LISTY INTENCYJNE
Wzorem praktyki innych państw europejskich, wywodzącym się ze zwyczajów anglo - amerykańskich, rozpowszechnił się także i w Polsce zwyczaj spisywania tak zwanych listów intencyjnych, określających cele i zamiary stron oraz osiągnięte wyniki negocjacji na różnych etapach. Listy intencyjne nie są w prawie polskim przedmiotem regulacji ustawowej i nie mają mocy prawnie wiążącej, nie są jednak pozbawione wszelkiego znaczenia prawnego. Odzwierciedlają bowiem zachowanie negocjatorów w czasie rokowań, ich intencje wyrażane za pomocą składanych oświadczeń i stopień oraz okoliczności zaangażowania pewnych środków materialnych dla osiągnięcia celów rokowań. W razie nielojalnego i niezgodnego z zasadami dobrej wiary i uczciwości postępowania negocjatora, który doprowadził do zerwania negocjacji, druga strona może - w zależności od okoliczności faktycznych - żądać naprawienia wyrządzonej jej szkody. Co do tego panuje w doktynie zgoda. Natomiast przedmiotem sporu doktynalnego jest podstawa prawna takiego żądania. W rachubę wchodzi tak zwana culpa in contrahendo albo odpowiedzialność z tytułu czynu niedozwolonego wg art. 415 KC. Wydaje się, że należy przyłączyć się do zwolenników zastosowania w tym wypadku tej drugiej podstawy.
Listy intencyjne to rodzaj dokumentu handlowego, jakim mogą posługiwać się strony przyszłej umowy w trakcie negocjacji handlowych. Wysyłane głównie w trakcie negocjowania umów handlowych o dużej wartości i skomplikowanej strukturze. Wyrażają dążenie stron do zawarcia negocjowanej umowy (definitywnej). Podmioty rokujące w listach intencyjnych zgodnie dają wyraz swym intencjom (zamiarom) i to w formie pisemnej. List intencyjny nie zawiera w sobie właściwego celu gospodarczego, gdyż nie posiada charakteru definitywnej umowy.
W praktyce handlowej list intencyjny występuje w formie zwykłego listu handlowego skierowanego do partnera negocjacji. Nadawca listu zamieszcza zwykle pod swoim podpisem gotową formułkę, którą odbiorca ma uzupełnić wpisując np. „akceptuję”, „zgadzam się” względnie „potwierdzam” oraz oznaczyć datę. Następnie adresat zwraca kopię listu nadawcy i w ten sposób obaj partnerzy negocjacji są w posiadaniu podpisanych przez siebie jednakowych pism.
Istotą listu intencyjnego jest wyrażanie ogólnego zamiaru kontraktowania. Może on konkretyzować zasady i tryb negocjowania, spełniać warunki do uznania go za umowę przedwstępną, może pełnić funkcję umowy ramowej. Jest instrumentem kontraktowym organizującym proces negocjowania i zawierania umów w obrocie gospodarczym.
W Polsce brak jest przepisów regulujących tę tematykę. Doktryna amerykańska, skąd wywodzą się listy intencyjne, dość powszechnie krytykuje listy intencyjne jako prowadzące do chaosu, nieporozumień i stąd licznych procesów. W USA list intencyjny to przedumowny dokument pisemny, który odzwierciedla umowę przedwstępną lub porozumienie co do zawarcia kontraktu w przyszłości, stanowiąc głównie zabezpieczenie przed renegocjacjami (główną regulacją jest tu case law, jak całego prawa kontraktów). List intencyjny określa jakie będą ogólne postanowienia przyszłej umowy, zawiera wyodrębnienie tych zagadnień, co do których osiągnięto już porozumienie, oraz gdzie nie ma jeszcze konsensu.
Rodzaje zawartości listów intencyjnych:
1. Wyrażający ogólny zamiar kontraktowania.
List intencyjny stanowi tu element wczesnego stadium rokowań. Może zamykać stadium składania ofert. Może zawierać wspólne uzgodnienia stron co do podjęcia rokowań i ich przebiegu lub do składania ofert w przyszłości. List intencyjny w tym przypadku to nie zaproszenie do składania ofert ani do wszczęcia rokowań, gdyż tam jest aktywna tylko jedna ze stron. W tym przypadku list intencyjny to oświadczenia wszystkich stron.
