PZP - 16-04-2010, Zamówienia publiczne UEK

Prawo zamówień publicznych - 16 kwietnia 2010r.

RAMOWY PRZEBIEG POSTĘPOWANIA

WSZCZĘCIE - następuje w wyniku ogłoszenia w wyniku zaproszenia (wyjątkowo - negocjacje bez ogłoszenia, zapytanie o cenę, procedura z wolnej ręki). Obok komunikatu, ogłoszenie (zaproszenie) określa także niektóre warunki zamówienia. W tym zakresie jest wiążącym oświadczeniem woli. Treść ogłoszenia w znacznym stopniu zdeterminowana jest ustawowo. Obowiązują nawet urzędowy wzory, które funkcjonują jako formularze „do wypełnienia”. Od chwili ogłoszenia, zamawiający jest obowiązany postępować tak jak przyszedł w ogłoszeniu. Wykonawcy też muszą przestrzegać wymagań zapowiedzianych w ogłoszeniu, ale dopiero od chwili gdy przystąpią do postępowania składając ofertę lub wniosek (w postępowaniu wielostopniowym). Formy ogłoszeń są następujące:

Podstawowe znaczenie ma ogłoszenie urzędowe, publikowane w biuletynie zamówień publicznych, wydawanym przez Urząd Zamówień Publicznych, ale w przypadku większych zamówień sięgających europejskiego progu kwotowego, ogłoszenie publikuje się w dzienniku oficjalnych publikacji WE, a nie w BZP. Dobrowolnie można też dodatkowo zamieścić ogłoszenie w BZP. Oba rodzaje ogłoszeń są elektroniczne. W BZP umieszcza sam zamawiający (strona interaktywna), natomiast w drugim przypadku przesyła drogą elektroniczną tekst ogłoszenia do Urzędu Oficjalnych Publikacji. Dopiero upoważniony urzędnik dokonuje publikacji. Ogłoszenie urzędowe ma pierwszeństwo czasowe, a także pod względem treści.
Zamawiający publikuje ogłoszenie na własnej stronie internetowej (przy przetargu obligatoryjnie), a ponadto na tablicy ogłoszeń, w miejscu publicznie dostępnym.
Fakultatywnie przy zamówieniach wielkiej wartości można umieścić ogłoszenie w dzienniku ogólnopolskim, a bez ograniczeń w prasie lokalnej lub innych mediach. Umieszczanie pełnych ogłoszeń jest kosztowne, dlatego zawsze rozważyć trzeba umieszczenie w prasie informacji skróconej o przetargu lub innym postępowaniu, które jednak nie można opatrywać tytułem ogłoszenie. Skrócenie treści ogłoszenia, pociąga za sobą sankcje.

UDOSTĘPNIENIE SIWZ

Zamawiający udostępnia SIWZ wszystkim zainteresowanym, bez względu na to czy przystąpią do przetargu, ale jeśli wszczęcie postępowania odbywa się poprzez zaproszenie SIWZ dołącza się do zaproszenia. W przetargu nieograniczonym SIWZ należy udostępniać za pośrednictwem swojej strony internetowej (pospolite oprogramowanie), a jeśli fragmenty są rysunkowe, to oprogramowanie do przeglądania rysunków musi być dostępne na stronie. Na żądanie należy dosłać SIWZ w formie pisemnej lub fax-em za zwrotem kosztów. Egzemplarz podstawy SIWZ powinien mieć formę pisemną oraz być podpisany przez osobę odpowiedzialną za udzielenie zamówienia (kierownika). W pozostałym zakresie można co najwyżej sygnować pozostałe egzemplarze za zgodność z oryginałem. Dokument SIWZ jest w znacznej części oświadczeniem woli, albowiem zawiera warunki proceduralne wyznaczające tok postępowania wraz z poszczególnymi powinnościami oraz warunki planowanej umowy, które będą wyrażone jednakowo w ofertach (oferty wywołane określonymi warunkami). SIWZ „emituje się” niezwłocznie po ogłoszeniu (w tym samym dniu), a doręcza wraz z zaproszeniem w procedurach uruchamianych bez ogłoszenia.

