Rachunkowość to system informacyjny, którego głównym celem jest dostarczenie informacji finansowych o działalności przedsiębiorstwa. Są one głównie potrzebne osobą podejmującym decyzje zarządcze, pomagają im planować i kontrolować działalność jednostki organizacyjnej. Rachunkowość prowadzi się w księgach rachunkowych w firmie, w języku polskim i w walucie polskiej. W księgach rachunkowych dokonuje się chronologicznie
i systematycznie w sposób trwały zapisów operacji gospodarczych. W rezultacie posługiwania się różnymi sposobami dokonywania zapisów rozwinęły się różne formy techniki księgowości, rozumianej jako zespół ściśle określonych urządzeń księgowych i zasad dokonywania w nich zapisów księgowych. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone
w różnej postaci, a mianowicie jako: dzienniki, księgi wiązane, rejestry, luźne karty kontowe, zapisy na komputerowych nośnikach danych lub tabulogramy (wydruki komputerowe). Rozwinęły się różne formy technik księgowości. Najważniejsza z nich stosowane w Polsce to forma tabelaryczna, inaczej: Dziennik-Główna.
Forma tabelaryczna
Oprawiona księga (inne nazwy: dziennik tabelaryczny, księga handlowa,
dziennik-główna), która łączy w sobie 2 urządzenia księgowe:
- dziennik - przeznaczony do chronologicznej ewidencji poszczególnych operacji gospodarczych,
- księga główna - to zespół kont syntetycznych, na których następują zapisy systematyczne.
Każdą operację gospodarczą zapisuje się w dzienniku chronologicznie przez wpisywanie w odpowiednich kolumnach dziennika: numeru pozycji, daty zapisu, numeru dowodu, treści i kwoty operacji gospodarczej.
Taela
Lp |
Data |
Nr dowodu |
Treść |
Suma |
Kasa |
Materiały |
Wyroby gotowe |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Wn |
Ma |
Wn |
Ma |
Wn |
Ma |
1 |
20.03.2005 |
20/05 |
Wiertarka |
1 000,00 |
|
1 000,00 |
1 000,00 |
|
|
|
|
Dziennik |
Księga główna |
||||||||
Suma każdej operacji jest wpisywana trzykrotnie:
w kolumnie 'Suma Operacji',
na stronie Winien odpowiedniego konta syntetycznego,
na stronie Ma konta syntetycznego, które koresponduje ze stroną Winien.
Takie ujęcie wskazuje, że suma kolumny 'Suma Operacji' powinna być równa sumie obrotów Dt i Ct wszystkich kont syntetycznych. Ta forma księgowa stosowana jest w małych podmiotach gospodarczych, posługujących się planem kont o niewielkiej liczbie kont z małą ilością operacji.
Zalety tabelarycznej formy księgowości
1) techniczna dogodność księgowania w dzienniku-księdze głównej i duża przejrzystość zapisów, ułatwiająca wyszukiwanie błędów (w syntetyce pole błędów jest ograniczone do jednego folio [stronica lub dwie strony w księdze handlowej oznaczone jednym numerem] dziennika-księgi głównej),
2) łatwość wiązania zapisów w urządzeniach syntetycznych z zapisami w urządzeniach analitycznych,
3) prosta droga poszukiwania związków dokument - zapis w dzienniku-księdze głównej - zapis w księdze pomocniczej (tj. w analityce) oraz odwrotnie, dzięki przejrzystemu systemowi odsyłaczy, stąd udogodnienie przy sprawdzaniu zapisów.
Wady tabelarycznej formy księgowości
1) ograniczone ze względu na możliwość dogodnego posługiwania się przy zapisach rozmiary dziennika-księgi głównej, limitujący liczbę kont syntetycznych, które można zastosować w zakładowym planie kont,
2) ograniczone możliwości podziału pracy przy prowadzeniu dziennika i kont syntetycznych (możliwości te wyczerpuje prowadzenie dwóch dzienników dla dni parzystych i nieparzystych oraz dla miesięcy parzystych i nieparzystych,
3) trudności uzgodnienia syntetyki z odpowiednią analityką powodowane nieuniknionymi błędami w każdej formie techniki księgowości stosującej zapisy nie przebitkowe.
