METODY OCEN PROJEKTÓW GOSPODARCZYCH.

ORGANIZACJA

Klient wyjście Wejście klient

Dostawca klient

Kryteria wyodrębnienia organizacji:

• Zasoby:

-ludzkie

-informacyjne

-finansowe

• Sformalizowana

• Przyporządkowana do określonego miejsca

-komórka organizacyjna

Organizacja posiada plany:

• Krótkookresowe- do 1 roku

• Średniookresowe- od 2 do 5 lat

• Długookresowe- od 5 lat ( niekiedy od 4 lat - w zależności od rodzaju działalności).

WYKŁAD 2

T: Projekty- pierwsze projekty związane były z konstrukcjami, projekty technologiczne.

Warunki projektu:

1. jednokrotność ( działanie jednorazowe).

2. celowość ( rezultaty określone w strategiach). Odnosi się do strategii na wszystkich szczeblach

3. odrębność ( niezwiązany z podstawowa działalnością przedsiębiorstwa).

4. ograniczoność ( czasowe konkretne rozpoczęcie i zakończenie).

5. odrębność strukturalna ( wybranie osób ze struktur organizacyjnych do realizacji projektu).

Projekt- to tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie nowego produktu lub usługi ( unikalnego).

Cechy projektu:

• Każdy projekt składa się z podprojektów

• Wymaga kierowania

• Jest pracą zespołową

• Jest ograniczony czasem

• Kreuje nowy produkt lub usługę

• Jest celowy

• Jest jednokrotny

• Jest wyodrębniony strukturalnie

• Występuje w nim ryzyko

Rodzaje ryzyka:

• Koniunkturalne

• Inflacyjne

• Niedotrzymania terminu

• Gospodarcze

• Finansowe ( wzrost stop %, układy płynności finansowej, nieoszacowania inwestycji, wiecznego bankruta- odnosi się do przedsiębiorstw, które ciągle SA zadłużone)

Rodzaje projektów:

• organizacyjny

• rozwojowy

• inwestycyjny

Projekty organizacyjne- dotyczą zmian w organizacji, sposobie funkcjonowania oraz systemie pracy. projekt biznesowy- z efektem wartościowym

Projekty rozwojowe- dotyczą przedmiotu działalności danej organizacji i dotyczą tworzenia nowych dóbr lub usług i wprowadzenie ich na rynek oraz wszystkich działań towarzyszących ich opracowaniu.

-projekty biznesowe- związane z wymiernymi korzyściami

-projekty techniczne- związane z cechami produktu lub usługi Projekty inwestycyjne- dotyczą infrastruktury technicznej organizacji.

-uzupełniające- uzupełnienie istniejącej infrastruktury

-przemysłowe- budowa od podstaw nowej infrastruktury.

Zarządzaniem projektem jest to proces w trakcie, którego osoba przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji środków przeznaczonych na realizacje projektu w odpowiednim czasie, a także monitoruje koszty realizacji żądań. Zarządzanie projektem jest dla przedsiębiorstwa narzędziem wpływania na swoją przyszłość, kształtowania oraz zachowania równowagi wewnętrznej oraz zewnętrznej. Takie działania realizowane są przez:

1. Zmiany strategii przedsiębiorstw ( zwiększenie udziałów w rynku, zwiększona ilość kierowników, określenie działań)

2. Zmiany polityczno-ekonomiczne ( bezrobocie, inflacja, polityka państwa)

3. Zmiany prawne ( zmiany przepisów, wzrost kosztów)

4. Zmiany technologiczne

5. Zmiany organizacyjne ( przekształcenia, fuzje, alianse)

6. Zmiany wewnętrzne ( podnoszenie kwalifikacji pracowniczych, podnoszenie kosztów)

Struktura personalna projektu:

Dyrektor projektu

Kierownik projektu

Zespól kontroli

Kierownicy zespołów

Zespól projektowy

Zespól doradczy

• Dyrektor projektu odpowiada za całość ( planowanie, realizacje, skutki ).

