Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu
Wydział Ekonomiczno-Społeczny
Kierunek: Ekonomia
Specjalność: Ekonomika gospodarki żywnościowej
PROJEKT AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
ZAKŁAD STOLARSKI WIÓREK SP. Z O.O.
ul. Drzewna 9
Poznań, 61-628
Opracował zespół:
1. Katarzyna Tułacz
2. Krzysztof Żok
Poznań 2009/2010
Spis treści
1. |
Charakterystyka (podmiotu gospodarczego) |
3 |
|
|
|
2. |
Ankieta przygotowawcza do audytu zerowego |
4
|
|
|
|
3. |
Audyt wewnętrzny |
9
|
|
|
|
4. |
Podsumowanie |
11
|
|
|
|
5. |
Załączniki |
12
|
Charakterystyka podmiotu gospodarczego:
ZAKŁAD STOLARSKI WIÓREK SP. Z O.O.
ul. Drzewna 9
Poznań, 61-628
Głównymi produktami Zakładu Stolarskiego WIÓREK Sp. z O.O. są: schody i drzwi drewniane oraz inne produkty z drewna wykonywane ściśle według zamówienia klienta.
Firma została przejęta przez pana Henryka Powietrzyńskiego w 1989 roku po ojcu, panu Janie Powietrzyńskim. Początkowo zakres działalności obejmował produkcję ogólnej stolarki użytkowej. Na przestrzeni lat firma wyspecjalizowała się w produkcji drewnianych schodów i drzwi wykonywanych ściśle według zamówienia klienta. W roku 2002 firmę przekształcono w Spółkę z Ograniczoną Odpowiedzialnością.
Głównymi klientami firmy są prywatne osoby wykańczające lub remontujące swoje mieszkania i domy, jak również przedsiębiorstwa modernizujące swoje siedziby. Firma oferuje także pomoc w projektowaniu produktów oraz doboru materiałów.
Wewnętrzna wizja przedsiębiorstwa nie ogranicza się wyłącznie do pozyskiwania następnych świadectw i certyfikatów jakości. Zakład Stolarski „Wiórek” wprowadził również nowoczesne systemy zarządzania. W każdym z najważniejszych procesów zachodzących w firmie, czyli w pozyskiwaniu klientów, projektowaniu, zakupach materiałów, narzędzi i surowców, produkcji i sprzedaży, wyróżniono podstawowe zagadnienie dla dalszych relacji z klientami.
I. Ankieta przygotowawcza do auditu zerowego
1. Komórka organizacyjna: Dział projektowania i pomiarów;
2. Główne cele i działania:
określenie prawidłowości wprowadzenia Systemu Zarządzania Jakością;
orzeczenie zgodności Systemu Zarządzania Jakością z wyznaczonymi wymaganiami auditu;
dążenie redukcji ilości reklamacji, skarg i poprawek w zakresie projektowania i dokonywania pomiarów oraz realizacji zamówień;
określenie dziedzin możliwych udoskonaleń w auditowanym Systemie Zarządzania Jakością;
3. Miary jakości tych celów:
zmniejszenie ilości realizowanych z opóźnieniem zamówień w stosunku do zaplanowanych z 8% do 5% (miesięcznie)
ograniczenie ilości reklamacji, skarg i poprawek o 3%
dążenie do wyeliminowania zamówień nie przyjętych do realizacji z powodu błędów w komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwem a klientem
skrócenie czasu pomiędzy pomiarem a rozpoczęciem realizacji zamówienia o 3%
4. Główni klienci (odbiorcy):
Zewnętrzni: klienci indywidualni, Hurtownia Materiałów Budowlanych „Cegiełka”, Centrum Drzwi i Podłóg „Sęk”
Wewnętrzni: pracownicy przedsiębiorstwa mają możliwość zakupu wytworzonych produktów po cenach produkcyjnych
5. Obowiązujące i stosowane:
Przepisy prawne i rozporządzenia: Kodeks Spółek Handlowych, Kodeks Cywilny, Prawo o działalności gospodarczej, Kodeks Pracy
Normy: W Zakładzie Stolarskim „Wiórek” wprowadzono normę ISO 9001:2000, czyli „Jakość podczas projektowania, instalacji i obsługi”.
