PUBLIC RELATIONS

Public relation - (lata 70-te) to funkcja zarządzania, która nawiązuje i podtrzymuje wzajemnie korzystne stosunki między organizacją a grupami, od których zależy jej sukces lub klęska.

Współczesne P.R powstało z :

• techniki - nie technika rządzi światem, ale technika jest przyczyną sukcesu,

• kapitału - pieniądze nie są kluczem do sukcesu, ale są ważnym narzędziem sukcesu,

• wiedza - nie wiedza rządzi światem,

• ludzie ( human recorses ) - są oni kluczem sukcesu a nie informacja czy kompetencje, ale ludzie korzystają z informacji i gdy potrafią z nich dobrze skorzystać to odnoszą sukcesy.

Przyczyny powstania P.R:

1. ekonomiczne - trudny rynek ( w Polsce rynek jest b. łatwy i wygłodzony, ale powoli się nasyca) :

a) ogromna konkurencja np.: produkty konsumpcyjne,

b) spadek skuteczności reklamy ( jest ona subiektywna, nadmiar jej ),

c) rozwój i wzrost efektywności technik sprzedaży,

2. wzrost świadomości społeczeństwa :

a) świadomość posiadania praw i umiejętność ich korzystania z nich,

b) wzrost zamożności jako motyw wyboru,

c) poczucie stabilności i akceptacji położenia społecznego (podział społeczeństwa),

b) i c) = stabilizacja struktury społecznej, kryteria przynależności do pewnej grupy społecznej. Istnieją społeczeństwa drożne (łatwo przedostać się do innej klasy) i społeczeństwa niedrożne (konserwatywne) np.: bariery urodzenia, przynależności do społeczeństwa. Inny jest kod wartościowy i pojęciowy dla różnych grup społ.

Najważniejsze obszary P.R.:

• wszystko na zewnątrz - czyli np.: partnerzy, konkurencja, decydenci , miejscowa społeczność, banki, klienci, sojusznicy.

• wszystko wewnątrz - czyli np.: rada nadzorcza, zarząd, związki zawodowe itd.,

• sytuacje trudne - czyli np.: sytuacja kryzysowa ma trzy cechy: jest gwałtowna (nagła), bolesna (dolegliwa), zasięg (skala)

MODEL

+5..........................................Jest tak dobrze, że może być tylko gorzej (raz jest źle, raz jest dobrze)..................

+ +

-

- 5 ...............................Jest tak źle, że może być tylko lepiej.............................

W organizacji trzeba przygotowywać się na sytuacje trudne. Trzeba mieć plan kryzysowy. W pierwszych 25 % popełniamy najwięcej błędów.

Stałe elementy budowania dobrych stosunków z otoczeniem:

• merytoryczne - czyli np.: jakość, kompetencja, użyteczność, efektywność i skuteczność,

• etyczne - czyli np.,: zaufanie, wiarygodność, uczciwość, prostolinijność, bezinteresowność,

• techniczne - czyli np.: popularność, rozgłos, sprawne informowanie, dostępność, komunikatywność osób,

(w każdej kulturze oznaczają one co innego)

Podstawowe warunki skuteczności PR:

• rzeczowa informacja : działania organizacji muszą być zrozumiałe dla otoczenia, należy mówić o celach , informacja musi być rzeczowa wtedy będziemy bardziej zrozumiali dla innych,

• nieskazitelna czystość - nie tylko ważne, że w ogóle o nas mówią, ale także mają mówić o nas dobrze ,

• stałość i konsekwencja - reputacje buduje się długo i starannie.

Podstawowe narzędzia PR:

• wiedza o organizacji - musimy znać ich słabe i mocne strony , analiza SWOT w skali mikro i makro,

• znajomość otoczenia i umiejętność jego analizy - człowiek jest elementem całości, czemu musimy sprostać, od kogo zależy nas sukces a od kogo porażka ? , należy zrobić analizę otoczenia,

• umiejętność bezpośredniego komunikowania się - społeczeństwa ustabilizowane mają własny system komunikacji ( mieszkańcy 1 bloku mają własny system komunikowania się) , ludzie mają kłopoty w komunikowaniu się między sobą, w organizacji i w społeczeństwie,

• umiejętność budowania kontaktów ze środkami masowego przekazu i wykorzystania ich - 60% pracy menedżera to umiejętność komunikowania się ,

Praktyczne obszary działań PR:

• wizerunek, czyli jak nas odbiera ogół ? : - my kreujemy wizerunek, ale inni go identyfikują,

• image czyli jak o nas myślą, jak nas odczuwają?,

• reputacja czy mamy dobrą opinię, czy złą? - (wiarygodność, zaufanie, niezawodność, uczciwość, wierność zasadom, takt, maniery),

• tożsamość czyli osobowość organizacji na którą składa się : filozofia firmy, historia, kultura organizacji, styl zarządzania, reputacja poszczególnych pracowników.

