O i Z - III wykład, GWSH, organizacja i zarządzanie


WYKŁAD III

Funkcje kierowania (Zarządzania):

PROGNOZA - przewidywanie procesów od decydentów niezależnych - ocena wg trafności.

„ Plany wyznaczają cele organizacji i określają najlepszy sposób ich osiągnięcia. ” - /Stoner/.

Dają podstawy ogólnej polityce przedsiębiorstw, zapobiegają improwizacji. Opierają się na analizie i poznaniu wew. i zew. warunków produkcji, formułują przyszłe stany na podstawie rozpoznania zasobów osobowych, finansowych i technicznych.

PLAN - program zadań ujmujący stany zamierzone.

PLANOWANIE - opracowywanie planów, konkretyzacja procesów decyzyjnych, służy racjonalizacji działań. Opiera się o rachunek ekonomiczny, (wybór wariantu najlepszego, substytucja kosztów).

Nie wolno przekraczać bariery oszczędności, jeśli osiągnięcie celu ma być efektywne.

„ Pojęcie planu jest aktualne ze względu na wszelką dobrą robotę ”. /Kotarbiński/

„ Każda życiowa decyzja staje się łatwiejsza, jeśli wszystko najpierw zaplanujemy. Plany wnoszą poczucie porządku i ładu w to, co inaczej może sprawiać wrażenie chaosu i służą ci za drogowskazy ”. /Forwort/

Plan - opis liczbowy i słowny:

1. celów i ich struktury - główne, cząstkowe.

2. środków - nakładów, by uzyskać cele.

3. zależności funkcjonalnych: środki - cele.

4. decyzji - uruchom. działanie.

5. wykonawstwa procesów produkcji i pracy.

Podział planów:

1.) Wg PODMIOTÓW PLANUJĄCYCH - właściciele i ich reprezentanci - władze administracyjne.

2.) Wg TREŚCI :

3.) Wg CZASU REALIZACJI:

4.) Wg KONCEPCJI:

Zasady planowania:

1. NAUKOWOŚCI - konstruowanie planów powinno opierać się na wiedzy naukowej z dziedziny ekonomicznej, organizacyjnej, socjologicznej i technicznej. Pomocne są parametry o ilościowych zależnościach przyczynowych: nakład - efekt, normy, normatywy.

2. REALNOŚCI - zależnej od trafności prognoz i dokładności potencjału sił wytwórczych i ich zmian.

3. HARMONIJNOŚCI - wew. zgodności, zbilansowania, przebieg w czasie.

4. OPTYMALNOŚCI - wybór wariantów, by zwiększyć racjonalność gospodarowania.

POTRZEBNE INFORMACJE:

1. o stanie sił wytwórczych, o potencjale produkcyjnym, o zasobach i rezerwach.

2. o przewidywanym rozwoju otoczenia, by ustalić kierunki i rozmiar popytu.

3. współczynniki wydajności - ludzi, środków produkcji.

4. wiedza planistyczna - konstruowanie planów - metody, techniki bilansowe, ekonometryczne, heurystyczne, symulacyjne.

Metody planowania:

1. SCENARIUSZOWE - służą rozpoznaniu przyszłości. Polegają na budowie kilku wariantów przyszłości, czyli konstruowaniu logicznego, przypuszczalnego opisu zdarzeń, jakie mogą wystąpić w przedsiębiorstwie, jego otoczeniu, aby określić cele i przygotować odpowiednią strategię i działanie.

GENEZA - sztuka wojenna (Prekursor - koncern General Elektric - poł. lat 70)

Scenariusze przyszłościowe mogą zakładać:

Każdy ze scenariuszy powinien zawierać określenie szans i zagrożeń w otoczeniu oraz uwzględniać silne i słabe strony przedsiębiorstwa.

W praktyce najczęściej przygotowuje się scenariusze zakładające, że wystąpi:

* nowy układ warunków funkcjon. przedsięb., wyznaczony przez nowe technologie czy zasoby.

* nowa sytuacja na rynku produktów i usług

2. SYMULACYJNE - służą odwzorowaniu i naśladowaniu procesów realnych z zastosowaniem różnorodnych modeli analogowych i matematycznych.

„ Symulacje stosuje się, gdy uzyskanie rozwiązania jest możliwe na drodze bezpośredniego eksperymentu na żywym organizmie ”.

Metody symulacyjne jako metody planowania stanowią element tzw. badań operacyjnych.