Zarządzenia: Procedury systemowe, Instrukcje operacyjne, Regulamin pracy, Regulamin wynagrodzeń, Regulamin świadczeń socjalnych, Regulamin organizacyjny
Procedury: Przygotowania materiałów, Przygotowania maszyn do pracy, Przygotowania stanowiska pracy
Instrukcje: Instrukcja przeciwpożarowa, BHP, Instrukcje własne dotyczące utrzymywania stanowisk pracy w odpowiednim porządku, Instrukcje kontrolne, Instrukcje kontroli jakości
Wymagania umowne: akty własne
6. Organizacja (schemat, odpowiedzialność i uprawnienia)
Zarząd:
wytyczanie kierunków rozwoju spółki
nadzór nad realizacją podstawowych celów spółki
nadzór nad komórkami organizacyjnymi spółki
nadzór nad pracą podległego personelu
współudział w tworzeniu i nadzór nad realizacją długoterminowych planów działania
nadzór nad realizacją biznesplanów
kontrola wyników finansowych przedsiębiorstwa
tworzenie relacji biznesowych oraz podtrzymywanie kontaktów z klientami
wykonanie rocznego budżetu spółki
Główny księgowy:
prowadzenie rozliczeń z kontrahentami
prowadzenie ewidencji zaistniałych zdarzeń gospodarczych
ewidencjonowanie korespondencji wpływającej do przedsiębiorstwa,
prowadzenie list obecności pracowników i ewidencji czasu pracy
Kierownik zaopatrzenia:
zapewnianie dostaw gwarantujących terminową realizację planów produkcyjnych
wdrażanie rozwiązań usprawniających pracę działu zaopatrzenia i logistyki
zarządzanie pracą podległych pracowników
optymalizacja stanów magazynowych
negocjowanie warunków handlowych z dostawcami
uczestnictwo w planowaniu produkcji
Kierownik produkcji:
planowanie procesu produkcji oraz nadzór nad jej terminową realizacją
organizacja i planowanie pracy podwładnych
wprowadzanie nowych technologii produkcyjnych oraz nadzór nad nimi
optymalizacja procesu produkcji
nadzorowanie procesu kontroli jakości
przesyłanie raportów wyników produkcyjnych do Zarządu
współpraca z działem zaopatrzenia i zgłaszanie zapotrzebowania na materiały produkcyjne
budżetowanie kosztów produkcji oraz ich kontrola
dbałość o szkolenia i rozwój podległych pracowników
Technolog drewna:
nadzór nad procesami produkcyjnymi
systematyczne badanie materiałów i surowców używanych do produkcji
sporządzanie dokumentacji produkcyjnej
opracowywanie i wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych
odpowiedzialność za jakość produktów oraz jej dokumentacja
współpraca z kierownikiem zaopatrzenia
testowanie gotowych produktów
Dział projektowania i pomiarów:
przygotowywanie projektów produktów dla klientów
przygotowanie dokumentacji dla działu produkcji
dokonywanie pomiarów u klienta i sporządzenie odpowiedniej dokumentacji
określenie ilości i jakości surowców potrzebnych do wykonania produktu
Kierownik sprzedaży:
pozyskiwanie nowych Klientów
ustalanie planów sprzedaży
rozliczanie i kontrolowanie podległych pracowników
kreowanie wizerunku Firmy na rynku oraz polityki sprzedaży
sporządzanie raportów na temat sytuacji na rynku i konkurencji
nadzorowanie dostaw wyrobów do Klienta
Pracownicy:
obsługa maszyn, narzędzi i urządzeń służących do produkcji
wykonywanie prostych, regularnych czynności fizycznych
prace montażowe gotowych produktów
dbanie o czystość i porządek
układanie produktów na paletach i dostarczenie ich do magazynu
kontrola nad jakością wyprodukowanych produktów
znajomość i przestrzeganie wymogów jakościowych dotyczących realizowanych zadań
sygnalizacja kłopotów związanych z Zintegrowanym Systemem Zarządzania Jakością
wypełnienie dyspozycji zgodnie z procedurami i instrukcjami
7. Główne procesy:
7.1. Nazwa procesu: Sprzedaż
- Co jest wykonywane: sprzedaż, sporządzanie umów
- Kto to robi (odpowiedzialność): Specjaliści ds. sprzedaży
Na jakiej podstawie (wg pkt 5): Przepisy prawne i rozporządzenia: Kodeks Spółek Handlowych, Kodeks Cywilny, Prawo o działalności gospodarczej
- Kiedy to jest wykonywane (kolejność, pozytywny wynik kontroli, kolejny etap): Pierwszy etap sprzedaży.
