Jakie są główne zasady konstruowania CV?

Prostota, przejrzystość, hasłowość. Dobrze jest też, by CV dostosowane było do oferty, na którą odpowiada kandydat. Bardzo istotny jest proporcjonalny dobór faktów i osiągnięć. Nikt nie ma czasu na czytanie elaboratów, dlatego CV powinno mieć maksymalnie dwie strony A4.

W achronologicznym porządku powinny być wyszczególnione fakty z życia kandydata, istotne z punktu widzenia stanowiska, o które się staramy, czyli: wykształcenie, doświadczenie zawodowe, kursy, szkolenia, języki obce, umiejętności i zainteresowania.
Warto też napisać w kilku słowach o obowiązkach wykonywanych podczas wcześniej podjętych prac.

CV powinno być czytelne, tak, by jasne było, gdzie znajdują się informacje na temat wykształcenia, a gdzie na temat zdobytych doświadczeń. Wszystkie one powinny być odpowiednio poszeregowane. Najczęściej w CV na pierwszym miejscu umieszczamy informacje o zdobytych tytułach naukowych i wykształceniu, dopiero potem o doświadczeniu zawodowym, zaczynając od najbardziej aktualnego.

Rezygnujemy z wszelkich upiększeń, tabel, kolorów i innych ekstrawagancji. Nie wszystkie dokumenty otwierają się w ten sam sposób w edytorach tekstu czy innych programach, a powyższe dodatki mogą utrudnić rekrutującemu szybkie odczytanie CV.

Dużą uwagę trzeba zwrócić na staranność tekstu. Zadziwiające, jak często w nadsyłanych do nas dokumentach zdarzają się lapsusy językowe, literówki. To jest niedopuszczalne.

Jak opisywać sukcesy i zdobyte umiejętności?

Realistycznie, bo kompetencje, o których mówimy, i tak zostaną sprawdzone. Nie bądźmy jednak nazbyt skromni, mówmy po prostu o faktach. Poza tym kandydat powinien wymienić wszystkie istotne rzeczy z punktu widzenia stanowiska: zrealizowane projekty, konkretne osiągnięcia, a nawet cyfry. W CV typu "success" możemy na pierwszym miejscu opisać i podkreślić konkretne osiągnięcia, z których jesteśmy dumni, a w CV funkcjonalnym zaakcentować wiedzę zawodową.

Jak podkreślić doświadczenie międzynarodowe?

Ważne jest, by opisać przebyte staże, wymianę studencką, studia zagraniczne, ponieważ są to niewątpliwe atuty kandydata, świadczące o jego zaradności i chęci zdobywania doświadczeń. Podkreślając doświadczenia międzynarodowe, lepiej jednak zachować porządek chronologiczny i nie wymieniać studiów zagranicznych w pierwszej kolejności, bo mogłoby to wprowadzić nieporządek.

Jak opisać działalność w organizacjach studenckich, kołach naukowych?

Każda aktywność jest dla rekrutującego istotna, dlatego należy o niej napisać. Tym bardziej, jeżeli jest się osobą młodą, nie mającą jeszcze nazbyt dużego doświadczenia zawodowego. Nieco inaczej odnieść można to do osób starszych, które miały więcej czasu na rozwijanie swoich doświadczeń. Taka osoba nie powinna zbytnio roztrząsać się nad swymi studenckimi osiągnięciami. Rekrutującemu daje to jeden komunikat: "Co z 15, 20, a czasem 30 latami od zakończenia studiów? Czy innych sukcesów nie było, że trzeba opisywać te sprzed lat?".

W jaki sposób pochwalić się znajomością języków i programów komputerowych?

Należy wymienić wszystkie znane nam języki obce i programy komputerowe, nawet te nie wymienione w ogłoszeniu, będące natomiast zbliżone do wymaganych. Trzeba zamieścić informacje o wszystkie kursach i certyfikatach świadczących o znajomości języka.

