ZARZĄDZANIE PROJEKTEM INFORMATYCZNYM
Projekt informatyczny - istota i zakres
Przygotowanie projektu informatycznego to ważny element, który często traktowany jest, jako strata czasu. Osoba inwestująca w projekt najczęściej woli działania przynoszące wymierne korzyści, zamiast działań, których efekt poznajemy dopiero wtedy, kiedy projekt it zmierza w niewłaściwym kierunku. Jednak w tej fazie określamy najistotniejsze elementy projektu. Analizujemy biznesową przydatność projektu, ryzyko (elementy Business Case). Określamy cele, budżet, harmonogram pracy (elementy twarde) oraz tworzymy zespół projektowy, określamy jego rolę i kompetencje (elementy miękkie). W przypadku braku uzgodnienia tych elementów na początku projektu zmuszeni jesteśmy do określania ich w trakcie fazy realizacji. Podejmowanie kluczowych decyzji pod presją czasu (zazwyczaj wszystko jest na wczoraj), bez wcześniejszej analizy najczęściej skutkuje pominięciem lub wypaczeniem ważnych z punktu widzenia firmy wartości, które wydają się tak oczywiste, że nie warto o nich mówić. A mówić warto, o czym dobitnie świadczą statystyki realizacji projektów it. Jeżeli uzgodnimy (sponsor z osobą zarządzającą projektem), że warto poświęcić czas na przygotowania, to od czego zacząć? Cel projektu Najważniejszym elementem, który trzeba zdefiniować na etapie przygotowania projektu jest CEL. Zleceniodawca wie, do czego potrzebny mu konkretny projekt i warto poświęcić czas na sformułowanie jego potrzeb. Uzgodnienie jednolitego rozumienia przez strony celu ułatwia jego dalszą realizację. W trakcie jednego projektu możemy zrealizować kilka celów, co się zazwyczaj dzieje. Z tego powodu warto przypilnować, żeby projekt nie realizował celów sprzecznych ze sobą. Przykładem takich celów może być - zinformatyzowanie istniejących procesów w organizacji i wyeliminowanie zbędnych procedur. Albo informatyzujemy istniejące procesy albo je optymalizujemy, co w wyniku da inne procesy. Cel powinien być, sformułowany pozytywnie, ambitny, ale możliwy do spełnienia, zakotwiczony w czasie i sytuacji oraz mierzalny. Sformułowanie miernika da możliwość badania, w jakim stopniu cel jest realizowany. Będzie też przenikał projekt w wielu miejscach: •sponsor - uzgadnianie, promowanie, rozliczenie •kierownik projektu - przekazanie zespołowi, realizacja •uczestnik zespołu projektowego - pomoc w jego realizacji •Zdefiniowanie celu i późniejsze jego zrozumienie oraz zaakceptowanie przez uczestników projektu jest podstawą do jego osiągnięcia. Zakres projektu Wyznaczanie zakresu projektu jest pochodną przyjętego celu. Im szerszy cel przyjmiemy do realizacji tym większy będzie zakres projektu. Zakres projektu może być definiowany na wiele sposobów, zależnie od tego, co lepiej obrazuje jego skalę. Przez liczbę jednostek organizacyjnych biorących udział w jego realizacji, przez stopień trudności zadań i ich czasochłonność lub liczbę i jakość zmian w organizacji. Czyli te elementy, które obejmuje projekt lub te, które ulegają zmianie w trakcie realizacji. Ustalenie zakresu ułatwia dobór osób do zespołu projektowego (wiemy, kogo projekt będzie dotyczył i które elementy w organizacji zmieniał), pomaga ustalić sposób komunikacji (jakie osoby informować o działaniach). Analizując statystyki projektów informatycznych można zauważyć, że im większe nakłady przeznaczymy na projekt tym większe ryzyko, że pogorszy się jakość wykonania projektu (zmieni się funkcjonalność projektu). Oznacza to, że nie powinnyśmy przygotowywać projektu o zbyt szerokim zakresie. Lepiej podzielić jeden duży projekt na kilka mniejszych i realizować je osobno. Efekt będzie podobny a ryzyko związane z realizacją mniejsze. Ryzyko w projekcie Prawdopodobieństwo zajścia zdarzenia o określonym skutku. Interesującym sposobem na planowanie ryzyka jest przygotowanie macierzy. Tworzenie jej składa się z czterech podstawowych etapów. Pierwszym z nich jest stworzenie listy zdarzeń, których zaistnienie może spowodować negatywne konsekwencje dla projektu. Kolejnym krokiem jest zwartościowanie tej listy, czyli nadanie każdemu zdarzeniu wartości (jakie znaczenie ma ten element w projekcie) na dowolnie wybranej skali i na końcu określanie prawdopodobieństwa jego zaistnienia. Produkt finalny, zawiera wyliczoną dla każdego elementu na liście wartość (znaczenie elementu x prawdopodobieństwo zajścia). Ostatnim etapem jest przyjęcie poziomu ryzyka, który jesteśmy gotowi zaakceptować w projekcie. Dla zdarzeń, które wykraczają ponad przyjęty poziom tworzymy alternatywne scenariusz działań do zastosowania w przypadku wystąpienia danego zdarzenia.
