Co ma wspólnego dawna nazwa Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie - Szkoła Główna Planowania i Statystyki z wielokrotnym słodzeniem herbaty?
No właśnie co?
Nie wiesz?
To może pytanie pomocnicze:
Co ma wspólnego dawna nazwa SGH, a szczególnie jej pierwszy człon - Szkoła Planowania z brakiem uwagi. Niby słuchasz rozmówcę, niby mu potakujesz, ale opowiedzenie komuś kilka godzin później o czym on mówił na pewno sprawiłoby ci problem.
Już wiem - ktoś odpowie - skleroza.
Tak samo jak z wielokrotnym słodzeniem herbaty.
Siadamy do śniadania.
Nalewamy sobie herbaty, bierzemy bułkę z koszyka, smarujemy masłem.
Słodzimy herbatę.
Nakładamy kawałek wędliny na bułkę.
Potem słodzimy jeszcze raz herbatę.
A jak już wsypiemy cukier zaczynamy się zastanawiać, czy posłodziliśmy herbatę...
Jednak to nie skleroza jest tym wspólnym mianownikiem.
Trudno bowiem luki w pamięci przypisywać sklerozie skoro w głowie mamy ciągły kociokwik. Często więc zapominamy czy przed sekundą wsypaliśmy cukier do herbaty, jak również to o czym rozmawialiśmy kilka godzin temu, skoro próbujemy pamiętać o stu innych sprawach, z których każda wydaje się być ważniejsza od drugiej i na dodatek każdą z nich trzeba natychmiast załatwić.
Bierzesz się za jedną, a 99 pozostałych głośno upomina się, żeby nimi też się zająć.
W takiej sytuacji nie tylko trudno skupić się na swoich zadaniach, nie mówiąc już o pracy twórczej, ale także na tak błahej czynności jak wsypanie łyżeczki cukru do kubka z herbatą.
Na nadmierne słodzenie herbaty jest prosta recepta - wystarczy za każdym razem, gdy stajemy przed dylematem - wsypać łyżeczkę cukru czy nie - spróbować herbatę, czy jest gorzka, czy może jest już nieznośnym „ulepem”.
Gorzej z pracą - zaczyna przypominać gaszenie pożarów, a my przypominamy ludzi, którzy próbują na siłę zdążyć ze wszystkimi sprawami.
Trudno nazwać taką pracę pracą zaplanowaną.
Czy taki galimatias w głowie oznacza, że mamy za dużo zajęć?
Niekoniecznie.
Można mieć dużo zajęć i dobrze wykorzystywać wolny czas.
Pod warunkiem, że umiemy wszystko dobrze zaplanować.
Znajomy opowiadał mi kiedyś, że cieszy się, iż ma dużo pracy, bo lepiej wykorzystuje czas, który mu pozostaje każdego dnia na życie rodzinne.
Absurdalne?
Tylko z pozoru.
Okazuje się, że praca ponad normę zmusza do lepszego planowania czasu.
Jeżeli dużo pracujesz i nie każdy wieczór możesz poświęcić rodzinie, musisz dobrze planować swój czas wolny. Musisz go dobrze wykorzystać, żeby rodzina wiedziała, że ten czas poświęcasz tylko dla nich. Powinien być atrakcyjny, by wszyscy go pamiętali.
W ten sposób będziesz miał przewagę nad osobami, które codziennie kończą pracę o 16 lub 17. Paradoks polega na tym, że takie osoby wszystkie wieczory mają wolne i zawsze mogą się wybrać z najbliższymi do kina czy też wesołego miasteczka. Dlatego, że zawsze mogą to zrobić... rzadko z tej możliwości korzystają. Jeżeli tylko dwa wieczory w tygodniu możesz poświęcić swoim najbliższym zaplanuj je dużo wcześniej. W ten sposób Twoja rodzina będzie przekonana, że spędza z Tobą dużo czasu.
Tym, którzy jeszcze nie doszli do takiej perfekcji i ciągle mają problemy z ugaszeniem wszystkich pożarów, proponuję przypomnieć sobie dawną nazwę SGH. Szczególnie jej pierwszy człon - Szkoła Planowania powinien się nam wyłonić z zakamarków pamięci i dobrze się w niej ugruntować, byśmy już go tak szybko nie zapomnieli. Bo czy planowanie to przeżytek minionej epoki? Żyjąc w obecnej rzeczywistości, nauczyliśmy się działać zamiast planować. Jednak bez planowania zaczynamy być niewolnikami upływającego czasu i mnożących się wokół nas problemów.
Skuteczni menedżerowie, którzy niewolnikami upływającego czasu nie są, przestrzegają
dwóch kluczowych zasad:
Po pierwsze dobrze wiedzą, na czym schodzi im czas - w związku z tym starają się jak najlepiej zarządzać tą jego częścią, na którą mają wpływ.