METODY SYMULACYJNE - polegają na budowie eksperymentalnego modelu danego systemu, którego zachowanie komputerowo można zbadać w wariantach czasu i w założonych warunkach. Mają dać odpowiedź na pytanie „ co będzie, jeśli ”.

Służą do:

- opisu bieżącego funkcjonowania systemu

- badania hipotetycznego zachowania systemu

- projektowania systemu

Zastosowane w skali makro i mikro ułatwiają procesy decyzyjne.

„ Przez organizowanie rozumiemy całość, w której składniki współprzyczyniają się do powodzenia całości ”. /Kotarbiński/

ORGANIZOWANIE - polega na wprowadzeniu w życie planu działania. Jest to proces celowego oddziaływania kierownictwa na organizowany system, który tworzą: ludzie, środki produkcji, środowisko.

Organizowanie oznacza:

1. ustanawianie niezbędnego porządku i wzajemnych związków wewnątrz jakiejś całości.

2. określenie proporcji między jej częściami.

3. rozmieszczenie ich w określonej kolejności, tak aby całość zorganizowana spełniała swe zadania jak najlepiej.

ORGANIZACJA (instytucja, firma) - jest uporządkowaną, sztucznie stworzoną całością społeczną, która przez koordynację działalności jej członków oraz zasobów rzeczowych przeprowadza transakcje z otoczeniem.

Wg Zieleniewskiego, każda organizacja charakteryzuje się:

- jest tworem sztucznym

- jest systemem celowym

- uzyskuje efekt organizacyjny

- jest zbudowana na zasadzie hierarchii

- istnieją w niej kanały łączności

- planowy charakter dział.

Kotarbiński - KRYTERIA PRAKSEOLOGICZNE - przydatne w ocenie działania zorganizowanego:

Główne i pomocnicze procesy produkcyjne powinny być ze sobą zsynchronizowane, dział. cząstkowe w czasie i przestrzeni skoordynowane.

Objawami koordynacji są:

- brak zgodności celów i stosowanie przez poszczególne komórki organizacyjne niejednokrotnych priorytetów.

- brak synchronizacji terminów, przestoje grup roboczych, niewykorzystanie zasobów pracy i środków technicznych.

Koordynacja w zakresie:

* zaopatrzenia

* zbytu produktów

* usług

Podstawą koordynacji - jest logistyka.

Znajomość reakcji pracowników na motywację (moralną, materialną) pozwala:

* poznać różne ich zachowania

* inspirować zachowania właściwe

Wspomaga to:

- rzetelność wykonawstwa

- inicjatywę, kreatywność

- wysoką wydajność

- dobrą jakość

- etykę zawodową

Pracownik dobrze motywowany:

REWIZJA - odtworzenie zdarzeń z przeszłości w oparciu o zapisy ewidencyjno-księgowe.

INSPEKCJA -

KONTROLA - stały system analizy procesów i zdarzeń, zapobiegającej niedociągnięciom, błędom.

Wymaga:

- dokumentowania

- ewidencjonowania

- księgowania

- rozliczeń

- przepustek

KONTROLOWANIE - nierozdzielny element procesu zarządzania na wszystkich jego szczeblach.

Celem jest - zwiększenie efektywności zarządzania przez stałe utrzymanie równowagi między stanem pożądanym a rzeczywistym.

Polega na - wykrywaniu zjawisk niepożądanych, eliminowaniu błędów.

Przedmiotem kontroli:

- człowiek

- środki produkcji

- systemy biologiczne

- procesy informacyjne

- procesy energetyczne

Traktowane jako wynik dział. ludzkiej.

KONTROLA:

Pracownikom sumiennym daje:

* uspokojenie

* satysfakcję

* uznanie

Każdy z pracowników może sam kontrolować:

- osobiste zachowania i postępowanie

- stosunek do obowiązków i zadań

- stosunek do uprawnień i odpowiedzialności

W przeprowadzanej kontroli wymagana jest:

* wnikliwość

* sumienność

* obiektywizm

* rzetelność

Style kierowania

Określane są stosunkami, klimatem socjalnym w danym zespole i zależą w dużym stopniu od cech osobistych kierownika.

STYL KIEROWANIA (ZARZĄDZANIA) - to zbiór metod, środków, technik w działalności kierowniczej, sposób realizacji funkcji kierowniczych.

Style:

„ Przeciętna istota ludzka ma wrodzoną niechęć do pracy i stara się pracy unikać ”.

