Wykład 11 4.01.2008
INFORMACJA
Obieg informacji
Jest warunkiem sprawnego funkcjonowania każdej instytucji. Umożliwia kierowanie zespołami pracowniczymi, informowanie o zadaniach oraz koordynowanie działań. Więzi informacyjne w instytucjach przebiegają w trzech kierunkach:
1. więź pionowa od góry do dołu
Tworzy tzw. kanał zarządzania. Zapewnia łączność najważniejszych stanowisk w instytucji ze stanowiskami najniższymi za pośrednictwem kierowniczych stanowisk pośrednich.
Im bardziej struktura jest smukła, tym dłuższy jest kanał zarządzania, większa jest liczba nadawców i odbiorców informacji. Większe jest prawdopodobieństwo szumów informacyjnych.
Im bardziej spłaszczona jest struktura, tym mniejsze są wady kanału zarządzania. Więzi te służą przede wszystkim kierownictwu instytucji do przekazywania podwładnym decyzji, aktów normatywnych, poleceń, informacji o charakterze motywacyjnym, koordynacyjnym, różnych komunikatów itd.
2. więź pionowa od dołu do góry
Tworzy tzw. kanał sprawozdawczy. Przepływają nim informacje mające na celu informowanie kierownika o faktach i zjawiskach zachodzących w instytucji. Są to meldunki o wykonaniu decyzji i poleceń.
3. więź pozioma
Obejmuje przepływ informacji pomiędzy stanowiskami równorzędnymi. Budując obieg informacji systemu informacyjnego należy dążyć w miarę możliwości do skracania owych kanałów informacyjnych. Należy dążyć do tego aby informacja była dostosowana do potrzeb adresata.
Prawidłowości:
Jest regułą, że im niższy szczebel zarządzania, tym bardziej szczegółowe powinny być informacje, a ich zakres przedmiotowy powinien być ograniczony. Im wyższy szczebel zarządzania, tym szerszy powinien być zakres informacji, ale postać, forma informacji powinna być bardziej zwięzła, ogólna, syntetyczna. System obiegu informacji, jego stopień złożoności zależy od wielu czynników, a przede wszystkim od celów realizowanych przez instytucję (od zakresu działalności instytucji, od wielkości instytucji, od kształtu struktur organizacyjnych, od podziału kompetencji na poszczególnych szczeblach zarządzania).
4.więż ukośna
Ukośne więzi informacyjne łączą stanowiska na różnych szczeblach struktury ale ulokowane w odrębnych pionach organizacyjnych. Więzi te mają na ogół charakter nieformalny lub półformalny.
Im niższe szczeble zarządzania tym informacje powinny być co raz bardziej szczegółowa a przy tym ich zakres jest ograniczony. Im wyższe szczeble zarządzania tym zakres powinien być szerszy ale informacja powinna być zwięzła i syntetyczna.
Struktura systemu informacyjnego
Składają się na nią:
• nadawcy informacji
• odbiorcy informacji (adresaci)
• kanały informacyjne
• środki techniczne i wyposażenie materiału.
System informacyjny podobnie jak inne elementy organizacyjne podlegają też formalizacji:
• rodzaje przekazywanych informacji
• postać
• częstotliwość
• obowiązki informacyjne
Informacje można w różny sposób klasyfikować:
• prawne i prawnicze
• statystyczne
• personalne
• ekonomiczne
Zasady komunikowania się
Komunikowanie się to wymiana informacji w procesie komunikowania się. Wyróżniamy:
a) nadawcę - przygotowuje informację, określa jej postać, nadaje komunikat, upewnia się czy informacja dotarła i czy została zrozumiana.
b) odbiorcę - odczytuje komunikat i przekazuje nadawcy tzw. zwrotne sygnały potwierdzające odbiór i ewentualne potwierdzenie zrozumienia i wykorzystanie informacji.
Formy komunikowania się w instytucjach
Podział I
a) werbalna - obejmuje komunikaty mówione lub pisane.
b) niewerbalna - wszelkie przekazy bez użycia słów - przekazy za pomocą gestów, mimiki, miejsca wybranego do przekazania informacji, czasu.
Komunikacja niewerbalna służy głównie do przekazywania informacji o sympatii lub antypatii, komunikatów o podporządkowaniu i dominacji. Służą też do manifestowania stopnia wrażliwości na potrzeby, sygnały innych osób. Odgrywają rolę w komunikacji bezpośredniej.
