Mediacja.
Uwagi wstępne.
W administracji mediacja przybiera postać zinstytucjonalizowanych lub niezinstytucjonalizowanych niewładczych form działania podmiotów administracji. Mediacji w administracji podejmuje się organ lub uprawniona osoba, która prowadzi interakcję storn mediacji. Mediator pośredniczy pomiędzy stronami, a także spełnia szereg funkcji, takich jak na przykład doradzanie, ułatwianie komunikacji, moderowanie rozmów. Mediator powinien być przy tym niezależny od stron to znaczy nie może zachodzić między nim a stronami taki stosunek, który mógłby skutkować brakiem obiektywizmu, faworyzowaniem którejkolwiek ze storn.
Mediacja jest, co do zasady procesem dobrowolnym tj. odbywa się za zgoda storn bywa, że z ich inicjatywy. To bardzo ważne, aby strony chciał przeprowadzić mediację, posiadały odpowiednią motywację, bo to do nich należy odnalezienie porozumienia.
Celem mediacji nie jest ustalenie tego, kto ma rację, ale wypracowanie satysfakcjonującego obie strony rozwiązania. Skonstruowane w drodze tego procesu porozumienie jest najczęściej bardziej trwałe od narzuconego, autorytarnego władczego rozstrzygnięcia. Mediacje prowadzone są z reguły po to, by rozwiązać i zakończyć konflikt albo spór pomiędzy określonymi podmiotami, którymi mogą być osoby fizyczne, prawne, organy administracji, wspólnoty lokalne etc.
Poszczególne instytucje prawa administracyjnego wprowadzające do sfery publicznej mediacje określają różne specyficzne dla mediatora zadania. Można jednak zakreślić pewne ich cech wspólne. W związku z tym do funkcji mediatora zaliczyć można ułatwianie, nawiązanie kontaktu pomiędzy stronami sporu, czuwanie nad prawidłowym przebiegiem rozmów, doradzanie stronom możliwych rozwiązań, udzielenie wyjaśnień w odniesieniu do stanu faktycznego i obowiązującego stanu prawnego, pomoc w sformułowaniu treści porozumienia. Oczywiście w sferze administracji chodzi przede wszystkim o to, aby porozumienie zostało zawarte w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.
Przebieg procesu mediacyjnego.
Przygotowanie mediacji inaczej premediacja tj. etap poprzedzający mediację właściwą. Mediator zazwyczaj odbiera w nim zgodę stron na przeprowadzenie mediacji oraz opracowywany zostaje zarys programu negocjacyjnego. Przygotowanie mediacji dotyczy, zatem trzech kwestii:
- stron sporu; ich oczekiwania, interesy, emocje;
- mediatora; strony powinny upewnić się co do tego, że jest to osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje, mediator zaś dokonuje wybory strategii mediacyjnej i odpowiednich taktyk oraz stylu w jakim poprowadzi mediację;
- przedmiotu sporu; chodzi o zgromadzenie odpowiedniej wiedzy na temat konfliktu po to by sformułować ocenę czy dojrzał on do mediacji.
Otwarcie sesji mediacyjnej - na tym etapie następuje monolog mediacyjny, którego istotą jest wyjaśnienie stronom istoty mediacji lub upewnienie się, że wiedzą one i rozumieją, na czym polega istota tej instytucji. W związku z tym bardzo ważnym jest, aby mediator dobrał kod komunikacyjny adekwatny do kompetencji komunikacyjnych storn.
Prezentacja stanowisk storn - w tym miejscu następuje prezentacja stanowiska każdej ze stron konfliktu. Strony przedstawiają swoją wersję zdarzeń, prezentują perspektywę, z której spoglądają na konflikt. Wobec tego mediator powinien zadbać o odpowiednią atmosferę, która sprzyjać będzie nabieraniu ufności stron wobec siebie, chęci szczerego opowiedzenia o swoich potrzebach oraz kooperacji. Ten etap mediacji służy też gromadzeniu informacji na temat faktów, oczekiwań, dążeń i interesów stron.
Definiowanie problemów - ten etap procesu mediacyjnego stanowi adekwatną ilustrację teorii, że mediacja jest przede wszystkim „sztuką zadawania pytań”. Mediator ukierunkowuje wypowiedzi stron (pytania o oczekiwania stron pytania wyjaśniające) i za pomocą uzyskanych tą drogą informacji dokonuje tzw, diagnozy konfliktu, czyli określenia, jaki typ konfliktu (o zasoby, wartości, emocje) zaistniał w przedmiotowej sytuacji i jaka strategia może być najbardziej efektywna w celu jego rozwiązania.
Wymiana propozycji rozwiązań i ich weryfikacja - jeżeli wnioski postawione przez mediatora w poprzednim etapie wskazują, że ma on do czynienia z konfliktem negocjowalnym to może przystąpić do moderacji negocjacji stron. Mediator dba zatem o przestrzeganie regulaminu mediacji i pozostawanie w obrębie meritum sprawy), pamiętając o zasadzie autonomii konfliktu, czyli o tym, że stanowi on własność stron.
Wypracowanie wspólnego rozwiązania- następuje tu wybór jednego wspólnego rozwiązania. Bardzo istotne znaczenie dla jego wykonalności i trwałości może mieć w tym momencie podsumowanie, którego dokonuje mediator tzw. parafraza. Ma to na celu eliminację ewentualnych nieporozumień, co do treści i wykonania porozumienia. Mediacje wielowątkowe powinny być parafrazowane na każdym etapie.
Spisanie porozumienia - w administracji na tym etapie mediator ma zazwyczaj obowiązek pomóc stornom spisać porozumienie tj. sformułować takie pismo, którego forma i treść będą zgodne z prawem. Ponieważ niejednokrotnie będzie trzeba na tym etapie przełożyć „potoczny język negocjacji” na język prawniczy wskazane jest, aby mediator dokonał dla storn wykładni znaczenia poszczególnych fragmentów ugody.
Zamknięcie sesji mediacyjnej - polega nie tylko na wyjściu z komunikacji, ale również na podjęciu ustaleń co do wcielenia ugody w życie w administracji najczęściej chodzić będzie o nadanie biegu urzędowego sprawie.
Opracowano na podstawie: J. Jabłońska-Bonca, Prawnik a sztuka negocjacji i retoryki, LexisNexis, Warszawa 2002, M. Tabernacka, Negocjacje i mediacje w sferze publicznej, Wolters Kluwer, Warszawa 2009., A. Zienkieiwcz, Studium mediacji, Difin, Warszawa 2007.