T-4 Informacja w zarządzaniu.

Zarządzanie jako proces informacyjno-decyzyjny

Pojęcie, cechy i znaczenie informacji w zarządzaniu organizacją

System informacyjno-komunikacyjny organizacji

Zintegrowane systemy zarządzania informacją w organizacji

Problemy do rozważenia na ćwiczeniach

• Rodzaje i źródła informacji ekonomicznej

• Formy, drogi obiegu i nośniki informacji w organizacji

• Środki techniczne w systemie informacyjno-komunikacyjnym organizacji

• Przyczyny zakłóceń w obiegu informacji w organizacji

Pojęcie, znaczenie i cechy informacji w zarządzaniu organizacją

• Informacja

• określona wiadomość, której nośnikiem są słowa, litery, liczby, wykresy, schematy, obrazy, dźwięk itp.

• szczególne znaczenie w procesie zarządzania organizacją, w procesie kierowania jej pracownikami

• podstawa dokonywania analiz i ocen oraz podejmowania decyzji przez kierownictwo organizacji

• nie można zarządzać organizacją nie mając informacji o jej stanie i warunkach zewnętrznych, w których ona funkcjonuje (otoczeniu)

• zarządzanie organizacją - proces (ciągły) zbierania, gromadzenia, przetwarzania, analizowania i oceny informacji

• potrzeby informacyjne organizacji

• zależą od profilu jej działalności, organizacja systemu zarządzania (kierowania), przestrzennego rozmieszczenia działalności itd.

• Rzutują na organizację systemy informacyjnego organizacji

• organy kierownicze organizacji

• stale diagnozują i konfrontują stan faktyczny organizacji z jej misją, ustalonymi celami, przyjętą strategią i zadaniami

• korygują cele i zadania oraz regulują działania w organizacji

• rozpiętość (formalna, rzeczywista, potencjalna płaskość struktury organizacyjnej) i zasięg (liczba szczebli i kierowników) kierowania wpływa na złożoność procesu zarządzania informacją w organizacji

• różne organizacje i różne szczeble organizacyjne mają różne zapotrzebowanie informacyjne

• wyższy szczebel - rośnie rola i znaczenie informacji uogólnionej i syntetycznej w procesie zarządzania, dającej szeroki przegląd sytuacji wewnętrznej w całej organizacji

• niższy szczebel - zwiększa się zaopatrzenie na informację szczegółową, konkretną

• menedżerowie

• wg ocen badaczy problemu - zbieranie i przetwarzanie informacji oraz komunikowanie zajmuje ok. 75% czasu pracy menedżerów

• uczestniczą w spotkaniach, rozmawiają przez telefon, czytają korespondencją i różne opracowania, korzystają z Internetu i poczty elektronicznej, posługują się wewnętrzną siecią elektroniczną, rozmawiają z podwładnymi i współpracownikami, prowadzą bezpośredni nadzór, korzystają z podległych sobie komórek sztabowych i funkcjonalnych (gromadzenie, przechowywanie i przetwarzanie informacji, sprawozdawczość, ewidencja itp.)

• podstawowymi rolami kierowniczymi menedżerów organizacji umożliwiającymi zarządzanie informacją w organizacji są role interpersonalne (społeczne) i informacyjne

• pracownicy organizacji - odbierają i przekazują informacje podczas wykonywania obowiązków służbowych

System informacyjny organizacji

• System informacyjny organizacji - część systemu komunikacji organizacji, tworząc z nim system informacyjno-komunikacyjny organizacji

• komunikacja w organizacji - proces przekazywania informacji, myśli i emocji od nadawcy do odbiorcy za pomocą określonych form, metod i środków (kanałów)

• System informacyjno-komunikacyjny organizacji

• konieczny dla funkcjonowania organizacji, ponieważ zwiększa szybkość otrzymywania informacji przez kierownictwo oraz reakcji uchybienia w działaniu

• powinien obejmować wszystkie dziedziny działalności organizacje i funkcje kierownicze (menedżerskie)

• umożliwia

• prawidłową realizacją zadań przez komórki organizacyjne i pracowników

• zbieranie informacji o konkurencji działającej w przestrzeni rynkowej i stworzenie własnego katalogu informacji, własnej mapy informacyjnej o sytuacji na branżowym rynku, o klientach, dostawcach, konkurentach, zmianach w zasadach i przepisach itp.

