Cele
Grahama Greene'a: „Rozpacz to cena, która płacimy za postawienie sobie nieosiągalnego celu…”.
Nasze planowanie będzie efektywne gdy będziemy umieli dobrze określać cele.
Cele powinny być tylko naszymi celami, a nie celami innych ludzi.
Cele powinny być sformułowane w pozytywny sposób
(nie: „nie będę się już spóźniać na spotkania z Tobą”,
a: „na spotkania z Tobą będę przychodzić punktualnie”).
Warto je zapisywać
Kryteria określające dobrze sformułowany cel:
1. Cel SMART
to piec kryteriów:
Specific and clear (specyficzny , konkretny)
Measurable (mierzalny)
Achievable (osiągalny)
Relevant (zgodny ze mną, odpowiedni dla mnie)
Time dimensioned (osadzony w czasie)
'E': "exciting" (ekscytujący) - cel powinien być ekscytujący, w żadnym wypadku nie powinien on być obojętny osobie go ustanawiającej;
'R': "recorded" (zapisany) - zapisanie celu spełnia kilka funkcji: nie zapomnimy o nim, zapisanie motywuje do jego osiągnięcia - w razie trudności czy ogarniającego nas lenistwa nie można udawać, że cel nigdy nie istniał, gdy jest zapisany.
2. KOMAR
K - konkretny
O- określony w czasie
M - mierzalny
A - adekwatny, zgodny z priorytetami
R - realny
3. 6W
(Who) Kto jest związany z celem?
(What) Co chcę osiągnąć?
(Where) Określ miejsce
(When) Określ przedział czasu, w którym cel ma zostać osiągnięty
(Which) Określ wymagania i ograniczenia związane z realizacją celu
(Why) Określ przyczyny realizacji danego celu i korzyści płynące z osiągnięcia go.
Planowanie
Czy warto planować?
Dlaczego?
Kiedy?
Potrzeba planowania pojawia się szczególnie kiedy:
Zadanie jest nowe i nie mamy doświadczenia z takim rodzajem działania
Zaniechanie działania będzie miało negatywne konsekwencje
Zamierzony cel wymaga złożonego działania, wykonania wielu czynności i użycia różnych środków
Na realizację celu mamy ograniczony czas i środki
W swoim doświadczeniu mamy wiele zaczętych i nie zakończonych działań
A zatem planujemy kiedy musimy działać skutecznie !
Cechy dobrego planu
Jakie cechy posiadać powinien dobry i skuteczny projekt? :
Celowy - jego wykonanie powinno prowadzić do osiągnięcia zamierzonego celu w ściśle określonym terminie
Wykonalny - musi być dostosowany do możliwości wykonawcy, środków i warunków
Prosty w budowie - o przejrzystej strukturze, łatwy do zrozumienia
Całościowy, terminowy - opracowany w całości, podający terminy poszczególnych etapów i końca realizacji
Plastyczny - dający się łatwo zmienić w pewnych fragmentach, podatny na konieczne przeróbki, bez zagrożenia dla istoty całego planu
Zgodny wewnętrznie - nie powinien zawierać takich elementów, które uniemożliwiałyby późniejszą jego realizację, powinniśmy utożsamiać się z pomysłem,
i korzystać w trakcie jego realizacji z własnych zasobów
Pamietaj:
Sprecyzuj cel - zanotuj i skoncentruj się na nim
Staraj się przewidzieć gdzie twój plan może zawieść - i przygotuj sobie plan awaryjny. Nie czekaj aż nastąpi kryzys. Bądź przygotowany na radzenie sobie z nieprzewidzianymi trudnościami.
Dobrze poznaj problem - i bądź gotów do zrewidowania planu działania. Żaglówka najpierw pływa w różne strony w poszukiwaniu wiatru; bądź elastyczny i dostosuj się do zmieniających okoliczności.
Bądź pewien siebie - jeżeli nie przekonasz samego siebie, nie przekonasz też innych.
Ustal terminy - ukończenia każdego etapu i regularnie kontroluj bieg wydarzeń. Długofalowy projekt podziel na kilka etapów i wyznacz sobie termin ukończenia każdego z nich.
Analiza SWOT
MOCNE STRONY (czynniki wewnętrzne pozytywne) - atuty to walory Twojego przedsięwzięcia, które w sposób pozytywny wyróżniają je w otoczeniu i spośród konkurencji
SŁABE STRONY (wewnętrzne negatywne) - są konsekwencją ograniczeń zasobów i niedostatecznych kwalifikacji Szybkie i obiektywne rozpoznanie oraz zdefiniowanie może łatwo ograniczyć ich negatywny wpływ.
SZANSE (zewnętrzne pozytywne) - to zjawiska i tendencje w otoczeniu, które odpowiednio wykorzystane staną się impulsem do rozwoju oraz osłabią zagrożenia.
ZAGROŻENIA (zewnętrzne negatywne) - to wszystkie czynniki zewnętrzne, które postrzegamy jako bariery dla rozwoju naszego przedsięwzięcia, utrudnienia, dodatkowe koszty działania.
W efekcie powyższej analizy otrzymujemy cztery listy : silnych stron (które należy wzmacniać), słabych stron (które trzeba niwelować), szans (które należy wykorzystywać), oraz zagrożeń (których należy unikać).
Harmonogram Gantta
Diagram Gantta (Harmonogram Adamieckiego) - graf stosowany głównie wzarządzaniu projektami. Uwzględnia się w nim podział projektu na poszczególne zadania, oraz rozplanowanie ich w czasie.
Pierwsze narzędzie tego typu stworzył Karol Adamiecki już w 1896 roku, jednak nie opublikował go aż do roku 1931. Nazwa diagramów pochodzi od nazwiska Henry'ego Gantta, który opracował je w 1910 roku dla fabryki Bethlehem Steel System Zadań i Premii (The Task and Bonus System) i w tym samym czasie opublikował w „Engineering Magazine”. System ten stworzył podstawy nowoczesnego zarządzania projektami, wnosząc m.in. metodę tworzenia diagramów Gantta, pozwalających na prezentacje wykresów ukazujących harmonogram zadań w projekcie.
Istnieje wiele metod tworzenia diagramów Gantta, jak również duża ilość możliwych do zastosowania oznaczeń.
Bardziej popularne oznaczenia
Nazwa |
Oznaczenie graficzne |
Przykład |
Znaczenie |
zadanie krytyczne |
dowolnie zacieniowany prostokąt |
rys 1. |
zadanie istotne, niepomijalne dla projektu, którego ukończenie warunkuje dalsze postępowanie; zadania krytyczne i niekrytyczne spinane są przez podsumowanie |
zadanie niekrytyczne |
prostokąt bez wypełnienia |
rys 2. |
zadanie mniej istotne dla projektu - nie warunkuje jego powodzenia, choć może stanowić ułatwienie dla osiągnięcia celu |
podsumowanie |
prostokąt, najczęściej wypełniony, z „ząbkami” na końcach |
rys 3. |
|
kwadrat obrócony o 45°, wypełniony |
rys 4. |
szczególny rodzaj zadania, sygnał zakończenia pewnej fazy, jednorazowe zdarzenie, warunkuje przejście do następnego etapu |
Przykłady oznaczeń
A oto przykładowy diagram z zastosowaniem powyższych oznaczeń:
„https://pl.wikipedia.org/wiki/Diagram_Gantta”