- Jak ta czynność ma być wykonana (sposób, kontrola, zapisy, szablony itp.): Bezpośredni kontakt z klientem, sporządzenie zamówienia na piśmie, przyjęcie zaliczki, umówienie terminu z projektantem, uzgodnienie terminu dokonania pomiarów,
7.2. Nazwa procesu: Pomiar
- Co: Dokonywanie pomiarów
- Kto: Projektanci
Na jakiej podstawie : Przepisy prawne i rozporządzenia: Kodeks Spółek Handlowych, Kodeks Cywilny, Prawo o działalności gospodarczej, Zarządzenia: Procedury systemowe, Instrukcje operacyjne, Regulamin organizacyjny, Instrukcje: Instrukcje własne dotyczące utrzymywania stanowisk pracy w odpowiednim porządku, Instrukcje kontrolne, Instrukcje kontroli jakości, Wymagania umowne: akty własne
- Kiedy : Drugi etap
- Jak: Bezpośredni kontakt z klientem, sporządzenie odpowiedniego rysunku, zamówienia pisemne przygotowane na odpowiednim formularzu, ustalenie materiałów, umówienie terminu z projektantem na przedstawienie projektu i ostateczne ustalenie szczegółów, przekazanie informacji na odpowiednim formularzu do działu produkcji, wypisanie rachunków i regulowanie płatności ze strony klienta
7.3. Nazwa procesu: Projektowanie
- Co: Projektowanie produktu, ustalanie terminów realizacji (drzwi, schodów itd.)
- Kto: Projektanci
Na jakiej podstawie : Przepisy prawne i rozporządzenia: Kodeks Spółek Handlowych, Kodeks Cywilny, Prawo o działalności gospodarczej, Zarządzenia: Procedury systemowe, Instrukcje operacyjne, Regulamin organizacyjny, Instrukcje: Instrukcje własne dotyczące utrzymywania stanowisk pracy w odpowiednim porządku, Instrukcje kontrolne, Instrukcje kontroli jakości, Wymagania umowne: akty własne
- Kiedy: Trzeci etap
- Jak: Bezpośredni kontakt z klientem, ustalenie ostatecznej formy produktu, uzgodnienie terminu dostawy i montażu,
8. Najczęściej występujące problemy:
8.1. Problem nr 1: Problemy w komunikacji z klientami
8.2. Problem nr 2: Brak płynności przepływu informacji między pracownikami
8.3. Problem nr 3: Zbyt duża liczba reklamacji
8.4. Problem nr 4: Niedotrzymywanie terminów realizacji - opóźnienia
Nazwa komórki organizacyjnej: Dział projektowania i pomiarów. Data: 10.12.2009 Wykonał: Katarzyna Tułacz i Krzysztof Żok
II. Audyt wewnętrzny
1. CEL
Sprawdzenie, czy czynności wykonywane przy dokonywaniu pomiarów i ich przekazywaniu pozostałym komórkom przedsiębiorstwa przez pracowników firmy Wiórek Sp. z o.o. są zgodne z przyjętymi procedurami.
