Temat: Archiwum zakładowe

Lokal archiwum zakładowego powinien składać się z pokoju biurowego oraz od­dzielnego magazynu lub tylko magazynu, jeżeli jest to zakładowa składnica akt. W pomieszczeniu magazynu powinny być zachowane odpowiednie warunki.

Magazyn powinien być:

• suchy, widny,

• przewiewny,

• usytuowany na najniższych kondygnacjach (z wyjątkiem obszarów za­grożonych powodzią),

• wyposażony w sprzęt przeciwpożarowy,

• odpowiednio zabezpieczony: okna okratowane, drzwi z podwójnym zam­kiem, a jeżeli są to drzwi wychodzące na zewnątrz budynku, wzmocnio­ne sztabą żelazną i obite blachą.

Zadania archiwum zakładowego:

• współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad aktami i przygotowanie ich do przekazania archiwum zakładowemu,

• przyjmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych na pod­ stawie „spisu zdawczo-odbiorczego",

• porządkowanie, oznaczanie, przechowywanie i konserwacja akt,

• udostępnianie akt archiwalnych do celów służbowych,

• przekazywanie akt kategorii A do archiwum państwowego,

• inicjowanie brakowania akt kategorii B za zgodą archiwum państwowego,

• współpraca z archiwum państwowym.

Brakowanie akt archiwalnych polega na wydzieleniu akt, których termin przechowywania w archiwum minął, i przygotowaniu ich do przekazania na makulaturę. Wydzielone akta spisuje się w „protokole brakowania akt" i po uzyskaniu zgody archiwum państwowego przygotowuje się je na przemiał. Wcześniej należy wyłączyć wszystko, co nadaje się do powtórnego użytku, np. segregatory, teczki, lub to, co nie nadaje się na przemiał, np. części metalowe, a następnie zniszczyć akta w niszczarkach dokumentów.

Konserwacja akt archiwalnych polega na trwałym zabezpieczaniu zbiorów przed zniszczeniem na skutek upływu czasu. Obejmuje ona dwa problemy:

• profilaktykę,

• konserwację właściwą.

Profilaktyka - to stworzenie odpowiednich warunków przechowywania oraz stosowanie właściwych materiałów do produkcji i oprawiania akt.

Konserwacja właściwa - to zabezpieczenie akt już zniszczonych przed dalszym zniszczeniem. Działania konserwatorskie polegają na: dezynsekcji, dezynfekcji, laminowaniu, podklejaniu tworzywami sztucznymi.