• Powstanie wewnętrznej więzi informacyjnej w organizacji

• skraca dystans między organizacjami i pracownikami

• sprzyja tworzeniu poziomych więzi interpersonalnych

System informacyjny organizacji

• System informacyjny organizacji

• zadania - zbieranie, gromadzenie, przetwarzanie, przechowywanie i przekazywanie informacji - określone w dokumentach organizacyjnych (np. w opisach stanowisk, przepisach kancelaryjnych, instrukcjach obiegu dokumentów gospodarczych i księgowych) oraz regulowanie przez normy pozaprawne (np. zwyczajowe, zależne od stylu kierowania, relacji interpersonalnych itp.)

• sformalizowany i niesformalizowany system informacyjny organizacji - elementy systemu zarządzania (kierowania) organizacją

• obejmuje źródła informacji oraz kierunki, formy, drogi obiegu i nośniki informacji

• Przedmioty analizy systemu informacyjnego organizacji

• potrzeby informacyjne poszczególnych stanowisk pracy oraz komórek, jednostek i pionów organizacyjnych

• rodzaj informacji, jej zakres i treść

• źródła informacji, zasady selekcji, formy i terminy przekazywania itd.

• osoby i komórki organizacyjne odpowiedzialne za sprawny obieg informacji

• Cechy systemu informacyjnego organizacji

• wiarygodność i rzetelność - zgodność ze stanem rzeczywistym, wiarygodność źródeł informacji

• celowość - właściwy adresat informacji

• zupełność - ujmowanie wszystkich danych związanych z określoną sytuacją

• przejrzystość, czytelność i adekwatność do norm i wskaźników typowych dla danej organizacji

• sprawdzalność - możliwość sprawdzenia danych z dokumentami źródłowymi

• racjonalność ekonomiczna uzyskiwania informacji

• System informacji organizacji - kierunek przebiegu informacji

• pionowy - obejmuje kanał planstyczno-decyzyjny i sprawozdawczy (zadania, wytyczne, sprawozdania), którego długość zależy od struktury organizacyjnej (płaska smukła)

• poziomy (poprzeczny) - łączy pracowników zajmujących równorzędne stanowiska w różnych jednostkach organizacyjnych z pominięciem kierownictwa (lepsza koordynacja pracy, wspólne rozwiązywanie problemów)

• bezpośrednia wymiana informacji - podczas rozmowy z pracownikami i współpracownikami, zwierzchnikami, klientami itp. (obchód - „krążenie” po firmie, wizytacje, nieformalne kanały informacyjne, pozasłużbowe kontakty towarzyskie itp.)

• Problemy

• określenie rodzaju i hierarchii informacji na linii góra-dół

• wskazanie informacji na tzw. punktach newralgicznych

• konieczność tworzenia specjalnych komórek sztabowych zajmujących się zbieraniem, gromadzeniem, przetwarzaniem (opracowywanie, analizowaniem i oceną) informacji

• ustalanie, jakie informacje mają być przechowywane (archiwizowane) oraz komu, w jakim zakresie i formie oraz jakimi kanałami informacyjnymi mają być przekazywane

• System informacyjny organizacji

• korzysta z systemu komunikacyjnego organizacji

• wpisuje się w procesie komunikowania oraz sieci komunikacyjne

• wykorzystuje typowe

• formy informacji - informacja werbalna (ustna lub pisemna), pozawerbalna (niewerbalna)

• nośniki informacji - słowa, litery, liczby, znaki graficzne, wykresy, schematy, rysunki, obrazy, dźwięki itp., za pomocą których komunikowane są określone treści

• współczesna technika informacyjna

• nieograniczone możliwości szybkiego przepływu informacji dzięki nowym technologiom

• obejmuje: Internet, intranet, ekstranet, faksy, przenośne telefony, bazy danych, poczta elektroniczna, łącza satelitarne i in.

