Noty dyplomatyczne stanowią główny instrument urzędowej komunikacji między rządami państw. Wymiana odbywa się za pośrednictwem ministra i msz z przedstawicielami innych państw.
Nota osobista - zwana też personalną lub niepodpisaną. Pisana w 1 os.; wysyłana od osoby do osoby; zawiera podpis nadawcy. Używana w sprawach ważnych, delikatnych, dotyczących samego autora. Na notę osobistą odpowiada się również niepodpisaną.
Pisana jest na blankietach osobistych, czyli noszących wydrukowany w lewym górnym rogu pierwszej strony oficjalny tytuł piszącego notę, np. Minister Spraw Zagranicznych itd.
Nazwę miejscowości i data w górnym prawym rogu blankietu. Podpis składa się z prawej strony, po formule grzecznościowej. Na nocie podpisanej nie wyciska się pieczęci ani zazwyczaj nie umieszcza numeru kancelaryjnego. Nota podpisana może przybrać czasami formę półoficjalnego listu osobistego.
Inwokacja w notach oficjalnych do ambasadorów tytuł „Pan Ambasador”, w tekście „Ekscelencja”
Inwokacja z lewej strony u góry nad tekstem na wysokości 1,5 lub 2 odstępów
Tekst noty rozpoczyna się na 2/3 stronicy
Końcowa formuła: „proszę przyjąć, Ekscelencjo, wyrazy mego najwyższego poważania”
Podpisana tradycyjnie atramentem
Listy oficjalne
Charakter osobisty, 1 os.; wyrażanie podziękowań, gratulacji
Tytuły grzecznościowe zastępowane „Pan”, „Szanowny Pan”; a formuła końcowa to zwykłe pozdrowienie: „z poważaniem”, „z wyrazami szacunku”
Nota werbalna
Dzielona na: notę z nagłówkiem, czyli tytuł noty nad tekstem (oficjalne i formalnoprawne wystąpienia w ważnych sprawach, głównie politycznych) oraz nota słowna bez nagłówka - stosowana najczęściej, zwana oficjalną (sprawy codzienne, bieżące, administracyjno-techniczne)
Nie ma inwokacji, tekst rozpoczyna i kończy formuła grzecznościowa
Miejscowość i data po lewej stronie u dołu, tuż pod tekstem
Nie ma podpisu, czasami zastąpiony jest pieczęcią tuszową i parafą urzędnika na jej skraju
Adres w lewym dolnym rogu pierwszej strony nie niżej niż 3 cm od dołu str
Nota z nagłówkiem wymaga pilnego potwierdzenia otrzymania
Przesyłana adresatowi z jedną kopią
Nazwa „Nota Werbalna” jeśli zamieszczana to na wysokości 5-6 cm od góry stronicy a tekst 1,5 cm poniżej nazwy
Jeżeli nie używamy nazwy tekst zaczyna się 6cm od góry bądź niżej jeśli jest krótki
Lewy margines min 3cm a prawy 1,5
Nota dyplomatyczna
Wymieniana za pośrednictwem ministra sz lub misji dyplomatycznej
Opuszcza się formuły grzecznościowe początkowe i końcowe
Rozpoczyna się zazwyczaj od „Rząd” i bezpośrednio przejścia do sprawy
Rząd państwa wysyłającego zwraca się z b. ważną sprawą do rządu adresata
Zazwyczaj wręczana bezpośrednio przedstawicielowi dypl.
5. Nota okólna
rozsyłana jest przez jednego nadawcę równocześnie w identycznym brzmieniu do kilku lub wszystkich misji dyplomatycznych w stolicy danego państwa. Służy przeważnie informowaniu wszystkich misji bądź o stanowisku zajętym przez państwo wysyłające w danej kwestii politycznej, bądź o różnych faktach o znaczeniu porządkowo-technicznym, np. o wyjeździe i przyjeździe szefa misji, a ze strony ministerstwa spraw zagranicznych o sprawach dotyczących wszystkich misji, np. o nowych przepisach celnych, drogowych itp.
