projekt negocjacje, Zarzadzanie, negocjacje


SPIS TREŚCI

WSTĘP ........................................................................................................................3

ROZDZIAŁ I. Przygotowanie do negocjacji ......... ................................................ 3

    1. Cele negocjacji..................................................................................................... 3

    1. Strony negocjacji..................................................................................................3

    1. Kwestie negocjacyjne...........................................................................................5

    1. BATNA (Best Alternative To Negotiated Agreement)………………………..7

    1. Określenie i podział ról w zespole negocjacyjnym.............................................7

ROZDZIAŁ II. Spotkanie wstępne .......................................................................... 7

2.1. Wybór strategii budowania kontaktu................................................................ 7

2.2. Wybór strategii......................................................................................................8

2.3. „Pakiet awaryjny”................................................................................................10

2.4. Racjonalna analiza sytuacji.................................................................................10

2.5. Techniki negocjacyjne..........................................................................................11

2.6. Scenariusz perswazji............................................................................................12

ROZDZIAŁIII. Projekt porozumienia.....................................................................12

ROZDZIAŁ IV. Protokół z negocjacji......................................................................13

WSTĘP

Praca opisuje proces negocjacji pomiędzy właścicielem dużego zakładu piekarniczego, a przedsiębiorstwem zajmującym się sprzedażą między innymi produktów spożywczych.

W negocjacjach będą brały udział dwie strony: właściciel dużej piekarni oraz przedstawiciel sklepu. W pracy omówiona zostanie strategia negocjacji oraz środki perswazji jakie zostaną zastosowane przez obie strony.

W swojej pracy krótko omówię strategię negocjacji i środki perswazji stosowane przez obie strony.

ROZDZIAŁ I

Przygotowanie do negocjacji

Przedmiotem negocjacji jest umowa odbioru przez sklep naszych produktów, po korzystnych cenach dla obu ze stron.

1.1. Cele negocjacji

Sklep TESCO:

Cel główny: zdobycie lojalnego dostawcy produktów na które jest zapotrzebowanie po korzystnej cenie.

Właściciel piekarni:

Cel główny: zdobycie stałych odbiorców naszych produktów oraz zbudowanie partnerskich relacji z klientem.

1.2. Strony negocjacji

  1. strona kupująca (odbiorca): sklep TESCO

  2. strona sprzedająca(dostawca): właściciel zakładu piekarniczego

Strony biorące udział w negocjacjach do tej pory nie współpracowały.

Sytuacja strony kupującej(odbiorcy):

W listopadzie 1995 roku Tesco rozpoczęło swoją działalność w Polsce jako inwestor strategiczny sieci supermarketów Savia. Pierwszy sklep z logo Tesco został otwarty w 1998 roku we Wrocławiu. W lipcu 2002 roku po przejęciu 13 niemieckich hipermarketów "HIT" Tesco stało się jedną z największych sieci detalicznych w Polsce. W 2005 roku firma kupiła dodatkowo 9 sklepów austriackiej firmy Julius Mainl.

Najważniejsze dane dotyczące działalności Tesco w Polsce:

Dane logistyczne dostawcy:

Dane logistyczne dostawcy są dokładne i aktualne.

Tesco posiada dokładne i najbardziej aktualne dane logistyczne produktów, które będą załącznikiem do umowy. Wszelkie zmiany wielkości opakowań lub kartonów/palet są uzgadniane z Tesco i każdorazowo dołączone jako aneks do obowiązującej umowy.

Dokumentacja dostawy:

Dla każdej ciężarówki będzie tworzona dokumentacja dostawy. Dokumentacja będzie odpowiadać produktom znajdującym się na ciężarówce.

Dokumentacja dostawy będzie tworzona po załadowaniu ciężarówki oraz będzie odpowiadała rodzajowi i ilości produktów znajdujących się na ciężarówce.

Wymagania transportowe:

Dostawca zobowiązany jest dostarczać towar samochodami, których parametry uzgodnione są w formie pisemnej z Tesco

Terminowość i częstotliwość dostaw:

Dostawca otrzyma informacje o terminie dostaw i przyjedzie do Centrum Dystrybucyjnego 30 min. przed awizacją. Dostawca będzie realizować dostawy 7 dni
w tygodniu (w zależności od asortymentu oraz wielkości sprzedaży - na podstawie ewentualnych ustaleń z kupcem).