• Zespól kontroli odpowiada za kontrole realizacji planu, projektu, efektów i ich zgodności z założeniem.

• Kierownik projektu- odpowiada za fizyczna realizacje projektu

• Kierownicy zespołów - odpowiadają za realizacje poszczególnych podprojektów ( etapów )

• Zespól projektowy - zespól planujący dany projekt ( tylko wewnętrzny )

• Zespól doradczy - wspomaga realizację projektu, może być zewnętrzny

Etapy realizacji projektu:

1. 
   
   Uruchomienie projektu

2. 
   
   Planowanie

3. Realizacja

4. 
   
   Zamkniecie

5. 
   Kontrola

WYKŁAD 3.

FAZA I Uruchomienie projektu.

Polega na rozpoznaniu możliwości i potrzeby realizacji danego projektu oraz podjęcia odpowiednich decyzji nadających odpowiedni bieg projektowi.

FAZA II Planowanie.

Najważniejszy etap mający na celu zdefiniowanie dokładnych oczekiwań, co do projektu, odpowiadających im celów, rozplanowanie, zaangażowanie zasobów, określenia dokładnych ram czasowych poszczególnych etapów.

FAZAIII Realizacja.

Polega na koordynowaniu działań zespołu projektowego oraz zużycia zasobów tak, aby postęp prac był zgodny z przyjętym planem.

FAZAIV Zamkniecie projektu.

Polega na formalnej prezentacji wyników zarchizowania dokumentacji projektowej i oficjalnym zamknięciem.

Równolegle do fazy II, III i IV biegnie proces kontroli ( często jako oddzielny etap) polegający na ścisłym monitorowaniu poprawności i postępu prac oraz podejmowaniu akcji korygujących w wypadku wystąpienia nieprawidłowości.

Pomysły tworzą managerowie, eksperci.

Etapy uruchomienia projektu:

1. Pojawienie się pomysłu, idei.

2. Identyfikacja celu projektu i oczekiwań.

1. Zadać pytanie, co do istoty projektu

2. Nigdy nie przypuszczać

3. Pytać o przyczynę uruchomienia projektu ( skąd on wynika, jakiej potrzeby dotyczy)

4. Zidentyfikować sferę oddziaływania projektu ( oddziaływanie na otoczenie zewnętrzne)

III. Uruchomienie projektu- dokładnie określamy warunki jego realizacji przedstawiając powody, dla których projekt zostaje podjęty, uwarunkowania realizacji projektu, sytuacje docelowa i cele projektu.

Definiowanie celów:

-charakter

• kosztowy

• techniczny

• organizacyjny

• osobowy ( ile osób zostanie zatrudnionych dzięki jego realizacji)

-wyniki

• bezwzględnie ( dokładny czas)

• względnie ( np. redukcja kosztów w procentach)

• punktowy ( np. sztuki stanowisk pracy)

Cele cząstkowe:

• Dążenie do nieuwzględniania celów:

1. Przeciwstawnych ( wzajemnie się wykluczają)

2. Neutralnych ( nie wnoszących nic do projektu, nie przynoszą korzyści, marnują koszty)

3. Komplementarnych

Do jednej z ważniejszych prac przeprowadzonych na etapie uruchamiania projektu jest określenie i analiza ryzyka realizacji projektu, w szczególności:

( Ryzyko można skalkulować, niepewności nie, gdyż jest to jeden z rodzajów odczucia).

• Identyfikacje źródeł ryzyka, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych

• Określenie i ocenę wpływu ryzyka na projekt

• Proces sterowania zidentyfikowanym ryzykiem

W wyniku analizy otrzymujemy:

• Wykaz zadań podlegających ryzyku

• Listę trudności i zagrożeń związanych z realizacja projektu

• Ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka

• Listę możliwych do podjęcia działań zapobiegawczych

Można ograniczyć ryzyko poprzez określenie ryzyk cząstkowych przy realizacji celów cząstkowych.

