W każdym przedsiębiorstwie czy to dużym czy małym dobrze funkcjonującym istotną rolę odgrywa logistyka, bez której ciężko sobie wyobrazić sprawne zarządzanie firmą. Wiadomo, że im lepsze jest funkcjonowanie poszczególnych działów w tym także logistyki, tym przedsiębiorstwo jest lepiej zorganizowane w własnych strukturach, co daje większy wachlarz możliwości nie tylko sobie ale też dostawcą i potencjalnym klientom.
Różna jest złożoność wyrobów, procesów dystrybucji, zaopatrzenia, transportu, obsługi klienta, a także elektronicznej wymianie danych. Im większa jest ich złożoność tym więcej powstaje i wytwarza się informacji, którą otrzymujemy, segregujemy i wykorzystujemy. Jak wiadomo w dzisiejszych czasach informacja jest niezbędnym zasobem, która poprzez właściwe zarządzanie daje różne możliwości w działaniach na rynku. Z dużym zasobem informacji ma również do czynienia działy logistyki w przedsiębiorstwach produkcyjnych, handlowych a także firmy, które świadczą usługi logistyczne.
Poprzez polepszenie technologii informatycznej w przedsiębiorstwach powstały różnorodne sieci informatyczne stosowane między innymi w gospodarce magazynowej służące do ewidencji i stanów magazynowych. Stosowanie takich sieci informatycznych w dziale logistyki daje duże korzyści nie tylko przedsiębiorstwu ale i wspomnianym wcześniej dostawcom czy klientom.
Istotną rolę w przekazywaniu informacji odgrywa czas. Są różne sytuacje, w których szybkie przekazanie informacji odgrywa kluczową rolę nie tylko w obszarze logistyki ale i całym przedsiębiorstwie. Weźmy na przykład transport towaru do klienta. Z różnych powodów przesyłka nie może być dostarczona na czas do odbiorcy. Wysyłając taką wiadomość poprzez zastosowanie informatyki, potencjalny klient praktycznie od razu ma informację i wie jak ma w tym przypadku postępować.
Dział logistyki przekazuje mnóstwo informacji w różne miejsca, a ich przekazanie drogą telefoniczną wiąże się z kosztami połączeń a i ich jakość przekazania nie zawsze musi być dobra. Zastosowanie informatyki pozwoli nam na zminimalizowanie tych kosztów, a także jakość przekazania informacji będzie odpowiednia. W odróżnieniu od faksu możemy przesyłać informacje w postaci Arkuszów kalkulacyjnych, edytorów tekstów czy plików graficznych, a otrzymane lub dostarczone tego typu informację mogą być również poddane obróbce.
Kolejnym kosztem w logistyce i nie tylko jest wysyłanie różnych dokumentów pocztą. Nie kiedy klienci, dostawcy chcą mieć odpowiednie dokumenty w ten sam lub na drugi dzień, aby dostarczyć jak najszybciej potrzebne dokumenty stosuje się rozwiązanie poprzez skanowanie dokumentów i wysłanie ich drogą informatyczną, zaoszczędzimy tym samym czas dostarczenia a i również koszty będą mniejsze niż wysłanie pocztą.
Przy przewozie ładunku ważny jest nie tylko czas ale i dobór odpowiedniej trasy. Stosując informatykę i odpowiednie oprogramowanie nie musimy męczyć się z układaniem trasy i wyliczaniem kilometrów, a wpisując odpowiednie dane niemal natychmiast mamy zorganizowaną trasę przewozu.
Zastosowanie odpowiednich programów w systemie informatycznym w logistyce, poprawia i ułatwia harmonogramowanie produkcji a także planowanie potrzeb materiałowych. Pozwala nie tylko na szybkie i sprawne harmonogramu produkcji dla odpowiedniej ilości osób, maszyn, ale także sprawdzenie stanów odpowiednich materiałów na magazynie, co w procesie produkcyjnym jest bardzo ważne.
Logistyka zajmuje się również zamówieniami, stanowią one także istotną rolę nie tylko w tym dziale, ale także w całym przedsiębiorstwie. Stosowanie informatyki przy zamówieniach pozwala nam szybko wybrać odpowiedniego dostawcę, gałąź transportu czy rodzaj środka transportu. Nie musimy tutaj rozeznawać się w katalogach czy dzwonić do firm zaoszczędzając tym samym czas na realizację zamówienia, a także koszty związane z połączeniami telefonicznymi.