Harmonogram dostaw odpowiada ustalonym przedziałom czasowym. W przypadku opóźnienia dostawy dostawca wcześniej powiadomi o tym fakcie Tesco. Harmonogram dostaw jest zgodny z 7-dniowym cyklem dostaw.

Sytuacja strony sprzedającej(dostawcy):

Piekarnia działa na rynku lokalnym od kilkunastu lat, posiada chłonny rynek zbytu, jej kondycja finansowa jest dobra. Wyposażona jest w nowoczesne linie do produkcji zarówno  pieczywa zapieczonego, zamrożonego  jak i produktów świeżych oraz pakowanych.  W tym roku firma uruchomiła kolejną linię do produkcji kajzerek. W przyszłości spółka planuje  dalsze poszerzenie rynkowego segmentu pieczywa zapieczonego, zamrożonego, pakowanego i pieczywa do domowego wypieku. Cel, który przyświeca naszej firmie to spełnienie oczekiwań naszych klientów zarówno pod względem jakości naszych towarów jak i walorów smakowych. Naszym Klientom wypożyczamy gratis piece piekarskie, które w punkcie sprzedaży służą do ostatecznego wypieku pieczywa przygotowanego wstępnie (zapieczonego i zamrożonego) przez naszą firmę. Firma poszukuje nowych odbiorców swoich produktów. Motywuje to sytuacją stałego spadku sprzedaży pieczywa świeżego i kilkunastokrotnym wzrostem zapotrzebowania na pieczywo do odpieku w ciągu ostatnich lat. Pieczywo mrożone dominuje już na rynkach krajów zachodnich. Jego popularność wiąże się tam m.in. z tym, że duży udział w ogólnej konsumpcji artykułów spożywczych mają restauracje i bary, a w sprzedaży duże zorganizowane sieci handlowe.

1.3. Kwestie negocjacyjne

Kwestie negocjacyjne:

Ranga kwestii:

    1. cena

    2. terminowość i częstotliwość dostaw

    3. wymagania transportowe

forma płatności

Granice ustępstw:

Minima nasze:

Maxima nasze:

Minima partnera:

Maxima partnera:

0x08 graphic

BX B1

0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic

A1 AX

A1- propozycja wstępna kupującego - maximum kupującego

AX- granica ustępstw - minimum kupującego

B1- propozycja wstępna sprzedającego - maximum

BX- granica ustępstw - minimum sprzedającego

Idąc na ustępstwa pamiętamy o następujących zasadach:

Po dokonaniu powyższych ocen sporządzamy macierz, która uwidoczni strefy (obszary) blokady i strefy płynnego przebiegu przyszłych negocjacji.

0x08 graphic
K

M

1

2

3

1

V

II

I

2

II

IV

II

3

I

II

III

M - my

K - klient

Strefa I odpowiada negocjacjom łatwym. Ponieważ jeden z negocjatorów jest nastawiony na ustępstwa, podczas gdy drugi nie chce ustąpić.

Strefa II odpowiada negocjacjom wykonalnym. Ponieważ jeden z rozmówców jest otwarty na ewentualną dyskusję w zależności od nastawienia drugiego. Należy jednak pamiętać, że negocjowanie tego warunku wymaga ostrożności i zręczności.

Strefa III. Obie strony są gotowe ustąpić.

Srefa IV - wzajemna wymiana. Dotyczy warunku, w zakresie którego obaj rozmówcy są nastawieni na dyskusję.

Strefa V - blokada. Żaden z dwóch partnerów negocjacji nie zamierza ustąpić (przynajmniej początkowo).

1.4. BATNA (Best Alternative To Negotiated Agreement)

Czyli jaką mamy alternatywę jeśli nie dojdziemy do porozumienia z partnerem w trakcie negocjacji.

Nasza piekarnia posiada wystarczające środki finansowe aby wynająć mały lokal w centrum Rzeszowa i tam sprzedawać swoje pieczywo. Brak konkurencji i atrakcyjne ceny mogą spowodować że wkrótce rozszerzymy naszą działalność i otworzymy sklepy również w innych miastach województwa podkarpackiego.