Z doświadczenia wiem, że kandydaci zawyżają te umiejętności, co zawsze wychodzi podczas rozmowy. Są też tacy, którzy za skromnie do nich podchodzą. Dlatego kiedy nie dysponujemy certyfikatami czy innymi dokumentami, dobrze jest w kilku słowach napisać o poziomie znajomości. Przykładem jest osoba, która "po godzinach" tłumaczyła z języka angielskiego i pisała teksty naukowe w tym języku. Nie miała ona jednak dokumentu potwierdzającego znajomość. Uznała, że nie powinna o tym wspominać w CV, skoro nie ma udokumentowanej znajomości. To duży błąd.

Jak niebanalnie przedstawić hobby i zainteresowania?

"Muzyka, film, książka" to jedna z najpopularniejszych odpowiedzi. Według mnie lepiej byłoby nic nie napisać, niż zrobić to tylko po to, by nie zostawić pustego miejsca w polu "zainteresowania".

Jeśli faktycznie mamy jakąś pasję, warto o tym wspomnieć. Oczywiście bez wdawania się w szczegóły typu: "Interesuje mnie literatura hiszpańska przełomu XII i XII wieku, ze szczególnym naciskiem na dzieła mistrza B.Galdiniego, który w latach...".

Wystarczyłaby pierwsza część tego zdania. Traktujmy te informacje bardzo zajawkowo, piszmy bez zbędnych i osobistych szczegółów. 

Poniżej zamieszczamy przykłady czterech rodzajów CV. Dwa z nich są stosunkowo dobrze znane: chronologiczne i funkcjonalne, dwa pozostałe - pojawiają się bardzo rzadko. Do tego stopnia, że nie mają jeszcze swoich polskich nazw, dlatego też i my pozostajemy przy oryginalnych, angielskich.

CV chronologiczne - najbardziej powszechny i uniwersalny rodzaj CV; w kolejności chronologicznej (ale zaczynając od danych najświeższych), należy wpisać ukończone szkoły i kursy, miejsca pracy, itd.

CV funkcjonalne -  wykorzystywane przez specjalistów, osoby z doświadczeniem; wpisy w CV dotyczą pełnionych funkcji, zakresu obowiązków w dotychczasowych miejscach pracy; zalecane osobom z dużym doświadczeniem, współpracującym z wieloma pracodawcami.

Skill CV - polecane osobom z niewielkim lub bez doświadczenia, które jednak posiadają spore umiejętności w danej dziedzinie; wpisy powinny skupiać się na konkretnych umiejętnościach a nie ścieżce kariery, która nie musi być zachęcająca dla pracodawcy.

Success CV - zalecane osobom z dużym doświadczeniem i osiągnięciami, takim, w których przypadku "sukcesy mówią same za siebie" i przedstawiane miejsca pracy czy ukończone szkoły mają wartość tylko uzupełniającą.

Aspekty techniczne listu motywacyjnego

Aspekty techniczne: (objętość, wygląd, adresat, nadawca, podpis ) w jakich miejscach? Jak adresować? Jak wysyłać mailem (jaki format? Czy podawać linki do swoich stron, artykułów, kreacji, itp.?

 

Wymagania formalne do listu motywacyjnego są takie same jak w przypadku typowej korespondencji urzędowej. List motywacyjny nie powinien być dłuższy niż jedna storna A4 (i to niezależnie od tego, ile lat pracy i ile doświadczeń zawodowych masz za sobą). Powinieneś pisać go  czarną czcionką na białym papierze (lub białym tle).

Jeżeli wysyłasz pocztą tradycyjną, również nie sil się papier kredowy czy ozdobiony znakami wodnymi. Wbrew pozorom, nie dodasz sobie w ten sposób powagi.

Obowiązuje prostota i estetyka. Należy zachować odstępy i akapity. Najlepiej podzielić list na trzy (ewentualnie cztery) akapity: wstęp, część zasadniczą i zakończenie.

Czcionka nie powinna być mniejsza niż 10 ani napisana "dziwnym pismem". Wybierz Arial lub Times New Roman.

List motywacyjny najlepiej pisać do określonej osoby, ponieważ "Szanowny Pan Jan Nowak" brzmi lepiej niż "Do działu personalnego" (wyjątkiem są firmy doradztwa personalnego, gdzie nie podajesz adresata na wstępie).

