Aby zasady racjonalnego obiegu pism mogły być zastosowane w praktyce, firma musi spełniać kilka warunków. Są to:

• właściwa struktura organizacyjna i szczegółowy podział zadań pomiędzy pracowników biurowych,

• wprowadzenie systemu decentralizacji decyzji i uprawnień,

• zatrudnianie pracowników biurowych o wysokich kwalifikacjach zawo­dowych i wysokim poziomie etyki i kultury zawodowej,

• stworzenie optymalnych warunków pracy w biurze,

• stosowanie nowoczesnych środków techniki biurowej,

• optymalny system przepisów prawnych umożliwiających szybkie i pra­widłowe działanie.

Zadanie.

Sporządź wykres drogi obiegu pisma według podanego opisu, a następ­nie zracjonalizuj obieg tego pisma, opierając się na zasadach racjonalnego obiegu pism. Po dokonanej racjonalizacji wyznacz na tym samym wykresie in­nym kolorem nową drogę pisma.

W pewnej firmie Y istnieje następująca procedura uzyskiwania i rozliczania delegacji służbowej:

Pracownik wypełnia wniosek o wydanie druku „polecenie wyjazdu służ-- owego ". Wniosek zostaje przekazany sekretarce działu, w którym zatrudniony jest pracownik, w celu przedstawienia go kierownikowi. Kierownik wniosek sprawdza i podpisuje. Wniosek wraca do sekretarki, która przekazuje go pracownikowi. Pracownik udaje się z wnioskiem do działu kadr, gdzie następuje sprawdzenie wniosku pod względem formalnym i wystawienie „polecenia wyjazdu służbowego ", które wraz z wnioskiem przekazane jest sekre­tarce dyrektora naczelnego. Następuje akceptacja sprawy. Teraz pismo wraz z wnioskiem trafia do działu kadr, gdzie jest rejestrowane, nadaje mu się nu­mer, przystawia pieczątkę. Pracownik odbiera „polecenie wyjazdu służbowe­go " osobiście i kwituje odbiór w książce kontrolnej. Z otrzymanym pismem pracownik udaje się do głównego księgowego w celu uzyskania podpisu, bę­dącego podstawą wypłaty zaliczki. Następnie pracownik udaje się do kasy, gdzie otrzyma zaliczkę.

zatrzymania punkt czynności	Pracownik	sekretariat	Kierownik działu	Dział Kadr	Główny księgowy
1. wypełnienie wniosku
2. przekazanie wniosku
3. sprawdzenie wniosku
4. podpisanie wniosku
5. przekazanie wniosku
6. otrzymanie pisma przez pracownika
7. sprawdzenie wniosku pod względem formalnym
8. wystawienie polecenia wyjazdu służbowego
9. przekazanie wniosku
10. akceptacja sprawy
11. rejestracja, nadanie numeru
12. odbiór polecenia wyjazdu i pokwitowanie
13. podpis
14. wypłata zaliczki