1. Narzędzia informatyczne w zarządzaniu wiedzą
Tworzeniu gospodarki opartej na wiedzy sprzyjają działania zmierzające do zwiększenia dostępności do informacji i wiedzy, które z kolei służą do zdobycia i utrzymania przewagi konkurencyjnej. Działania te wspomagane są technologiami informatycznymi, które stanowią nie tylko doskonałe narzędzie w walce konkurencyjnej, lecz także umożliwiają wewnętrzną i zewnętrzną integrację przedsiębiorstwa. Z punktu widzenia zarządzania wiedzą jednym z ważniejszych etapów rozwoju technologii informatycznych jest powstanie sieci komputerowych, które umożliwiają rozdzielenie przetwarzania danych na większą liczbę komputerów, przez co zwiększa się ich efektywność jako całości . Istotne znaczenie mają w szczególności sieci intranetu i sieć internetowa, które ułatwiają komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa oraz z jego otoczeniem, a tym samym współdzielenie się z innymi posiadaną wiedzą. Do gromadzenia informacji i wiedzy wykorzystywane są technologie baz danych oraz hurtownie danych. Bazy danych są obecnie główną metod przechowywania danych napływających z systemów informacyjnych przedsiębiorstwa. Rozwijają się prawie od samego początku istnienia komputeryzacji. Większość dzisiejszych baz stanowią rozbudowane pasywne bazy relacyjne i relacyjno-obiektowe, niemniej jednak coraz częściej rozważana jest możliwość zastępowania ich bazami strumieniowymi, uwzględniającymi ciągłość przetwarzania wprowadzanych danych. Hurtownie danych to szczególnego rodzaju bazy danych, które gromadzą i przechowują zbiory danych zorientowane tematycznie. W przeciwieństwie do klasycznych baz przeznaczone są wyłącznie do odczytu. Obsługują złożone zapytania, dzięki którym możliwe jest prezentowanie otrzymanych wyników w postaci wykresów, tabel, raportów, a także zaawansowanych statystyk czy elementów systemów eksperckich. Hurtownie danych wykorzystywane są jako magazyn archiwizujący ujednolicone dane historyczne dotyczące całej działalności przedsiębiorstw, gdyż dane pobierane są z wielu systemów transakcyjnych, a następnie poddawane są standaryzacji. Jednocześnie pełnią rolę integratora wszystkich systemów bazodanowych.
2. Przykłady systemów wspomagania pracy grupowej
Systemy wspomagania pracy grupowej należą do tej grupy systemów, które wykorzystywane są szeroko zarówno w zakresie usprawniania działalności pojedynczych przedsiębiorstw, jak również stosowane są w przypadku przedsiębiorstw opartych na strukturach sieciowych. Systemy te są podstawą funkcjonowania organizacji wirtualnych, które z definicji powoływane są do realizacji określonego celu, a ich członkowie działają zwykle w rozproszeniu geograficznym. Zatem bez sprawnej komunikacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami tego rodzaju działalność byłaby co najmniej utrudniona. Systemy groupware likwidują tę barierę, a ponadto zarządzają realizacją zadania, organizując pracę poszczególnym grupom. Jednym z przyjaznych systemów pracy grupowej jest eGroupWare, do którego użytkownicy mają dostęp z dowolnego miejsca i czasu, sprzętu komputerowego (także mobilnego) czy systemu operacyjnego poprzez dowolną przeglądarkę internetową. System udostępniany jest w ponad dwudziestu pięciu językach, w tym również polskim. W ramach tego systemu uczestnik grupy ma możliwość zarządzania kontaktami i projektami, w które jest bezpośrednio zaangażowany, zarówno z poziomu jego realizatora, jak i administratora. W każdej chwili ma możliwość sprawdzenia stanu realizacji poszczególnych zadań, czas ich rozpoczęcia i zakończenia, osoby odpowiedzialne za nie, a także dokładny ich opis. Ponadto informacje w systemie można filtrować według zadanych kryteriów, dzięki temu jest on funkcjonalny i przejrzysty. Oprócz opcji związanych bezpośrednio z projektami i zadaniami, eGroupware udostępnia również funkcje kalendarza, klienta poczty elektronicznej oraz czat. Na podobnej zasadzie działa system pracy grupowej - phpGroupWare. Dostarcza on około 50 różnych aplikacji webowych swoim użytkownikom, począwszy od zaawansowanych opcji kalendarza, poprzez rozbudowane opcje zestawień projektów, zakładek internetowych, rozrywki, informacji giełdowych, aż do klientów FTP. Użytkownik ma możliwość personifikacji ustawień swojego profilu. W przeciwieństwie do poprzedniego systemu, aby z niego korzystać należy zainstalować odpowiednie oprogramowanie.
2. Istota i zakres zarządzania wiedzą w organizacji
Zarządzanie wiedzą ZW (KM - Knowledge Management) jest to proces identyfikowania, zdobywania i wykorzystywania wiedzy, mający na celu poprawę pozycji konkurencyjnej firmy, a wspierany przez cztery czynniki: przywództwo, kulturę organizacyjną, technologię, system pomiarowy. Zarządzanie wiedzą - systematyczne i zorganizowane wykorzystywanie zasobów wiedzy do usprawnienia funkcjonowania firmy zarządzanie wiedzą nie jest i nie powinno być zagadnieniem technologicznym, chociaż technologia odgrywa tu istotną rolę celem zarządzania wiedzą jest niwelowanie jej braków, czyli różnic między zasobami posiadanymi a potrzebnymi, tak aby osiągnąć największą wartość dodaną firmy tradycyjne, które chcą stać się tzw. firmami inteligentnymi (korzystającymi z zasobów wiedzy) muszą przekształcić mentalność pracowników, uporządkować organizację i procesy biznesowe wszystkie procesy przedsiębiorstwa powinny być objęte wysoce zintegrowanym systemem informacyjnym (ICT). Właściwy system zarządzania wiedzą nie może opierać się tylko na odpowiedniej technologii zarządzanie wiedzą ma bowiem wymiar nie tylko "twardy", związany z technologią, ale przede wszystkim „miękki”, opierający się na kreatywności, wiedzy, potencjale intelektualnym pracowników i umiejętnym zorganizowaniu kluczowych procesów biznesowych firmy.
3. Uwarunkowania realizacyjne zarządzania wiedzą w organizacji
System zaprojektowany, by pomóc przedsiębiorstwom w zdobywaniu, analizowaniu, wykorzystywaniu wiedzy w celu podejmowania szybszych, mądrzejszych i lepszych decyzji dzięki czemu mogą one osiągnąć przewagę konkurencyjną (Ernst & Young) proces identyfikowania, zdobywania i wykorzystywania wiedzy mający na celu poprawę pozycji konkurencyjnej organizacji (A.Andersen) sztuka przetwarzania informacji i aktywów intelektualnych w trwałą wartość dla klientów i pracowników organizacji (Price Waterhouse Coopers) jest procesem za pomocą, którego organizacja generuje bogactwo na podstawie swoich intelektualnych lub opartych na wiedzy aktywach organizacyjnych (W.R. Bukowitz, P.W. Williams).