Jeśli musisz zwracać się "do działu", sprawdź dokładnie, jaka jest jego nazwa - dział personalny czy np. dział zarządzania zasobami ludzkimi. Umieść również nagłówek, zawierając w nim numer referencyjny oraz stanowisko.

Gdy wysyłasz list pocztą elektroniczną, w tytule maila powinieneś zamieścić numer referencyjny ogłoszenia i nazwę stanowiska.

List motywacyjny powinien zawierać:

• imię i nazwisko aplikującego (u góry, z lewej strony)

• nazwa firmy, do której aplikujesz (niżej, u góry, z prawej strony)

• imię, nazwisko i stanowisko osoby, do której kierujesz swój list (pod nazwą firmy)

• zwrot grzecznościowy (np. "Szanowna Pani")

• wstęp (podanie numeru ogłoszenia, stanowiska, na jakie się aplikuje)

• część zasadnicza (przedstawienie umiejętności i motywacji)

• część końcowa (zachęcenie do rozmowy kwalifikacyjnej)

• zwrot końcowy (np. "Z wyrazami szacunku", "Z poważaniem")

• podpis

List może zawierać linki, jednak należy wyjaśnić ich celowość np. pod tym adresem można obejrzeć próbki pracy (w wypadku np. grafika) lub poznać szczegółowe informacje o zrealizowanym projekcie.

Adresować go należy do osoby podanej w kontakcie, dzięki temu list motywacyjny nie zaginie - doradza Maja Karwacka, specjalista ds. PR, AG TEST HR.

Referencje - imię, nazwisko pracodawcy, telefon lub mail - można podać na dole strony.

Na samym dole zamieść klauzulę o udostępnieniu danych osobowych w celu rekrutacji, jeśli nie dopisałe(a)ś jej do CV.

Jak napisać dobry list motywacyjny?

Pamiętaj, że list motywacyjny musi być krótki i konkretny. Nie może przekraczać jednej strony A4. Pisz na komputerze, czcionką standardową, bez dodatkowych udziwnień, chyba że pracodawca zażyczy sobie dokumentu pisanego odręcznie. Nie powielaj informacji zawartych w CV. Najpierw napisz CV, dopiero potem list. Przeczytaj dokładnie ogłoszenie, na które odpowiadasz. Przemyśl treść listu i ostrożnie selekcjonuj informacje - nie może ich być za dużo. Nie nadużywaj słowa "ja" i nie pisz elaboratu nt. twojego życia - pisz atrakcyjną, "biznesową" ofertę dla pracodawcy na konkretne stanowisko. Z lewej strony u góry umieść swoje dane: imię, nazwisko, numer telefonu i adres mailowy. Niżej, z prawej strony listu, wpisz dane adresata (jeśli znasz jego imię i nazwisko). Jeśli ich nie znasz, wpisz nazwę firmy i nazwę działu, do którego kierujesz aplikację.

Opisz dokładnie, w jakim celu zwracasz się do pracodawcy. Zacznij list w sposób profesjonalny: "W odpowiedzi na ogłoszenie (nr ref) opublikowane w serwisie Pracuj.pl (data wydania) przedstawiam Państwu moją kandydaturę na stanowisko...". Jeśli powołujesz się na kogoś, kogo znasz w danej firmie - napisz o tym na samym początku. W listach wysyłanych bez związku z ogłoszeniem należy najpierw wyjaśnić, dlaczego akurat daną firmą jesteśmy zainteresowani, co wiemy na jej temat i do którego działu kierujemy aplikację. W listach kierowanych do agencji doradztwa personalnego zamieszczamy informacje na temat oczekiwań wobec przyszłej pracy i planowanej kariery.

Napisz, dlaczego jesteś odpowiednią osobą na dane stanowisko i czemu wybrałeś właśnie tę branżę, firmę, dział. Możesz wspomnieć o firmie, w której nabyłeś konkretne umiejętności. Wybierz te najistotniejsze. Spróbuj zrozumieć punkt widzenia pracodawcy, pomyśl o specyfice firmy i stanowisku, na jakie aplikujesz. Nie bój się podkreślić swoich zalet i sukcesów: sprzedajesz siebie tak, jak byś sprzedawał produkt klientowi. Jeśli twój list będzie nijaki, ty również tak będziesz postrzegany. W żadnym wypadku nie pisz rzeczy, których nie będziesz mógł potwierdzić podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Rekruterzy drobiazgowo sprawdzą twoje kompetencje.

