Organizacja i zarządzanie w administracji publicznej

Organizacja - synonim pojęcia - to stowarzyszenie, federacja, klub, koło, kółko, konfederacja , porozumienie, przymierze, związek, sojusz , unia, zrzeszenie.

Organizowanie- przygotowywanie, urządzanie, uporządkowanie, posegregowanie.

Organizacja - to grupa ludzi, którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów, albo grupa ludzi mający wspólny plan, program, zadania .

Jest narzędziem skłaniającym ludzi do wspólnej pracy.

Organon - ( z łaciny) narzędzie, przyrząd lub narząd , jako cześć pewnej całości, pojecie związane z organizacja , to zadania, cele , zmierzanie do celu .

Organizacja - to taka całość, której składniki przyczyniają się do powodzenia tej całości ( Kotarbiński )

Organizacja to taka całość , która przyczynia się do powodzenia swych części ( Koźmiński)

Organizacja to taka całość- która osiąga powodzenie, jeśli powodzenie osi…aga większość jej części.

Bliskie otoczenie

Organizacji

Klienci Partnerzy

Organizacja

Nakłady →→→ →→→ Wyniki

Podsystem Podsystem

społeczny techniczny

( ludzie ) ( narzędzia )

Związki

Dostawcy Konkurencja

Organizacja jako system społeczno- techniczny

Organizacja funkcjonuje w pewnym otoczeniu , jest od otoczenia uzależniona, czerpie z otoczenia nakłady ( ludzkie, finansowe ).

Organizacja istnieje, gdyż cos wytwarza i wydala.

- podsystem techniczny ;

- podsystem społeczny;

- podsystem zarządzania ;

- podsystem struktury ( na czele ktos stoi) ;

- podsystem celów i wartości ( ma do realizowania cele, wartości, )

Bliskie otoczenie

organizacji

Społeczne Fizyczne

Klienci Organizacja Partnerzy

Podsystem Podsystem

społeczny techniczny

Nakłady →→→ →→→ Wyniki

Kulturowe Polityczne

Prawne Ekonomiczne

Dostawcy konkurencja związki

Technologiczne

Modele organizacji

1 - podejście uniwersalne :

- model biurokratyczny

- model behawioralny

2- podejście sytuacyjne.

Biurokracja- jest to jedna z form organizacji, szczególnie rozpowszechniona w instytucjach państwowych, określana jako struktura oparta na zalegalizowanej władzy formalnej ( ktoś komuś dał upoważnienie ).

Termin „ biurokracja „ oznacza biuro, miejsce pracy urzędnika, wszedł do użycia przed Rewolucja Francuzka 1789r.

MAX WEBER.

Określał biurokratyczną formę organizacji jako :

- logiczną , racjonalną , sprawną „ jedyną najlepszą metodą działania „

5 cech Webera :

1. wyraźny podział pracy - każde stanowisko powinno być zajmowane przez eksperta ;

2. spójny zestaw zasad- zapewnienie jednolitego wykonywania zadań ;

3. ustalona hierarchia stanowisk- tworząca linię podporządkowania od góry do dołu ;

4. kierownicy prowadzą organizację w sposób bezosobowy i utrzymują odpowiedni dystans w stosunku do podwładnych ;

5. zatrudnianie i awansowanie pracowników jest oparte na technicznej wiedzy fachowej, a pracownicy powinni być chronieni przed arbitralnym zwolnieniem.

Idealna biurokracja powinna się charakteryzować :

- precyzja działania ; - dyskrecją ;

- szybkością ; - subordynacją ;

- elastycznością ; - bezosobowością ;

- jednoznacznością ; - przepisorządnością ;

- efektywnością ; - ciągłością pracy ;

- zmniejszeniem do minimum tarć ; - oszczędnością na kosztach ;

- dostosowaniem do potrzeb ; - przewidywalnością zachowań.

Behawioralny model funkcjonowania organizacji

W tym modelu położony został nacisk na rozwijaniu grup roboczych i procesy interpersonalne.

Rensis Likiert - psycholog ( 1903- 1981 )

Model funkcjonowania organizacji wg. Likierta

Likiert badał organizacje, aby dowiedzieć się , co sprawi , że

Stwierdził, że te były skuteczniejsze, które w większym stopniu wykorzystywały model behawioralny ( system 4 ) niż biurokratyczny ( system 1 )

W systemie 4- zwrócono większa uwagę na rozwój zespołów roboczych oraz wykazano większa troskę o procesy interpersonalne .

Model behawioralny identyfikuje dwa skrajne typy projektu organizacji :

- organizacja systemu 1 - ( sztywna, nieelastyczna, podobna do biurokratycznej ) ;

- organizacja systemu 4 - elastyczna.

1. przywództwo ;

2. motywacja ;

3. komunikowanie się ;

4. interakcja ;

5. decyzyjność ;

6. ustalanie celów ;

7. kontrola ;

8. efekty.