1.5. Określenie i podział ról w zespole negocjacyjnym.

Ustalamy jakie osoby z naszego zespołu będą uczestniczyły w negocjacjach i jakie role będą pełniły.

ROZDZIAŁ II

SPOTKANIE WSTĘPNE

2.1. Wybór strategii budowania kontaktu

Na początek rozmawiamy z tą osobą, nie przechodząc jeszcze do negocjowanych kwestii.

0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic

Rys. 1. Typy negocjatorów.

Źródło: opracowanie własne.

W wyniku powadzonych działań ustaliliśmy, że typ negocjatora z którym będziemy mieć do czynienia to osoba o profilu porządkujący. Wiemy więc, że należy:

2.2. Wybór strategii

Obydwie strony negocjujące ze sobą powinny zastosować strategię współpracy. Dostawca i odbiorca mają odmienne zdanie co do wysokości ceny pieczywa. Nasza piekarnia pragnie uzyskać wysoką cenę w celu osiągnięcia większych zysków, natomiast TESCO oczekuje, że zdoła wynegocjować upust.

Nie ma jednej idealnej strategii prowadzenia negocjacji. Można tylko starać się optymalnie przewidzieć warunki i okoliczności zewnętrzne. Jedną z metod doboru strategii jest jej bierne dopasowywanie do sytuacji. Druga metoda zakłada zmianę sytuacji w taki sposób, by odpowiadała najbardziej preferowanemu indywidualnemu stylowi negocjowania.

Na wybór strategii składają się:

1. relacje z drugą stroną

2. potencjalny wynik rozmów.

Relacje z drugą stroną -inny jest stopień zażyłości, inna waga kontaktów.

Potencjalny wynik - czyli na ile wynik jest istotny w tych konkretnych negocjacjach? Warto jednak zapamiętać: priorytet któregokolwiek z czynników - czy to relacji z drugą stroną, czy wyniku - będzie podsuwał wybór strategii. Jeśli oba czynniki są istotne - konieczna jest współpraca.

Tu jednakże można natrafić na pewne pułapki psychologiczne. Zwykle przypisujemy sobie chęć kooperacji i kompromisu, przy jednoczesnym „nastawieniu się”, że druga strona będzie dążyła do dominacji. W ten sposób już „na wejściu” przestawiamy się ze strategii współpracy na strategię walki (tłumacząc to koniecznością swoistej obrony) - co uniemożliwiać może osiągnięcie satysfakcjonującego porozumienia. To jest prosty mechanizm - bo już po pierwszej wymianie zdań, będziemy przypisywać drugiej stronie nasze własne obawy (w tym przypadku chęć dominacji u naszych partnerów) i „wpasujemy się” w tryb trudny do późniejszego przejścia w inną strategię.

Wybór strategii określamy również poprzez osobisty „kodeks moralny” i preferowany system wartości.

KOOPERACJA (podwójna wygrana).

Aksymalizujemy obszar potencjalnego porozumienia, pozwalając na obustronnie korzystną realizację interesów. Staramy się uzyskać maksymalny wynik, przy zachowaniu dobrych wzajemnych stosunków. Zarówno my jak i nasz partner negocjacyjny mamy tu kompatybilne cele. Stosując tą strategię ostro kontrastujemy ze strategią rywalizacji, w której strony są przekonane, że ich cele wykluczają się wzajemnie. Nasze kontakty opierają się na wzajemnym zaufaniu. Stosujemy tą strategię ponieważ wyznaczamy sobie długofalowe cele w postaci konkretnych wyników i wzajemnych relacji. Zakładamy, że nasz partner również zastosuje tą strategię, a podstawowym czynnikiem będzie zaangażowanie, wtedy strategia ta będzie skuteczna.

Własne działania w zakresie współpracy postaramy się udowodnić poprzez:

KOMPROMIS (podział wygranej).