WYJAŚNIANIE SIWZ

Bardzo często zdarza się, że postanowienia SIWZ są nie jasne (zwłaszcza te które mają wejść do umowy finalnej) dlatego zamawiający zobowiązany jest to wykładni swojego oświadczenia woli (art. 65 KC Art. 65. § 1. Oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje. § 2. W umowach należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu.) i wytłumaczenia zainteresowanym konkurentom wszelkich niejasności. Wyjaśnień udziela się na żądanie, ale wyjaśniając jednemu konkurentowi należy powiadomić wszystkich, a jeśli SIWZ udostępnia się za pośrednictwem internetu , wyjaśnienia należy zamieścić na stronie w imię zasad równego dostępu do informacji (zasada równości). Jeżeli wątpliwości jest wiele przy znacznym zainteresowanie przetargiem można zorganizować zebranie wyjaśniające co usprawnia tą procedurę. Wyjaśnień można udzielać przez cały okres biegu terminu do składania ofert, ale jeżeli wyjaśnienie następuje „w ostatniej chwili” to działa zaskakująco na tych którzy przygotowali lub złożyli oferty, niekiedy muszą je wycofać lub poprawić, dlatego wprowadzono przepis, że od momentu doręczenia wyjaśnień do ostatniego dnia składania ofert - okres nie może być czas krótszy niż 6 dni. Zamawiający może wyjaśniać w ostatnim dniu, ale musi przedłużyć termin do składania ofert tak aby pozostało 6 dni. W małych zamówieniach, tych nie sięgających progu europejskiego, ten okres wynosi tylko 2 dni. Powyższe wymogi są uciążliwe dla zamawiających, zwłaszcza jeżeli konkurencji występują z wątpliwościami zbyt późno. Dlatego wprowadzono przepis restrykcyjny, a mianowicie jeżeli wniosek o wyjaśnienie wpłynie po połowie biegu terminu do składania ofert to zamawiający może pozostawić go bez rozpoznania. Tym bardziej jeżeli kwestia była już wyjaśniana, jeżeli jednak kwestia jest ważna zamawiający we własnym interesie powinien ją wyjaśnić aby nie doszło do ofert wadliwych, które należałoby odrzucać zmniejszając konkurencję.

ZMIANY SIWZ

Wyjaśnienie dyspozycji nie może prowadzić do jej zmiany. Nie może wybiegać poza dyspozycję. Wyjaśnianie kreatywne prowadzące do zmian nie może mieć miejsca gdyż stwarza niepotrzebne konflikty i nieporozumienia. Ilekroć zajdzie taka potrzeba, dobrowolnie lub z przymusu (odwołanie) zamawiający dokonuje poprawkę do SIWZ w formie opisowej, a nie poprzez skreślenia. Zmiany należy doręczyć wszystkim konkurentom oraz obwieścić na stronie internetowej.

ODWOŁANIA

Zarówno treść ogłoszenia jak i SIWZ może być przedmiotem zaskarżenia ze strony konkurentów. To niedawna postępowanie uboczne związane z zaskarżeniem było dwufazowe: najpierw protest kierowany bezpośrednio do zamawiającego, a gdy nie został uwzględniony można było wnieść odwołanie do KIO (Krajowej Izby Odwoławczej). Od 29 stycznia 2010 (nowelizacja) znosi się fazę protestacyjną. Niezadowolony konkurent przeciwstawiający się określonej dyspozycji SIWZ może od razu wnieść odwołanie do KIO w terminie 10 dni od opublikowania ogłoszenia lub SIWZ (chyba że SIWZ doręczano to wówczas termin biegnie od momentu doręczenia). Odpis odwołania należy przesłać w tym terminie zamawiającemu. W tym czasie zamawiający powiadamia innych konkurentów, którzy mogą się przyłączyć do postępowania odwoławczego, a także może uznać zarzuty odwołania i dokonać korekty błędu. Jeśli uzna odwołanie w całości KIO umarza postępowanie uboczne (odwoławcze). Koszty znosi się wzajemnie. Jeśli nie uzna lub uzna tylko w części postępowanie ogranicza się do zarzutów nieuznanych. Werdykt KIO jest wiążący. Przegrany pokrywa koszty odwoławczego. Zamawiający nie może bowiem włączać do SIWZ dyspozycji naruszających prawo. Odwołanie do instrument kontroli wyłącznie legalności działania zamawiającego (nie celowości czy gospodarności - te kryteria kontroluje NIK, UKS, RIO).

SKŁADANIE OFERT

Może się odbywać od dnia publikacji SIWZ przez cały okres zwany terminem składania ofert, który wynosi 40 dni z możliwością skrócenia w przypadkach prawem przewidzianych. Natomiast przy udzielaniu małych zamówień tylko 7 dni, a w przypadku robót budowlanych 14 dni. Oferta spóźniona choćby o 1 minutę. Termin ten musi być precyzyjnie wyznaczony, albowiem oferta spóźniona podlega zwrotowi bez otwierania. Praktyka wskazuje, że oferenci wnoszą oferty w ostatniej chwili obawiając naruszenia przez zamawiającego ich integralności. Otwarcie ofert musi nastąpić w tym samym dniu w którym skończył się termin składania ofert. Oferty ewidencjonuje się w protokole postępowania wg kolejności wpływu.