Forma przebitkowa
Wraz ze zwiększeniem się jednostek gospodarczych oraz wzrostem zapotrzebowania na informację ekonomiczną o ich działalności, powstała konieczność prowadzenia coraz większej liczby kont. Nie nadawała się do tego tabelaryczna forma księgowości. Dlatego trwały poszukiwania formy techniki księgowości, któryby ją zastąpiła. Poszukiwania te zostały uwieńczone powodzeniem na początku XX wieku. Wynaleziono wówczas przebitkową formę techniki księgowości, określoną mianem księgowości przebitkowej, która w ówczesnych czasach stanowiła przewrót w technice księgowości.
W księgowości przebitkowej, która może być prowadzona ręcznie lub za pomocą maszyn księgujących, zastosowano zupełnie nową technikę rejestracji. Zapisy prowadzone na luźnych kartach (kontach syntetycznych) następowały przebitkowo przez kalkę na dziennik służący chronologicznej rejestracji zapisów. Pierwotnie księgowość przebitkową stosowano w dwóch zasadniczych wariantach technicznych:
księgowość pierwokontową - z oryginalnym zapisem systematycznym na kontach, a przebitkowym, chronologicznym na dzienniku,
księgowość pierwodziennikową - z oryginalnym zapisem chronologicznym na dzienniku, a przebitkowym, systematycznym na kontach. Księgowość pierwodziennikowa nie jest już dziś stosowana.
Przy przebitkowej formie techniki księgowości stosuje się:
formularze kont, stanowiące luźne karty,
formularze dziennika, będące również luźnymi kartami,
kalkę,
urządzenie, zwane popularnie kontownicą, ułatwiające dokonywanie zapisów przez kalkę, tak aby zapisy dokonane na kontach znalazły się we właściwych kolumnach i wierszach dziennika.
Kontownica jest aparatem, który składa się z twardej płyty o gładkiej powierzchni oraz dwóch ruchomych szyn, dociskanych do płyty za pomocą sprężyn. Jedna z szyn służy do mocowania dziennika, druga kart kontowych.
Formularze dziennika stanowią luźne karty o układzie rubryk dostosowanym do kart kontowych. W praktyce tyle jest rodzajów formularzy dzienników, ile jest rodzajów przebitkowych kart kontowych. Stosuje się, zatem dzienniki finansowe, ilościowo - wartościowe, dzienniki służące do ewidencji środków trwałych itp.
Karty dziennika są z reguły dłuższe od odpowiadających im kart kontowych, aby można było na nich pomieścić możliwie dużą ilość zapisów. Ponadto karty dziennika zawierają dodatkowe marginesy po lewej i prawej stronie. Margines z lewej strony służy do mocowania w kontownicy, margines po prawej stronie jest wykorzystywany do wpisywania numeru albo nazwy konta, na którym dokonano zapisu w danym wierszu dziennika. Ma to znaczenie techniczne, gdyż umożliwia stwierdzenie, że dany wiersz dziennika został już zajęty. Sprzyja to unikaniu pomyłek polegających na dokonaniu dwóch zapisów w jednym wierszu dziennika, a ponadto umożliwia połączenie zapisów dziennika z zapisami na kartach kontowych.
Technika księgowania przebitkowego polega na tym, że formularz dziennika wraz z kalką jest założony do kontownicy tak długo, jak długo nie zostaną wypełnione zapisami księgowymi wszystkie jego wiersze. Natomiast karty kontowe są zakładane i wymieniane w miarę księgowania kolejnych dowodów księgowych, dokonanych operacji ujmowanych na różnych kontach. Karty kontowe zakłada się na kontownicy w taki sposób, aby kolejny wiersz karty kontowej odpowiadał pierwszemu nie zapisanemu wierszowi dziennika. Dlatego w miarę wykorzystywania karty dziennika, karty kontowe są zakładane na kontownicy coraz niżej.
Księgowanie każdego dowodu na dwóch kontach (Dt i Ct) powoduje konieczność zajęcia w dzienniku dwóch wierszy, w których są wpisywane te same dane identyfikujące daną operację gospodarczą oraz te same sumy, z tym, że w jednym wierszu suma jest wpisywana do rubryki Dt, a w drugim - do rubryki Ct.
Przy stosowaniu księgowości przebitkowej muszą być zachowane następujące powiązania między urządzeniami księgowymi:
suma obrotów rubryki Dt dziennika równa się sumie obrotów rubryki Ct dziennika na koniec każdego dnia (okresu),
suma obrotów debetowych wszystkich kont syntetycznych w danym miesiącu zgodna jest z sumą obrotów Dt w dzienniku,
suma obrotów Ct wszystkich kont syntetycznych w danym miesiącu, zgodna jest z sumą rubryki Ct w dzienniku.
