 13 ustawy zalicza się:
dziennik - chronologiczny rejestr wszystkich operacji stanowiący podstawę weryfikacji pozostałych zapisów w księgach rachunkowych,
księga główna - zawiera konta ujmujące operacje gospodarcze, służy do zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym,
księgi pomocnicze - uszczegółowienie księgi głównej.
Zapisy na kontach księgi głównej powinny być uzgodnione na koniec każdego miesiąca, za pomocą zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej z zapisami dziennika.
Formy ksiąg rachunkowych:
tabelaryczna (dziennik-główna tzw. amerykanka),
przebitkowa (polega na prowadzeniu kont (do zapisów systematycznych) i dziennika (do zapisów chronologicznych) na luźnych kartach z zastosowaniem kalki,
rejestrowa (polega na ujmowaniu wszystkich zapisów w rejestrach),
informatyczna (za pomocą komputera).
1
5