Projekt jest złożonym działaniem o charakterze jednorazowym, które jest podejmowane dla osiągnięcia z góry określonych celów. Projektami nie są czynności proste. Cele projektu powinny spełniać tzw. cechy SMART:

● Specyficzny - jasno sprecyzowany,

● Mierzalny - cel musi być możliwy do zmierzenia w celu stwierdzenia czy został osiągnięty,

● Ambitny - powinien być ambitny by jego osiągnięcie wymagało wysiłku i pracy, nie może być czynnością rutynową, codzienną

● Realny - by cele były mierzalne ich osiągnięcie musi być dla nas realne. Takie cele motywują.

● Terminowy - cele są ograniczone ramami czasowym

Projekty to działania:

● ograniczone w czasie (posiadające początek i koniec),

● których efektem jest niepowtarzalny produkt, usługa lub rezultat,

● posiadające zaplanowane w czasie momenty osiągania określonych efektów pośrednich.

● Projekt jest autonomiczny względem organizacji

● Projekt jest przedsięwzięciem biznesowym nakierowanym na osiągniecie dobrze określonych celów

● Projekt zakłada uzyskanie efektu o wymaganym poziomie jakości - w ramach zarezerwowanych kosztów i w określonym przedziale czasu (lub w określonym momencie)

● Projekt jest zawsze obarczony ryzykiem

Z punktu widzenia rozmiaru przedsięwzięcia wyróżniamy:

● małe projekty;

● średnie projekty;

● duże projekty.

Podstawowymi parametrami pozwalającymi zaklasyfikować projekt do jednej z grup są:

● liczebność zespołu projektowego (6 ÷ 50 osób);

● pracochłonność (0,4 ÷ 50 osobolat);

● koszt projektu (0,1 ÷ 10 mln €).

Wartości w nawiasach odnoszą się do projektów średniej wielkości.

Jeżeli któryś z parametrów jest poniżej wartości z przedziału, mówimy o małym projekcie - jeśli powyżej to mówimy o dużym projekcie.

Realizatorzy projektu:

● Sponsor - odpowiada za spójność celów projektu ze strategia przedsiębiorstwa, zapewnia całość zasobów niezbędnych do realizacji projektu, ma prawo decyzji w sprawie zmian ustalonego planu projektu, decyduje o metodach zarządzania ryzykiem.

● Kierownik projektu - jest odpowiedzialny za efekt projektu oraz jego uzyskanie w wyznaczonych ramach czasowych i finansowych - na poziomie jakości akceptowalnym przez klienta, kieruje realizacja projektu przez Zespół.

Fazy projektu: Inicjacja, Rozwój, Zamknięcie.

Faza inicjacji obejmuje tzw. rozpoznanie wstępne oraz analizę środowiska użytkownika:

● kontakt z klientem (nawiązanie współpracy);

● wstępne określenie potrzeb;

● sformułowanie i akceptacja zadania projektowego;

● szacowanie kosztów przedsięwzięcia.

Podstawowym celem tej fazy jest uświadomienie sobie problemu i wyrobienie poglądu na całość.

Faza rozwoju jest rozłożona na trzy etapy:

● opracowanie założeń projektu;

● projektowanie techniczne;

● realizacja projektu.

Podczas tej fazy powstaje projekt wstępny i projekt techniczny systemu oraz rozpoczyna się (i trwa) realizacja elementów rozwiązania - wraz z próbną eksploatacją.

Faza zamknięcia projektu

● opracowanie dokumentacji końcowej;

● ewentualne prace konserwacyjne.

Zamkniecie projektu jest jednocześnie momentem, w którym można zacząć dokonywanie podsumowań dotyczących wszystkich zdarzeń ważnych dla realizatorów.

Ryzyko - w języku naturalnym oznacza jakąś miarę/ocenę zagrożenia czy niebezpieczeństwa wynikającego albo z prawdopodobnych zdarzeń od nas niezależnych, albo z możliwych konsekwencji podjęcia decyzji.

Ryzyko oceniane musi być w odniesieniu do kombinacji prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia i jego oddziaływania w przypadku, jeśli rzeczywiście będzie mieć miejsce.

Skala ryzyka - zazwyczaj wyróżnia się podział na ryzyko niskie, średnie i wysokie. Prowadzi to do uzyskania macierzy ryzyka 3x3

Czasem stosuje się bardziej szczegółowa skale analityczna (np. macierze „5×5”) gdzie:

● oddziaływanie mierzone jest na skali: „nieznaczne/małe/średnie/duże/katastrofalne”

● prawdopodobieństwo posiada skale: „rzadkie/ mało prawdopodobne/ możliwe/ prawdopodobne/ prawie pewne”.

Postępowanie wobec ryzyka zależy od przyjętej strategii i wyników oceny - może ono mieć jedną z czterech postaci:

● tolerowanie: narażenie na ryzyko może być dopuszczalne bez podejmowania jakichkolwiek dalszych działań;

● ograniczanie: podjecie działania w celu ograniczenia ryzyka do możliwego do zaakceptowania poziomu lub aktywne korzystanie z ryzyka (niepewność jako szansa na uzyskanie korzyści);

● przeniesienie: przejecie ryzyka przez stronę trzecią (za wynagrodzeniem) - np. ubezpieczenie;

● zakończenie działalności: w sytuacji kiedy koszty zdecydowanie przewyższają przewidywane korzyści.

