ROZMOWA OCENIAJĄCA - INFORMACJE DODATKOWE

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ROZMOWY OCENIAJĄCEJ:

PRACODAWCA

• Zaplanuj spotkanie z ok. 2 tygodniowym wyprzedzeniem (dajesz w tej sposób również pracownikowi czas na przygotowanie się do rozmowy).

• Zaaranżuj odpowiednie miejsce rozmowy:

• Przełożony odpowiedzialny jest za stworzenie odpowiedniej atmosfery - zaufania i wsparcia.

• Rozmowa powinna odbyć się w cztery oczy, najlepiej w neutralnym miejscu, np. salce konferencyjnej.

• Miejsce umożliwiające otwartą, poufną rozmowę.

• Wyeliminuj na ten czas telefony, wizyty współpracowników itp.

• Możesz wywiesić kartkę „Proszę nie przeszkadzać” lub poprosić asystentkę, aby cię nie łączyła.

• Uporządkuj informacje niezbędne z punktu widzenia oceny:

• Zorientuj się, co chcesz osiągnąć poprzez rozmowę.

• Przejrzyj wszelkie dane ilościowe osiągniętych przez daną osobę wyników pracy, które udało Ci się zebrać w trakcie ocenianego okresu.

• Przypomnij sobie i zanotuj konkretne sytuacje, w których oceniana osoba była szczególnie skuteczna albo też szczególnie nieskuteczna w odniesieniu do celów i obowiązków.

• Zapoznaj się z arkuszem oceny

• Musisz wytłumaczyć swoje stanowisko posługując się konkretnymi przykładami.

• Przygotuj cele i strategię przeprowadzenia rozmowy:

• Określ priorytety, na których Twój pracownik ma szczególnie się skoncentrować.

• Zbierz informacje o tym, co organizacja może zaoferować pracownikowi w zakresie doskonalenia jego wiedzy i umiejętności, czy też możliwości awansu.

• Poproś pracownika o wykonanie SAMOOCENY zawodowej

• Określ jasno i precyzyjnie zagadnienia, które Twój pracownik ma uwzględnić w ramach samooceny.

JAK PRZEPROWADZIĆ ROZMOWĘ?

• Określ sytuację, przypomnij cel rozmowy, zaproś pracownika do aktywnego udziału:

• Przypomnij cele rozmowy

• Uzgodnij plan rozmowy i oczekiwany wkład pracownika w jej przeprowadzenie.

• Stwórz atmosferę bezpieczeństwa i zaufania.

Kontakt wzrokowy

Mowa ciała

• Przedstaw kryteria według których będziesz oceniał jego pracę:

• Przypomnij pracownikowi zakres jego obowiązków oraz wymogi kompetencyjne ustalone dla danego stanowiska.

Pamiętaj, by zacząć od samooceny pracownika, przedstawienia własnej oceny, a następnie przejdź do wspólnego ustalenia działań do zrealizowania.

• Poproś o SAMOOCENĘ pracownika:

• Słuchaj uważnie

• Rób notatki i dopytuj

• Nie komentuj

SAMOOCENA - PYTANIA

• Proszę określić swoje najważniejsze obowiązki

• Czy mógłby Pan dokładnie omówić wyniki swojej w pracy, uwzględniając realizację celów postawionych na poprzedniej ocenie okresowej?

• Które z nich uważa Pan(i) za najtrudniejsze, a które - za wymagające jedynie rutynowych działań?

• Co uważa Pan(i) za największy swój sukces w minionym okresie?

• Jakie były Pan(i) zdaniem czynniki, które to umożliwiły?

• Co uważa Pan(i) za porażkę w minionym okresie?

• Jakie były tego przyczyny?

• Co uważa Pan(i) za swoje silne strony, a nad czym, pana zdaniem, powinien pan jeszcze popracować?

• Czy może dać Pan(i) jakiś przykład, Co to dokładnie oznacza?

• Która z tych spraw jest Pan(i) zdaniem najważniejsza?

• Omów swoje obserwacje, poinformuj o błędach, powiedz z jakiego powodu jest to ważne dla Ciebie (jakie interesy zostały utrzymane/zagrożone, jakie kłopoty sprawiła dana postawa):

• Punkt po punkcie omów swoje oceny koncentrując się na sytuacjach rozbieżności między stanem pożądanym, a zaobserwowanym.

• Koncentruj się na kilku najważniejszych kwestiach.

• Zacznij od tematów, co do których jesteście zgodni, a następnie przejdź do omawiania rozbieżności.

ROZBIEŻNOŚCI

W czasie rozmowy oceniającej mogą pojawić się rozbieżności między Twoją i pracownika oceną jego pracy. Nazywaj je i omawiaj wprost, pamiętając przy tym, by:

• trzymać się faktów;

• poruszać tylko kwestie priorytetowe z punktu widzenia wykonywanej pracy;

• nie poruszać nieistotnych rozbieżności;

• odnosić się do celów i strategii firmy;

• być otwartym i gotowym do rewizji swojej opinii, jeśli będzie Ci się to wydawało uzasadnione.

• Zapytaj o opinię na temat swoich obserwacji:

• NIE wdawaj się w dyskusję.

• Pracownik ma prawo nie zgodzić się z oceną.

• Słuchaj argumentów pracownika.

• Zaproponuj pomoc w przypadku pojawienia się trudności w poprawie mankamentów; zasugeruj działania mające na celu rozwój:

Zaproponuj plan działania:

• obszary wymagające poprawy,

• rezultaty jakich oczekujemy,

• działania jakie podejmie pracownik oraz przełożony,

• termin realizacji w/w założeń.