Analiza ryzyka:

• Analizę przyczyn, skutków i wagi błędów ( FMECA- Fakire Mode Effect and Cistaicality Anaiyris)- identyfikacja i wyeliminowanie przyczyn błędów.

• Scenariuszy ( modeli) przebieg projektu ( studium trzech przypadków: najlepszego, najgorszego i optymalnego)

• Studium wykonalności ( feasibility study)-ocena wykonalności projektu.

Przeprowadzając ocenę realizacji projektu należy:

1. Określić przydatność projektu

• czy cale zamierzone przedsięwzięcie może być wykonane?

• czy projekt stanowi osobny proces, czy musi być prowadzony w połączeniu z innymi?

• czy dany projekt stanowi najwłaściwszą drogą do osiągnięcia przewidzianego celu?

• czy dany cel nie powinien być osiągnięty w inny sposób?

Przeprowadzić analizę przepływów finansowych ( cash flow)

Pamiętać należy, że nie można pozwolić sobie na robienie prostych analiz finansowych, trzeba dokonywać projekcji przepływów w każdym momencie trwania projektu.

3. Określenie wymagań i oczekiwań stawiane realizatorom projektu.

Specyfikacja wymagań przedstawia uzgodnienia i zdefiniowane cele projektu oraz sformułowane kryteria oceny osiągnięcia sukcesu.( określenie parametrów kosztowych i jakościowych).

4. Powołanie zespołu projektowego.

Wielkość zespołu i jego rodzaj zależy od:

• wielkości projektu

• czasu trwania

• doświadczenia i tradycja w realizacji projektów

• filozofia zarządu

• związek projektu z innymi obszarami firmy.

Zespół:

• klasyczny- powołanie nowej jednostki organizacyjnej

• sytuacyjny- powołanie zespołu projektowego przy osobie odpowiedzialnej za realizacje projektu i sprawującej jednocześnie inne funkcje

• macierzowy- powołanie kierownika projektu mającego prawo wyboru członków zespołu z rożnych jednostek organizacyjnych

Dobór osób do zespołu projektowego można dokonać bezpośrednio lub pośrednio.

Harmonijna i efektywna praca zespołu jest możliwa, gdy wszyscy członkowie:

• znają i rozumieją cel projektu

• są zaangażowane w osiągniecie celu

• znają siebie wzajemnie

• maja do siebie zaufanie

• są lojalni, kreatywni

• współpracują ze sobą i wspierają się nawzajem, szczególnie w sytuacjach kryzysowych

Faza tworzenia nowych zespołów:

• faza tworzenia zespołu ( forming-pfose= pierwsze spotkania)

• faza burzy ( ścieranie się nowych poglądów)

• faza porządkowania ( wybór lidera)

• faza realizacji

• faza zakończenia ( ending-phose= rozpad)

Ostatnim krokiem w uruchamianiu projektu jest określenie miejsca, biura.

WYKŁAD 4.

Planowanie:

Pojecie planowania -funkcja zarządzania najistotniejsze określenie celu i sposobu jego realizacji.

Planowanie- polega na szczegółowym zaplanowaniu zadań, alokacji zasobów, sposobu kontroli i oceny oraz form przepływu informacji.

Składa się z 8 podstawowych kroków:

1.Identyfikacja zadań:

• jasno zdefiniowany wynik, cel

• ograniczona faza realizacji- określenie wszystkich niezbędnych prac i ich podział

• jedna osoba odpowiedzialna za realizację

• wydzielenie zasobów

• ograniczenia czasowe

• cele cząstkowe zdefiniowane, aby dały cel główny

• poszczególne zadania cząstkowe, umiejętnie określone wszystkie zadania na podstawie poszczególnych celów cząstkowych

• wskazanie właściciela projektu

• wydzielenie osoby odpowiedzialnej za poszczególne elementy, za zasoby i ośrodki finansowe na uruchomienie projektu

• ramy czasowe ( początek i koniec projektu)

2.porządkowanie zadań

tworzy się hierarchię zadań w kolejności ich realizacji oraz podział zespołów- związanie bezpośrednio z pracą projektową i administracyjną projektu, unikanie błędów i lepsze rozplanowanie zasobów

3. Określenie wpływu projektu - staramy się określić możliwy wpływ realizowanych zadań na otoczenie projektu tj. czy projekt będzie wpływał na inne projekty? Czy realizację projektu odczują pracownicy, klienci, środowisko, otoczenie ( gospodarka); określenie oddziaływania poprzez wyliczenie dla dużych przedsiębiorstw, wyniki przedstawione w formie bezwzględnej, względnej i punktowej?

