LOGISTYKA ZAOPATRZENIA
Analiza procesów zakupu
Zakres analizy procesów zakupu zarówno w przedsiębiorstwie produkcyjnym, jak i handlowym jest szeroki. Na podstawie obserwacji można wydzielić dwa podstawowe jej zakresy, tj. :
Analiza funkcjonowania procesów zakupu,
Analiza decyzyjna procesów zakupu.
W analizie funkcjonowania procesów zakupu można wyodrębnić następujące analizy :
Analiza wielkości, dynamiki i struktury zakupu.
Analiza organizacji procesów zakupu.
3) Analiza procesów magazynowych.
4) Analiza zapasów.
5) Analiza kosztów zakupu.
W analizie decyzyjnej procesów zakupu można wyodrębnić następujące analizy :
Produkcja własna czy zakup
Ile zakupić ?
Wybór źródeł zakupu.
Wybór obsługi transportowej.
Efektywność inwestycji magazynowych.
W fazie zakupu przedsiębiorstwa produkcyjnego są gromadzone zapasy materiałowe, handlowego zaś - zapasy towarów. Ich wielkość kształtuje się pod przemożnym wpływem procesów zakupu.
Analiza wielkości, dynamiki i struktury zakupu.
Do wstępnej analizy zakupu w przedsiębiorstwie produkcyjnym, zwłaszcza przemysłowym, mogą służyć podstawowe wielkości , takie jak : wartość produkcji,
całkowite koszty produkcji ( koszty zużycia materiałów koszty usług obcych ), zapasy materiałów na początek i koniec okresu, zakup materiałów, sprzedaż materiałów.
Współczesne przedsiębiorstwo, działające pod silną presją konkurencji rynkowej, musi poświęcić należytą uwagę analizie procesów zakupu, których sprawność i efektywność mogą pozwolić na znaczną redukcję kosztów. Narzędziem skutecznego oddziaływania jest budżet ( plan) zakupu, który wyznacza jego limit. Dotrzymanie wyznaczonego limitu wartości zakupu korzystnie wpływa nie tylko na koszty zużycia materiałów, lecz także na wielkość zapasów materiałowych. Pośrednio może również oddziaływać na kształtowanie zapasów produkcji nie zakończonej.
Analiza szczegółowa obejmuje :
a) ocenę wpływu zmian ceni źródeł zakupu na wzrost wartości zakupu,
b) stopień dostosowania zgromadzonych zapasów do potrzeb produkcyjnych przedsiębiorstwa,
c) finansowe skutki sprzedaży - upłynnienia materiałów,
d) wpływ wzrostu zapasów na kształtowanie się płynności finansowej.
II. Analiza wpływu cen zakupu na koszty działalności.
Procesy zakupu wywierają znaczny wpływ na kształtowanie się kosztów działalności poprzez dwa podstawowe czynniki :
wartość zakupu,
koszty zakupu.
Koszty zakupu są to dodatkowe do ceny zakupu wydatki związane z zakupem, dotyczące różnych usług, których nie obejmuje cena zakupu.
W przedsiębiorstwie produkcyjnym wartość ( cena ) zakupu materiałów bezpośrednio przekłada się na wartość ich zużycia. Ma także wpływ na wartość utrzymywanych zapasów. Analiza wpływu cen zakupu materiałów powinna zatem dać odpowiedź na pytanie, jak ceny zakupu wpłynęły w przedsiębiorstwie produkcyjnym na kształtowanie się kosztów zużycia materiałów. Dotyczy to także zakupu wszelkiego rodzaju usług : transportowych, telekomunikacyjnych, remontowych, magazynowych itp.
Marża brutto w przedsiębiorstwach handlowych jest źródłem pokrycia kosztów handlowych i uzyskania dodatniego wyniku sprzedaży towarów - zysku. Wartość sprzedanych towarów w cenach ich zakupu (nabycia ) stanowi zatem swego rodzaju koszt działalności przedsiębiorstwa handlowego. W przedsiębiorstwie produkcyjnym analiza wpływu cen zakupu materiałów na kształtowanie się kosztów działalności jest zwykle połączona z analizą kosztów zużycia materiałów.
Wpływ zmian cen na koszty materiałowe może być ustalony dwoma sposobami:
Analitycznym - wówczas ustalamy wpływ zmian cen dla każdej pozycji materiałów występujących w strukturze zakupu ( zużycia ),
2) Syntetycznym - wówczas korygujemy wartość wskaźnika wzrostu zakupu w cenach bieżących wskaźnikiem wzrostu cen. Wybór konkretnego sposobu ustalenia wpływu zmian cen na wartość zakupu i koszty zużycia materiałów zależy od warunków danego przedsiębiorstwa.
III. Analiza organizacji procesów zakupu w przedsiębiorstwie.
Baza normatywna procesów zakupu ( stopień unifikacji stosowanych materiałów, zakres zużycia materiałów objętych technicznymi normami zużycia, zastosowanie norm zapasów lub innych podobnych wzorców w operatywnym sterowaniu zapasami i dostawami, wdrożenie systemów sterowania jakością w procesach zakupów ).
2) Organizacja dostaw materiałów ( towarów ) tj. struktura dostaw, rozpatrywana wg różnych kryteriów, sprawność dostaw , odbiór i rozliczenie dostaw ( jakościowe, ilościowe, finansowe ).
3) Organizacja pracy służby zakupu ( struktura organizacyjna, wykorzystanie zatrudnionego personelu, formy wewnętrznej dokumentacji i ewidencji, zakres zastosowania techniki komputerowej w procesach informacyjno - decyzyjnych.