PRZEDMIOTY KAMPANII TWORZĄCE WIZERUNEK ORGANIZACJI :

Tożsamość organizacji tworzy ją :

• filozofia - sposób funkcjonowania na rynku, coś co nas odróżnia ( what makes are diffirent) np.: zespół wartości uznawanych w organizacji i cechujących jej działania np.: Ikea - my dajemy Ci idea, a ty ją sam wykonaj,

• misja - generalne cele, które organizacja chce osiągać np.: Mc Donald - szybko, tanio, czysto,

• strategia - sposób realizacji misji przy uwzględnieniu uznawanych wartości (filozofii),

• historia - czyli tradycja, dorobek, drogi i sposoby rozwoju,

• styl zarządzania - zwyczaje i zachowania przyjmowane w realizacji zadań efektywnościowych: hard - surowe zasady, soft - „szef- dobry wujek”, bariery komunikacyjne pracowników firmy,

• kultura organizacji - zespół norm obyczajowych wyrażonych w zachowaniach dominujących w organizacji,

• wiarygodność - zgodność deklaracji z rzeczywistymi rezultatami i zachowaniami organizacji (np.: PKP), należy realizować to co się deklaruje,

• reputacja - opinia ( łączy wynik zespołu ocen),

• bezinteresowność - „dobra działalność” gotowość do czynienia gestów mających przynieść konkretny zysk (zróbmy więcej niż oczekuje się od nas),

• doskonałość - najlepiej i bez zarzutu pod każdym względem (biura organizacji urządzone w każdym calu perfekcyjnie i nie tylko one, szef- jak na biurku papiery - bezdecyzyjny),

• zachowania pracowników i przedstawicieli - czyli „żywe wizytówki firmy”, dowody na to, że deklaracje są prawdziwe,

• wizerunek graficzny ( corporate identify) czyli zespół symboli graficznych i wzorniczych charakterystycznych dla organizacji.

Szef decyzyjny ma puste biurko, wszystkie sprawy są uporządkowane, a nie odłożone na potem. Szef jest od podejmowania decyzji, a nie od wymyślania rozwiązań - nie należy pomagać pracownikom w rozwiązywaniu problemów ponieważ nie będą mieli świadomości odpowiedzialności za nie. Szef może jedynie pomóc w dokonaniu wyboru jednej z wielu opcji decyzji, a nie w wymyślaniu rozwiązań, należy zaufać ludziom i powierzyć im część prac.

Kroki podejmowania akcji (kampanii) Public Relations:

1. faza badania organizacji,

2. faza projektowania,

3. faza akcji i działania,

4. ocena kampanii.

Jak projektować kampanie i akcje PR?

1. zdefiniuj własne otoczenie - ustalić kto ma dla Ciebie znaczenie i dlaczego?,

2. zdefiniuj własne cele - określić co jest dla Ciebie ważne i o czym chciałabyś aby wiedzieli członkowie wytypowanych grup otoczenia,

3. zaprojektuj działania - zdecyduj komu, ci , jak i kiedy zamierzasz zakomunikować,

4. zapewnij środki i warunki - materiały, pieniądze, informacje, kontakty, fachowcy, ( P.R jest bardzo drogim wydatkiem dla firmy),

5. określ kryteria i sposoby oceny - zastanów się jak zbadasz osiągnięte rezultaty.

Ad 1) Jak definiować otoczenie?

• wyznaczyć sektory ( szerokie kategorie) np..: kooperanci, eksperci, władze, politycy, klienci, załoga, konkurenci, sojusznicy,

• zanalizować je ( grupy podstawowe i priorytety ) czyli: wyodrębnić grupy: 1. określić ich cele, 2. uszeregować je priorytetowo uzasadniając systematykę , 3. określić liderów formalnych i nieformalnych.

Ad 2 ) Jak definiować cele kampanii?

Precyzyjnie i nie za szeroko !, czyli CEL powinien być:

• zrozumiały i czytelny dla otoczenia,

• użyteczny dla interesów organizacji,

• przekładać się na prosty komunikat,

• nie stawać w sprzeczności z obiektywnymi interesami kogokolwiek,

• atrakcyjny dla środków masowego przekazu.

Ad 3) Jak zaprojektować działania?

• sformułuj komunikaty (starannie zredagować, to samo mówić)

• przypisz je poszczególnym grupom otoczenia a nawet ich elementom,

• określ w jaki sposób chcesz je przekazać,

• określ kiedy je przekażesz,

• zaprojektuj logiczny i realny harmonogram finansowania i postępowania

Ad 4) Jakie środki, jakie warunki?