Napisz, co Cię motywuje do pracy w tej właśnie firmie. Ważne, żeby podkreślić, że nie myślisz tylko o sobie i swoim rozwoju, ale również o pracodawcy i pożytku, jaki będzie miał, zatrudniając właśnie ciebie. Daj odczuć rekruterowi, że naprawdę interesujesz się daną firmą, znasz daną branżę i twój wybór nie jest przypadkowy. Pracodawcy szukają ludzi zaangażowanych od początku w sprawy firmy, potrafiących pokazać, że im zależy i myślących poważnie o długoletniej pracy i rozwoju.

Napisz list tak, by był prosty, czytelny i łatwy do czytania. Zachowaj odstępy, pamiętaj o akapitach, czcionka nie powinna być mniejsza niż 10. Nie staraj się być oryginalny lub dowcipny "na siłę", chyba że aplikujesz na stanowisko np. grafika w agencji reklamowej. Bądź jak najbardziej konkretny. Popracuj nad językiem, stylem, słownictwem, żeby oddawał twój charakter - nie był zbyt oficjalny, drętwy i nudny. Taki list przepadnie wśród innych podobnych. Myśl o tym, kto to będzie czytał, przebierając w dziesiątkach podobnych dokumentów.

Ten dokument odzwierciedla twoje zdolności komunikacyjne. Pamiętaj, żeby się nie powtarzać, unikaj szablonowych sformułowań ("jestem kreatywny, profesjonalny") - to może zniechęcić rekrutera. Wcześniej możesz sobie wypunktować najważniejsze rzeczy, które chcesz zaakcentować. Nie popełniaj błędów ortograficznych i stylistycznych - to cię dyskwalifikuje jako aplikanta. Możesz dać list komuś do sprawdzenia, szczególnie, jeśli jest napisany w języku obcym, a twój poziom znajomości języka nie jest wystarczająco wysoki.

Zachęć pracodawcę do nawiązania z tobą kontaktu pisząc, że z przyjemnością zaprezentujesz swoje kompetencje na rozmowie kwalifikacyjnej i liczysz na odpowiedź.

Sprawdź, czy dane, które zamieściłeś w liście, są aktualne. Nie zapomnij o podpisie.

U dołu z lewej strony listu możesz zamieścić referencje - imię, nazwisko, telefon lub mail pracodawcy, jego stanowisko. Możesz też zamieścić klauzulę o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji, jeśli nie udało ci się dołączyć jej do CV.

LIST MOTYWACYJNY

tutaj wpisz swoje imię i nazwisko
numer telefonu i adres mailowy
więcej nie trzeba, bo dane są w CV

jeśli znasz imię i nazwisko osoby, do której list ma trafić, to je wpisz; jeśli nie - dowiedz się chociaż, jak nazywa się dział, do którego piszesz

W pierwszym akapicie listu napisz, w jakim celu piszesz. Czyli, że aplikujesz na stanowisko X, o ofercie dowiedziałeś się z portalu internetowego lub gazety (wówczas podaj datę wydania), nie zapomnij również o numerze referencyjnym ogłoszenia - niektóre firmy zatrudniają naraz wielu ludzi i numer pomaga im posegregować aplikacje.

W drugiej części listu wytłumacz adresatowi, dlaczego właśnie Ty nadajesz się na to na stanowisko. Przypomnij swoje zalety, ale nie powtarzaj tego, co już napisałeś w życiorysie. Jeśli podałeś w nim, że byłeś asystentem projektu Y, to tutaj możesz dodać, że dzięki tej pracy zdobyłe(a)ś nowe umiejętności (wymień, jakie), nauczyłe(a)ś się pracy w zespole itd.