Idziemy częściowo na ustępstwa i dążymy do częściowej realizacji interesów. Tu zarówno wynik jest ważny - jak i relacje. Czyli jest też tzw. „podział satysfakcji”. Ale tylko do pewnego stopnia. Zakładamy, że każda ze stron musi zmodyfikować swoje priorytety w kwestii wzajemnych relacji i preferowanych wyników. W obu przypadkach wybiera się więc kompromis, bo obie strony coś zyskują. Stosujemy ją wtedy, gdy współpraca nie jest już możliwa, albo gdy strony nie mają czasu ani środków (kompromis jest szybki i wydajny).

2.3. „Pakiet awaryjny”

Zdając sobie sprawę z możliwości wystąpienia pewnych trudności w procesie negocjacyjnym jako zabezpieczenie ustalamy „pakiet awaryjny” zawierający techniki, które zostaną przez nas wykorzystane w razie nie uzyskania celu lub w momencie, gdy partner nagle zmieni taktykę zastosujemy

TECHNIKĘ ŁAGODZENIA czyli (przegraj, żeby wygrać)

Idziemy na ustępstwa na rzecz strony negocjacji, nawet ze znacznym naruszeniem naszych interesów. Znaczenie relacji jest tu duże, wyniku - niewielkie. Czyli zrzekamy się wyniku na rzecz relacji. Z jednej strony spełniamy oczekiwania drugiej strony (bo ważne są relacje, a nie wynik), ale w przyszłości liczymy na rewanż. Mimo, że zdecydowaliśmy się na inną strategię, to łagodzenie można zastosować, gdy dotrze się do punktu w którym nie ma chęci na dalsze naleganie. Chcemy uzyskać zamierzony cel dlatego musimy:

2.4. Racjonalna analiza sytuacji.

W wyborze odpowiedniej strategii negocjacyjnej i dopasowywaniu jej do konkretnych rokowań pomoże nam racjonalna analiza sytuacji. Planując przyjęcie strategii negocjacyjnej musimy uwzględniać możliwość jej modyfikowania, a nawet zmieniania w zależności od biegu zdarzeń zachodzących podczas rokowań. Można również od razu założyć stosowanie sekwencji następujących po sobie strategii, gdzie ich kolejność zależy od rozwoju sytuacji w trakcie prowadzenia negocjacji (tzw. podejście portfelowe).

KRYTERIA WYBORU

REKOMENDOWANA STRATEGIA

  1. Względna równowaga sił

  2. Perspektywiczność relacji

  3. Presja czasowa i konieczność podjęcia natychmiastowego współdziałania

  4. Wysoki poziom współzależności między stronami i ostra polaryzacja zajmowanych stanowisk

KOMPROMIS

  1. Wysokie prawdopodobieństwo kontaktów w dłuższej perspektywie czasowej

  2. Względna równowaga sił

  3. Integracja stron w imię nadrzędnych racji lub w obliczu przewidywanych lub realnych zagrożeń na rynku

KOOPERACJA

  1. Racje moralne są wyraźnie po stronie partnera

  2. Silniejsza pozycja partnera

  3. Podtrzymanie kontaktu

  4. Perspektywa lepszych porozumień w przyszłości

ŁAGODZENIE

Rys. 2. Przesłanki wyboru strategii negocjacyjnej.

Źródło: Opracowanie własne.

2.5. Techniki negocjacyjne

Technikami negocjacyjnymi jakie możemy zastosować jest:

„Zarzucanie sieci” („Gdy dostanę dobre warunki przy pierwszej umowie to w przyszłości będę lojalnym i solidnym dostawcą oraz rozważę obniżenie cen.”)

Wybieramy tą technikę ponieważ:

„Cytowanie” („Czytałem niedawno jak rozwiązywali tego typu problem w firmie X...”)

W tym celu podejmujemy następujące kroki: ustalmy co chcemy powiedzieć, nadajemy temu formę sugestii, „pakujemy” to w krótką historyjkę, wkładając ją w usta innej osoby. W ten sposób:

Przewidujemy, jakie techniki może zastosować nasz parter i przygotowujemy się na skuteczne odparcie ataku:

„Zabójcze pytanie” („Czy to jest wasza ostateczna oferta?”)