2. ZASTOSOWANIE
Audytem został objęty Dział projektowania i pomiarów.
3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
3.1. Pełnomocnik ds. Certyfikacji i Jakości (DJ) jest odpowiedzialny za aktualizację niniejszej procedury oraz za weryfikację kwalifikacji auditorów.
3.2. Auditor wiodący jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie auditu zgodnie z niniejszą procedurą.
3.3. Kierownicy komórek organizacyjnych (KKO) są odpowiedzialni za udostępnienie zespołowi auditorów wszystkich niezbędnych środków i informacji dla zapewnienia prawidłowego przebiegu auditu i za zgłoszenie potrzeby przeprowadzenia dodatkowych auditów w przypadku zaistnienia zmian (np. organizacyjnych, technologicznych) mających wpływ na system jakości.
4. DOKUMENTY ZWIĄZANE
- Procedura działań korygujących i zapobiegawczych
- Procedura nadzoru nad dokumentacją i zapisami jakości
5. TRYB POSTĘPOWANIA
5.1. Opracowanie harmonogramu, powołanie auditorów
Plan audytów na rok bieżący i program auditu zatwierdzony przez prezesa Henryka Powietrzyńskiego- załącznik 1.
Powołanie zespół audytorów i wyznacza audytora wiodącego:
Audytor wiodący - Katarzyna Tułacz
Audytorzy : Krzysztof Żok
Uwaga:
Wyznaczony audytor lub zespół audytorów winien być niezależny od osób odpowiedzialnych za obszar lub działanie podlegające audytowi.
Z programem audytów wewnętrznych są zapoznani kierownicy i specjaliści wszystkich ujętych w nim komórek organizacyjnych z dwutygodniowym wyprzedzeniem.
5.2. Przygotowanie audytu
Audytor wiodący Katarzyna Tułacz wraz z zespołem audytorów w uzgodnieniu z Pełnomocnikiem ds. jakości przygotowuje zgodnie z programem m.in. listę pytań i uzgadnia z kierownikiem komórki audytowanej termin audytu.
Lista zagadnień audytowych:
Procedury projektowe
Procedury pomiarowe
Postępowanie w przypadku wykrycia niezgodności w projekcie/pomiarze
Działanie zmierzające do naprawy błędu
Wykaz urządzeń służących do wykonywania projektów i pomiarów
Stan urządzeń służących do wykonywania projektów i pomiarów
Wykaz i stan urządzeń służących wykonywaniu pomiarów w siedzibie klienta
Procedury nadzorowania procesów projektowania i pomiarów
Stan o ocena wyrobu gotowego
Stan techniczny i sanitarny pomieszczeń gdzie dokonuje się projektowania i pomiarów
Kwalifikacje, stan zdrowia i sposoby postępowania personelu
Dokumenty i zapisy
Nadzór nad dokumentami i zapisami
5.3. Wykonanie audytu
Audytor wiodący przestrzega następującego porządku audytu:
- spotkanie otwierające - spotkanie audytorów z kierownikiem jednostki organizacyjnej i wyznaczonymi przez niego osobami, celem omówienia programu i zakresu audytu oraz sposobu jego przeprowadzenia.
- przeprowadzenie audytu - z pomocą wcześniej przygotowanej listy pytań audytowych, która może ulec rozszerzeniu w trakcie badania.
- formułowanie niezgodności, wykryte w trakcie audytu niezgodności są opisane w „Protokole niezgodności" -załącznik 2,
- spotkanie zamykające - spotkanie audytorów z kierownikiem jednostki organizacyjnej i wyznaczonymi przez niego osobami (strona audytowana) w celu przedstawienia wyników audytu, szczegółowego omówienia niezgodności i ich akceptacji przez stronę audytowaną.