Księgowość przebitkowa jest pod względem organizacyjnym bardzo elastyczną formą techniki, można ją łatwo dostosować do różnych wielkości jednostek gospodarczych i różnych wymagań stawianych komórce księgowości.
Zalety przebitkowej formy księgowości
1) nieograniczone możliwości podziału pracy,
2) możliwość prowadzenia dowolnej liczby kont,
3) mała pracochłonność (przebitka, możliwość dokonywania zbiorczych zapisów, dzienniki lub ich kolumny zastępują konta,
4) ograniczone możliwości popełnienia błędów i łatwość odszukiwania błędów,
5) możliwość zastosowania mechanizacji pracy,
6) duże możliwości dowolnych układów i segregacji kont - łatwość wyszukiwania potrzebnego konta.
Wady przebitkowej formy księgowości
1) trudność operatywnej (skutecznej) oceny przebiegu działalności gospodarczej - trudna do odczytania korespondencja kont,
2) trudność kontroli przebiegu całości oddzielnych transakcji (np. od zakupu do pokrycia zobowiązania wobec dostawcy),
3) trudności w zestawieniu sprawozdań, w wypadku gdy określone ich pozycje wynikają tylko z niektórych zapisów księgowych,
4) powolność pracy w niektórych urządzeniach analitycznych (np. prowadzenie dużej kartoteki ilościowo-wartościowej.
Forma rejestrowa
Forma rejestrowa księgowości polega na ewidencji operacji gospodarczych w rejestrach. Każdy rejestr obejmuje dokumenty dotyczące ściśle określonego tematu, a treść rejestru odpowiada kontom syntetycznym. Najczęściej prowadzone rejestry to kasowy, bankowy, rejestr zakupu, rejestr sprzedaży, rejestr kosztów, rejestr uzupełniający. Rejestry prowadzi się odrębnie dla każdego miesiąca. Po zakończeniu miesiąca rejestr jest podliczany i po zamknięciu rejestru sporządza się polecenie księgowania na konta syntetyczne i analityczne.
Zalety rejestrowej formy księgowości
1) bieżące księgowanie dokumentów w rejestrach w przekroju poszczególnych operacji, składających się na całość rejestrowego tematu, umożliwia wpływ działu rachunkowości na pracę komórek operatywnych,
2) wbudowanie analityki do rejestrów przyczynia się do przyspieszenia prac oraz urealnienia sprawozdań,
3) ułatwienie pracy przez ograniczenie do minimum nieprawidłowych korespondencji kont,
4) możliwość wprowadzenia podziału pracy
5) ograniczenie liczby zapisów na kontach syntetycznych.
Wady rejestrowej formy księgowości
1) skomplikowana i niedogodna forma niektórych rejestrów,
2) utrudnione uzgodnienia kont i pewne trudności dla rewizji finansowej.
Forma zautomatyzowana
Rozwój techniki na niespotykaną dotychczas skalę pozwala produkować więcej, lepiej i taniej. Rodzi to chęć opanowania coraz większych segmentów rynku. Wzmaga się, więc konkurencja, która wywołuje zapotrzebowanie na szybką, aktualną i rzetelną informację. Ostatnie lata dowodzą, że aby firma, mimo dużej konkurencji na rynku, odnosiła sukcesy, musi być dobrze zarządzana. Jest to w obecnych czasach niemożliwe bez korzystania z komputerów, także w rachunkowości.
Wykorzystanie komputera w rachunkowości może polegać na:
zastąpieniu nim pracy ręcznej lub mało sprawnych maszyn,
uwzględnieniu możliwości maszyn do ewidencji przydatnej w zarządzaniu, wobec wzmocnienia funkcji kontrolnej i to bieżąco, a nie ex post (na koniec okresu).
Komputer jest maszyną i jako maszyna nie może robić nic bez otrzymania szczegółowych instrukcji nazywanych programem. Na podstawie właściwie przygotowanego programu komputer dokonuje całkowitego przetworzenia danych, zawartych w dowodach i wprowadzanych do niego. Stosownie do programu komputer przejmuje dane o operacjach gospodarczych z powołaniem na dowód księgowy podany przez jednostkę wejściową, przechowuje i przetwarza, a więc 'księguje' dane w tzw. jednostce arytmetyczno pamięciowej oraz przedstawia rezultaty przetwarzania przez jednostkę wyjścia (np. w formie drukowanego bilansu).