Główne zasoby w realizacji projektu
Realizacja projektu - podobnie jak pozostałej działalności przedsiębiorstwa -wymaga pozyskania i wykorzystania odpowiednich zasobów. Zasoby wykorzystywane na potrzeby projektu nazywane są zasobami projektu. Zasoby te są zużywane trakcie wykonywania kolejnych działań zmierzających do uzyskania zamierzonego efektu projektu. Wyrażona w pieniądzu wartość zasobów zużytych do projektu określana jest mianem kosztów projektu. Zasoby projektu obejmują obok zasobów ludzkich, tj. udziałowców wewnętrznych projektu, również inne rodzaje zasobów. Najbardziej oczywista jest konieczność wykorzystania w trakcie wykonywania projektu zasobów materialnych, takich jak: materiały, maszyny i urządzenia, media energetyczne itp. Projekty w coraz większym stopniu wymagają także wykorzystania zasobów niematerialnych: informacji, wiedzy, marki, oprogramowania, a także opracowania lub zakupu patentów i licencji. Z uwagi na fakt, że zasoby przedsiębiorstwa są ograniczone i zaangażowane w realizację wielu projektów, obok zasobów własnych mogą zostać wykorzystane zasoby obce, będące w dyspozycji potencjalnych podwykonawców. W takim przypadku podwykonawcy z reguły wykonują określony zakres działań wymagający zastosowania posiadanych przez nich zasobów. Przedsiębiorstwa mogą pozyskać zasoby potrzebne do realizacji projektu na trzy podstawowe sposoby: •uzyskując dostęp do zasobów w otoczeniu specjalnie na potrzeby wykonania projektu - np. poprzez zakup potrzebnych materiałów, zatrudnienie pracowników na czas projektu, dzierżawę maszyn, zużycie energii, •przesuwając do projektu zasoby będące w trwałej dyspozycji przedsiębiorstwa - np. poprzez delegowanie zatrudnionych na stałe pracowników do wykonania konkretnego projektu, czasowe udostępnienie dla celów projektu posiadanych lokali, maszyn, urządzeń i oprogramowania, •wykorzystując zasoby obce poprzez zlecanie wykonania wybranych działań podwykonawcom. Podkreślić należy, że zasoby potrzebne do projektu nie zawsze i nie w każdej ilości mogą być pozyskane i wykorzystywane. Z tego powodu przebieg (działania) projektu musi uwzględniać występujące ograniczenia. Przede wszystkim jednak uwzględniać należy ograniczenia finansowe - aby pozyskać i wykorzystać wszystkie niezbędne zasoby ludzkie, materialnie i niematerialne potrzebne są zasoby finansowe, które w każdym przedsiębiorstwie są dostępne w ograniczonej kwocie i muszą być dzielone pomiędzy projekt a pozostałą działalność.
Struktury realizacyjne zarządzania projektem informatycznym
charakteryzuje terytorialne rozmieszczenie składników systemu: struktura organizacyjna: - rozmieszczenie podsystemów, modułów, funkcji (elementy struktury funkcjonalnej); - rozmieszczenie zbiorów danych i oprogramowania (elementy struktury informacyjnej); - rozmieszczenie środków technicznych dla zbierania, przechowywania, przetwarzania i udostępniania danych (elementy struktury technicznej). Projekt jak każde działanie charakteryzuje pewien typowy cykl życia, który jest w pewnym stopniu jest zależny od wybranej metodologii prowadzenia projektu, a w pewny stopniu stały dla dowolnego rodzaju projektu. Wizja projektu Etap tworzenia wizji projektu jest pierwszym etapem rozpoczynającym przygotowania do nakreślenia zakresu projektu, budżetu projektu oraz czasu realizacji projektu. Etap tworzenia wizji projektu ma na celu wyznaczenie ogólnego zakresu projektu oraz wypracowaniu ogólnej koncepcji jego realizacji. Na tym etapie powstaje również bardzo ogólne oszacowanie budżetu projektu oraz czasu realizacji projektu. Innym istotnym celem tego etapu jest również oszacowanie potencjalnych przychodów oraz kosztów wraz z określenie struktury przepływów finansowych w czasie w celu oszacowanie możliwego zysku z inwestycji. Określenie takich podstawowych wskaźników inwestycyjnych pozwala na porównanie rentowność inwestycji oraz na dostosowanie kształtu budżetu projektu do realnego lub możliwego przychodu z inwestycji. Brak oszacowania wskaźników inwestycyjnych utrudnia realizację projektu, ponieważ generuje ryzyka związane z odrzucenie projektu z powodu braku opłacalności lub brakiem poszukiwania alternatywnych bardziej dochodowych scenariuszy realizacji projektu. Ocena wykonalności Etap oceny wykonalności projektu jest kolejnym etapem mającym na celu wyznaczenie dokładnego czasu realizacji projektu oraz budżet projektu oraz doprecyzowanie ogólnego zakresu projektu poprzez wyznaczenie celów cząstkowych projektu. Na tym etapie jest zwykle podejmowana decyzja przez sponsora projektu: •przesunięciu projektu do kolejnego etapu planowania projektu •powrocie do etapu tworzenia wizji projektu •anulowaniu projektu. Planowania projektu Etap planowania projektu ma na celu określić harmonogram projektu wyznaczający budżetu projektu oraz czasu realizacji projektu zgodnie ze zdefiniowanym zakresem projektu. Na tym etapie jest również określony plan bazowy, który służy później do weryfikacji poprawności realizacji projektu. Podczas tego etapu są również kwalifikowane lub przydzielane osoby, które będą uczestnikami projektu. Etap planowania projektu jest jednym z najważniejszych etapów projektu sukces projektu zależy w przeważające większości dobrego przygotowania projektu do realizacji. Realizacja projektu Etap realizacji projektu jest związany z działaniami zmierzającymi do wykonania projektu w założonymi zakresie projektu, budżecie projektu oraz czasie realizacji projektu. Podczas