ZADANIA ORGANIZACYJNE ZAWODÓW SPORTOWYCHU. (Umieszczanych w biznes planie - należy je dostosować do specyfiki imprezy. Bezmyślne ich kopiowanie jest błędem łatwo rozpoznawalnym)
Faza przygotowania imprezy:
Opracowanie ogólnej koncepcji imprezy ( cel, termin i miejsce, uczestnicy, ilość startujących, poziom imprezy, planowane koszty i źródła wpływów,
Powołanie komitetu organizac, wybór szefa, podział obowiązków
Mianowanie sekretarza, Uruchomienie sekretariatu, materiały, łączność itp.
Powołanie, wybór prowadzących imprezę
Opracowanie harmonogramu realizacji zadań w ramach komitetu organizacyjnego
Opracowanie i zatwierdzenie koncepcji regulaminu, programu oraz scenariuszy
Pozyskanie sponsorów oraz ewentualne zatwierdzenie koncepcji i warunków sponsoringu
Opracowanie szczegółowych kryteriów ocen dla zadań krytycznych i pomocniczych
Rezerwacja obiektów, bazy, sprzętu
Prowadzenie kontroli prac przygotowawczych zgodnie z harmonogramem
Opracowanie i realizacja promocji imprezy
Wysłanie zaproszeń, regulaminów oraz wzorów zgłoszeń do potencjalnych odbiorców, uczestników
Monitoring wpływu zgłoszeń
Przekaz informacji przypominających oraz kolejnych komunikatów o imprezie
Przygotowanie i realizacja projektów reklamy przedsięwzięcia
Opracowanie i realizacja planów przygotowania obiektów, bazy i sprzętu
Przygotowanie i organizacja pracy sędziów
przygotowanie numerów startowych dla par
Przygotowanie i realizacja przerywników i atrakcji towarzyszących imprezie
Przeprowadzenie próby sędziowania wraz obsługą sędziowską.
Opracowanie planu przywitania i recepcji gości, zawodników, pożegnania,
Instalacja i próby techniczne nagłośnienia
Próby techniczne obiektów urządzeń, systemów komputerowych
Przygotowanie przyrządów, urządzeń rezerwowych
Przygotowanie i szkolenie wykonawców zadań
Przygotowanie dyplomów, nagród, upominków
FAZA PRZEPROWADZENIA IMPREZY
Sprawdzenie stanu przygotowania i dyspozycyjności do imprezy poszczególnych zespołów, wykonawców
Rozpoczęcie pracy służb informacyjnych
Przygotowanie do rozpoczęcia zawodów zgodnie z planami pracy zespołów i stanowisk
Recepcja zawodników
Recepcja gości
Rozpoczęcie pracy spikera
Sprawdzian stanu przygotowania do rozpoczęcia imprezy
Rozpoczęcie realizacji programów imprez towarzyszących poprzedzających imprezę.
Wprowadzenie i przywitanie gości
Uroczyste otwarcie, przemówienia, atrakcje itp.
Przeprowadzenie imprezy zgodnie z planem i scenariuszem
Catering dla zawodników, widzów oraz gości
Dekoracja zwycięzców
Drukowanie komunikatów sportowych
Pożegnanie gości i zawodników
FAZA ZAKOŃCZENIA ( LIKWIDACJI ) IMPREZY
Organizacja likwidacji systemów nagłośnienia, łączności, monitoringu
Likwidacja stanowisk sędziowskich oraz zebranie sprzętu sportowego, pomocniczego itp
Zdejmowanie i składowanie dekoracji
Organizacja sprzątania obiektu
Zebranie sprawozdań, protokółów, wniosków, uwagi, refleksji
Opracowanie sprawozdań sportowych,
Opracowanie sprawozdań organizacyjnych
Zwrot sprzętów i urządzeń wypożyczonych
Ocena wykonawców zadań
Rozwiązanie Komitetu Organizacyjnego i Honorowego
Podsumowanie, opracowanie wniosków
Podziękowanie organizatorom i wykonawcom ( certyfikaty)