• pozwala kształtować wizerunek organizacji oraz istnieć w świecie wirtualnym dzięki katalogom i własnym stronom internetowym

• obniża koszty działalności gospodarczej i komunikowania się z otoczeniem (np. klientami, dostawcami, kooperantami)

• pozwala na automatyzację operacji finansowo-księgowych

• jest kanałem oferowania, zbierania zamówień oraz sprzedaży wyrobów i usług w wielu branżach

• pozwala na automatyzację operacji finansowo-księgowych

• jest kanałem oferowania, zbieranie zamówień oraz sprzedaży wyrobów i usług w wielu branżach

• pozwala dokonywać zakupów, inwestować w papiery wartościowe, płacić podatki

• środki techniczne

• tradycyjne - papier, ołówek, kalkulator

• Możliwości techniczne systemu informacyjnego - organizacja

• telekonferencji

• narad elektronicznych

• elektronicznych banków danych

• prowadzenie konsultacji np. z klientami

• przesyłanie informacji

• Zintegrowane systemy zarządzania organizacją → systemy informacyjne organizacji - przejrzystość i dostępność dla użytkownika

• systemy informowania kierownictwa (SIK)

• sformalizowana metoda udostępnia kierownictwo dokładnej i aktualnej informacji, ułatwiającej podejmowanie decyzji i umożliwiającej skuteczne wykorzystanie planistycznych, kontrolnych i operacyjnych funkcji organizacji

• system gromadzący, organizujący i przetwarzający kompleksowe dane w formie przydatnej dla menedżerów oraz dostarczający informacji potrzebnych im w działalności zarządczej

• zadania

• kontrola wyników organizacji - zestaw wskaźników ekonomicznych (np. zyski, straty, produktywność majątku, płynność finansowa, zapasy materiałowe, reklamacje itp.)

• dostarczanie informacji do podejmowanych decyzji

• obejmuje funkcje

• finansowo-księgowe (koszty, zyski, stan majątkowy)

• obrotu towarowego (zakup, magazynowanie, zbyt)

• zasoby rzeczowe (środki trwałe i obrotowe)

• personalne (kadrowe)

• płacowe itd.

• system wspomagania decyzji (SWD)

• system, który automatycznie wyszukuje i przetwarza informacje potrzebne menedżerom do podejmowania decyzji

• interaktywny system komputerowy, do którego mają dostęp i którymi mogą sterować menedżerowie i specjaliści, posługujący się nim w pełnieniu funkcji planistycznych i decyzyjnych

• umożliwia kierownikom uzyskanie wyselekcjonowanej, skondensowanej i przeanalizowanej informacji

• ułatwia podejmowanie niezrutynizowanych decyzji w nieustrukturyzowanych sytuacjach

• systemy eksperckie (SE)

• system, którego zadaniem jest sprostowanie szczególnym potrzebom menedżerów niższego szczebla w zakresie gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji

• doskonalsze (od SWD) narzędzie podejmowania decyzji i kontrolo w organizacji

• dają kierownikom do dyspozycji system informacyjny poszerzający (uzupełniający) ich wiedzę specjalistyczną ( wysoce wyrafinowaną)

• SE - system „bazujący na wiedzy”, tworzy na podstawie znanych faktów i reakcji na określone sytuacje

• Potocznie nazywany (choć nieadekwatnie) sztuczną inteligencją (SI)

• Ewidencja gospodarcza organizacji

• podstawowa systemu informacyjnego dla kierownictwa

• odzwierciedla koszty wykorzystania zasobów organizacji (ludzie, finansowe, rzeczowe, informacyjne)

• dostarcza informacji o ilości i wartości posiadanych środków, źródłach ich pochodzenia, kosztach, szkodach itd.