etapu realizacji projektu powinny być wykonywane cyklicznie iteracje działań mające na celu zarządzanie realizacją, takie jak: •komunikowanie i uzgodnienia realizacji zadań •identyfikacja pojawiających się problemów i ryzyk w projekcie oraz zespole projektowym •kontrola realizacji zadań zgodnie z zakresem wykonania i zaplanowanym czasem realizacji •komunikacja ze sponsorem projektu i uczestnikami projektu dla wymiany informacji o postrzegane jakości realizacji zadań •planowanie działań korygujących dla zadań wykonanych przez uczestników projektu niezgodnie z zakresem wykonania lub nadmiernie przedłużających się •reorganizacja harmonogramu i przekazywanie informacji o jego zmianach •komunikacja ze sponsorem projektu dla przekazywania informacji na temat bieżących ryzyk, problemów oraz postępu projektu •motywowanie zespołu i wskazywanie bieżących priorytetów. Zakończenie projektu Etap zakończenia projektu jest ostatnim etapem mającym na celu domknięcie wdrożenia zmiany, rozliczenia projektu oraz wyciągnięcie wniosków ze zdobytych doświadczeń w trakcie projektu.
Czynnik ryzyka w projekcie informatycznym
Zbyt niska znajomość technologii przez zespół projektowy. W projektach informatycznych często zdarza się, że o użyciu danej technologii decyduje de facto nie kierownik projektu, ale jeden ze specjalistów z zespołu projektowego lub organizacji. Często kierownik, nie będąc specjalistą w danej dziedzinie, podejmuje decyzję w oparciu o opinię specjalisty. W takim przypadku bardzo dużo zależy od osobowości specjalisty. Osoby innowacyjne będą prezentować nadmierny optymizm, często wynikający z faktu, że chciałyby lepiej poznać tą nową technologię podczas pracy w danym projekcie. Rekomendacja takich osób może narazić projekt na duże ryzyko. Z drugiej strony osobowości bardzo zachowawcze będą rekomendować rozwiązania przez siebie sprawdzone, co ma tę wadę, że może doprowadzić do rezygnacji z technologii, która z dużym prawdopodobieństwem przyniosłaby bardzo dobry efekt. Dlatego, oprócz niezaprzeczalnej doniosłości opinii eksperta, niezwykle istotne staje się opracowanie i korzystanie z obiektywnych metryk ryzyka użycia danej technologii w projekcie. Minimalizację ryzyka związanego ze zbyt niską znajomością technologii uzyskuje się oczywiście poprzez różne metody zdobywania wiedzy o danej technologii. Mogą to być: a) kursy, szkolenia - jest to najbardziej powszechna metoda zdobywania wiedzy, niestety często postrzegana jako uniwersalna metoda „produkcji” specjalistów. Pomiędzy szkoleniem głównym a szczegółowym pracownicy powinni znaleźć wystarczającą ilość czasu, aby zapoznać się z technologią: przejrzeć dokumentację, spróbować wykonać pewne elementy i prototypy w tej technologii, notując wszelkie problemy, na które napotykają. Drugi, szczegółowy etap szkolenia będzie tym lepszy im zostanie zadane więcej pytań i zagadnień do omówienia. Może warto te pytania i zagadnienia wcześniej przesłać do firmy szkoleniowej, aby szkolenie było jak najbardziej sprofilowane pod potrzeby uczestników. Tak więc przygotowanie się i uczestnictwo w szkoleniu można rozpatrywać jako osobny projekt, ale rozpatrywane w taki sposób daje gwarancję, że zostaną z niego osiągnięte maksymalne korzyści. Niestety, takie podejście do szkoleń wymaga zarezerwowania znacznie więcej czasu. b) przyjęcie / przejęcie specjalisty w danej technologii. Metoda ta jest najszybszą jeśli chodzi o wzbogacenie zespołu w wiedzę i doświadczenie w zakresie danej technologii. Ryzykiem jest tu niemożność stwierdzenia, że przyjmowana osoba jest z całą pewnością specjalistą o którego chodzi - organizacja nie znając danej technologii nie jest w stanie zweryfikować wiedzy i doświadczenia kandydata. Problemy na styku technologii. Jednym z największych problemów w realizacji projektów informatycznych jest styk technologii. Mimo tego, że każda technologia osobno działa niezawodnie, to próba ich połączenia może powodować duże problemy i niestabilność systemu. Sytuację dodatkowo utrudnia fakt, że w takim przypadku wsparcie techniczne dostawców danych technologii wskaże, że problem leży w tej drugiej technologii - w większości przypadków więc organizacja realizująca projekt jest pozostawiona sama sobie. W powyższym przykładzie przedstawiono rzeczywistą sytuację, która miała miejsce w dużym projekcie, którego opisywany fragment był jedną z najistotniejszych części. Wyeliminowanie tego typu problemów nie jest całkowicie możliwe - ze względu na swą specyfikę ujawniają się dopiero w czasie integracji poszczególnych fragmentów systemu, a więc wtedy, gdy został już poniesiony duży nakład pracy związany z ich wytworzeniem. Próba użycia technologii do zastosowań, do których nie jest ona przeznaczona. Czasem w trakcie projektu okazuje się, że daną technologię należy użyć do czegoś, do czego nie była ona projektowana. Wynikać to może z następujących przyczyn: •w trakcie prac okazało się, że źle zostały zrozumiane wymagania zamawiającego i w związku z tym zaistniała potrzeba dodania lub zmiany funkcjonalności, •technologia, która powinna być użyta do obsługi danego zagadnienia jest bardzo kosztowna, więc wykonawca postanawia wykonać dane rozwiązanie w technologii tańszej, niekoniecznie służącej do takich celów. Te dwie sytuacje różnią się pod względem szacowania ryzyka projektu: pierwsza z nich jest pochodną nieprecyzyjnie wykonanej analizy wymagań, druga zaś jest zaplanowana przed przystąpieniem do projektu.