5.4. Raport z audytu
Dokumentem podsumowującym audyt jest „Raport z audytu wewnętrznego" - załącznik 3.
Sporządzenie i przekazanie raportu przez audytora wiodącego do zainteresowanych komórek następuje w terminie 1 tygodnia od spotkania zamykającego.
5.5. Przechowywanie dokumentacji z audytu
Cała dokumentacja z audytu przekazywana jest do pełnomocnika ds. jakości i przez niego przechowywana zgodnie z „Procedurą nadzoru nad dokumentacją i zapisami jakości". Termin przekazania dokumentacji z audytu: 15.12.2009r.
5.6. Następstwa auditu
Na podstawie otrzymanego „Protokołu niezgodności" kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialny za audytowany obszar lub działanie podejmuje działania korygujące zgodnie z „Procedurą działań korygujących i zapobiegawczych".
Podsumowanie
Cele przeprowadzonego audytu wewnętrznego zostały zrealizowane . Audytorzy sformułowali i przekazali wykryte w przedsiębiorstwie Wiórek Sp. z o.o., niezgodności z wymaganiami, które umożliwiły poprawę procesów zachodzących podczas projektowania i dokonywania pomiarów u klientów.
Audytorzy przekazali również zestaw zaleceń, które usprawnią pracę w firmie, a także pozwolą na uniknięcie problemów, które mogłyby wystąpić w przyszłej działalności jednostki.
Zasadność przeprowadzonego audytu potwierdza ponadto fakt, że przedsiębiorstwo dąży do ciągłego udoskonalania procesu projektowania i pomiarów co w przyszłości może wpłynąć na znaczną poprawę rezultatów osiąganych przez firmę na tym polu prowadzonej działalności gospodarczej.
6. Załączniki
6.1. Program audytu.
6.2. Protokół niezgodności.
6.3. Raport z audytu wewnętrznego.
Załącznik 1
PROGRAM AUDYTU NR 3/2009
Komórka organizacyjna: Dział projektowania i pomiarów
Data auditu od-do: 10-12 grudnia (w godz. 10.00-14.30)
Zakres auditu/Podstawa: Dział projektowania i pomiarów w firmie Wiórek Sp. z o.o.
Zespół audytorów: Katarzyna Tułacz - audytor wiodący
Krzysztof Żok - audytor
Lp. |
Data |
Godziny (od-do) |
Czynności |
Komórka audytowania |
1. |
10.12.09 |
10.00 - 10.15 10.15 - 11.00 11.00 - 11.30 11.30 - 11.45 11.45 - 12.00 |
Spotkanie otwierające Księga gości Przegląd zakresów, celów, planów Uzgodnienie podziału obowiązków Omówienie procedur i obowiązków |
|
2. |
10.12.09 |
12.15 - 14.00 |
Przeprowadzenie wywiadu przygotowanego na podstawie zestawu pytań kontrolnych. |
|
3. |
11.12.09 |
10.00 - 10.30
10.30 - 14.00
|
Omówienie i przedstawienie zakresów i celów badania praktycznego Przeprowadzenie badania praktycznego - Dział projektowania i pomiarów |
|
4. |
12.12.09 |
10.00 - 14.00
|
Spotkanie zamykające Spotkanie audytorów z kierownikiem Działu projektowania i pomiarów wraz z wyznaczonymi przez niego pracownikami zatrudnionymi w przedsiębiorstwie Wiórek Sp. z o.o. i szczegółowe omówienie kontroli oraz przyjęcie jej wyników przez stronę audytowaną. |
|
|
|
|
|
|
Uzgodnienia:
Pełnomocnik ds. jakości |
12.12.2009r. |
|
Audytor wiodący |
12.12.2009r. |
|
|
data |
podpis |
|
data |
podpis |
Potwierdzenie terminu audytu:
