ROZMOWA OCENIAJĄCA - INFORMACJE DODATKOWE
JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ROZMOWY OCENIAJĄCEJ:
PRACODAWCA
Zaplanuj spotkanie z ok. 2 tygodniowym wyprzedzeniem (dajesz w tej sposób również pracownikowi czas na przygotowanie się do rozmowy).
Zaaranżuj odpowiednie miejsce rozmowy:
Przełożony odpowiedzialny jest za stworzenie odpowiedniej atmosfery - zaufania i wsparcia.
Rozmowa powinna odbyć się w cztery oczy, najlepiej w neutralnym miejscu, np. salce konferencyjnej.
Miejsce umożliwiające otwartą, poufną rozmowę.
Wyeliminuj na ten czas telefony, wizyty współpracowników itp.
Możesz wywiesić kartkę „Proszę nie przeszkadzać” lub poprosić asystentkę, aby cię nie łączyła.
Uporządkuj informacje niezbędne z punktu widzenia oceny:
Zorientuj się, co chcesz osiągnąć poprzez rozmowę.
Przejrzyj wszelkie dane ilościowe osiągniętych przez daną osobę wyników pracy, które udało Ci się zebrać w trakcie ocenianego okresu.
Przypomnij sobie i zanotuj konkretne sytuacje, w których oceniana osoba była szczególnie skuteczna albo też szczególnie nieskuteczna w odniesieniu do celów i obowiązków.
Zapoznaj się z arkuszem oceny
Musisz wytłumaczyć swoje stanowisko posługując się konkretnymi przykładami.
Przygotuj cele i strategię przeprowadzenia rozmowy:
Określ priorytety, na których Twój pracownik ma szczególnie się skoncentrować.
Zbierz informacje o tym, co organizacja może zaoferować pracownikowi w zakresie doskonalenia jego wiedzy i umiejętności, czy też możliwości awansu.
Poproś pracownika o wykonanie SAMOOCENY zawodowej
Określ jasno i precyzyjnie zagadnienia, które Twój pracownik ma uwzględnić w ramach samooceny.
JAK PRZEPROWADZIĆ ROZMOWĘ?
Określ sytuację, przypomnij cel rozmowy, zaproś pracownika do aktywnego udziału:
Przypomnij cele rozmowy
Uzgodnij plan rozmowy i oczekiwany wkład pracownika w jej przeprowadzenie.
Stwórz atmosferę bezpieczeństwa i zaufania.
Kontakt wzrokowy
Mowa ciała
Przedstaw kryteria według których będziesz oceniał jego pracę:
Przypomnij pracownikowi zakres jego obowiązków oraz wymogi kompetencyjne ustalone dla danego stanowiska.
Pamiętaj, by zacząć od samooceny pracownika, przedstawienia własnej oceny, a następnie przejdź do wspólnego ustalenia działań do zrealizowania.
Poproś o SAMOOCENĘ pracownika:
Słuchaj uważnie
Rób notatki i dopytuj
Nie komentuj
SAMOOCENA - PYTANIA
Proszę określić swoje najważniejsze obowiązki
Czy mógłby Pan dokładnie omówić wyniki swojej w pracy, uwzględniając realizację celów postawionych na poprzedniej ocenie okresowej?
Które z nich uważa Pan(i) za najtrudniejsze, a które - za wymagające jedynie rutynowych działań?
Co uważa Pan(i) za największy swój sukces w minionym okresie?
Jakie były Pan(i) zdaniem czynniki, które to umożliwiły?
Co uważa Pan(i) za porażkę w minionym okresie?
Jakie były tego przyczyny?
Co uważa Pan(i) za swoje silne strony, a nad czym, pana zdaniem, powinien pan jeszcze popracować?
Czy może dać Pan(i) jakiś przykład, Co to dokładnie oznacza?
Która z tych spraw jest Pan(i) zdaniem najważniejsza?
Omów swoje obserwacje, poinformuj o błędach, powiedz z jakiego powodu jest to ważne dla Ciebie (jakie interesy zostały utrzymane/zagrożone, jakie kłopoty sprawiła dana postawa):
Punkt po punkcie omów swoje oceny koncentrując się na sytuacjach rozbieżności między stanem pożądanym, a zaobserwowanym.
Koncentruj się na kilku najważniejszych kwestiach.
Zacznij od tematów, co do których jesteście zgodni, a następnie przejdź do omawiania rozbieżności.
ROZBIEŻNOŚCI
W czasie rozmowy oceniającej mogą pojawić się rozbieżności między Twoją i pracownika oceną jego pracy. Nazywaj je i omawiaj wprost, pamiętając przy tym, by:
trzymać się faktów;
poruszać tylko kwestie priorytetowe z punktu widzenia wykonywanej pracy;
nie poruszać nieistotnych rozbieżności;
odnosić się do celów i strategii firmy;
być otwartym i gotowym do rewizji swojej opinii, jeśli będzie Ci się to wydawało uzasadnione.
Zapytaj o opinię na temat swoich obserwacji:
NIE wdawaj się w dyskusję.
Pracownik ma prawo nie zgodzić się z oceną.
Słuchaj argumentów pracownika.
Zaproponuj pomoc w przypadku pojawienia się trudności w poprawie mankamentów; zasugeruj działania mające na celu rozwój:
Zaproponuj plan działania:
obszary wymagające poprawy,
rezultaty jakich oczekujemy,
działania jakie podejmie pracownik oraz przełożony,
termin realizacji w/w założeń.