Po drugie dążą do osiągnięcia konkretnych rezultatów. Dobrze wiedzą, że nie chodzi o to, aby po całym dniu wrócić do domu zmęczonym, ale o to, by osiągnąć coś konkretnego. Dlatego zawsze, zanim się za coś zabiorą, zadają sobie pytanie - jaki jest cel tej pracy, na ile przybliży ich ona do zrealizowania najważniejszych zadań?
Kluczem do zapanowania nad upływającym czasem i natłokiem zadań jest właściwe planowanie. Takie, które pomaga zaoszczędzić czas i wydajniej wykonać pracę. Dzieje się tak, ponieważ dobry plan pomaga osiągnąć wyznaczone cele w najkrótszym czasie. Pod jednym wszakże warunkiem - gdy nie planujesz zbyt długo...
Uważaj!
Nie wpadnij w pułapkę zbyt drobiazgowego planowania. Zakończy się ono sukcesem, jeśli uda Ci się zaoszczędzić przynajmniej pół godzinny dziennie. W przeciwnym razie stracisz czas, zamiast go zyskać. Dlatego na samo planowanie poświęcaj najwyżej 1% tego czasu, który chcesz zaplanować. Jeżeli więc planujesz bieżący dzień - zrób to w 5 do 10 minut.
Planuj zawsze na piśmie.
W ten sposób odciążysz swoją pamięć i będziesz miał pewność, że nic istotnego nie ujdzie Twojej uwadze. Zdaniem specjalistów posiadanie celów i realizacja planów - to główne czynniki sukcesu. Jednak tylko 3 % ludzi formułuje swoje cele na piśmie, 10 % ludzi - stawia sobie cele, ale ich nie zapisuje, a ok. 87 % ludzi dryfuje przez życie, pozwalając innym określić swój los. Badania pokazują, że gdy nie mamy konkretnych celów, do realizacji których dążymy, a cele długoterminowe i krótkoterminowe nie są spójne, to aż 80 % czasu „przecieka” nam przez palce. Jak tego uniknąć?
Zrób następujące ćwiczenie:
Napisz na kartce swoje najważniejsze cele życiowe. Masz na to dwie minuty. Odłóż kartkę, weź następną i napisz, co chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych 3 lat. Na to zadanie także masz tylko dwie minuty, potem odłóż kartkę. Teraz wyobraź sobie, że otrzymałeś wyniki swoich badań i okazało się, że masz raka. Lekarze dają ci jedynie pół roku życia. Zastanów się co przez te pół roku chciałbyś zrobić. Weź trzecią kartkę i napisz na niej te cele.
Teraz porównaj wszystkie kartki. Cele z drugiego zadania (te na trzy lata) powinny zostać tak wyznaczone, by ich realizacja mogła doprowadzić do zrealizowania celów głównych (tych
z zadania pierwszego). Jeżeli tak nie jest to albo Twoje cele życiowe są przypadkowe, albo obecnie nie robisz tego czego byś pragnął. Ta druga ewentualność zachodzi wtedy, gdy cele
z ostatniego zadania (te na pół roku) nie zgadzają się z celami na trzy lata. Jeżeli tak właśnie jest, zastanów się dlaczego już teraz nie chcesz realizować swoich marzeń i zostawiasz je sobie na później?
Gdy już będziesz pewny tego co naprawdę chcesz zrealizować, napisz swoje cele na kartce
i powieś je na ścianie w widocznym miejscu, tak byś widział je codziennie rano a podejmując każdą decyzję, mógł się zastanowić nad tym, czy zbliża Cię ona do celu, czy też nie.
Podziel cel na zadania.
Aby dobrze zaplanować każdy dzień pracy powinieneś sformułować nadrzędny cel, do którego dążysz. Gdy już go znasz, potrzebny jest dobry plan, który pomoże Ci go osiągnąć. Najlepiej jest podzielić cel na konkretne zadania, których wykonanie da efekt końcowy w postaci realizacji całego celu. Im bardziej szczegółowe są cele, tym łatwiej nam je „objąć” więc spoglądamy na nie bardziej realistycznie. Wówczas można trafniej ocenić, czy i kiedy uda się zrealizować cel nadrzędny.
Jeżeli masz np. zrealizować wyznaczony cel roczny - przygotuj ramowy plan działania. Na jego bazie stwórz krótsze plany miesięczne, które bardziej skonkretyzują zakres poszczególnych zadań. Najbardziej szczegółowe będą plany tygodniowe i dzienne - w nich rozpiszesz na godziny poszczególne czynności, jakie musisz wykonać, aby osiągnąć główny cel.
Wszystkie te części powinny być bardzo dokładnie ze sobą powiązane. Planując poszczególne etapy, nie możesz stracić z oczu nadrzędnego celu. W ten sposób kontrolujesz zgodność wszystkich działań i możesz wyeliminować ewentualne sprzeczności.
