Negocjacje.
Wyjaśnienie pojęcia.
Negocjacje to sposób radzenia sobie z różnicami. To skomplikowany proces komunikacyjny, którego celem: jest osiągnięcie kompromisu lub konsensusu,
zrealizowanie swoich interesów, nakłonienie lub wręcz zmuszenie drugiej strony negocjacji do konkretnego zachowania zdefiniowanie i kształtowanie wzajemnych stosunków.
Zakres przedmiotowy.
Tak rozumiane negocjacje znajdują zastosowanie w wielu lub niemal wszystkich obszarach ludzkiej aktywności, w tym również w administracji w znaczeniu formalnym. W przypadku podjęcia negocjacji z podmiotem mającym kompetencje do stosowania władztwa administracyjnego negocjacje w pewnych okolicznościach mogą prowadzić do ustalenia treści jednostronnego władczego rozstrzygnięcia organu administracji publicznej. Należy jednak pamiętać, że niezależnie od tego, co jest celem prowadzenia negocjacji ich zakres rzeczowy jest zazwyczaj szerszy niż mogłoby to się wydawać, biorąc pod uwagę przedmiot przyszłej umowy. Chodzi, zatem o to, aby dostrzec szanse, jakie niosą ze sobą negocjacje po to, aby:
- ułatwić sobie/stronom tryb dochodzenia do porozumienia poprzez tzw. powiększanie negocjacyjnego ciastka, a tym samym
- zrealizować swoje interesy w możliwie najszerszym zakresie.
Dlatego właśnie każde negocjacje powinna poprzedzać dogłębna analiza wszystkich potencjalnych kwestii, które mogą stać się przedmiotem rozmów i które będą wpływały na treść przyszłego stosunku pomiędzy stronami. Są to oczywiście ustalenia poufne i nie powinny być przedstawiane innym stronom negocjacji.
Ujęcie podmiotowe.
Prowadzenie negocjacji w administracji może odbywać się w formie rozmów dwustronnych, wielostronnych i prowadzonych pomiędzy dwiema stronami, z których przynajmniej jedna faktycznie będzie składać się w wielu podmiotów o własnych interesach.
W negocjacjach dwustronnych mamy do czynienie z tzw. prostą interakcją. Wymiana argumentów następuje pomiędzy stronami, które na siebie wzajemnie oddziałują i, co do zasady, to ich wzajemne działania określają typ i charakter stosunków między stronami.
W negocjacjach wielostronnych uczestniczy bezpośrednio wiele podmiotów, które są zainteresowane wynikiem rozmów i które w trakcie tych rozmów ustalają warunki przyszłego porozumienia. Jak z tego wynika negocjacje wielostronne są najczęściej bardzo złożonym procesem komunikacyjnym. Można zauważyć, że negocjacje tego typu sprzyjają występowaniu pewnych charakterystycznych dla nich interakcji pomiędzy uczestnikami rokowań. Należą do nich:
- zawieranie koalicji w sytuacji agregacji pewnej części podmiotów negocjacji, w celu forsowania swoich zbliżonych lub wręcz wspólnych interesów,
- stosowanie strategii divide et impera tj. dziel i rządź tj. prowokowania sporów pomiędzy stronami rozmów po to, aby żadna z nich nie zajęła zbyt silnej pozycji
- występowania jednej ze stron negocjacji w roli mediatora, rozjemcy pomiędzy stronami, które weszły w spór w trakcie rozmów.
Negocjacje wielostronne są dotknięte możliwością wystąpienie chaosu, szczególnie chaosu komunikacyjnego. Jeżeli w dodatku ich przebieg jest niesformalizowany wówczas może dojść do braku kontroli nad porządkiem obrad i trudności w dochodzeniu do wiążących postanowień.
Negocjacje wielo-dwustronne są bardzo zbliżone do negocjacji wielostronnych, z tym, że w trakcie tych negocjacji dochodzi do polaryzacji interesów lub istotnego zbliżenia interesów poszczególnych stron; do tego stopnia, że zaczynają one przypominać negocjacje dwu stronne. Przykładem tego typu negocjacji są rozmowy w przypadku akcesji do jakiejś istniejącej struktury, której skład jest wielopodmiotowy np. Unia Europejska, ale i stowarzyszenie gmin. Podobnie stanie się, gdy strony negocjacji wielostronnych podzielą się na jakieś frakcje czy też zaczną zawierać koalicje.