Relacje pomiędzy komunikacją werbalną i niewerbalną:
1. mogą się uzupełniać, wzmacniać (pochwała ustna, której towarzyszy serdeczny uśmiech).
2. mogą się nawzajem znosić, osłabiać (szef chwali podwładnego bo musi, ale go nie lubi i towarzyszy temu wyraz twarzy świadczący o niezadowoleniu)
Środki komunikacji niewerbalnej są różnorodne (mimika, gesty, sposób poruszania się, sposób witania się, sposób zagospodarowania przestrzeni wokół siebie, sposób traktowania czasu własnego w relacji do innych pracowników, ubiór). Umiejętność odczytywania komunikatów niewerbalnych jest bardzo ważna.
Podział II
a) bezpośrednia - taki rodzaj komunikacji w którym nie występują osoby pośredniczące
b) pośrednia - między nadawcą i odbiorcą występuje osoba lub osoby pośredniczące (np asystent, sekretarka)
Podział III
a) jednokierunkowa - nadawca przekazuje informację i nie oczekuje na odpowiedź (np.wykłady na uczelniach).
b) dwukierunkowa - komunikatowi towarzyszy oczekiwanie nadawcy na odpowiedź.
Podział IV
a) formalna - odbywa się zgodnie z ustalonymi procedurami poprzez formalnie ustanowione kanały informacyjne. Często określone są określone obowiązki i sankcje za niedochowanie tych obowiązków.
b)nieformalna - wymiana informacji poza ustalonymi obowiązkami i kanałami informacyjnymi (np. pogłoski, plotki, rozmowy towarzyskie) wtedy, kiedy formalne kanały są niedrożne z różnych powodów.
Podział V
a) scentralizowana
b) zdecentralizowana
Stopień centralizacji powiązań komunikacyjnych określa liczba komunikatów, które muszą przejść przez szczeble uprzywilejowane, zanim trafią do pozostałych członków organizacji.
Przeciwieństwem jest komunikacja zdecentralizowana, przy której dostęp do informacji jest równomierny, wszyscy członkowie mają w miarę jednakowy stopień dostępu do informacji - system powiązań bezpośredni.
pajęczyna
Style komunikowania się
Style komunikowania się są wyróżniane ze względu na dwa kryteria:
1. stopień otwartości wobec osób, z którymi dany podmiot się komunikuje.
2. zakres wykorzystania tzw. sprzężenia zwrotnego - oznacza stopień w jakim dany rozmówca jest zainteresowany tym, co inni mu przekazują i stopień reakcji pozytywnej na komunikaty innych. Styl otwarty mierzy się tym, na ile dany podmiot pozwala innym na poszerzenie wiedzy o jego poglądach, odczuciach czy interesach.
Można wyróżnić następujące style komunikowania się:
1. introwertyczny.
Prezentują osoby nieufne, zamknięte w sobie, które dążą do ograniczenia komunikacji z innymi członkami organizacji, instytucji. Niechętnie przekazują informacje, unikają informowania innych o swoich poglądach lub odczuciach i niechętnie przyjmują informacje z zewnątrz.
2. ekstrawertyczny.
Charakteryzuje osoby wykazujące duży stopień otwartości, ale niski stopień wykorzystania sprzężenia zwrotnego. To są osoby, które dążą do eksponowania własnych odczuć, interesów, ale nie są otwarte na komunikaty zewnętrzne. Osoby, które lubią mówić, ale nie lubią słuchać.
3. obronny.
Charakteryzuje osoby, które w dużym stopniu wykorzystują sprzężenie zwrotne, gromadzą jak najwięcej informacji, chcą wiedzieć jak najwięcej o innych, ale jednocześnie nie dopuszczają do ujawniania swoich poglądów czy odczuć, nie dzielą się informacjami jakie sami posiadają. Jest to wyraźne przeciwieństwo stylu ekstrawertycznego.
4. przetargowy.
Charakteryzują osoby, których stopień otwartości oraz wykorzystanie sprzężenia zwrotnego jest uzależniony od stopnia otwartości drugiej osoby.
5. efektywnej komunikacji.