Nie narzucaj rozwiązań - proponuj
Podziękuj za rozmowę:
Podsumuj spotkanie.
Sprawdź czy każdy punkt rozmowy został zrealizowany.
Poproś pracownika o podsumowanie.
Sprawdź kompletność wypełnienia formularza i wspólnie go podpiszcie.
Zakończ rozmowę ustaleniem konkretnej daty następnej oceny przejściowej.
TECHNIKA PROWADZENIA ROZMOWY (Jolanta Uran - Gędłek, Training Partners)
Bądź przygotowany na przeczekanie niezręcznych chwil ciszy, które mogą zapaść po Twoim pytaniu.
Daj pracownikowi czas na znalezienie odpowiednich słów. Nie wchodź w słowo. Niektórzy potrzebują specjalnej zachęty do otworzenia się - muszą mieć pewność, że naprawdę chcesz wysłuchać tego, co mają do powiedzenia. Gdy cisza nadto się przedłuża można dodać „Chciałbym poznać Twoje zdanie w tym temacie” lub „Zależy mi na Twojej opinii”.
Nie zakładaj, że wiesz, co pracownik chce powiedzieć. Niech powie to sam. Milczenie i nieśmiałość nie muszą oznaczać braku ambicji. Podejmij próbę wydobycia z niego prawdy o tym, co mu się nie podoba i jakie są jego najbliższe plany związane z życiem zawodowym.
Wyjaśniaj i reasumuj na bieżąco słowa pracownika, okazując w ten sposób swoją troskę i upewniając się, czy dobrze zrozumiałeś jego słowa.
Zadawaj pytania z wykorzystaniem parafrazy : „Jeżeli dobrze cię zrozumiałem to nie jesteś zadowolony z systemu wyszukiwania danych?”. Taki sposób weryfikowania poprawności zrozumienia może pomóc pracownikowi w dostrzeżeniu pewnych niespójności w jego myśleniu, szczególnie, jeśli jego zarzuty to lista ogólników. Jeżeli Ty z kolei powtórzysz pracownikowi jego wypowiedź, może on sobie zdać sprawę, że niektóre z jego punktów są po prostu nierealne.
Unikaj zadawania pytań naprowadzających lub retorycznych, które mogą go zdenerwować: „No tak, ale to przecież wszystko zależy od twojej osobowości. Zakładam, że ty lubisz odpowiedzialność?”.
Zadawaj tylko jedno pytanie na raz. Nie twórz listy pytań: „gdzie byłeś, gdy się to zdarzyło po raz pierwszy, dlaczego tego nie zgłosiłeś i jak zmienił się system od tamtego czasu?”. Przy tak zadanym pytaniu, pracownik może uniknąć odpowiedzi na pytanie, na które nie chce odpowiedzieć. A poza tym, zanim skończysz zadawać pytanie, pracownik może zapomnieć jego pierwszą część.
Słuchaj uważnie. Nie wyłączaj się myślowo dlatego, że nudzi Cię to, co mówi pracownik.
Strzeż się przed przyjmowaniem do wiadomości tylko pozytywów i ignorowaniem negatywów.
Nie rozpraszaj się. Nie pozwól sobie na myślenie o czymś innym i nie okazuj zniecierpliwienia.
INFORMACJA ZWROTNA
Mów o zachowaniu danej osoby, nie o samej osobie!
Skup się na swoich spostrzeżeniach, a nie na wyciąganiu wniosków.
Dokonuj opisu, a nie ocen - tam gdzie to tylko możliwe.
Opisuj zachowanie w kategoriach „mniej lub bardziej” a nie „tak lub nie”.
Dziel się pomysłami i informacjami, zamiast udzielać rad.
Zajmij się badaniem możliwości, nie zostawaj przy gotowych odpowiedziach i rozwiązaniach.
Skup się na korzyści, jaką informacja zwrotna może dać odbiorcy, a nie na korzyści, jaką wyrzucenie jej z siebie da Tobie.
Ogranicz się do tej liczby informacji, którą odbierająca osoba może spożytkować, a nie do tej, którą chciałbyś przekazać.
PRZEKAZYWANIE UWAG KRYTYCZNYCH
Następując zasady:
ocena powinna dotyczyć wyników pracy lub zachowań, a nie ludzi („zachował się Pan nieodpowiedzialnie” zamiast „jest Pan nieodpowiedzialnym człowiekiem”)
krytyka musi być rzeczowa i służyć rozwiązywaniu konkretnych problemów (nie używamy sformułowań „Pan zawsze” i „Pan nigdy”)
rozmowa oceniająca powinna być prowadzona w cztery oczy zwłaszcza gdy dotyczy pracownika wobec którego pojawiły się zarzuty
krytykę należy przekazywać wyłącznie słowami, unikać zaś wyrażania jej w sposób niewerbalny (zimne spojrzenie, nieprzyjazna gestykulacja itp.)
należy unikać sformułowań i wyrażeń, które mogą zostać odebrane za obraźliwe lub poniżające („Ty tępaku”)
gdy jest to możliwe zwracać najpierw uwagę na zachowania pozytywne potem sformułować zarzut i następnie ponownie wygłosić pochwałę, dzięki temu krytyka jest odbierana jako bardziej rzeczowa i sprawiedliwa
rozmowa oceniająca powinna być DIALOGIEM służącym wspólnemu rozwiązywaniu problemów a nie okazją do wyrażenie swojego niezadowolenia wobec pracownika.