Metodyka PRINCE2
W wyniku porównania wielu projektów zauważono, że cele i przedmioty projektów różnią się znacznie pomiędzy sobą, ale procesy zarządzania ich realizacją są bardzo podobne, a nawet takie same. Gromadząc doświadczenia pozytywne i eliminując popełnione błędy w Wielkiej Brytanii w wyniku wieloletniego procesu rozwoju i doskonalenia opracowano metodykę PRINCE? 2 (Projects In Controlled Environments, czyli projekty w sterowalnym otoczeniu.
PRINCE 2 - jest zarejestrowanym znakiem handlowym CCTA). Metodyka PRINCE2? jest własnością Rządu Wielkiej Brytanii, ale jest udostępniona do swobodnego stosowania przez wszystkich zainteresowanych. W Polsce głównym popularyzatorem metodyki PRINCE2? jest Centrum Rozwiązań Menedżerskich S.A.1 , które opracowało polską wersję materiałów szkoleniowych SPOCE Zgodnie z tą metodyką był zarządzany np. bardzo duży projekt zrealizowany przez TP S.A.
Specyfiką metodyki PRINCE2? jest to, że uwzględnia ona w równym stopniu interesy trzech stron występujących w projektach: biznesu, dostawcy i użytkownika. Jest realizowane poprzez przyjęcie określonych zasad realizacji projektu. Określając role poszczególnych uczestników projektu metodyka określa także wzajemne relacje pomiędzy nimi. Dla projektów o dużej liczbie użytkowników i dostawców metodyka określa bardziej złożoną organizację.
Metodyka określa główne role w projekcie wskazując, których nie wolno pominąć i których nie można łączyć. Inna jest bowiem rola menedżera projektu (coraz częściej nazywa się go także szefem projektu), którego zadaniem jest organizacja projektu i sterowanie jego realizacją, a inna audytora, który powinien czuwać nad jakością wyników projektu. Łączenie tych ról jest jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzeń.
Dla każdej z ról określono związane z nią zadania oraz zakres odpowiedzialności. Inną ważną przyczyną niepowodzeń jest bezpośredni wpływ inwestora lub sponsora na bieżącą realizację projektu. Dlatego metodyka PRINCE2? nie dopuszcza takiego oddziaływania. Inwestor może oddziaływać na projekt jedynie poprzez swojego przedstawiciela w komitecie sterującym, który powinien być powołany w każdym projekcie. Jego rolą jest podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących projektu.
Są to decyzje o zatwierdzeniu założeń projektu i zgodzie na rozpoczęcie realizacji kolejnych etapów, decyzje o udostępnieniu dodatkowych zasobów lub o przerwaniu realizacji projektu w wyniku zmian zaistniałych w jego otoczeniu. Komitet sterujący, w którym na równych prawach są reprezentowani: inwestor, finalni użytkownicy produktów projektu oraz dostawcy usług lub produktów, odpowiada za terminową realizację projektu, za jego produkty i ich jakość oraz za koszty. Komitet sterujący powinien podejmować decyzje poprzez szukanie konsensu, a nie w wyniku dominacji którejś ze stron.
Rozdzielenie ról szefa projektu i przewodniczącego komitetu sterującego pozwala oddzielić bieżące zarządzanie projektem od związanych z nim decyzji strategicznych. Istotnym elementem metodyki PRINCE2? jest obowiązek zarządzania ryzykiem. Kiedy przystępuje się do realizacji projektu, zwykle dominuje optymizm i w sposób mniej lub bardziej świadomy pomijane są zagrożenia, które mogą się pojawić w trakcie realizacji, a które mogą spowodować, że projekt straci sens.
Metodyka wymaga, by wszystkie takie zagrożenia były zidentyfikowane przed podjęciem decyzji o realizacji projektu, a ich rejestr był stale uaktualniany. Nie oznacza to, że nie należy podejmować projektów obarczonych dużym ryzykiem. Trzeba mieć tylko świadomość ewentualnych zagrożeń i przeanalizować skutki, gdyby któreś z nich stało się faktem. Mając tę świadomość można podjąć odpowiednie działania w celu ograniczenia zagrożeń lub przygotować stosowne plany awaryjne. (CRM S.A, www.4pm.pl)