OTWARCIE OFERT

Chodzi o ich jawną prezentację. Odbywa się w tym samym dniu w którym skończył się termin do składania ofert. Należy go z góry wyznaczyć ze wskazaniem godziny i miejsca. Wskazanie jest wiążące. Oferenci mają prawo być obecni na posiedzeniu otwarcia. Osoby trzecie w miarę możliwości. Zamawiający powinien być reprezentowany przez co najmniej 2 osoby. Przed otwarciem ofert podaje się kwotę jaką zamawiający przeznaczył na realizacje zamówienia. Ma to zapobiegać nieuzasadnionemu unieważnianiu przetargu lub postępowania z powodu rzekomego braku środków. Deklaracja ta jest wiążąca, jeżeli najkorzystniejsza oferta będzie się mieścić w tej kwocie powinna być przyjęta. Otwiera się oferty wg kolejności wpływu, każdy może sprawdzić nienaruszalność kopert i prezentuje się podstawowe elementy treści oferty:

dane personalne
wysokość ceny
inne elementy z art. 86 PZP

Art. 86. 1. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert.
2. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
3. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
4. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
5. Informacje, o których mowa w ust. 3 i 4, przekazuje się niezwłocznie wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek.

Po prezentacji można już prognozować wyniki. Przewidywalność wyniku zapobiega manipulacją przetargowym. Z otwarcia ofert sporządza się protokół stanowiącym część ogólnego protokołu postępowania.

WERYFIKACJA WARUNKÓW WYMAGANYCH OD KONKURENTÓW NA PODSTAWIE SIWZ

Odbywa się niejawnie, komisyjnie, chyba, że przy małym zamówieniu zrezygnowano z powoływania komisji przetargowej. Warunki negatywne to przeszkody, gdy zaistnieją to wykluczenie jest obligatoryjne (upadłość, zaległość podatkowa). Trudniejsza jest weryfikacja warunków pozytywnych (wiarygodności), wiedzy, doświadczenia, sytuacji majątkowej wykonawcy. Warunki te opisane są w SIWZ, a na podstawie przedkładanych dokumentów należy zweryfikować ich spełnianie. Jeśli któryś z warunków nie jest spełniony, wykonawca podlega wykluczeniu. Jeśli spełniony jest w stopniu większym niż wymagano w SIWZ to nie ma to znaczenia. Warunki to niezbędne minima. Najwięcej trudności przysparza analiza dokumentów wykazujących spełnianie warunków. Gdy brak dokumentu lub jest niezupełny, żąda się uzupełnienia. Ten kto nie uzupełni traci wadium. Na podstawie dokumentów zamawiający stwarza domniemanie, że oferent spełnia wszystkie wymagania. Może się okazać, że dokumenty są nieprawdziwe, a zamawiający nie ma instrumentów do weryfikacji. Zdarza się że domniemanie obalone jest później. Jeżeli okaże się później że oferent posłużył fałszywym dokumentem podlega wykluczeniu w każdej fazie postępowania. Po podpisaniu umowy wykluczenie niemożliwe, a stan kwalifikuje się jako wyłudzenie zamówienia publicznego. Umowa jest nieważna, zamówienie należy udzielić ponownie. W normalnym trybie oferta oferenta wykluczonego podlega odrzuceniu, nie dostępuje przetargu. Weryfikacja warunków ma więc wymiar selekcyjny - pierwszy etap eliminacji. O wykluczeniu zawiadamia się dopiero wraz z wynikami, aby nie prowokować odwołań i wstrzymywać postępowania. Wyjątkowo zawiadamia się od razu gdy postępowanie jest wielostopniowo (redukcyjne):

przetarg ograniczony
negocjacje z ogłoszeniem
itd.

Najpierw bowiem na podstawie warunków redukuje się liczbę zainteresowanym, a dopiero po tym zaproszonych dopuszcza się do składania ofert.

BADANIE OFERT (formalne)

Do oceny merytorycznej dopuszcza się oferty skuteczne i niewadliwe. Odpowiadające prawu, dobrym obyczajom i warunkom przetargu, dlatego najpierw trzeba oferty zbadać czy w ogóle są ofertami i czy są prawidłowe. Przepis art. 89 PZP reguluje odrzucenie oferty nieprawidłowej - jest to sankcja.