Informatyczne narzędzia wspomagające zarządzanie projektem IT
Narzędzia wspomagające zarządzanie ● Tworzenie harmonogramu - dopóki projekt jest niewielki, składa sie kilkunastu zadań, można tworzyć harmonogram wręcz na kartce. W przypadku dużych projektów nie ma takiej możliwości i zdecydowanie należy stosować narzędzia, które nie tylko umożliwiają zapis harmonogramu w postaci wykresu Gantta, ale dodatkowo pozwalają przydzielać zasoby (w szczególności ludzkie), wraz z ich zaangażowaniem w trakcie realizacji konkretnego zadania. Takie narzędzia po przydzieleniu zasobów i określeniu ich kosztów pozwalają określać koszt całego projektu, stąd też ułatwiają budżetowanie. ● Śledzenie postępu prac - programy do wspierania śledzenia postępu prac są zwykle ściśle związane z programami do tworzenia harmonogramów przynajmniej w ich części zarządczej. Zatem kierownik patrząc na harmonogram widzi nałożone na niego 80wykonania, co pozwala mu w łatwy sposób stwierdzić ewentualne opóźnienia czy też szybsze wykonanie prac. Z punktu widzenia pracownika, są te programy powiązane z rozliczaniem czasu pracy, często są to osobne moduły tego samego programu. Dzięki temu pracownik wprowadzając postęp prac jednocześnie informuje kierownika o tym fakcie. Na rynku istnieje wiele narzędzi informatycznych do wspierania funkcji zarządzania projektem, począwszy od aplikacji posiadających jednostkowe możliwości (takie jak generowanie harmonogramów do planu projektu) i narzędzi sprawozdawczych do złożonych wielofunkcyjnych programów (do zarządzania portfelami projektów w skali całej instytucji). Ze względu na liczbę proponowanych możliwości należy precyzyjnie określić oczekiwania i wymagania stawiane narzędziom. Zastanawiając się nad nabyciem określonego narzędzia, należy określić wymagania funkcjonalne w kategoriach „musi mieć” i „może mieć”, należy określić zakres cen oraz zagadnienia związane z pomocą techniczną oraz wsparciem technicznym, serwisem i wdrożeniem. Wiele funkcji związanych z zarządzaniem projektem można zrealizować wykorzystując proste programy biurowe, np. edytor tekstów lub arkusz kalkulacyjny, albo też poprzez najnowsze propozycje firm produkujących specjalistyczne oprogramowanie. Narzędzia wspomagające zarządzanie projektami: •Instalacja i konfiguracja MS Project Server 2003 •Microsoft Project 2003 •Microsoft Project 2007 •Microsoft Project Server 2003 •Microsoft Project Server 2003 dla administratorów •Microsoft Project Server 2007 •Microsoft Project Server 2007 dla administratorów •MS 5927 - Microsoft® Office Project 2007, Managing Projects •MS 5928 - Microsoft® Office Project Server 2007, Managing Projects •Praktyczne zastosowanie MS Project 2003 •Praktyczne zastosowanie MS Project 2007 •Praktyczne zastosowanie programu Microsoft Project 2010. W zależności od potrzeb związanych z zarządzaniem projektem i portfelem projektów można używać autonomicznego programu Microsoft Office Project 2007 albo wdrożyć jedną lub więcej technologii tworzących rozwiązanie Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM). Program Office Project 2007 ułatwia pracę indywidualnych menedżerów projektów, menedżerów biznesowych i specjalistów do spraw planowania przy zarządzaniu ich harmonogramami i zasobami. Jeśli projekty zarządzane są niezależnie i nie są potrzebne możliwości zarządzania projektem w skali organizacji, wskazany jest wybór programu Microsoft Office Project Standard 2007 albo Microsoft Office Project Professional 2007. System na miarę Oprócz jakości informacji wprowadzanych do systemu wspomagania zarządzania projektem bardzo ważny jest też wybór samego systemu wykorzystywanego do tego celu. Chodzi o to, aby system miał rzeczywiście te funkcje, które są potrzebne do śledzenia realizacji projektu oraz uwzględniał faktycznie te uwarunkowania, które akurat przy realizacji danego projektu występują. Narzędzia IT odgrywają niebagatelną rolę we wspieraniu procesu zarządzania projektem i przyczyniają się do podnoszenia jego jakości, ale nie zwalniają kierowników projektów od myślenia. Zawsze potrzebna jest krytyczna ocena dostępnych środków i rozwiązań, przenikliwa i kompetentna analiza otrzymywanych informacji, zdolność do motywowania ludzi i zarządzania relacjami międzyludzkimi oraz umiejętność przewidywania i podejmowania właściwych decyzji. Od tego przede wszystkim zależy powodzenie w realizacji projektu. Narzędzia informatyczne mogą w tym wydatnie wspomóc człowieka, ale nigdy go nie zastąpią.