System 1 System 4

Od.1- przewiduje jedynie zaufanie miedzy zwierzchnikami,

motywy bezpieczeństwa podwładnych , swoboda dyskusji

nie przewiduje zaufania i wymiany poglądów

Od.2 strach i sankcje ( pracownicy działania motywacyjne

nieprzychylnie nastawieni do

organizacji i celów

Od.3 informacja przepływa z góry w dół, swobodny przepływ informacji

zwykle zniekształcona , nie budzi nie są zniekształcone

zaufania

Od.4 pracownicy mają mały wpływ wszyscy mają wpływ na cele,

na cele , metody osiągania celów metody działań

Od.5. na czele organizacji na wszystkich szczeblach poprzez

procesy grupowe

Od.6. na szczycie organizacji na wszystkich szczeblach

Od.7. nacisk na ustalanie winnych samokontrola i rozwiązywanie

problemów

Od.8 niskie ( bierne uczestnictwo wysokie - pracownik zna wyniki

kierownictwa ) brak zaangażowania efekty pracy

w rozwój zasobów ludzkich

Mocne i słabe strony modelu behawioralnego.

Mocne :

- podkreśla znaczenia pracowników ;

- humanistyczne podejście do funkcjonowania organizacji .

Słabe :

- pogląd , że system 4 jest najlepszym podejściem do projektowania organizacji ;

Wpływ sytuacji na projektowania modelu organizacji .

Sytuacja podejścia do projektowania modelu organizacji jest oparte na założeniu, że optymalny projekt dla danej organizacji zależy od szeregu czynników sytuacyjnych .

Czynniki sytuacyjne:

1. technika ;

2. otoczenie ;

3. rozmiary organizacji ;

4. cykl życia organizacji .

Wpływ technologii wytwarzania i wielkości produkcji na jej model ( J. Woodward )

Organizacje specjalizujące się w produkcji jednostkowej lub małoseryjnej ( mała złożoność techniczna i technologiczna wytwarzania ) powinny być organizowane według innego modelu , niż organizacje produkujące wyroby masowo lub w wielkich partiach.

Zauważono, że wraz ze wzrostem produkcji zwiększa się liczba szczebli zarządzających.

Wpływ otoczenia na model organizacji ( Burns i Stalken )

Organizacje funkcjonujące w stabilnym otoczeniu opierają się na modelu biurokratycznym , a w zmiennym ( zmuszone do nieustannych dostosowań

?

Wpływ rozmiarów organizacji na model jej funkcjonowania

- wielkość organizacji- jako liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty ;

- większa specjalizacja , większa liczba reguł i przepisów oraz większa decentralizacja ;

- wielkość organizacji jest składowa zmienną w funkcji czasu.

Cykl życia organizacji

Jest to sekwencja etapów , przez które przechodzi większość organizacji w trakcie istnienia :

- narodziny- podmiot jest mały i prosty. Zarządzany najczęściej przez jednego człowieka. przedsiębiorstwo walczy o przetrwanie i utrzymanie się na rynku.

- młodość- wzrost i ekspansja, szybkość działania. Następuje szybkie i odczuwalne zwiększenie zysku, co często prowadzi do zwiększenia rozmiarów organizacji ;

- dojrzałość- stabilizacja obrotów przedsiębiorstwa . Przedsiębiorstwo ma wypracowaną pozycję na rynku, posiada doświadczoną kadrę kierowniczą ;

- schyłek - przedsiębiorstwo znajduje się w kryzysie ( na skutek np. spadku popytu, błędnego zarządzania ).

Cele organizacji- wyznaczają misje i zadania tj. jej podstawowy kierunek działania z uwzględnieniem roli organizacji ( czyli miejsce w społeczeństwie , ogólnie nakreślona działalność, którą można wykonywać wśród innych organizacji tego typu ).

Formułowanie celów organizacji jest etapem w procesie planowania strategicznego ( 20 lat)

Cele oficjalne- ogólne struktury , w publicznych oświadczeniach kierownictwa stanowią normy celów operacyjnych ( miesiąc ) ; wyraźne i ogólne, można je znaleźć najczęściej w spółkach. Są wyrażane w najogólniejszy sposób, maja informować i zachęcać strony zainteresowane do przywiązania się do organizacji ;

Cele operacyjne - do których dąży się za pośrednictwem rzeczywistych programów, działań i procedur ( kto - w jakim czasie ? - badanie efektywności , skuteczności ) :

Cele, do których dąży się za pośrednictwem programów działań i procedur. Określają kierunek działań wymagany od poszczególnych jednostek organizacyjnych i osób. Mogą też służyć jako kryteria oceny wydajności .

EGZEMPLIFIKACJA ( Ilustracja ) CELÓW ORGANIZACJI

Przetrwanie ( rozwój ) ( cele najwyższego rzędu wartości )

│

Zrównoważone funkcjonowanie

( dostęp do zasobów koniecznych dla istnienia i rozwoju )

Maksymalizacja zysku Maksymalizacja budżetu

( dla organizacji rynkowych) ( dla organizacji niedochodowych)

Wytwarzanie społeczne użytecznych dóbr usług

( realizacja funkcji na rzecz otoczenia )

↓

↓

Realizacja konkretnych zamierzeń , działań , zadań i przedsięwzięć ( cele najniższe)

Rodzaje celów organizacji :

- misja - powód istnienia organizacji, są to zadania , które musi wykonać organizacja, aby zrealizować cel ;

- cele strategiczne - cele ustalone na najwyższym szczeblu i dla najwyższego kierownictwa organizacji- prezes, dyrektor naczelny );

- cele taktyczne - cele ustalone na średnim szczeblu i dla menadżerów średniego szczebla organizacji- wiceprezes, wicedyrektor ) ;

- cele operacyjne- cele ustalone na najniższym szczeblu - dyrektor, menadżer, kierownik )

2

---