2. Konkretyzujący zasady i tryb negocjowania.
Stanowi podsumowanie jakiegoś ważnego etapu uzgodnień. Jest narzędziem stopniowego konkretyzowania negocjacji przy umowach skomplikowanych, o znacznej wartości świadczeń lub też nienazwanych i nietypowo skonstruowanych. Jest pomocny przy formułowaniu postanowień umowy stanowczej, definitywnej. Czasem dołączony jest do niego projekt przyszłej umowy. Elementy mogące się znaleźć w takim liście intencyjnym (przy czym wystarczy tylko jeden z nich, aby można było taki dokument uznać za list intencyjny tego rodzaju):
1. przedmiot negocjacji, zagadnienia wymagające rozważenia, kolejność negocjowania,
2. miejsce, terminy spotkań, skład osobowy, procedura,
3. tryb sporządzania dokumentów, innych materiałów,
4. możliwość powierzenia osobie trzeciej ustalenia ostatecznej treści określonych postanowień umowy,
5. rozkład ciężaru kosztów negocjacji,
6. ograniczenia swobody zerwania negocjacji, warunki ich zerwania,
7. zakaz negocjacji równoległych z innym podmiotem,
8. nakaz zachowania tajemnicy,
9. zobowiązanie do negocjowania w dobrej wierze - wymagana staranność, np. należyta, najwyższa, można dokładnie okreslić poziom staranności, podać sytuacje będące przykładami niedochowania staranności, zgodnie z zasadami współżycia społecznego,
10. zobowiązanie do nierenegocjowania już uzgodnionych postanowień,
11. zobowiązanie do spełnienia śwadczeń, które mają być przedmiotem umowy,
12. upoważnienie do rozpoczęcia oznaczonych prac.
3. Spełniający warunki do uznania go za umowę przedwstępną.
Przesłanki umowy przedwstępnej są określone w art. 389 KC (istotne postanowienia umowy przyrzeczonej oraz termin, w ciągu którego umowa ma być zawarta). Dowolna forma oraz ewentualne przepisy szczególne mogą określać formę umowy przedwstępnej. Można sporządzić taki list intencyjny w formie aktu notarialnego. Często w liście intencyjnym zawarte są precyzyjne postanowienia przyszłej umowy, np. zasady spełniania świadczeń częściami, rozmiary świadczeń, asortyment dóbr, etc.
4. Pełniący funkcję umowy ramowej.
Strony zobowiązują się trwale współpracować przez zawieranie w przyszłości oznaczonych umów. Organizuje proces kontraktowania w przyszłości, przygotowuje zawieranie umów definitywnych. Nawiązuje więź o charakterze trwałym. Minimum treści takiego listu intencyjnego:
1. postanowienia normatywne - warunki, sposób zawierania umów,
2. postanowienia ramowe - dotyczące przedmiotu świadczeń,
3. postanowienia dotyczące obowiązku świadczeń.
Powstaje obowiązek zawierania określonych rodzajowo umów, w sposób i na warunkach ustalonych w umowie ramowej. Nie zobowiązuje do bezpośrednich świadczeń, nie ma możliwości żądania wykonania zastępczego.
Odpowiedzialność za nie dojście do zawarcia umowy.
Same rokowania, ich rozpoczęcie nie powoduje związania stron, strony mają swobodę decyzji aż do osiągnięcia konsensu. Kiedy umowa nie dochodzi do skutku, może wchodzić w grę odpowiedzialność z tytułu culpa in contrahendo albo obowiązek naprawienia szkody (art. 415 KC). Moc prawna listu intencyjnego zależy od jego treści, a więc od woli stron. Kiedy strony chcą nadać mu moc prawną, powinny wprost określić to w liście intencyjnym, zawierając w nim np. procedurę negocjacji, obowiązki stron, klauzule odszkodowawcze, kary umowne. Kiedy strony nie chcą, by list intencyjny miał jakąkolwiek moc prawną, powinny zawrzeć w nim kategoryczne stwierdzenie, że żadna ze stron nie uważa się za związaną prawnie tym dokumentem, list wtedy nie rodzi praw dla żadnej ze stron.
Późniejsza umowa stanowcza (wykonawcza) może uchylać list intencyjny lub niektóre jego postanowienia. Strony poprzez swoje zgodne oświadczenia mogą zmieniać ustalenia listu intencyjnego lub nie stosować go do konkretnej umowy.