RYNEK USŁUG INFORMATYCZNYCH
Charakterystyka usług teleinformatycznych w strategii informatyzacji firm
Dynamiczny rozwój zaawansowanych technologii sieciowych, zwłaszcza rozwiązań w zakresie sieci mobilnych, konwergencja systemów teleinformatycznych, rozwój Internetu i usług sieciowych (Web Services) oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego powoduje wzrost zapotrzebowania na specjalistów inżynierów-informatyków, dysponujących odpowiednią wiedzą i umiejętnościami w zakresie projektowania i eksploatacji kompleksowych systemów teleinformatycznych. Specjalność ”Sieci teleinformatyczne” powstała jako odzew na rosnące i przewidywane potrzeby rynku pracy w tej dziedzinie. Absolwent ww. specjalności obok znajomości zagadnień ogólnych, związanych z projektowaniem, budową i zastosowaniem systemów komputerowych charakteryzuje się gruntowną wiedzą i umiejętnościami z zakresu sieci i systemów teleinformatycznych, takimi jak:
•umiejętność projektowania systemów teleinformatycznych, w tym posługiwanie się nowoczesnymi narzędziami i stosowanie zaawansowanych metodyk wytwórczych, •umiejętność projektowania i wdrażania kompleksowych rozwiązań w zakresie sieci i systemów teleinformatycznych, a w szczególności konfigurowania, eksploatacji oraz zabezpieczania routerów i urządzeń przełączających, wdrażania zapór sieciowych i systemów bezpieczeństwa sieciowego, •umiejętność projektowania i budowania aplikacji internetowych, portali i serwisów internetowych oraz aplikacji zorientowanych na usługi, •znajomość środowisk technologicznych dla urządzeń mobilnych oraz umiejętność projektowania i programowania urządzeń mobilnych w sieciach bezprzewodowych, •znajomość zasad i systemów zarządzania sieciami teleinformatycznymi oraz umiejętność administrowania usługami sieciowymi w środowisku różnych systemów operacyjnych, •znajomość zasad integrowania klasycznych sieci PSTN/ISDN z sieciami mobilnymi, sieciami pakietowymi IP i Internetem. Istotny dział pozyskanej wiedzy dotyczy problemów administrowania sieciami LAN i WAN. Podstawowe cechy usług telekomunikacyjnych to: •brak możliwości tworzenia zapasów usług, •niematerialność, •ulotność, •jednoczesność produkcji i konsumpcji usług, •różnorodność miejsca i czasu świadczenia usług. W literaturze można zauważyć, że do usług telekomunikacyjnych zalicza się wszystkie usługi mające w swojej nazwie przedrostek tele, takie jak teleedukacja, telemedycyna, telebanking, itp. Nie jest to właściwe, ponieważ tego typu usługi są świadczone jedynie z wykorzystaniem usług telekomunikacyjnych przez podmioty gospodarcze nie będące operatorami telekomunikacyjnymi. W dalszej części pracy nie będziemy zajmować się tego typu usługami. Podział usług Podstawowy model systemu telekomunikacyjnego umożliwia dokonanie podziału usług na: •usługi przenoszenia (bearer services), •teleusługi (teleservices), •usługi dodatkowe (supplementary services). Teleusługi Zapewniają środków do skutecznej łączności za pomocą zdefiniowanych terminali (aparatów końcowych). Przykładowymi teleusługami są: telefonia, wideotelefonia, telefaks. W obowiązującym obecnie w Polsce prawie telekomunikacyjnym, określono znaczenie terminu "usługa telefoniczna". Pojęcie to oznacza "usługę telekomunikacyjną polegającą na bezpośredniej transmisji, za pomocą sieci publicznej wykorzystującej technikę komutacji lub sieci publicznych wykorzystujących techniki komutacji, sygnałów mowy, w czasie rzeczywistym, w taki sposób, że każdy użytkownik może użyć urządzenia końcowego dołączonego do określonego zakończenia sieci dla komunikowania się z innym użytkownikiem innego urządzenia końcowego, dołączonego do innego zakończenia sieci". Usługi przenoszenia Zapewniają zdolności do określonego przesyłania informacji między punktami dostępu do sieci (punktami dołączenia urządzeń abonenckich). Przykładowymi usługami przenoszenia są: usługa przesyłania zakodowanego sygnału mowy w trybie komutacji łączy, przenoszenie danych w trybie pakietowym. Usługi dodatkowe. Usługami dodatkowymi nazywamy takie usługi, które uzupełniają lub zmieniają sposób wykonywania teleusług i/lub usług przenoszenia (łącznie nazywanych usługami podstawowymi) i nie stanowią autonomicznej oferty usługowej.