Nie narzucaj rozwiązań - proponuj

• Podziękuj za rozmowę:

• Podsumuj spotkanie.

• Sprawdź czy każdy punkt rozmowy został zrealizowany.

• Poproś pracownika o podsumowanie.

• Sprawdź kompletność wypełnienia formularza i wspólnie go podpiszcie.

• Zakończ rozmowę ustaleniem konkretnej daty następnej oceny przejściowej.

TECHNIKA PROWADZENIA ROZMOWY (Jolanta Uran - Gędłek, Training Partners)

• Bądź przygotowany na przeczekanie niezręcznych chwil ciszy, które mogą zapaść po Twoim pytaniu.

• Daj pracownikowi czas na znalezienie odpowiednich słów. Nie wchodź w słowo. Niektórzy potrzebują specjalnej zachęty do otworzenia się - muszą mieć pewność, że naprawdę chcesz wysłuchać tego, co mają do powiedzenia. Gdy cisza nadto się przedłuża można dodać „Chciałbym poznać Twoje zdanie w tym temacie” lub „Zależy mi na Twojej opinii”.

• Nie zakładaj, że wiesz, co pracownik chce powiedzieć. Niech powie to sam. Milczenie i nieśmiałość nie muszą oznaczać braku ambicji. Podejmij próbę wydobycia z niego prawdy o tym, co mu się nie podoba i jakie są jego najbliższe plany związane z życiem zawodowym.

• Wyjaśniaj i reasumuj na bieżąco słowa pracownika, okazując w ten sposób swoją troskę i upewniając się, czy dobrze zrozumiałeś jego słowa.

• Zadawaj pytania z wykorzystaniem parafrazy : „Jeżeli dobrze cię zrozumiałem to nie jesteś zadowolony z systemu wyszukiwania danych?”. Taki sposób weryfikowania poprawności zrozumienia może pomóc pracownikowi w dostrzeżeniu pewnych niespójności w jego myśleniu, szczególnie, jeśli jego zarzuty to lista ogólników. Jeżeli Ty z kolei powtórzysz pracownikowi jego wypowiedź, może on sobie zdać sprawę, że niektóre z jego punktów są po prostu nierealne.

• Unikaj zadawania pytań naprowadzających lub retorycznych, które mogą go zdenerwować: „No tak, ale to przecież wszystko zależy od twojej osobowości. Zakładam, że ty lubisz odpowiedzialność?”.

• Zadawaj tylko jedno pytanie na raz. Nie twórz listy pytań: „gdzie byłeś, gdy się to zdarzyło po raz pierwszy, dlaczego tego nie zgłosiłeś i jak zmienił się system od tamtego czasu?”. Przy tak zadanym pytaniu, pracownik może uniknąć odpowiedzi na pytanie, na które nie chce odpowiedzieć. A poza tym, zanim skończysz zadawać pytanie, pracownik może zapomnieć jego pierwszą część.

• Słuchaj uważnie. Nie wyłączaj się myślowo dlatego, że nudzi Cię to, co mówi pracownik.

• Strzeż się przed przyjmowaniem do wiadomości tylko pozytywów i ignorowaniem negatywów.

• Nie rozpraszaj się. Nie pozwól sobie na myślenie o czymś innym i nie okazuj zniecierpliwienia.

INFORMACJA ZWROTNA

• Mów o zachowaniu danej osoby, nie o samej osobie!

• Skup się na swoich spostrzeżeniach, a nie na wyciąganiu wniosków.

• Dokonuj opisu, a nie ocen - tam gdzie to tylko możliwe.

• Opisuj zachowanie w kategoriach „mniej lub bardziej” a nie „tak lub nie”.

• Dziel się pomysłami i informacjami, zamiast udzielać rad.

• Zajmij się badaniem możliwości, nie zostawaj przy gotowych odpowiedziach i rozwiązaniach.

• Skup się na korzyści, jaką informacja zwrotna może dać odbiorcy, a nie na korzyści, jaką wyrzucenie jej z siebie da Tobie.

• Ogranicz się do tej liczby informacji, którą odbierająca osoba może spożytkować, a nie do tej, którą chciałbyś przekazać.

PRZEKAZYWANIE UWAG KRYTYCZNYCH

Następując zasady:

• ocena powinna dotyczyć wyników pracy lub zachowań, a nie ludzi („zachował się Pan nieodpowiedzialnie” zamiast „jest Pan nieodpowiedzialnym człowiekiem”)

• krytyka musi być rzeczowa i służyć rozwiązywaniu konkretnych problemów (nie używamy sformułowań „Pan zawsze” i „Pan nigdy”)

• rozmowa oceniająca powinna być prowadzona w cztery oczy zwłaszcza gdy dotyczy pracownika wobec którego pojawiły się zarzuty

• krytykę należy przekazywać wyłącznie słowami, unikać zaś wyrażania jej w sposób niewerbalny (zimne spojrzenie, nieprzyjazna gestykulacja itp.)

• należy unikać sformułowań i wyrażeń, które mogą zostać odebrane za obraźliwe lub poniżające („Ty tępaku”)

• gdy jest to możliwe zwracać najpierw uwagę na zachowania pozytywne potem sformułować zarzut i następnie ponownie wygłosić pochwałę, dzięki temu krytyka jest odbierana jako bardziej rzeczowa i sprawiedliwa

• rozmowa oceniająca powinna być DIALOGIEM służącym wspólnemu rozwiązywaniu problemów a nie okazją do wyrażenie swojego niezadowolenia wobec pracownika.