Kierownik komórki organizacyjnej |
12.12.2009r. |
|
|
|
|
|
|
data |
podpis |
|
|
Załącznik 2
PROTOKÓŁ NIEZGODNOŚCI NR
PROGRAM AUDYTU NR 03/2009
1. Miejsce audytu: Przedsiębiorstwo Wiórek Sp. z o.o.
2. Data audytu: 10 - 12 grudnia 2009 roku
3. Wymagania według: Normy ISO 9001:2000
4. Niezgodności:
brak procedury postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości w projekcie
skomplikowana droga przebiegu informacji między pracownikami
brak wyznaczonych godzin przerw dla pracowników co wprowadza utrudnienia w komunikacji między poszczególnymi etapami pomiarów i projektowania
niska efektywność sekcji zajmującej się przyjmowaniem zamówień od klientów
słaba koordynacja między sekcją zajmującą się przyjmowaniem zamówień od klientów a sekcją pomiarów u klienta
niskie kwalifikacje osób odpowiadających za wykrywanie nieprawidłowości w pomiarach
5. Zalecenia (proponowane działania korygujące):
sporządzenie procedury, która powinna być stosowana podczas wykrycia nieprawidłowości w projekcie
ulepszenie wewnętrznej linii teleinformatycznej, która ułatwiłaby kontakt między pracownikami
wyznaczenie regularnych godzin przerw dla poszczególnych działów/sekcji
skomputeryzowanie procesu przyjmowania zamówień od klientów
przygotowanie standardowych formularzy dla klientów, które usprawniłyby etap przyjmowania zamówień od klientów
przeprowadzenie w firmie dodatkowych kursów pomiarowych dla osób odpowiadających za wykrywanie błędów podczas procesu projektowania i pomiarów
Odpowiedzialny za działania korygujące: Stanisław Bębenek
Planowana data zakończenia działań: 25 stycznia 2010 roku
Audytowany: Wiórek Sp. z o.o.
Audytor: Krzysztof Żok
Załącznik 3
RAPORT Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NR
PROGRAM AUDYTU NR 3/2009
1. Miejsce audytu: Przedsiębiorstwo Wiórek Sp. z o.o.
|
|
2. Data audytu: 10-12 grudnia 2009 roku
|
|
3. Kierownik komórki audytowanej: Stanisław Bębenek
|
|
4. Audytor wiodący: Katarzyna Tułacz Audytorzy: Krzysztof Żok
auditor auditor
|
|
5. Cel i zakres audytu: Wykrycie nieprawidłowości w procesie wykonywania projektów i dokonywania pomiarów.
|
|
6. Dokumenty stanowiące podstawę audytu: Normy ISO 9001:2000
|
|
7. Niezgodności:
|
|
7.1. Badany obszar lub działanie: |
7.2. Nr protokołu niezgodności: 03/2009 |
8. Ogólne spostrzeżenia: Przeprowadzony w przedsiębiorstwie Wiórek Sp. z o.o. audyt pozwolił na wykrycie powyższych nieprawidłowości i przekazanie jednostce zaleceń, które usprawnią proces projektowania i dokonywania pomiarów.
|
|
9. Zalecenia działań poaudytowych
|
|
10. Rozdzielnik raportu: Kierownik audytowanej komórki, Dział projektowania i pomiarów
|
|
11. Data sporządzenia raportu: 15.12.2009 r.
|
|
Audytor wiodący: Katarzyna Tułacz
14
PROJEKTANCI
SEKRETARIAT
PRACOWNICY PRODUKCJI
PRACOWNIK MAGAZYNU
SPECJALIŚCI DS. SPRZEDAŻY
DZIAŁ PROJEKTOWANIA I POMIARÓW
TECHNOLOG DREWNA
KIEROWNIK PRODUKCJI
KIEROWNIK ZAOPATRZENIA
GŁÓWNY
KSI ĘGOWY
KIEROWNIK SPRZEDAŻY
DZIAŁ PRODUKCJI
DZIAŁ
ADMINISTRACJI
ZARZĄD
Wyszukiwarka