Nota okólna jest faktycznie powielana i stanowi swego rodzaju okólnik dyplomatyczny. Dlatego też egzemplarze jej są identyczne tak pod względem treści, jak i formy.
Nosi ona tytuł "Nota Okólna"
Miejscowość i data umieszczane są pod tekstem z lewej strony.
Zamiast podpisu wyciskana jest pieczęć.
Początkowe formuły np.: „Ministerstwo Spraw Zagranicznych przesyła wyrazy szacunku Przedstawicielstwom Dyplomatycznym akredytowanym w… i ma zaszczyt powiadomić…”
Końcowe: „Ministerstwo Spraw Zagranicznych korzysta z okazji, by ponowić Ich Ekscelencjom, Panom Szefom przedstawicielstw dyplomatycznych w… wyrazy najwyższego poważania”
Adresy np.: Przedstawicielstwa Dyplomatyczne w Wawie
6. Nota identyczna
Nota identycznej treści wysyłana przez jedno państwo do dwóch lub więcej państw lub też przez dwa lub więcej państw do jednego państwa
Każde państwo wysyła taką notę oddzielnie we własnym imieniu (tym się różni od noty zbiorowej)
Stosowana zazwyczaj w ważnych kwestiach politycznych interesujących kilka państw. Identyczność noty zakłada, że jej merytoryczna treść musi się pokrywać z treścią noty wysyłanej przez pozostałych współautorów.
Na końcu wzmianka do kogo została wysłana
7. Nota zbiorowa
wysyłana jest w wyjątkowych przypadkach i zazwyczaj w bardzo ważnych kwestiach o znaczeniu politycznym przez kilka zainteresowanych państw do jednego państwa i przedstawia ich wspólne stanowisko w danej sprawie.
Sporządzana jest w jednym egzemplarzu i zaopatrzona w podpisy wszystkich współautorów.
Może zaczynać się odezwą na wzór noty osobistej i zawierać wstępną formułę grzecznościową.
Data umieszczana jest bądź w prawym górnym rogu, bądź z lewej strony pod tekstem.
Podpisy składane są zazwyczaj w porządku alfabetycznym nazw państw wysyłających, w języku, w którym sporządzona jest sama nota.
Notę zbiorową pisze się na białym arkuszu, a nie na blankiecie urzędowym, ze względu na to, że notę wysyła i podpisuje więcej niż jedno państwo wysyłające.
Nota zbiorowa może być wysłana również w formie memorandum lub aide-memoire.
Może ona być wręczona ministrowi spraw zagranicznych lub innemu funkcjonariuszowi ministerstwa spraw zagranicznych przez wszystkich sygnatariuszy lub w ich imieniu przez jednego lub dwóch.
8. Memorandum
określane jest również jako memoire, memoriał, expose de motifs oraz deductions.
jest pismem dyplomatycznym służącym do przedstawiania stanowiska państwa zwykle w sprawach o dużej wadze politycznej.
podaje się przeważnie stan faktyczny omawianego zagadnienia oraz uzasadnienie prawne i polityczne, np. w tak doniosłych problemach, jak rozbrojenie.
Wręczane osobiście
Memorandum nie podpisuje się ani nie umieszcza się na nim adresu i nazwiska adresata.
Redagowane jest w trzeciej osobie na blankiecie urzędowym.
Pomija się formuły grzecznościowe i przystępuje bezpośrednio do przedstawienia sprawy.
Data i miejscowość w prawym górnym rogu
Memorandum może być pismem samodzielnym lub stanowić załącznik do noty jako pisma przesyłkowego (lettre d'envoi, covering note).
W wyniku wymiany memorandum może nastąpić zawarcie umowy.