Jak planować?
1. Wypisz wszystkie czynności, które musisz zrealizować w danym, planowanym odcinku czasu. Jeżeli jest to plan dzienny, to zawrzyj w nim przewidziane zadania do wykonania z przygotowanego wcześniej planu miesięcznego lub tygodniowego, nie załatwione sprawy z dnia poprzedniego, stałe, powtarzające się czynności oraz sprawy pilne, które pojawiły się w międzyczasie. Wypisując zadania, powinieneś od razu określać stopień ich ważności - bardzo ważna, mniej ważna, do delegowania - oraz podzielić je na grupy w zależności od ich typu, np. S - spotkania, K - korespondencja, T - telefon itp.
2. Gdy już stworzyłeś listę czynności to obok każdej z nich umiaść szacunkowy czas jej trwania. Wypisz w słupkach trzy terminy - najbardziej optymistyczny, najbardziej pesymistyczny i ten, który wydaje Ci się najbardziej realny. Będzie to pomocne w organizowaniu kolejnych dni - będziesz wiedział, ile czasu dana czynność Ci zajmuje. Wyznaczając każdą datę, przemyśl wszystkie „za” i „przeciw”.
3. Teraz skróć listę spraw - nie planuj więcej niż 60% czasu. Resztę i tak zajmą Ci czynności nieprzewidziane. Jeśli zamierzasz spędzić w pracy 10 godzin - planuj 6 z nich. Gdy natomiast chcesz pracować przez 8 godzin - planuj tylko 5.
4. Przenoszenie spraw nie załatwionych na następne dni. Może zabrzmi to pesymistycznie, ale doświadczenie pokazuje, że prawie każdego dnia zostają takie sprawy, których nie udało się załatwić. Zawsze pod koniec dnia podsumuj, które z porannych założeń udało Ci się zrealizować. Będziesz miał wówczas jasność, ile spraw tak naprawdę udaje się wykonać w ciągu dnia. Następny dzień zaplanujesz bardziej realistycznie. Nie warto planować zbyt wielu zadań, bo jeśli nie uda Ci się ich wykonać, wpadniesz w przygnębienie. Wszystkie te czynności, których nie zrealizowałeś, a z których nie chcesz zrezygnować, przepisz na następny dzień.
W jaki sposób zapisywać plany?
Najpopularniejszym sposobem zapisywania jest oczywiście nasz codzienny terminarz. Jest niezastąpiony przy planowaniu każdego dnia pracy. Jednak korzystając tylko z niego, tracimy z oczu główny cel, który musimy zrealizować. Aby łatwiej zapisać wszystkie czynności (nie oszukuj się - nie zapamiętasz ich wszystkich, poza tym to co zostało zapisane na papierze bardziej nas motywuje), możesz skorzystać z notatki nieliniowej. Na środku kartki napisz główny cel, który wybrałeś do realizacji, a następnie dookoła niego zakreśl kółko. Od tego kółka wyprowadź linie rozchodzące się w różnych kierunkach. Na ich końcach wypisz mniejsze cele. Je też obwiedź kółkiem. Z kolei od nich poprowadź kolejne linie, na których końcach zapiszesz bardziej konkretne zadania do realizacji. I tak dalej, aż rozbijesz cel na małe etapy, za realizację których możesz się zabrać choćby dzisiaj.
Plany nieliniowe są łatwiejsze do zapamiętania - większość z nas jest wzrokowcami i o wiele łatwiej zapamiętuje obraz. W ten sposób nie tracimy z oczu głównego celu, gdyż znajduje się on pośrodku kartki. Widoczna jest też droga do niego - „przeskakiwanie z gałęzi na gałąź” lub „labirynt”, który musisz przejść. Poza tym, gdy raz spojrzysz na swój plan, wiesz, o co chodzi, nie musisz skrupulatnie czytać wiersza za wierszem, ponieważ jedno wynika z drugiego. Minusem takiej notatki jest to, że tylko Ty - jej autor - będziesz wiedział, co przedstawia.
Inne techniki, które pomogą Ci zapanować nad skomplikowanym projektem.
W pracy coraz częściej stykamy się z wykonywaniem konkretnych projektów niż
z powtarzaniem tych samych, raz wyuczonych czynności. Najlepszym przykładem są agencje reklamowe, gdzie specjaliści z różnych branż (np. copywriterzy, graficy i inni fachowcy od reklamy) przygotowują wspólnie propozycje dla klienta. Podobnie dzieje się w firmach konsultingowych, jak również w przemyśle, gdzie powstają specjalne międzydziałowe zespoły zadaniowe, powołane do realizacji konkretnych projektów. Wówczas zadaniem menedżera jest koordynowanie pracy wszystkich ludzi, na wszystkich etapach, aby projekt został ukończony w terminie.