Rodzaje usług informatycznych w warunkach e-biznesu
Biznes elektroniczny to określenie bardzo szerokie i ogólne. Ponadto ciągłe zmiany i nowe sposoby ujęcia poszczególnych zagadnień powodują duże rozbieżności w definiowaniu nawet podstawowych pojęć z zakresu biznesu elektronicznego. Spróbujmy przedstawić najważniejsze z tych pojęć. Uporządkowanie podstawowych terminów związanych z biznesem elektronicznym wydaje się niezbędne. Z pojęciem biznesu elektronicznego (e-business) łączą się zarówno bardziej ogólne zagadnienia: elektronicznego handlu (e-commerce), elektronicznego przedsiębiorstwa (e-enterprise), elektronicznej gospodarki (e-economy), a nawet elektronicznego społeczeństwa (e-society), czy elektronicznego rządu (e-government), jak również bardziej szczegółowe, takie jak: e-banking czy e-learning. Jeszcze inny aspekt wirtualizacji procesów biznesowych kryje się za pojęciem m-business gdzie nacisk kładzie się na kwestie przesyłania informacji. Zdefiniujmy najważniejsze z tych pojęć. Naszą analizę rozpoczniemy oczywiście od określenia terminu e-biznes. Przytoczymy kilka jego definicji, pokazujących jak różnie bywa on rozumiany. Według pierwszej, najszerszej pojęciowo definicji: "Biznes elektroniczny obejmuje wszystkie procesy biznesu przeprowadzane elektronicznie. Od wielu lat jest głównym medium i częścią procesów biznesu niemal w każdej firmie. Biznes elektroniczny nie polega wyłącznie na przeprowadzeniu transakcji elektronicznie, ale dotyczy takie wszystkich procesów prowadzących do takiej transakcji". Można przyjąć, przy tak zdefiniowanym pojęciu, że biznesem elektronicznym będzie każde wykorzystanie technologii komputerowych. Poczynając już od pisania tekstu w edytorze tekstów, wykonywania prostych obliczeń za pomocą arkusza kalkulacyjnego, czy obrabiania otrzymanego faksem dokumentu w komputerze. Kolejna z definicji kładzie nacisk na internetowy aspekt działalności gospodarczej: "E-biznes (e-business): jakiekolwiek przedsięwzięcie internetowe - taktyczne lub strategiczne - które przekształca zależności biznesowe, czy będą to relacje business-to-consumer, business-to-business, powiązania w zakresie przedsiębiorstw (intra-business), czy pomiędzy konsumentami (consumer-to-consumer). Każdy menedżer, który postrzega e-biznes jako sprzedaż produktów przez internet, nie ogarnia całości obrazu. E-biznes stanowi bowiem naprawdę nowe źródło efektywności, szybkości, innowacyjności i nowych sposobów tworzenia wartości w organizacji". Jeszcze inaczej zagadnienie to przedstawia prof. Wojciech Cellary w artykule "Elektroniczny biznes", kładąc nacisk na zmianę formy komunikacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi z papierowej na elektroniczną: "Elektroniczny biznes" stanowi uogólnienie elektronicznego handlu. Łatwo bowiem zauważyć, że drogą elektroniczną można realizować nie tylko procesy biznesowe, związane z handlem, lecz również wiele innych. U podstaw elektronicznego biznesu leży dążenie do: zastąpienia formalnych i nieformalnych dokumentów papierowych dokumentami elektronicznymi i zorganizowanie obrotu nimi na drodze elektronicznej; zorganizowanie interakcji międzyludzkich za pomocą mediów elektronicznych zamiast bezpośrednich spotkań".Według firmy International Data Corporation termin ten oznacza "elektronizację podstawowych transakcji handlowych". A. Hartman, J. Sifonis i J. Kador przedstawiają zaś następującą definicję: "E-handel (e-commerce): szczególny rodzaj przedsięwzięć w zakresie e-biznesu skupiający się wokół pojedynczych transakcji wykorzystujących sieć jako medium wymiany, obejmujący relacje pomiędzy przedsiębiorstwami (business-to-business, B2B), jak i pomiędzy przedsiębiorstwem i konsumentem (business-to-consumer, B2C)". Z kolei prof. Wojciech Cellary o e-commerce wyraża się następująco: "O handlu elektronicznym mówimy wówczas, gdy związane z nim procesy biznesowe są realizowane drogą elektroniczną. Przedmiot handlu może być cyfrowy lub materialny. Również podmiot handlu - sprzedawca i kupujący - może być fizyczny lub wirtualny. (...) Handel elektroniczny obejmuje cztery główne procesy biznesowe: promocję i marketing, zamówienia, płatności, dostawy - oczywiście tylko w przypadku produktów cyfrowych".
