BIURO

• Biuro jest nadbudową administracyjną każdego zakładu pracy bez względu na rodzaj, wielkość i zakres działania.

• Biuro realizuje obsługę informacyjną firmy - gromadząc, przechowując różne informacje oraz przetwarza je na potrzeby organu zarządzającego.

• Biuro jest elementem i najważniejszym ogniwem systemu informacyjnego każdej firmy, zajmuje się gromadzeniem, przetwarzaniem i wytwarzaniem informacji oraz jej dystrybucją na zewnątrz i w wewnętrznym obiegu

Do najważniejszych czynności biurowych należą:

• przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz;

• obieg informacji wewnątrz podmiotu gospodarczego

• opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla kierownictwa;

• gromadzenie informacji;

• wysyłanie informacji na zewnątrz.

• KANCELARIA- (łac.) to organ, do którego zadań należy przygotowanie, przepisywanie i wysyłanie dokumentacji czynności wchodzących w zakres działania danej władzy, instytucji lub osoby oraz przyjmowanie, rejestracja i przechowywanie tej dokumentacji.

Znaczenie z zakres działalności kancelarii ulegały stałej ewolucji.

GENEZA

• II poł. XIII w. kancelarie książęce, wyższego duchowieństwa i klasztorne to początki polskiej kancelarii jako zorganizowanego urzędu spisującego i wystawiającego dokumenty wg przyjętych form i reguł, zatrudniającego stały personel (notariuszy, pisarzy)

• od końca XIII w. - miejskie.

• w początku XIV w. powstała jedna centralna kancelaria książęca, przekształcona następnie w królewską; wystawiane w niej dokumenty pisane były po łacinie, a od XV w. także po polsku. Wraz z rozwojem

stosunków ekonomicznych i społeczno- prawnych nastąpiła rozbudowa urzędów administracji państwowej, sądownictwa i samorządu, co spowodowało w XV- XVIII w poważne zmiany form kancelaryjnych;

• w początku XIX w. nastąpił rozwój biurokracji i organizowanie się biurowości - powstały określone systemy kancelaryjne, regulujące postępowanie z masowo narastającymi aktami, ich rejestracją, znakowaniem i przechowywaniem. Kancelaria starożytna straciła charakter samoistnego urzędu: stała się organem (komórką) każdego urzędu, w którym spełniała funkcje związane z przyjmowaniem, przygotowywaniem,

wysyłaniem, rejestracją i przechowywaniem pism (korespondencji).

• W XX w. nastąpiły dalsze zmiany, w wyniku których kancelaria zeszła do roli komórki przyjmującej i wysyłającej pisma i sporządzającej ich czystopisy;

sam proces sporządzania akt przejęły komórki merytorycznie odpowiedzialne za bieg określonych spraw.

Kancelaria ma za zadanie:

● udzielać informacji

● przyjmować, segregować i rejestrować pisma i dokumenty

● przekazywać pisma i dokumenty do komórek organizacyjnych, do których są skierowane

● odbierać z innych komórek organizacyjnych pisma do wysłania, ekspedycja tych pism

● przechowywać akta

● przyjmowanie i nadawanie telefonogramów, telegramów, teleksów i telefaksów oraz obsługa poczty elektronicznej

W celu realizacji zadań kancelaria musi być wyposażona w odpowiednie środki techniczne służące do:

● przyjmowania i wysyłania pism - maszyny do otwierania kopert, datowniki, prześwietlacze kopert, komputerowe adresowe bazy danych drukujące nalepki adresowe, maszyny do kopertowania, maszyny do frankowania (mechaniczne odciśnięcie na kopercie opłaty pocztowej)

● kontroli terminów - terminarze, kalendarze biurowe, elektroniczne notesy menedżerskie, notesy

● przechowywania akt - klasery (np.w postaci teczki, szuflady z przegródkami)

● odszukiwania informacji - skorowidze z wyznacznikami, skorowidze osiowe, książki adresowe, plany miast, książki telefoniczne, komputer, internet

Wszyscy pracownicy kancelarii powinni posiadać odpowiednie kwalifikacje, m.in. :