Napisz też o swoich doświadczeniach, o których nie wspominałeś w CV. Możesz np. wspomnieć, że w czasie studiów często przygotowywałe(a)ś prezentacje, umiesz więc biegle posługiwać się PowerPointem i nie boisz się występów przed licznym audytorium. Treść zależy oczywiście od tego, na jakie stanowisko aplikujesz.

Trzecia część listu motywacyjnego powinna wytłumaczyć, co Cię motywuje do pracy w tej firmie. Warto pamiętać, że samo stwierdzenie, iż motywacją są "możliwości rozwoju" i "praca w prestiżowej firmie", to za mało. Potrzebne są konkrety! Napisać możesz, dlaczego interesuję Cię ta branża, dlaczego chcesz pracować akurat w tym dziale itd. Jest to szczególnie ważne wówczas, gdy z Twojego wykształcenia nie wynika, że to miejsce pracy jest stworzone dla Ciebie.

Pamiętaj jednak, by nie napisać jednego zdania o korzyściach dla pracodawcy wynikających z Twojego zatrudnienia, a o własnych - kilka akapitów. Zadbaj o równowagę - przekonaj pracodawcę, że on będzie miał z zatrudnienia Ciebie co najmniej tyle samo korzyści, co Ty z podjęcia pracy u niego. Układ musi opłacać się obu stronom.

Na zakończenie listu możesz napisać, że z przyjemnością zaprezentujesz się podczas interview. Nie powinno to być jednak zbyt natarczywe. To pracodawca ma podjąć decyzję o spotkaniu, a nie Ty.

Nie zapomnij na koniec o podpisie. Jeśli wysyłasz faksem lub tradycyjną pocztą, musi być to podpis odręczny.

Do listu zwykle dołącza się również klauzulę o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji. Przepisy nie regulują wprawdzie, czy ma to być przy liście czy przy CV, ale z reguły życiorys jest dłuższy i nie ma już miejsca na taki dopisek. A tu zwykle się zmieści. Jeśli nie - trzeba wysłać to oświadczenie na kolejnej kartce bądź w kolejnym załączniku.

CURRICULUM VITAE

Dane osobowe:

Imię i nazwisko:
Data urodzenia/wiek:
Adres zamieszkania:
Telefon stacjonarny/komórkowy:
Adres e-mail:

Edukacja

Studia podyplomowe
Studia magisterskie/licencjackie
Liceum

Doświadczenie zawodowe

Obecna praca
Wcześniejsze prace
Praktyki/staże
Prace sezonowe/wakacyjne

- Wszystkie dane wpisuj chronologicznie
- Podaj: nazwę stanowiska, wykonywane obowiązki, charakter pracy
- Jeśli "doświadczeń" masz bardzo dużo, wybierz tylko te, które mają związek z miejscem pracy, o które się ubiegasz

Działalność dodatkowa

- Taką rubrykę stwórz, jeśli udzielasz się w organizacji studenckiej, jesteś wolontariuszem w jakiejś organizacji albo sam/sama ze znajomymi robisz coś nietypowego
- Nie pisz o tym, co było w liceum - to nie ma teraz znaczenia

Języki obce

- Pisząc o językach, określ dokładniej, co rozumiesz przez "dobrze" lub "komunikatywnie"; napisz: mówienie - płynne, pisanie - średnie
- Jeśli masz certyfikaty językowe, nie zapomnij o nich wspomnieć

Inne umiejętności

- Masz prawo jazdy? Napisz
- Obsługujesz komputer? Napisz
- Znasz specjalistyczne programy komputerowe? Napisz koniecznie!
- Zdobyłeś uprawnienia zawodowe, certyfikaty, dyplomy poświadczające umiejętności? Nie możesz o tym zapomnieć!

Zainteresowania

- Jeśli tylko lubisz czytać "ciekawe książki" i oglądać "dobre filmy", lepiej nic nie pisz o swoich zainteresowaniach
- Masz nietypowe hobby? Oryginalne zainteresowania? Uprawiasz sport? O tym napisz - pokażesz, że potrafisz znaleźć czas na różne zajęcia, masz szersze horyzonty... i będzie temat do rozmowy na interview
- Nie wymyślaj zainteresowań! Możesz trafić na kogoś, kto tym się interesuje naprawdę i będzie kompromitacja!

---