Pokaz - czyli demonstrowanie, prezentowanie jakichś umiejętności, doświadczeń, produktów itp. Oto definicja ze Słownika Języka Polskiego. W rzeczy samej. Jednak słownik nie daje nam szerszych wskazówek na ten temat organizacji, czy samego pokazu. Tutaj potrzebny jest szerszy horyzont myślowy, tym bardziej, że mamy do czynienia z pokazem jako formą popularyzatorską archiwaliów i archiwum w ogóle.
Aby zorganizować tego typu pokaz oraz żeby mógł on spełnić swoje zadanie i był w miarę efektywny, potrzeba dłuższego przygotowania. Należy odpowiedzieć sobie na wiele istotnych pytań, dotyczących materii tak by w planie znaleźć miejsce na wszelkie mało przewidywalne sprawy. Będzie to dowód na dobrą organizację i fachowość prowadzącego.
Wydaje mi się, że pierwszą i najważniejszą kwestią jest celowość takiego pokazu. Po co go w ogóle organizować? Odpowiedź na to pytanie wydawałaby się prosta. Chodzi o popularyzację i uświadomienie odbiorcy, wzbogacenie jego wiedzy. Dobrze uświadomiona jednostka ma szansę nieświadomie pełnić rolę misyjną w społeczeństwie - w rozmowie, w wychowaniu etc. przekazując chociaż pierwiastek nabytej wiedzy dalej. Nieliczny procent odbiorców może nawet ulec fascynacji tematowi, co może zainicjować przyszłe rozszerzanie zainteresowania np. poprzez nadanie większego znaczenia nauce historii. Pomijając już fakt, iż taka jednostka w ogóle dowie się czym jest archiwum i po co ono istnieje.
Kolejną ważną sprawą jest charakter odbiorcy. To ważne, żeby dostosować przekaz pokazu do odpowiedniego wieku. Oczywistym będzie różnica miedzy pokazem dla uczniów szkoły podstawowej, młodzieży szkoły średniej, a naukowców archiwistów, pracowników, czy historyków. Kierowany język pokazu musi być adekwatny do poziomu odbiorcy aby być w pełni zrozumianym. Całkowite zrozumienie pokazu to już połowa sukcesu. Różnice to zazwyczaj podejście i postawa wobec odbiorcy, stopień swobody, fachowość języka i ogólna tematyka pokazu. Innymi słowy nie jest wskazane tłumaczyć dzieciom teorii archiwalnej, a studentom archiwistyki co to sygnatura.
Następną sprawą jest miejsce pokazu. To ważne w przypadku jeśli pokaz ma być gdzieś w terenie, czy innym miejscu niż Archiwum Państwowe. Jeśli pokaz ma się odbyć w szkole czy jakimś budynku publicznym, dobrze by było aby prowadzący zaznajomił się z tym miejscem aby uniknąć nieprzewidzianych „niespodzianek” czy nagłych przeszkód technicznych. Zakładamy jednak, że pokaz odbywa się w archiwum, a jeśli tak - najwygodniejszym i najbardziej standardowym miejscem do tego jest pracownia naukowa, chyba że budynek jest wyposażony w salę konferencyjną. Po wybraniu miejsca należy oszacować ilość miejsc w sali. Nie można ryzykować sytuacji, w której grupa się nie zmieści lub wystąpią różnice w komforcie odbioru. Większą ilość osób należy podzielić na grupy (i to najlepiej tak aby druga nie musiała czekać na koniec pokazu pierwszej). Standardowo, jak uważam, grupa powinna liczyć do 20 osób. Większa liczba będzie wprost proporcjonalna do czynnika zatracenia zainteresowania. Jeśli nie uda się ustalić ilości osób, najlepiej ustawić w sali jak największą ilość krzeseł. Trzymając się ściśle definicji `pokazu', zwiedzanie archiwum i jego poszczególnych pomieszczeń (czyli wycieczka), nie wchodzą w grę.
Istotną sprawą jest ustalenie godziny. Jeżeli zależy ona od prowadzącego, powinna to być, jak sądzę 10 rano, kiedy młodzież nie jest już senna, a zarazem nie zmęczona po całym dniu. Czas 40 minut wydaje się optymalny na tego typu pokaz. Względnie można go wydłużyć na prośbę odbiorców, o czym później.
Po rozstrzygnięciu wszystkich kwestii formalnych czas przejść do sedna sprawy, czyli poprowadzenia pokazu. Sam przebieg należy sobie wcześniej ułożyć według konkretnego planu. Osobno wstęp i rozwinięcie. Trzeba zastanowić się czym chcemy zainteresować odbiorców i jaki charakter ma mieć pokaz. Jaka ma być przekazywana wiedza i w jaki sposób. Trzeba pomyśleć nad doborem wiadomości konstruujących przekaz aby mógł on osiągnąć wyżej już sprecyzowany cel. Jak zostało to wspomniane, ważny jest staranny dobór treści aby w odpowiedni sposób wyjść do odbiorcy. Zakładając, że są to osoby nie mające dotąd do czynienia z archiwum, pokaz powinien przebiegać bez zbędnej „naukowości”, a swobodnie, z zachęcającą intonacją i pewną dozą humoru, co powinno gwarantować utrzymanie zainteresowanie. Na końcu powinien być czas na ewentualne pytania. Prezentujący powinien wykazać fachowość i kompetencje aby możliwie najlepiej znając temat mógł względnie wyczerpująco odpowiedzieć na pytanie.
W standardowym pojęciu prowadzący powinien po krótce zaznajomić odbiorców z zawartością zasobu archiwalnego i zaprezentować najciekawsze archiwalia. Takimi będą z pewnością: najstarsze posiadane przez archiwum, najbardziej barwne, reprezentowane przez najbardziej godną postać (jak królewski, przywilej etc.) oraz najbardziej nietypowe i intrygujące. Tym sposobem należy wzbudzić u odbiorcy odczucie, że uczestniczy w czymś niezwykłym i ma do czynienia ze „skarbami przeszłości”. Oczywiście rodzaje prezentowanych archiwaliów zależą od archiwów, a szczególnie ogromne pole do popisu mają archiwa centralne.
Obecnie dozwolone są różnorodne formy przekazu co oznacza, że pokaz można wzbogacić o prezentację multimedialną, co w dzisiejszych czasach jest nawet wskazane. Struktura prezentacji powinna być ściśle związana z pokazem. W tym wypadku należy przygotować wcześniej wszystko co niezbędne (wyświetlacz etc.). Inną możliwością jest pokaz wirtualny w Internecie ale sposoby jego przedstawienia są już naprawdę kwestią inwencji prowadzącego (a raczej reżyserującego) i polega on już na całkiem innych zasadach.
Mam nadzieję, że zastosowanie się do tych wskazówek zagwarantuje dobrze wykonany pokaz.