Negocjacje formalne i nieformalne.
Negocjacje formalne są prowadzone według ustalonego wcześniej oficjalnego scenariusza, który określa miejsce i czas prowadzenia poszczególnych etapów rozmów. Zawiera on program negocjacji podzielony na poszczególne punkty obrad. Negocjacje formalne są prowadzone według pewnych i dość sztywnych procedur. Negocjacje te są z reguły kierowane i nadzorowane przez osobę pełniącą funkcję moderatora, czyli kogoś, kto reguluje przebieg rozmów. Rozmowy zaś toczą się często według ustalonych prawem albo w drodze wstępnego porozumienia reguł. Ważnym elementem takich negocjacji jest sporządzenie oficjalnego protokołu lub innego dokumentu, który jest dowodem powziętych ustaleń, który jest następnie podpisywany przez wszystkich uczestników. Taki sposób prowadzenia negocjacji pozwala na uporządkowanie ich przebiegu oraz pozwala zachować kontrolę nad poruszanymi tematami, jak również nad zajętymi w rozmowach stanowiskami storn.
Negocjacje formalne nie pozwalają jednak w dostatecznym stopniu na przedyskutowanie pojawiających się nagle rozbieżności stanowisk, czy też na podnoszenie nowych tematów, nieujętych wcześniej w porządku obrad. Konieczne jest, więc często wspomaganie ich spotkaniami o mniej formalnym charakterze. Do zwyczaju należy w takim przypadku wykorzystywanie w tym celu prywatnych kontaktów poszczególnych członków zespołów negocjacyjnych albo ich mocodawców. Przykładem tego typu działań są praktykowane w Unii Europejskiej tzw. non-meetings, w których nie stosuje się żadnych formalnych reguł negocjacyjnych. Celem tych nie-spotkań jest odnalezienie porozumienia, które w kuluarach bywa łatwiejsze niż w oficjalnych salach obrad. Nieformalne dokumenty będące zapisem ustaleń bądź propozycji projektowanych ustaleń noszą nazwę non-papers.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na pożądaną na szczeblu międzynarodowym dobrą relację czy dobre stosunki osobiste pomiędzy szefami państw. Wówczas nawet trudne negocjacje na niższych szczeblach mogą mieć zaskakująco pozytywny przebieg i skutek.
Negocjacje jawne i niejawne.
Negocjacje prowadzone przez administrację mogą mieć charakter:
- jawny,
- niejawny lub mogą być
- tajne.
Negocjacje jawne są prowadzone przy podniesionej kurtynie lub otwartych drzwiach. Dostęp do sali obrad jest nieograniczony, powszechnie wiadomy jest też przedmiot negocjacji i poszczególne związane z nim kwestie.
Negocjacje niejawne nie są, co prawda prowadzone przy drzwiach otwartych, jednakże przedmiot negocjacji jest powszechnie znany, a opinia publiczna otrzymuje informacje na temat przebiegu rozmów.
Negocjacje tajne to rzecz jasna negocjacje prowadzone w taki sposób, by nikt poza uprawnionymi uczestnikami i ich mocodawcami nie mógł powziąć informacji o celu i przebiegu rozmów.
Prowadzenie negocjacji jawnych i niejawnych, oficjalnych i nieoficjalnych jak również tajnych jest faktem. Jednakże rozwój społeczeństw i instytucji współczesnych państw doprowadził do ustanowienia prawnych gwarancji transparentności, zgodnie, z którymi objęcie tajemnicą działań państwa i jego organów, w tym oczywiście organów administracji publicznej jest wyjątkiem a nie regułą. Jawność działania władz publicznych jest jednym z elementów standardu demokratycznego państwa prawnego. Konstytucja RP w art. 61 wprowadziła zasadę jawności działania organów państwa.
Jawne i niejawne negocjacje są z reguły przedmiotem zainteresowania opinii publicznej, w związku z tym rozsądnym zabiegiem jest organizowanie konferencji prasowych, na których informuje się opinię publiczną o ich przebiegu i dyskutowanych kwestiach.
Opracowano na podstawie: J. Jabłońska-Bonca, Prawnik a sztuka negocjacji i retoryki, LexisNexis, Warszawa 2002, M. Tabernacka, Negocjacje i mediacje w sferze publicznej, Wolters Kluwer, Warszawa 2009.