Proces zarządzania ryzykiem:

● Identyfikacja (co nam zagraża?)

● Analiza (na czym się skoncentrować?)

● Planowanie (co można zrobić?)

● Śledzenie (czy coś się zmienia?)

● Nadzór (jakie są nasze działania?)

Niezbędnym elementem wspomagającym zarządzanie ryzykiem jest właściwa komunikacja realizatorów działań.

Za zarządzanie ryzykiem odpowiedzialny jest kierownik projektu albo osoba przez niego wyznaczona (risk manager)

Metodyki zarządzania projektami - PMI, PRINCE2, Scrum

Metodyka PMI - czyli Project Management Institute jest organizacją międzynarodową powstałą w 1969 r. Skupia firmy, organizacje i osoby związane z realizacją projektów. Członkowie PMI wydają książkę znaną jako PMBoK (Project Management Body of Knowledge) - kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami.

Zgodnie z metodyką PMI projekt jest widziany jako kompozycja działań (o charakterze procesów) realizowanych przez uczestników projektu.

Wyróżniono dwie kategorie procesów:

● procesy zarządzania projektem - koncentrujące się na opisie i organizacji prac projektowych;

● procesy zorientowane na produkt - koncentrujące się na końcowym rezultacie projektu (systemie informatycznym).

Wśród procesów zarządzania projektami wyróżniamy:

● procesy inicjacji - ustanowienie projektu, przekazanie decyzji zespołowi realizującemu, oficjalne rozpoczęcie projektu;

● procesy planowania - opracowanie schematu działań mających na celu wytworzenie produktu;

● procesy wykonawcze - koordynacja ludzi i zasobów w celu realizacji planu działań;

● procesy kontrolne - monitorowanie i mierzenia postępu prac oraz podejmowanie działań korekcyjnych;

● procesy zakończeniowe - formalna akceptacja wyników prac i przekazanie produktu do użytkowania.

Metodyka PRINCE (PRoject IN Controlled Environment) została stworzona w Wielkiej Brytanii (1989) z inicjatywy Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) na bazie metodyki PROMPT opracowanej przez firmę Simpact System w 1975 roku. W roku 1979 CCTA wprowadziło metodykę PROMPT jako standard do stosowania we wszystkich projektach informatycznych wykonywanych dla potrzeb rządu Wielkiej Brytanii. W 1989 roku metodyka PRINCE stała się obowiązującym standardem w Wielkiej Brytanii.

W 1996 roku powstała unowocześniona metodyka nazwana PRINCE2 - dużo bardziej uniwersalna (nie tylko do projektów informatycznych). Metodyka ta obejmuje wzorcowy model realizacji projektów oraz wzorce potrzebnych dokumentów - co przyczyniło się do znacznej popularyzacji PRINCE2 wśród menedżerów projektów. Prawa autorskie do metodyki posiada Korona Brytyjska, natomiast sama marka PRINCE jest zastrzeżona przez Government Office of Commerce. W Polsce metodyka PRINCE2 jest dość powszechnie

stosowana od kilku lat.

Zgodnie z metodyka PRINCE2 projekt jest organizacja stworzona na pewien czas w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych, zgodnie z określonym uzasadnieniem biznesowym. Organizacja (projekt) w całym swoim cyklu realizuje procesy zorientowane na dostarczenie określonych produktów. PRINCE2 prowadzi do skupienia uwagi na biznesowych aspektach projektu, zaczynając od powodów, dla których powołano projekt do życia a kończąc na jego zamknięciu.

Scrum jest zaliczany do lekkich metod zarządzania projektami (Agile Project Management) - stanowi przeciwwagę dla centralnie kontrolowanych i obudowanych procedurami metodyk „ciężkich”.

● istotą Scrum są tzw. sprinty - krótkie cykle, w wyniku których powstają w pełni funkcjonalne przyrosty oprogramowania o maksymalnej wartości biznesowej dla klienta.

● Scrum stawia na niewielkie zespoły, które samodzielnie decydują o tym co i jak trzeba zrobić aby osiągnąć wyznaczony dla danego sprintu cel.

Metodyka Scrum kładzie nacisk na indywidualność i komunikacje w zespole a tak_e na współprace z klientami i elastyczne dostosowywanie się do zmian.

Metodyka ta skupia się na:

● sukcesywnym dostarczaniu kolejnych (coraz bardziej dopracowanych) wyników projektu;

● włączaniu przyszłych użytkowników w proces wytwórczy;

● samoorganizacji zespołu projektowego.

● Scrum jest stosowany w „trudnych” projektach, w których nie można przewidzieć wszystkiego co może się przydarzyć lub w przypadku przedsięwzięć o wysokim stopniu innowacyjności.

Główne role w projekcie Scrum grają: tzw. Mistrz Młyna (Scrum Master), Właściciel Produktu i Zespół. Priorytetem jest terminowe zakończenie projektu.

1

---