● znać dobrze strukturę organizacyjną danej jednostki organizacyjnej, w której są zatrudnieni

● znać zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych

● znać przepisy pocztowe, taryfy opłat pocztowych, technikę manipulacji pocztowych

● posiadać umiejętność posługiwania się technicznymi urządzeniami łączności i podstawowymi urządzeniami biurowymi

● posiadać zdolność łatwej komunikacji z innymi

• Sekretariat jest komórką organizacyjną, która zapewnia racjonalną, sprawną i efektywną działalność szefa

Sekretariat jest częścią biura, której ważnym zadaniem jest:

• współudział w planowaniu i organizowaniu pracy szefa,

• pośrednictwo w przekazywaniu informacji w górę od podwładnych, w dół od szefa, oraz pośredniczy w wewnętrznym obiegu informacji, pomiędzy współpracującymi komórkami,

• odciążanie szefa od drobnych spraw bieżących w dziedzinie zarządzania - nie wymagających wysokich kwalifikacji oraz od żmudnych i uciążliwych czynności administracyjno - technicznych. Chroni czas szefa przed „złodziejami czasu”, by w pełni mógł wykonywać pracę o charakterze koncepcyjnym, związaną z funkcją zarządzania,

• systematyczne kontrolowanie terminów wykonywania zadań i planowanych przedsięwzięć szefa i pracowników firmy przez bieżące prowadzenie terminarza i czuwanie nad terminowym wykonaniem poleceń.
  

• Rodzaje sekretariatów

• - uniwersalne:
  W małych jednostkach organizacyjnych. Łączą w sobie funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej. Realizują wszystkie czynności rektorskie i kancelaryjne.
  - osobiste:
  do obsługi administracyjno- technicznej kierownika i jego zastępcy. Zwykle jednoosobowe.
  - działowe ( wydziałowe):
  obsługują dział lub wydział w zakresie czynności administracyjno- technicznych i kancelaryjnych.
  -organów kolegialnych:
  obsługują przewodniczącego i członków organów kolegialnych
  - imprez:
  powołane doraźnie do obsługi konferencji, sympozjów, targów, wystaw, czynności fazy przygotowania narady, zawodów sportowych, obsługi uczestników i prac po zakończeniu imprezy.

Sprawność działania sekretariatu ma decydujący wpływ na efektywne zarządzanie firmą, a w decydującym stopniu zależy od:

• kwalifikacji sekretarki - asystentki,

• warunków i umiejętności wykorzystania tych kwalifikacji,

• wyposażenia stanowiska pracy w urządzenia techniczne, informatyczne i telekomunikacyjne,

• dyspozycyjność i identyfikacji celów osobistych z celami firmy i jej szefa.

Kategorie sekretarek
sekretarka juniorka
- wykształcenie średnie ekonomiczne lub administracyjne
- obowiązki: obsługa poczty, pisanie na maszynie, obsługa komputera i środków łączności, prowadzenie archiwum, sporządzanie kopii, prowadzenie kalendarza.
sekretarka seniorka
- wykształcenie i staż zawodowy jako sekretarka juniorka
- znajomość języków obcych
- umiejętność stenotypii
- organizacja wyjazdów służbowych, zebrań
- redagowanie korespondencji

• sekretarka dyrekcji
  - wyższe wykształcenie zawodowe i 5- letni staż zawodowy
  - umiejętność elektronicznego przetwarzania informacji
  - odpowiedzialność za redagowanie pism i notatek
  - protokołowanie, zarządzanie finansami
  - tłumaczenie z języków obcych, sporządzanie raportów.
  sekretarka organów kolegialnych
  - wyższe wykształcenie, 5- letni staż zawodowy,
  - uzupełniające wykształcenie w dziedzinie administracji przedsiębiorstwa lub prawa,
  - przeprowadzanie analiz dotyczących działania sekretariatu,
  - samodzielne sporządzanie raportów
  - wykonywanie czynności sekretarskich na rzecz rady zarządu wielkich przedsiębiorstw,
  - reprezentowanie zwierzchników,
  - szkolenie sekretarek w obrębie danej jednostki.