9. Memorandum o porozumieniu
10. Memorandum intencji
Forma umowy formalnej zgodnie z normami prawa traktatowego
Lub deklaracja intencji
Strony mogą określać ogólne zasady prowadzenia rokowań w sprawie zawarcie formalnej umowy, warunki, jej przedmiot
11. Aide memoire
Podsumowanie dyskusji, rozmów
Wręczane osobiście a jego treść najpierw przekazana ustnie
Pisane w 3 os., bez formuł grzecznościowych
Nie ma adresu, pieczęci ani podpisu
Papier zwykły lub blankietowy
Z lewej strony pod tekstem miejscowość i data
Nazwa pisma u góry nad tekstem; pismo zaczyna się od góry str
12. Pro Memoria
Używane często, formą przypomina zwykłą notatkę
Formalny zapis rozmowy np. między przedstawicielem msz i przedstawicielem dypl państwa wysyłającego
Redagowana w 3 os.
Nie ma podpisu, może być parafka w prawym dolnym rogu
Zwykły papier; miejscowość i data z lewej pod tekstem
13. Non- paper, position-paper, rolling text, explanatory note, concept paper
Non paper: w toku obrad konferencji międzynarodowych, poszczególne delegacje zgłaszają swoje stanowiska w formie tego dokumentu, nie jest oficjalny,
Position-paper: znajduje zastosowanie w stosunkach wielostronnych i dwustronnych, zastępuje aide-memoire; służy przedstawieniu szczegółowych faktów i argumentów
Rolling-text (tekst przejściowy)oraz Explanatory note (nota objaśniająca): głównie w negocjacjach. Przedstawienie stanowiska przewodniczącego: konferencji, komisji
Concept paper: przedstawienie koncepcji w określonej kwestii
14. Nota żałobna i kondolencyjna
Służy do powiadamiania o fakcie zgonu oraz terminie, miejscu, czasie składania wizyt kondolencyjnych, wyłożeniu
Nota żałobna to zazwyczaj nota okólna lub werbalna przesyłana przez msz lub przedstawicielstwo dyplomatyczne, różni się papierem bo pisana na blankiecie z czarną obwódką oraz niekiedy czarnym paskiem w lewym górnym rogu. W praktyce pasek jest tylko na kopercie, która też ma czarną obwódkę
Nota kondolencyjna: zwykły biały papier, bez obwódki i pasków; przekazywanie współczucia; w formie noty podpisanej lub listu
15. Nota protestacyjna:
Umowna nazwa noty werbalnej lub podpisanej, zawiera protest wobec obecnego rządu
Nie ma tytułu
Pomijanie grzecznościowej formy końcowej i czasami początkowej
Użycie w tekście wyrazu „protest”; należy zachować powagę i godność
16. noty i oświadczenia w sprawie zerwania lub zawieszenia stosunków dyplomatycznych lub zapowiadające akcję zbrojną
Ton oskarżycielski; zawiera zarzuty uzasadniające zawieszenie lub zerwanie stosunków dyplomatycznych
Czasami zastępowane jednostronnym oświadczeniem
17. nota ad referendum
Jest to rodzaj noty stosowany wyłącznie w sytuacjach, gdy misja lub pełnomocnik na skutek nieprzewidzianych okoliczności musi dla zajęcia definitywnego stanowiska uzyskać zgodę swego rządu. Przez wysłanie noty z wyraźną klauzulą, że zajęte stanowisko ma charakter ad referendum, a więc tymczasowe, do dalszego uzgodnienia, uzyskuje się czas na nadejście instrukcji.
Poza powyższą klauzulą nota ad referendum nie różni się od not podpisanych i słownych pod względem formalnym.
18. zawieranie umów w formie wymiany not i listów
Szybkie regulowanie interesujących strony kwestii - brak wymagań formalnych
Strony wymieniają noty o identycznej treści
Strona inicjująca uregulowanie sprawy proponuje w nocie by jej nota i odpowiedź były umową w przedmiotowej kwestii; druga nota powtarza część 1 noty;
Zachowanie elementów formalnych: formuły grzecznościowe, tytułowanie, potwierdzenie odbioru 1 noty
Zawieranie umów uproszczonych przez inne resorty niż msz odbywa się za pomocą wymiany listów