Rolą informatyki w logistyce jest także zmniejszenie kosztów w zapasach we wszystkich ogniwach. Zapasy jak wiadomo niezbędne szczególnie w procesie produkcyjnym, ale ich nadmierność wiąże się ze sporymi kosztami ich utrzymania, a także miejscem składowania. Przedsiębiorstwa stosują tutaj system tak zwany „Just in Time”. Rola informatyki ma tutaj znaczącą rolę gdyż trzeba w tym systemie potrzebne są mniejsze, ale częstsze zamówienia. Sprawdzając stan zapasów i ich zapotrzebowanie szybko możemy zamówić odpowiednie materiały, bez zbędnego kontaktowania się przez telefon czy faks.
Procesy logistyczne w dużych przedsiębiorstwach stanowią nie lada wyzwanie. W większości przypadków towar zanim trafi do potencjalnego klienta niekiedy przechodzi przez wiele fabryk i magazynów. Aby skutecznie zarządzać dostawami firmy stosują automatyczną identyfikację towarów. Pozwala nie tylko na szybkie i bezbłędne wprowadzenie danych do systemów informatycznych, ale także umożliwia zoptymalizowanie czasu dostaw i transportu. Dla firm korzystających z automatycznej identyfikacji dostępne są trzy systemy automatycznej identyfikacji: system za pomocą kodów kreskowych, system za pomocą kodów paskowych i system RFID ( Radio frequency identification ).
Wdrożenie systemów informatycznych w obszarze produkcji i magazynu daje możliwość dokładnego rozliczenia zasobów jakie wydawane są na produkcję. Zastosowanie tego typu rozwiązani umożliwia również ewidencjonowanie braków oraz odpadów, które powstały podczas procesu produkcyjnego. W dowolnej chwili można sprawdzić jaki plan został wykonany i ile materiału zostało zużytego do procesu. Można również sprawdzić jakie normy czasowe zostały zaplanowane na wykonanie zlecenia, a jaki był jego rzeczywisty czas wykonania. Wprowadzenie takiego systemu umożliwia nam optymalne zaplanowanie produkcji.
W niektórych przypadka firmy, które dostarczają jakąś ważną przesyłkę, chcą na bieżąco otrzymywać informację na temat tej przesyłki. Stosując system informatyczny i odpowiednia urządzenia jest możliwość natychmiastowego sprawdzenia gdzie w danym momencie znajduję się dostarczany towar, umożliwia to szybką reakcję w razie jakichkolwiek problemów.
Informatyka ułatwia również współpracę pomiędzy klientem a przedsiębiorstwem. Aby tak się stało na potrzeby firm robione są specjalne programy do których mają dostęp za pomocą zabezpieczeń jedynie jednostki ze sobą współpracujące. Przynosi to korzyść obu stronom, ponieważ każdy ma natychmiastowy dostęp do odpowiednich informacji.
Internet odgrywa również bardzo dużą rolę w logistyce, ponieważ jest dużym nośnikiem informacji. Poprzez Internet możemy zredukować koszty, możemy wysyłać dokumenty drogą elektroniczną, ogranicza nam liczbę pośredników, a także umożliwia w procesach logistycznych wymianę danych, co bardzo ułatwia pracę. Internet stanowi również doskonalą reklamę na cały świat dla swojego przedsiębiorstwa. Im jest lepszy nakład na reklamę na różnych stronach tym więcej możemy zdobyć potencjalnych klientów, co przeważnie Idze z zyskiem dla przedsiębiorstwa.
Informacja ma niebagatelne znaczenie w procesie logistycznym. A przekazywanie jej ma duży wpływ na działalność nie tylko na rynku ale i w strukturach organizacyjnych przedsiębiorstwa. Posługując się odpowiednimi systemami informatycznymi przekazywanie informacji jest dogodne, szybkie, dobre jakościowo i w czasie rzeczywistym. Korzystanie z tego typu rozwiązań ułatwia pracę w całym otoczeniu przedsiębiorstwa, podwyższa poziom obsługi klienta. Zarządzanie w nowoczesny sposób i wdrożenie informatyki powoduję, ze staję się lepszy wizerunek firmy i poprawia konkurencyjność firmy.
Należy jednak pamiętać, ze samo wdrożenie różnych systemów informatycznych nie od razu stanie udogodnieniem i firma stanie się konkurencyjna. Jest szereg innych aspektów potrzebnych do odpowiedniego funkcjonowania systemów informatycznych takie jak odpowiedni przygotowanie do wdrożenia systemów czy wykwalifikowani pracownicy, co jest na pewno niezbędne.