Ta technika stawia nas pod murem i zmusza do deklaracji, czy to już koniec negocjacji, czy można liczyć na kolejne ustępstwa. W takiej sytuacji powinniśmy:

„Wyciskanie” (Klient zbija cenę używając odniesień do konkurencji)

Technika ta jest łatwa w użyciu (i nie musi być prawdą). Może być wiarygodna. Wielu dostawców na wrażenie, że ich ceny są zawsze za wysokie i okazują zrozumienie. W takiej sytuacji:

2.6. Scenariusz perswazji

Właściciel piekarni w toku negocjacji nakłania i przekonuje przedstawiciela TESCO, że jego oferta jest korzystna dla obu stron. Stosuje on tutaj odpowiednie argumenty:

Oprócz tego przedstawimy następujące dokumenty potwierdzające naszą uczciwość. Są to: saldo rachunków stwierdzające brak zaległości w dostawach.

ROZDZIAŁ III

PROJEKT POROZUMIENIA

Strony negocjują ze sobą. Po pewnym czasie negocjacje przynoszą oczekiwane korzyści. Nawiązuje się współpraca - zgadzamy się na nieco niższą cenę biorąc pod uwagę perspektywę długiej współpracy, która przyniesie spore zyski dla piekarni. Odbiorca zgodził się zobowiązując się do regularnej współpracy. Okazuję się, że obie firmy wyszły na tym układzie korzystnie. Dostawca ma stałego i dużego odbiorcę swoich produktów, natomiast TESCO wynegocjowało niższą podwyżkę. Zachowane zostają tu dobre relacje między stronami.

ROZDZIAŁ IV

PROTOKÓŁ Z NEGOCJACJI 05/06/2008

Prowadzonych pomiędzy przystępującymi do negocjacji:

1. Piekarnia (dostawca)

2. Sklep spożywczo - handlowy Tesco (odbiorca)

Dostawca zaprasza do negocjacji sklep spożywczo - handlowy „Tesco” z siedzibą w Rzeszowie przy ulicy Broniewskiego 1, Tel. (017) 863 09 14, 860 08 60; fax (017) 860 08 65

zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000065344, Regon 001290939, NIP 896 000 35 56;

reprezentowaną przez Iwonę Szczepańską, Pełnomocnika Zarządu Tesco: , zwaną w dalszej części ODBIORCĄ;

I. Uzgodnienia wstępne.

1. STRONY dążą do nawiązania stałej współpracy o charakterze lojalnościowym.

2. Przedmiotem negocjacji jest umowa odbioru przez sklep Tesco produktów oferowanych przez Piekarnie, po korzystnych cenach dla obu ze stron.

3. Celem negocjacyjnym STRON jest zdobycie lojalnego dostawcy produktów na które jest zapotrzebowanie po korzystnej cenie oraz zdobycie stałych odbiorców produktów oferowanych przez Piekarnie jak również zbudowanie partnerskich relacji z klientem.

4. STRONY uzgadniają iż nie naruszą dobra partnera negocjacyjnego.

5. Propozycje negocjacyjne DOSTAWCY zostały przedstawione w formie projektu umowy,

który został przekazany ODBIORCY.

6. Zawarcie umowy przez STRONY zobowiązującej do odbioru ustalonej ilości produktów dostarczanych przez Piekarnie po ustalonej wcześniej w toku negocjacji cenie, przy odpowiedniej formie płatności oraz z uwzględnieniem terminowości i częstotliwości dostaw oraz wymagań transportowych. Oznacza to, iż wszystkie rozbieżności i wątpliwości, które pojawiły się w toku negocjacji zostały przez STRONY wyjaśnione.

II. Oświadczenia końcowe:

Strony oświadczają, że doszły do porozumienia we wszystkich sprawach będących

przedmiotem negocjacji i na okoliczność tego sporządzają umowę.

*Strony zatwierdziły formę przedstawionego protokołu

Podpis przedstawiciela Piekarni

Podpis przedstawiciela Sieci Handlowej Tesco

3

Wysoka rywalizacja

kooperacja

emocjonalność

racjonalność

EKSPRESJA

DZIAŁANIE

HARMONIA

PORZĄDKOWANIE



Wyszukiwarka