Założenia teorii X:

1. Ludzie nie lubią pracować i starają się unikać pracy.

2. Ponieważ ludzie nie lubią pracować, menedżerowie, by skłonić ich do pracy na rzecz realizacji celów organizacji, muszą ich kontrolować, zmuszać, kierować nimi i grozić im karami.

3. Ludzie wolą, by nimi kierowano, pragną unikać odpowiedzialności, pragną też bezpieczeństwa. Ich ambicje są niewielkie.

Styl ten charakteryzuje się nadmierną centralizacją władzy, ekspozycją kierownika, brakiem omawiania problemów z pracownikami, a jeśli to w formie instrukcji i podległości.

Kierownik bierze na siebie całą odpowiedzialność i splendor, nie znosi krytyki, zachowuje dystans z podwładnymi.

„ Praca jest naturalną potrzebą człowieka. Człowiek pracuje chętnie, posiada ambicje zawodowe. ”.

Założenia teorii Y:

1. Ludzie nie wykazują przyrodzonej awersji do pracy; praca jest naturalną częścią ich życia.

2. Ludzie są wewnętrznie motywowani do osiągania celów, do których są przywiązani.

3. Ludzie są przywiązani do celów w stopniu odpowiadającym osobistym nagrodom, jakie otrzymują za osiągnięcie tych celów.

4. We właściwych warunkach ludzie dążą do odpowiedzialności oraz ją podejmują.

5. Ludzie zdolni są do nowatorskiego podejścia do rozwiązywania problemów organizacji.

6. Ludzie nie są głupi, ale w najczęstszych warunkach organizacyjnych ich możliwości intelektualne są wykorzystywane tylko częściowo.

Kierownik współdziała z zespołem we wszystkich zasadniczych sprawach przedsięb., dopinguje do aktywności, inicjatywy. Zachowując własną opinię daje możliwość wypowiedzenia się innym, nawet, jeśli wyrażane opinie nie są zgodne z jego własną. Nie okazuje swej wyższości, systematycznie informuje swych podwładnych o sytuacji i problemach przedsięb. Działa jako jeden z członków zespołu, któremu przysługuje prawo decyzji ostatecznej.

Jest to styl efektywny, w zespole przeważa atmosfera życzliwości, a nawet przyjaźni. Kierownik musi sprawiać takie wrażenia, by podwładni uznali decyzje za swoje.

Styl kierowania zależy od 3 zbiorów (czynników) sił odnoszących się do:

- system uznawanych przez niego wartości

- stopień poufałości z podwładnymi

- poczucie bezpieczeństwa w sytuacjach niepewnych

- charakter zadania

- presja czasu

POSTAWY KIEROWNIKÓW

tradycyjny

nowoczesny

1. stosuje krytykę

1. stosuje pochwały

2. wydaje rozkazy, polecenia

2. nakreśla cele

3. traktuje wysiłek jako rzecz oczywistą

3. pochwala włożony wysiłek i osiągnięcia

4. kładzie nacisk na wykonywanie pracy

4. kładzie nacisk na zachętę

5. główną sprawą jest trwanie na swoim stanowisku

5. zachęca do zwiększenia efektywności

6. zachowuje się oficjalnie, urzędowo

6. zachowuje się nieoficjalnie, przyjacielsko

Techniki zarządzania

1. zarządzanie przez cele

* Koncentracja wokół zadań szczególnie ważnych.

* ZASADA PARETA --> 20/80 (%)

2. zarządzanie przez wyjątki

3. zarządzanie przez motywację

4. zarządzanie przez zobowiązania

5. zarządzanie przy pomocy zespołów zadaniowych

6. BENCHMARKING (ocena porównawcza) - Metoda porównawcza własnej działalności z działalnościami najlepszymi, porównywanie jakości własnych wyrobów z wyrobami konkurencyjnymi oraz uczenie się od konkurentów.

Rodzaje:

- wew. - porównanie przedsięb. krajowych i wielonarodowych - najbardziej efektywny staje się wzorcem.

- konkurencyjny - porównanie z przedsięb. konkurencyjnymi, o podobnej skali produkcji.

- funkcjonalny - porównanie wybranej działalności np. transportu i wykorzystanie innych dobrych rozwiązań.

- ogólny - dotyczy wszystkich przypadków (wzorców) mających wpływ na usprawnienie przedsięb.

7. REENGINEERING - to fundamentalne przemyślenie od nowa i radykalne projektowanie procesów w firmie prowadzące do poprawy osiąganych wyników.

Części składowe:

Należy odrzucać utarte zasady i sposoby postępowania, wykorzystywać nowe technologie informatyczne.


Wyszukiwarka