.

Koszty kwalifikowane- które są rozliczone i refundowane

Koszty niekwalifikowane - ponoszone przez przedsiębiorstw

4. oszacowanie niezbędnych zasobów

Dokonujemy oszacowania:

• czasu- należy określić:

1. czas realizacji zadania

2. pracochłonność wszystkich robót

3. wybór optymalnych rozwiązań

4. określić plan czasowy

pieniędzy

1. koszty- prace wstępne wraz z infrastrukturą do 30%

2. przychody- realizacja 60-80%

3. zyski- zakończenie do 10%

• pracowników i ich kwalifikacji

• materiałów

• innych zasobów niezbędnych do realizacji każdego z zadań

WYKŁAD 5

5.Uściślenie hierarchii projektu:

Upewniamy się czy przyjęta hierarchia zespołu projektowego jest jasna, zrozumiała i odpowiednia dla wszystkich. Określamy wyraźnie, kto kim jest i jakie stanowisko mu przysługuje - kto będzie zajmował się realizacja zadań, kto kontrola, a kto koordynacja.

6.Określenie kompetencji

Określamy zakres odpowiedzialności poszczególnych członków oraz ich kompetencje.

7.Tworzenie procedur kontroli

Określamy:

• co i w jaki sposób ma być kontrolowane?

• w jaki spsoć mierzyć postęp prac ( np. wykorzystanie zasobów czy finansów)

• jakimi kanałami dystrybuować informacje kontrolne ( odpowiednie dokumenty, sprawozdania kontrolne?

• sposób akceptacji wykonanej a wcześniej określonej części pracy ( np. podpisy na dokumentach)

8.Formułowanie określonych zasad

Określamy:

• kto podpisuje raporty ( przełożeni, kierownik, właściciel projektu i księgowa)

• kto organizuje spotkanie?

• jaki będzie proces podejmowania decyzji?

• kto będzie rozwiązywał konflikty

• jakiego typu dokumenty będą w użyciu?

Najważniejszym elementem planowania jest określenie celów, środków na uruchomienie projektu ( najczęściej 25%), ram czasowych projektu i podprojektów, harmonogram podział pracy i odpowiedzialności za zadania, zasoby ludzkie, stworzenie listy posiadanych zasobów), opłacalność projektu, stopa i okres zwrotu, oddziaływanie projektu i ranga - czy jest priorytetowy, możliwy do zrealizowania, ryzyko realizacji danego projektu

Czym różni się wykres Gantha od harmonogramu? harmonogram określa czynności od dnia do dnia, wykres Gonta zaznacza cale miesiące, w których realizowany jest projekt

WYKŁAD 6

Realizacja projektu- polega na wykonaniu wcześniej przygotowanego planu i koordynowaniu zaplanowanych działań.

Działania koordynacyjne:

• przygotowanie raportów i sprawozdań

• koordynacja zadań cząstkowych ( wynikających z projektu)

• szacowanie aktualnego ryzyka

• przewidywanie i rozwiązywanie konfliktów i zakłóceń w przebiegu projektu

• przeprowadzenie bieżących kontroli

• opracowanie systemu informacyjnego - zawiera informacje dotyczące realizacji projektu, przyszłości, osób odpowiedzialnych za realizacje i ich struktura, dokumenty, formularze, sposoby i procedury postępowania.