• szczególne znaczenie rachunkowości - zbieranie i porządkowanie informacji w formie ilościowo-wartościowej (odzwierciedla przebieg i efekt procesów gospodarczych oraz rezultaty kontroli stanu zasobów)

• rachunkowości finansowej - księgowość i sprawozdania przekazywane na zewnątrz

• rachunkowości zarządczej - przystosowanie i wykorzystanie informacji do bieżącego zarządzania zasobami organizacji

• dokumenty w rachunkowości

• bilans - wartość organizacji w sensie finansowym

(dane o przychodzie i rozchodzie dóbr w określonym czasie, stan składników, majątkowych, źródłach ich pochodzenia i kierunki wykorzystania)

• rachunek wyników - efektywność finansowa organizacji w danym okresie (ile organizacja zarabia w danym okresie)

• sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych - informuje o źródłach pochodzenia środków i ich wykorzystaniu

• Analiza ekonomiczna

• zespół czynności koncepcyjnych, rachunkowych i porównawczych w celu zbierania informacji o konkretnych zjawiskach, jego przyczynach, skutkach i tendencjach

• wykorzystuje zestawy wskaźników ekonomicznych umożliwiających orientację w sytuacji i wykrycie istotnych nieprawidłowości

• wnioski a ogólnej analizy ekonomicznej służą do podjęcia szczegółowych analiz ekonomicznych

• Ewidencja gospodarcza organizacji - pozwala na stwierdzenie

• jak są wykorzystywane zasoby organizacji

• czy nie występują straty spowodowane nadmiernym zużyciem jednych zasobów kosztem niewykorzystania innych

• informacja zautomatyzowania umożliwia szybkie podejmowanie decyzji i racjonalizację zatrudnienia

• niekiedy słabością w wykorzystaniu systemu informacyjnego organizacji jest powstawanie „luki informacyjnej”, która wypełniają dopiero rezultaty inspekcji, kontroli, wizytacji itp.

T-5 Komunikacja w organizacji i zarządzaniu

Model procesu komunikacji

Znaczenie komunikacji w zarządzaniu organizacją

Funkcje, rodzaje i mechanizmy komunikowania się w organizacji

Kierunki, płaszczyzny (poziomy) i sposoby komunikowania w organizacji

Zarządzanie komunikacją w organizacji

Problemy do rozważenia na ćwiczeniach

• Istota, rola i znaczenie komunikowania się w organizacji

• Formalne i nieformalne struktury (sieci) komunikacji w organizacji

• Komunikacja rutynowa i spontaniczna w organizacji

• Uwarunkowania i przeszkody (bariery) ograniczające skuteczne komunikowanie się w organizacji

• Znaczenie komunikacji w pracy menedżerskiej (komunikacyjne zachowania menedżera w organizacji)

• Doskonalenie skuteczności komunikacji w organizacji

(zdjęcie 1)

Komunikowanie społeczne

• komunikowanie społeczne - proces wytwarzania, przekształcanie, przekazywania i odbierania informacji pomiędzy dwoma osobami, grupami osób lub organizacjami (społecznymi, gospodarczymi, politycznymi) wywołujący określone skutki i sprzężenia zwrotne

• komunikowanie społeczne jest składnikiem procesu społecznego, poprzez który

• wyrażane są grupowe normy społeczne

• ujawnia się oczekiwania społeczne

• przydzielane są role społeczne i zawodowe

• osiąga się koordynację wysiłków zbiorowych

• przenosi się zbiorowe doświadczenie społeczne

• sprawowana jest kontrola społeczna

Komunikacja społeczna

• porozumiewanie się ludzi za pomocą dostępnych środków i technologii informacyjno-komunikacyjnych

• przekazywanie (transmisja) wiadomości (informacji), myśli i uczuć

• wymiana znaczeń między ludźmi

• tworzenie wspólnoty

• interakcja społęczna

• nawiązywanie kontaktów międzyludzkich (interpersonalnych)