Kontraktowanie usług informatycznych
Proces kontraktowania świadczeń w systemie informatycznym został podzielony na kilka istotnych etapów. Przydatne informacje Przed wykonaniem aktualizacji i weryfikacji danych w Portalu Potencjału należy koniecznie:
- zapoznać się z instrukcjami obsługi Portalu Świadczeniodawcy i Portalu Potencjału, - zalogować się do Portalu Świadczeniodawcy, - uzupełnić dane w Portalu Potencjału (Moje pełne dane (Portal Potencjału) w sekcji "Moja struktura organizacyjna"). W ramach każdego etapu świadczeniodawca powinien wykonać określone czynności zapisane w punktach: ETAP I - możliwy do wykonania przed ogłoszeniem konkursu ofert jak i w trakcie konkursu
1. Rejestracja (aktywacja) świadczeniodawcy w systemie informatycznym Portalu Świadczeniodawcy 2. Weryfikacja i aktualizacja danych w Portalu Potencjału ETAP II - po ogłoszeniu konkursu ofert 1. Eksport z Portalu świadczeniodawcy - Portalu Potencjału pliku (SSX2) ze strukturą (potencjałem) świadczeniodawcy 2. Pobranie i instalacja aktualnej wersji programu Ofertowanie 2009+. 3. Zaczytanie do programu Ofertowanie 2009+ pliku (SSX2) ze strukturą (potencjałem) 4. Wyszukanie przy pomocy wyszukiwarki Portalu Publicznego właściwego postępowania konkursowego (postępowań) i pobranie pliku z treścią ogłoszenia właściwego postępowania oraz pliku z definicją ofertową (KCH2). 5. Zaczytanie do programu Ofertowanie 2009+ pliku z definicją ofertową (KCH2). 6. Przygotowanie i wydruk oferty w programie Ofertowanie 2009+. 7. Przekazanie wydrukowanej oferty (wraz z plikiem) do Lubuskiego OW NFZ. ETAP III - po rozstrzygnięciu konkursu ofert. 1. Wyszukanie przy pomocy wyszukiwarki postępowań Portalu Publicznego rozstrzygnięcia właściwego postępowania (postępowań). 2. Podpisanie umowy na wykonywanie świadczeń po zaakceptowaniu oferty przez Lubuski OW NFZ. 3. Generacja w Portalu Świadczeniodawcy wniosku o wydanie klucza instalacji do rozliczeń w tzw. "otwartym formacie wymiany danych". 4. Zakup i instalacja programu do rozliczeń z NFZ, działającego w tzw. "otwartym formacie wymiany danych". 5. Pobranie z Portalu Świadczeniodawcy pliku (plików) UMX z umowami w wersji elektronicznej. 6. Realizacja zakontraktowanych świadczeń i ich sprawozdawczość - warto zapoznać się z listą najczęściej zadawanych pytań.
Zalety i mankamenty outsourcingu informatycznego
Zalety outsourcingu W zależności od tego w jakiej sferze działalności firmy będzie obowiązywał outsourcing, mogą to być następujące korzyści: - obniżenie (ograniczenie) kosztów, ponieważ wraz ze zmniejszaniem etatów zmniejszeniu ulegają kwoty przeznaczone na wynagrodzenie, zabezpieczenie socjalne, emerytalne i chorobowe. Przedsiębiorstwo nie ponosi również kosztów urlopów, zwiększania kwalifikacji personelu a przede wszystkim kosztów utrzymania jego stanowiska pracy - począwszy od dzierżawy pomieszczenia, w którym pracuje, poprzez amortyzację sprzętu biurowego, połączeń telefonicznych a skończywszy na zużyciu energii. To także pozbycie się kłopotów związanych z inwestycją w nowoczesne systemy finansowe i eliminacja problemów kadrowych - np. budowania zespołu księgowego. - powierzenie części organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach może zatrudnić lepszych fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo,
- uzyskamy większą stabilność opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami organizacyjnymi naszej firmy - brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem. - możliwość korzystania z usług ekspertów o dużym doświadczeniu i fachowości, których zatrudnienie byłoby zbyt drogie i nieracjonalne, - umowa z firmą outsourcingowa to więcej niż zatrudnienie pojedynczego fachowca. Specjalista skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych oraz z porad innych ekspertów, - możliwość obejścia blokady etatów. Przy wykonywaniu pracy specjalista korzysta ze stanowiska pracy, oprzyrządowania i oprogramowania firmy outsourcingowej, - bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba - pracuje również w soboty i niedziele, - nie występuje uzależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić duże szkody w firmie, - łatwy dostęp do najnowszych technologii informatycznych, w przypadku outsourcingu informatycznego, - uwalnia menadżerów od czasochłonnych czynności administracyjnych i umożliwia koncentrację uwagi na podstawowej działalności firmy, - pozwala utrzymać pożądany poziom etatów, zapewniając jednocześnie wystarczającą liczbę odpowiednio wykwalifikowanego personelu,
- pomaga w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz, - zapewnia wysoką jakość usług w oparciu o dotychczasowe doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących omawiane usługi, - może wpłynąć na wyraźne zmniejszenie wysokość inwestycji, bo płacisz za usługę, a nie musisz inwestować w infrastrukturę. W każdym razie nie ma potrzeby natychmiastowego i trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing, - ryzyko starzenia się technologii spada na barki firmy outsourcingowej; - możliwość dostępu do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji, - wsparcie telefoniczne, możliwość korzystania z najnowszych osiągnięć z dziedziny przesyłania usług teleinformatycznych itp. - Koncentracja zasobów na strategicznych celach firmy „core business”
- Koncentracja na umiejętnościach firmy, które zapewniają jej przewagę konkurencyjną, - Gwarancja wysokiej jakości. Dostęp do nowoczesnych technologii i know-how, czyli wiedza i umiejętności na najwyższym poziomie
Wady outsourcingu Zagrożenia wynikające z zastosowania outsourcingu: - pozbycie się funkcji, które mogą być ważne dla firmy ze strategicznego punktu widzenia przy niewłaściwym określaniu jakie funkcje powinny być „ wyrzucane na zewnątrz”. Wiąże się to również z utratą przewagi konkurencyjnej. - obniżenie jakości oferowanych produktów ze względu na korzystanie z obcych źródeł zaopatrzenia: niewłaściwe wykonywanie usług przez podmioty wyodrębnione ze struktury; - groźba utraty przez przedsiębiorstwo tożsamości, a w efekcie również przewagi konkurencyjnej ze względu na zatarcie się granic kto i co wytwarza; - brak całkowitej akceptacji społecznej zwalnianych pracowników posługiwanie się outsourcingiem do zwalniania niewygodnych pracowników.