System informacyjny- elementy:

-integracja pionowa

-integracja pozioma

-bieżące przetwarzanie informacji

-bieżący przekaz informacji

Integracja pionowa- określone informacje docierają do odpowiednich osób zachowaniem struktury personalnej projektu

Integracja pozioma- możliwość wymiany i oceny informacji według rożnych kryteriów, punktów widzenia ( wymiana informacji miedzy szczeblem kierowniczym )

Bieżące przetwarzanie informacji- stała gotowość do prezentowania realizowanego projektu ( stanu obecnego) .Informacje dostępne są w biurze realizacji projektu

Bieżący przekaz informacji- odpowiednie informacje przekazywane i dostępne są na bieżąco w określonej formie dla określonych osób ( informacje przekazywane na bieżąco są podstawa kontroli realizacji projektu).

Cele działań koordynacyjnych:

• Likwidacja odchyleń miedzy planami a rzeczywistością- dopuszcza się niewielkie odchylenia trwające do miesiąca, do momentu kontrolnych sprawozdań miesięcznych.

• Likwidacja ewentualnych działań negatywnych a nie skutków ( działania korygujące)

• Tworzenie sprawozdawczości ( raportów okresowych)

• Zapewnienie prawidłowego przepływu informacji

• Bilansowanie środków

• Sterowanie alokacja zasobów ( podział zasobów odbywa się już podczas planowania projektu lub podziału żądań)

• Ingerowanie w nieprawidłową realizacje działań- rozwiązywanie konfliktów

Zakres działań koordynacyjnych:

• specyfikacja zadań ( zakres wszystkich podprojektów i zadań)

• harmonogram zadań ( koordynacja związana z czasem realizacji)

• jakość wykonywanych zadań ( prawidłowość wykonania zadań)

• budżetowanie zadań ( finansowanie zadań)

• alokacja zasobów niezbędnych do realizacji zadań

• motywowanie zasobów ( poprzez formy wynagrodzenia)

WYKŁAD 7.

T: Zamkniecie projektu.

Zamkniecie projektu to formalne zakończenie prac, podsumowanie wyników i wyciągniecie wniosków.

Proces zamknięcia projektu składa się z następujących czynności:

• przygotowanie raportu końcowego zestawiającego wyniki projektu

• zebranie recenzji i opinii na temat przebiegu projektu

• przekazanie wyników projektu zleceniodawcom ( o ile nie było to zawarte w fazie realizacji)

• uporządkowanie dokumentacji przebiegu projektu, a następnie zarchiwizowanie jej

• rozwiązanie zespołu projektowego i złożenie podziękowań za wspólna i owocna prace ( wręczenie dyplomów, certyfikatów określających zakres ich prac)

Raport końcowy zawiera:

1.Tytuł projektu

2.Numer projektu

3.Faktyczna datę zamknięcia

4.Powód zamknięcia( zakończenie projektu, nie wywiązanie się z terminu lub inny powód zmierzający do jego zamknięcia)

5.Informacje o osiągniętym stanie robót

6.Zestawienie poniesionych kosztów

7.Zalecenia na przyszłość ( przechowywanie danych o przyjęciu wniosku i jego kryteriach oraz długość przechowywania danych, dokumentów i sposób ich przechowywania).

8.Podpis zatwierdzający zamkniecie.

Archiwizacja dokumentów:

Procedura archiwizacyjna:

1.Ustalić jednolitą systematykę dokumentacji

2.Zidentyfikować i uporządkować dokumenty

3.Sporządzić wykaz dokumentów podlegających archiwizacji

4.Posortować i wybrać archiwizowane dokumenty

5.Przekazać wybrane dokumenty do archiwum.

Ad. 1 i 2 - ułożenie dokumentów od samego początku, czyli od rozpoczęcia realizacji do całkowitego zakończenia.

Ad 3 - sporządzenie wykazu, listy dokumentów.

Kierownik projektu:

-przedstawia osiągnięte efekty ( np. w formie prezentacji lub prospektu)

-powinien podziękować wszystkim za wspólną prace

rozwiązać zespól projektowy.

WYKŁAD 8

T: Ocena efektywności projektów

6

Komórki organizacyjne

Komórki organizacyjne

1

2

3

4

5

---