• wzajemne oddziaływanie na siebie

• rozumienie innych i bycie rozumianym

• radzenie sobie z konfliktami (zapobieganie, rozwiązywanie i zarządzanie)

• funkcjonowanie środków masowego przekazu

• relacje z mediami oraz świadoma percepcja przekazywania treści i podtekstów

• przekazywanie i kształtowanie opinii, reklama, marketing, public relations

• prowadzenie kampanii politycznych

Cele komunikowania

• cel ogólny komunikowania - stałe i dynamiczne kształtowanie, modyfikacja bądź zmiana wiedzy, umiejętności, postaw i zachowań w kierunku zgodnym z wartościami i interesami oddziaływujących na siebie podmiotów

• przekazywanie (wymiana) informacji i doświadczeń

• budowanie modelu służącego do wyjaśnienia świata

• nawiązanie kontaktów (związków) z innymi ludźmi

• zaprezentowanie własnej osoby i poznania innych ludzi

• rozwój własnej osobowości

• kształtowanie przekonań i postaw innych ludzi

• wpływanie na postępowanie innych ludzi

• porównanie różnych idei i pomysłów

• uzgodnienie różnorodnych transakcji

• zapewnienie sobie i innym przyjemności oraz rozrywki

• uleganie dość powszechnej namiętności, by mówić o sobie

Zasadnicze pytanie dotyczące charakteru i dominującego typu aktywności komunikacyjnej

• KTO? (komunikuje, przekazuje, rozmawia)

• Z KIM? (komunikuje się, komu przekazuje, do kogo się zwraca)

• W JAKIM CELU? (komunikuje, przekazuje, co zamierza osiągnąć)

• W CZYM INTERESIE? (komunikuje, przekazuje, rozmawia)

• O CZYM, CO? (komunikuje, co chce przekazać, powiedzieć)

• KIEDY? (w jakim czasie komunikuje, przekazuje, rozmawia)

• GDZIE? (w jakim miejscu komunikuje, przekazuje, rozmawia)

• JAK? (w jaki sposób komunikuje, przekazuje, rozmawia; w jakiej

formie; za pomocą jakiego kanału; za pomocą jakich środków, mediów)

• W JAKICH WARUKNACH?

• W JAKIEJ ATMOSFERZE?

• Z JAKIM SKUTKIEM? (z jakimi następstwami komunikuje, przekazuje)

• KTO Z KIM? (pytanie o aktywność komunikacyjną, interakcję społeczną,

wymianę interakcji, zmienne demograficzne - płeć, wiek, pozycja społeczna, zawód, wykształcenie, rolne społeczne)

(zdjęcie 2)

(zdjęcie 3)

• kanały komunikowania

• wizualno-foniczny - jednocześnie mówimy i słuchamy

• gestykulacyjno-wzrokowy - jednocześnie gestykulujemy i odbieramy sygnały wzrokowe

• chemiczno-węchowy - czujemy zapach drugiej osoby

• skórno-dotykowy - dotykamy innych osób

• rodzaje medium (materialny nośnik, środek komunikowania)

• język (język naturalny) - jako środek porozumienia się w danej społeczności

• znaki językowe lub wszelkie systemy znaków - słowo mówione, gest, mimika, obraz

• kody - oparte na konwencjach i pozwalają konstruować przekazy (alfabet, kod Morse'a, sygnalizacja)

• nośniki sygnałów - wibracje powietrza; fale świetlne; materiały, na których utrwalono znaki, jak papier, taśma filmowa i magnetowidowa, płyta gramofonowa, kaseta płyta CD itp.

• instrumenty pozwalające na powielanie, transmisje lub odbiór przekazu - prasa drukarska, radiostacja, odbiornik radiowy lub telewizyjny, komputer itp.

• instytucje, które tworzą przekazy - środki masowego przekazu - mass media (prasa, radio, telewizja)