Usługi doradcze w projekcie informatycznym
Doradztwo informatyczne pozwala: •zaoszczędzić środki finansowe, •umożliwia szybkie dotarcie do ekspertów technicznych,•kontrolować liczbę zatrudnionych pracowników oraz •podnosi wartość biznesową sieci kontaktów biznesowych. Wszystkie usługi w zakresie doradztwa informatycznego dla małych i średnich firm potrzebują odpowiedniego modelu dostarczania tych usług. Model świadczenia usług doradztwa informatycznego jest zupełnie różny od usług w tym zakresie oferowanych dla dużych korporacji oraz sektora finansowego i publicznego. Ignorowane przez globalne firmy informatyczne i doradcze, świadczące usługi doradztwa informatycznego, firmy małe i średnie często korzystają z usług freelancerów oraz firm typu `one show man' - freelancerów - muszą tolerować ograniczoną dostępność oraz wybiórczą wiedzę pojedynczych osób świadczących tego typu usługi. Inne małe i średnie firmy odkrywają ku ich przerażeniu, że wielkość i złożoność problemów i zagadnień dotyczących obszaru wykorzystywania technologii informatycznych w ich firmach powoduje, że doradztwo informatyczne wydaje się jedynym, słusznym rozwiązaniem w ich przypadku. Rozwiązaniem, które pozwoli im z jednej strony wykorzystać posiadane zasoby a z drugiej oszczędzić na wydatkach związanych z kształceniem pracowników jest współpraca z ComminT. ComminT Sp. z o.o. oferując swoje usługi od 2003 roku wypracowała standardy oferowania usług w zakresie doradztwa informatycznego, szczególnie w obszarze małych i średnich firm. ComminT świadcząc usługi IT dostarcza efektywne rozwiązanie w zakresie sposobu korzystania z nich. Model oferowanych usług pozwala zapewnić klientom szybką i sprawną pomoc oferowaną przez wysokiej klasy specjalistów i konsultantów, którzy posiadają wiedzę i kompetencje, aby rozwiązać problemy klientów firmy. ComminT posiada specjalistów posiadających wiedzę w zakresie wielu rozwiązań i technologii oferowanych m. in. przez Cisco, HP, IBM, Microsoft.
Podczas zarówno gospodarczego boomu jak i spowolnienia, popyt na wykorzystanie doradztwa informatycznego jako źródła tworzenia przewagi konkurencyjnej rośnie. Wykorzystanie usług informatycznych to umiejętność skupienia się na działalności podstawowej przedsiębiorstwa i szukania jego przewagi konkurencyjnej poprzez wykorzystanie wiedzy innych. Są różne aspekty usług w zakresie doradztwa informatycznego, które mogą powodować korzystanie z takich usług. Na usługi informatyczne jest zawsze dobry czas by: • Oszczędzać pieniądze i redukować kłopoty dotyczący zarządzania; • Zapewniać dostępność do szerokiej wiedzy ekspertów i konsultantów w krótkim czasie; • Ustabilizować liczbę pracowników w dziale IT; • Maksymalizować wartość tworzoną poprzez sieć partnerów biznesowych. Doradztwo informatyczne jest obecnie rozpoznane przez wszystkie ważne firmy jako najlepsza droga, aby kontrolować koszty i minimalizować techniczne ryzyka. Korzyści z korzystania z usług doradztwa informatycznego: •Transformomacja obszaru IT. Rozwój poprzez koncepcje uzgodnionych i zatwierdzonych centrów wsparcia. Budowa bezpiecznego i stabilnnego środowiska informatycznego wykorzystującego sprawdzone rozwiązania i koncepcje. •Zrozumienie konsekwencji nowych technologii przez warsztaty •Oszacowanie infrastruktury identyfikowanie możliwości jej poprawy i udoskonalenia •Zaprojektowanie wykonanego na zamówienie planu, by zająć się konkretnymi obszarami rozwoju firmy •Wprowadzenie w życie market-leading rozwiązania, które pomagają firmie rosnąć i dobrze się rozwijać. Obszary kompetencji ComminT w obszarze doradztwa informatycznego: •Wybór oprogramowania; •Wybór platformy sprzętowej; •Projektowanie i tworzenie infrastrukturą sieci,
•Wybór modelu dostarczania wsparcia dla użytkowników; •Opracowanie koncepcji zabezpieczanie sieci informatycznych; •Tworzenie aplikacji - wszelkiego rodzaju i w każdej praktycznie technologii
Bez względu na czas, czy jest hossa czy też bessa doradztwo informatyczne umożliwia dużo szybsze działanie w szybko zmieniającym się otoczeniu biznesowym.