Art. 89. 1. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1) jest niezgodna z ustawą;

2) jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3;

3) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

4) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

5) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub niezaproszonego do składania ofert;

6) zawiera błędy w obliczeniu ceny;

7) wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3;

8) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

Dlatego trzeba mieć pewność, że oferta jest nieprawidłowa. Drobne, oczywiste omyłki poprawia zamawiający (ku przyszłości) nie pytając nikogo o zgodę (błędy literowe, rachunkowe). W wyniku korekty przywraca się wolę rzeczywistą, która została zniekształcona w wyniku pomyłki. Jeżeli jednak pomyłka przewyższa „oczywistą” nie można jej tak kwalifikować. Ostatnio dopuszczono jednak korektę nieistotnych (przewyższających oczywistą omyłkę) błędów. Konieczna jest zgoda oferenta bo to jest zmiana oferty. Nieistotność zmiany ocenia się wg skutków (następstw), pojęcie nieostre, orzecznictwo chwiejne. Błędy przekraczające oczywiste omyłki oraz możliwe inne nieistotne omyłki pociągają okoliczność odrzucenia oferty. Gdy postanowienia oferty są niezrozumiałe, może zamawiający wezwać oferenta. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany, ani uzupełniania luk. Oferta podlega odrzuceniu jeżeli jest:

Sprzeczna z wymaganiami SIWZ.
Sprzeczna jest z ustawą, zawiera treści niedozwolone, wadliwe
Złożona w warunkach nieuczciwej konkurencji (np. zmowa oferentów)
Jest zaniżona pod względem ceny, tak, że cena kwalifikuje się jako dumpingowa. Wiadomo że wybór najkorzystniejszej oferty zależy od ceny. Przepis art. 91 PZP wymaga jednak, aby wezwać oferenta do wyjaśnienia składników cenotwórczych, aby mieć pewność, że oferowana cena jest dumpingowa. Ciężar dowodu spoczywa na oferencie. Jeżeli nie przekona zamawiającego podlega wykluczeniu. Cena jest rażąco niska jeżeli niepokryje kosztów. Zamawiający zawczasu musi znać koszty (oszacowanie, kosztorys inwestorski).
Jest dotknięta błędami których nie da się skorygować (patrz oczywiste omyłki i inne), albo oferent nie godzi się na korektę oczywistej omyłki.
Ofercie brakuje formy pisemnej, albo jest podpisana przez nieuprawnionych lub jest niepodpisana

Odrzucenie oferty jest oświadczeniem woli. W wyniku prawidłowego odrzucenia oferta wygasa (zachowuje się dla udokumentowania) - drugi etap selekcyjny. Odrzucenia nie komunikuje się od razu, lecz dopiero wraz z informacją o wyniku aby nie prowokować odwołać. Odwołanie można wnieść dopiero po wyborze oferty. O podstawach odrzucenia i odrzuceniu powiadamia się wszystkich.

WARTOŚCIUJĄCA OCENA OFERT (MERYTORYCZNA)

Oferty nie podlegające odrzuceniu, te które utrzymały się w przetargu poddaje się w ocenie z zastosowaniem punktacji wg z góry przyjętych w SIWZ kryteriów. Podstawowe znaczenie ma cena, ale można też dopuścić inne kryteria np. długość rękojmi, zwiększenie parametrów technicznych. Jeśli kryteria są co najmniej dwa konieczne jest określenie tzw. wagi - znaczenia każdego z nich w całości. Kryteria to mierniki korzyści, wagę należy obliczyć. Zamawiający (komisja) każdej ofercie wg wpływu przypisuje określoną liczbę punktów wg skali. Przyznaje się punkty w drugim kryterium, a na końcu wielkość punktowe mnoży się przez wagę. W końcu sumuj się punkty w ramach kryteriów dla każdej z ofert. Wartości podlegają zaprotokołowaniu. Oferty wg kolejności wpływu.

WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ

Oferta z największą liczbą punktów musi być wybrana przez zamawiającego. Gdy postąpi inaczej naraża się na odwołania i wymuszoną korektę (odpowiedzialność co najmniej administracyjna). Propozycja wyboru pochodzi od komisji przetargowej lub innego zespołu oceniającego. Na wyboru w postaci oświadczenia woli dokonuje organ zarządzający. Jeżeli uważa że propozycja jest błędna musi skierować do ponownej oceny. Nie może sam wybrać. Dwa oświadczenia przesądzają o wyborze. Taki komunikat o treści wg art. 92 PZP. Wybór następuje w momencie doręczenia. Zwycięskiemu oferentowi dołącza się oświadczenie o przyjęciu oferty. Nawet gdyby nie było takiego oświadczenia, oferta zwycięskiego oferenta podlega przyjęciu. Po przyjęciu wygasa, przekształcając się z umowę przedwstępną. Zobowiązuje do zawarcia umowy finalnej. Nie można zawrzeć umowy ostatecznej ze względu na odwołania lub kontrolę administracyjną.

OBOWIĄZEK ZAWARCIA UMOWY

Wyszukiwarka