a) definiowanie właściwości pól
Właściwości pól można zmieniać za pomocą opcji dostępnych w zakładkach Ogólne i Odnośniki, umieszczonych w lewym dolnym rogu okna w widoku projektu tabeli. Część okna przedstawia właściwości dotyczące wyłącznie jednego okna.
b) klucz podstawowy, klucz złożony i klucz obcy
Klucz to jedna kolumna lub zbiór kolumn w tabeli, które w jednoznaczny sposób identyfikują każdy z rekordów. Istnieje kilka rodzajów kluczy: podstawowe, obce i złożone. Klucze są ważnym elementem bazy, służą do indeksowania, sortowania i wyszukiwania danych. Wiąże też dane zawarte w różnych tabelach.
c) maski wprowadzania;
Za pomocą maski wprowadzania można wprowadzić dowolne znaki w formie, którą ustala się w trakcie tworzenia tabeli. Jest narzędziem, które automatycznie zabezpiecza przed wprowadzeniem nieprawidłowych danych.
d) sortowanie
Sortowanie oznacza ułożenie danych w określonym porządku (np. alfabetycznym). Sortowania danych można dokonać względem dwóch lub więcej pól. Wtedy np. dane posortowane będą według nazwisk, a w przypadku wystąpienia takich samych - według imion.
e) filtrowanie
Narzędzia tego używamy aby chwilowo wyodrębnić rekordy, które chcemy oglądać lub by ukryć rekordy niepotrzebne w danej chwili. Np. można wyświetlić listę osób zamieszkałych w jednym mieście, ukrywając pozostałe dane. Do filtrowania mogą zostać użyte wszystkie pola z wyjątkiem pól OLE i Nota. Istnieje kilka rodzajów filtrów: filtruj wg formularza, filtruj wg wyboru oraz zaawansowany filtr/sortowanie.
f) relacje
Relacje są sposobem na połączenie informacji przechowywanych w różnych tabelach. Utworzenie relacji to zdefiniowanie powiązań między tabelami poprzez sprzężenia, umożliwia to pogrupowanie danych w logiczne całości. Generalnie, jeśli jakaś informacja powtarza się wielokrotnie, warto umieścić ją w osobnej tabeli i powiązać odpowiednimi relacjami.
g) kwerendy
Kwerendy spełniają wiele funkcji - zbierają i łączą informacje z różnych części bazy danych. Ogólnie kwerendy wykorzystuje się aby zapytać program o dane lub kazać mu je zmienić.
h) formularze
Formularze udostępniają alternatywną metodę przeglądania i edycji danych zapisanych w tabelach. W formularzu dane mogą być przedstawione w dowolny sposób. Kreator może stworzyć kilka typów formularzy. Istnieją cztery rodzaje formularzy: • formularze kolumnowe, • formularze tabelaryczne, • formularze typu arkusz danych, • formularz wyjustowany.
i) formanty
Formanty są obiektami formularzy lub raportów, które umożliwiają dostęp do danych oraz zarządzanie formularzem lub raportem. Istnieją trzy kategorie formantów dostępnych w Accessie:
• związane,
• niezwiązane
• obliczeniowe.
j) raport
Jest obiektem umożliwiającym podgląd i wydruk sformatowanych danych. Najprostszym sposobem utworzenia raportu jest skorzystanie z kreatora raportów. Kreator programu Access może stworzyć kilka typów raportów ukazujących pola z jednej lub kilku tabel bądź kwerend. Typy raportu: • raporty kolumnowe, • raporty tabelaryczne. Do sprawdzenia wyglądu raportu służy podgląd wydruku, który pokazuje finalną wersję jaką otrzymamy po wydrukowaniu raportu.
k) grupy, sumy oraz raporty podsumowujące
Raporty grupujące oraz podsumowujące przedstawiają dane w postaci tabelarycznej. Raporty podsumowujące są bardzo podobne do raportów grupujących, z tym, że nie przedstawiaj ą wszystkich danych rekordów w poszczególnych grupach.
l) tworzenie etykiet adresowych
Access daje możliwość tworzenia etykiet adresowych, które można następnie wydrukować. Kreator etykiet dostępny jest w głównym oknie bazy danych.
m) dodawanie wykresów
Access tworzy wykresy podobnie jak etykiety adresowe. Potrzebna jest tabela lub kwerenda zawierająca dane, które mają znaleźć na wykresie. Kreator wykresów wybiera się w ten sam sposób jak kreator etykiet.