Odznacza się dużą otwartością i dużym zakresem wykorzystania sprzężenia zwrotnego, niezależnie od okoliczności.
Przyczyny zakłóceń obiegu informacji
1. osobowościowe:
• cechy ludzi przekazujących i odbierających komunikaty związane z różnicami językowymi. Wiąże się to z posługiwaniem się językiem specjalistycznym czy żargonowym.
• różnice w postrzeganiu zjawisk i ludzi wynika z odmiennej pozycji zajmowanej w organizacji czy społeczeństwie. Ludzie inaczej interpretują te same zjawiska.
• dysonans poznawczy - występuje wtedy, gdy istnieje sprzeczność pomiędzy informacjami bądź przekazami posiadanymi, a informacjami odbieranymi od innych ludzi dotyczących tej samej sprawy. Problem ten jest rozwiązywany albo poprzez odrzucenie informacji zewnętrznej albo też próba rozwiązania może polegać na modyfikowaniu informacji zewnętrznych.
• uprzedzenia i stereotypy odgrywają dużą rolę w ocenie grup ludzi. (o charakterze religijnym, rasowym). Rzutują na ocenę informacji pochodzących od grup osób, do których jesteśmy uprzedzeni.
• przenoszenie stosunku emocjonalnego jaki żywimy do nadawcy na komunikat przez niego nadany.
• krańcowe stany emocjonalne, które utrudniają prawidłowe sformułowanie lub odczytywanie informacji.
• brak niezbędnych kompetencji komunikacyjnych występujących po stronie nadawcy lub odbiorcy (ignorowanie komunikatów niewerbalnych, brak umiejętności ich odczytywania)
• mylenie faktów z wnioskami przy sporządzaniu relacji. Należy odróżniać część informacyjną, dotyczącą faktów i oceną dotyczącą wniosków jakie są wysuwane. Jeśli brak takiego rozdzielenia, to odbiorca informacji nie będzie już w stanie tego rozróżnienia informacji dokonać.
2. organizacyjne:
• wynikają z cech formalnej struktury organizacji (np.: zbyt dużo ogniw organizacyjnych, przez które przechodzi informacja).
• zbyt duża standaryzacja procesu komunikowania się, co utrudnia przekazywanie informacji nietypowych.
3. techniczne:
• wady środków przekazu
4. kontekstualne:
• przyczyny mogą tkwić w kontekście działań czasu albo miejsca. Niewłaściwie dobrane miejsce albo czas może powodować zakłócenia, szumy.
Metody redukowania szumów informacyjnych
1. właściwy dobór sposobu komunikowania się
2. uwzględnienie interesu odbiorcy informacji.
- gdy rozmawiamy ze znawcą lepiej stosować argumentację dwustronną (zarówno plusy jak i minusy)
- gdy rozmawiamy z laikiem lepiej stosować argumentację jednostronną
3. dbanie o prostotę języka.
4. formułowanie w miarę możliwości raczej komunikatów opisowych niż oceniających.
5. należy odpowiednio dobrać czas i miejsce przekazania informacji.
6. należy przekazywać informacje zwrotne, jeśli druga strona tego oczekuje.
7. należy zwracać uwagę na przekazy niewerbalne.
8. należy być dobrym słuchaczem (zadawać pytania jeśli się nie rozumie i nie przerywać przedwczesnymi konkluzjami).
9. należy unikać mówienia więcej niż odbiorca komunikatu jest w stanie wysłuchać ze zrozumieniem i bez zniecierpliwienia.
ZASADY DOBREJ ADMINISTRACJI
Parlament Europejski w 2001r przyjął Europejski Kodeks Dobrej Administracji - zawiera ogólne zasady dobrej praktyki administracyjnej.
Kodeks ten formułuje następujące zasady:
praworządności
niedyskryminowania
współmierności (adekwatności)
zakaz nadużywania kompetencji
bezstronności i niezależności
obiektywizmu
zgodnego z prawem oczekiwania
uczciwości
uprzejmości
potwierdzania odbiorów spraw i zobowiązanie do przekazania sprawy do właściwej instytucji
stosownego terminu podejmowania decyzji
prawo wysłuchania i złożenia oświadczeń
obowiązek uzasadniania decyzji
obowiązek ochrony danych osobowych
udostępniania informacji
5
A
B
C
D
Wyszukiwarka