Aby lepiej zaplanować pracę i efektywniej wykorzystać posiadany czas, skorzystaj z dwóch zaprezentowanych poniżej metod.
Metoda diagramów nadrzędności
Pierwszym Twoim krokiem powinno być podzielenie całego projektu na etapy - konkretne zadania. Tym samym określisz wszystkie działania, które musisz wykonać. Teraz zastanów się, które powinieneś zrobić najpierw, a które mogą lub nawet muszą poczekać.
Skorzystaj z metody, która jest nazwana Metodą Diagramów Nadrzędności (w skrócie PDM). Jest ona bardzo prosta. Każdemu zadaniu przypisz kolejną literę alfabetu. Teraz połącz je strzałkami korzystając z następujących zależności:
„skończyć, aby zacząć” - czyli zadanie A musi być skończone, abyś mógł zacząć działanie B;
„skończyć, aby skończyć” - czyli zadanie A musi być skończone, aby zadanie B mogło się skończyć;
„zacząć, aby zacząć” - czyli zadanie A musi być zaczęte, aby również można było zacząć działanie B;
„zacząć, aby skończyć” - czyli zadanie A musi zostać zaczęte, abyś mógł skończyć B;
Warto posiłkować się ta metodą na piśmie, gdy projekt, którym się zajmujesz, jest ważny
i skomplikowany (np. uczestniczy w nim wielu wykonawców lub tego typu zadanie robisz po raz pierwszy). Natomiast w sprawach rutynowych lub mniej skomplikowanych przemyśl sobie po prostu wszystkie czynności. Metodą diagramów nadrzędności posługują się nie tylko kierownicy projektów. Korzystają z niej często - nawet o tym nie wiedząc - gospodynie domowe przygotowując obiad z kilku dań dla wielu gości. Muszą ze wszystkimi potrawami zdążyć na czas, podać ciepłe, a w trakcie jeszcze pozmywać naczynia.
Wykres Gantta
Teraz zastanów się, ile czasu potrzeba na wykonanie każdej czynności. Gdy już to oszacujesz, dodaj jeszcze 5-10 % na opóźnienia (ale nie mów tego osobom, które mają wykonać poszczególne zadania). Jeśli już wiesz, co należy zrobić, w jakiej kolejności oraz w jakich terminach, a także komu powierzysz poszczególne zadania - sporządź harmonogram. Najlepszy jest do tego wykres Gantta. Ten sposób planowania działań ma już długą historię. Po raz pierwszy został zastosowany w 1917 roku. Ma on bardzo prostą formę tabelaryczną, możesz więc przy planowaniu skorzystać z arkusza Excela. W wiersze tabeli wpisz prace, które masz do wykonania, zaś w kolumny jednostki czasu (dni, tygodnie, miesiące). Teraz zaznacz czas, który Twój zespół potrzebuje na wykonanie zaplanowanych czynności.
Zastosuj wykres Gantta zarówno przed rozpoczęciem projektu (przy jego planowaniu), jak również podczas jego realizacji. Nanoś po prostu w trakcie trwania poszczególnych prac rzeczywisty czas ich rozpoczęcia i zakończenia, notując ewentualne opóźnienia i zakłócenia (np. choroba pracownika, brak materiałów, itp.) Następnym razem, gdy będziesz przygotowywał harmonogram podobnego projektu, będziesz wiedział, jakie poprawki musisz uwzględnić.
Jak zadbać o to, by zaplanowane czynności zostały rzeczywiście wykonane?
Już na etapie planowania zadań musisz zadbać o to, by powiodła się ich realizacja. W tym celu precyzyjnie ustalaj terminy wykonania danej pracy - godziny, o której ją zaczniesz, zakończysz i - jeżeli plan jest dłuższy niż dzienny - konkretny dzień, gdy daną pracę wykonasz. Nie posługuj się takimi popularnymi określeniami jak - wkrótce, w przyszłym tygodniu, tak szybko jak to możliwe... Konkretne terminy zapewnią samodyscyplinę.
Podobnie postępuj, umawiając się z ludźmi, którzy będą współuczestniczyć w realizacji Twoich zadań. Zwykle, jeżeli druga strona nie naciska, mówimy, że postaramy się zrobić to czy owo, jak najszybciej. Zmień ten zwyczaj - zawsze wyznaczaj konkretny termin. Jeżeli w ten sposób uzgodnisz swoje plany z innymi osobami - będziesz czuł większą presję, by się z nich wywiązać.
Dobry plan spowoduje, że nie będziesz robił wszystkiego, co na Ciebie spada.
Będziesz miał pewność, że to nie praca kieruje Tobą, ale Ty nią.
No i zawsze będziesz miał herbatę posłodzoną tak jak lubisz...
Pozdrawiam
Daniel Sukniewicz