Komputery mogą przetwarzać dane z bardzo dużą prędkością i nieosiągalną w przeszłości dokładnością (bezbłędnie). Zanim jednak komputer może to wykonać, człowiek musi obmyślić sposoby postępowania, przewidzieć każdy wyjątek w przetwarzaniu i udzielić szczegółowych instrukcji, jak komputer ma swoje czynności wykonywać. W konsekwencji komputery są zupełnie zależne od ludzi, przynajmniej na obecnym etapie tej techniki. Zastosowanie komputerów w rachunkowości wywarło rewolucyjny wpływ na przetwarzanie danych księgowych. Współczesny system komputerowy jest w stanie zapamiętać setki milionów danych, co umożliwia uzyskanie coraz bardziej szczegółowego zapisu księgowego oraz łączenie danych z różnych źródeł i różnych faz obiegu środków gospodarczych. W ten sposób może nastąpić integracja różnych rodzajów ewidencji (operatywnej, księgowej i statystycznej), skrócony zaś czas dostępu do komputerowych danych księgowych umożliwia coraz lepsze dostosowanie szczegółowości, częstotliwości i formy przekazu informacji ekonomiczno-finansowej z księgowości do potrzeb jej odbiorców.
Można wyróżnić trzy zasadnicze kierunki wykorzystania komputerów w rachunkowości:
zagadnieniowe przetwarzanie danych księgowych, kiedy to za pomocą komputera przetwarza się najbardziej pracochłonne odcinki prac ewidencyjnych z uwagi na dużą liczbę powtarzających się dokumentów źródłowych (np. ewidencję materiałów, ewidencję płac),
kompleksowe przetwarzanie danych z zakresu rachunkowości, obejmujące wszystkie etapy ewidencji, przechowywania i prezentowania danych liczbowych, a więc księgowość, rachunek kosztów i sprawozdawczość finansową;
zintegrowane przetwarzanie danych księgowych, przy którym radykalnej zmianie ulegają procedury księgowe i sposoby informowania kierownictwa.
Poza wykorzystywaniem komputera do wykonywania prac z zakresu wąsko pojętej rachunkowości, może on być wykorzystywany również do automatyzacji niektórych prac (np. sporządzania faktur za sprzedane produkty i towary, wystawiania monitów (ponagleń) wzywających odbiorców do zapłaty należności, automatycznego obliczania odsetek zwłoki od niezapłaconych w terminie należności, z jednoczesnym wystawianiem odpowiednich dokumentów dla kontrahentów itp.).
Przy prowadzeniu rachunkowości za pomocą komputera należy zawsze pamiętać, że choć komputery są dziś najszybszymi maszynami, jakie kiedykolwiek wynaleziono, ale dostarczają mętnych odpowiedzi, kiedy otrzymają niewłaściwy program lub dane wejściowe są niewłaściwe. Dlatego tak ważne jest zapewnienie prawidłowości programów i niedopuszczenie do samowolnej ich zmiany, a dalej kontrola zupełności i poprawności danych, wprowadzanych do systemu celem dalszego przetworzenia.
Przepisy nakładają na jednostki prowadzące księgi rachunkowe za pomocą komputera dodatkowe wymagania, mające na celu zapewnienie wiarygodności tak prowadzonych ksiąg. W przypadku prowadzenia ewidencji księgowej przy zastosowaniu komputerów zakładowy plan kont powinien dodatkowo zawierać:
wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera, z określeniem ich powiązań oraz przeznaczenia,
opis systemu przetwarzania danych przy zastosowaniu komputera i jego zmiany, obejmujące poza opisem zbiorów, co najmniej:
wykaz programów,
opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli, wydruku danych) oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych.
Z kolei księgi rachunkowe powinny spełniać następujące warunki:
warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania, umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych,
przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym,
przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,
przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi, albo tylko ujemnymi.
Zalety zautomatyzowanej formy księgowości
1) szybkość, dokładność, kompleksowość przy zastąpieniu pracy ręcznej komputerem,
2) wzmacnianie funkcji kontrolnej poprzez otrzymywanie bieżących i aktualnych informacji z trwającego okresu,
3) bezbłędne przetwarzanie danych księgowych,
4) lepsze dostosowanie szczegółowości, częstotliwości i formy przekazu informacji ekonomiczno-finansowej z księgowości do potrzeb jej odbiorców.
Wady zautomatyzowanej formy księgowości
1) potrzeba udzielenia bardzo szczegółowych informacji, jak komputer ma swoje czynności wykonywać,
2) uzyskiwanie mętnych informacji, przy błędnie wprowadzonych danych wejściowych lub niewłaściwym programie.