• PR jest drogie więc środki są znaczne ( ale nic nie robi gorszego wrażenie jak rozrzutność - chyba, że skąpstwo),

• zajęcie to jest dla profesjonalistów - zatrudnij ich lub zleć kampanię,

• zapewnij wszystko co potrzeba a nawet trochę więcej - kampania realizowana „na pół gwizdka” to strata czasu, pieniędzy i zawiedzione nadzieje,

• ogranicz lub wyklucz pośpiech - wyznaczyć realne limity czasowe ( nic nagle, nic na siłę)

Ad 5) Jak określić kryteria oceny i rezultaty?

• Przyjąć jasne mierniki - np.: * ilość publikacji, ilość osób do których dotarły komunikaty i reakcje na nie ( rozpoznawalność marki, świadomość zmian w organizacji), * cechy sprzedaży, * rzeczywiste koszty kampanii w relacji do zamierzeń,

• Porównać te parametry z uzyskanymi w wynikami z poprzednich kampanii.

Co ludzie cenią najbardziej we wzajemnych kontaktach?

• fair play

• lojalność - czyli wierność zobowiązaniom, zasadom

• uczciwość - czyli unikanie działań podstępnych

• szacunek dla innych - czyli odrzucanie zachowań dyskryminacyjnych

• grzeczność - czyli nie dawanie powodów do przepraszania

• umiejętność wybaczania

• punktualność

• unikanie przemocy

• cierpliwość

• dyscyplina - czyli utrzymanie się w rytmie zachowań efektywnych.

Corporate identify (identyfikacja wizualna) to charakterystyczny dla organizacji zespół symboli graficznych i wzorców.

Cechy systemu identyfikacji graficznej (jaki powinien być?):

• odrębny - czyli absolutnie różny od stosowanych przez innych (what makes are diffirent),

• prosty - czyli jednoznaczny, zwięzły, zrozumiały na pierwszy rzut oka, czytelny,

• wyrazisty - czyli łatwy do zapamiętania , przyciągający uwagę,

• konsekwentny - czyli wszystkie elementy zespołu są efektem tego samego myślenia planistycznego,

• budzący zamierzone skojarzenia - czyli uwydatniający misję i strategię organizacji.

Elementy zespołu identyfikacji wizualnej (corporate identify) mogą dotyczyć:

• nazwy organizacji,

• znaku graficznego logo (symbol) np.: BMW,

• barwy (ubrania pracowników, wystrój wnętrza org., znaki),

• herb firmy - zawiera przesłania treściowe, jest wyrazem jakiegoś przesłania, (nie każda org. musi mieć herb),

• ubrania robocze i mundury lub sposoby ubierania się pracowników (takie same - org. jest spójna),

• zespół oznaczeń używanych w organizacji (wizytówki, flagi, tabliczki, nalepki na wyrobach),

• materiały drukowane (papier firmowy, materiały reklamowe, teczki, formularze, itd.),

• styl architektoniczny organizacji,

• cechy charakterystyczne produktów np.: maska Mercedesa,

• wzornictwo wystawiennicze.

Co to jest KOMUNIKOWANIE SIĘ?

Informacja to wiedza o produktach : co, kto, kiedy, jak, gdzie?

Komunikowanie to przekazywanie sobie wiedzy (nie informacji) o:

- faktach ( informacja),

- poglądach, ocenach,

- wrażeniach, odczuciach.

Cele komunikatu:

• komunikowanie się jest warunkiem,

• rozumienia się, które jest warunkiem,

• współdziałania, które jest warunkiem,

• sprawnego zarządzanie.

Podstawowe warunki skutecznego komunikowania się:

1. czynić przekaz zrozumiałym dla odbiorcy,

2. uzyskać reakcję świadczącą o zgodnym z intencjami zrozumieniu treści (dyrektor- pracownicy), feedback - nadawanie i otrzymywanie informacji zwrotnej,

3. uwzględnić właściwości osób do których się zwracamy (np.dyrektor - pracownicy PGR-u).

Komunikat jest zrozumiały dla odbiorcy gdy odbiorca jednoznacznie zrozumie:

• treść - każde słowo (każde słowo aby było zrozumiałe np.: panie Janku - p. dyrektorze),

• intencje - np.: że chodzi o ochronę,

• skutek intencji - np.: że parkingu nie będzie -co z tego wynika. Należy nazywać rzeczy po imieniu - przekaz zrozumiały, nie „owijać w bawełnę”, powiedzieć intencje i co z tego wynika np.: p. Jurku zrobił pan to i to i co z tego wynika, informować od razu po skutku - leprze wyniki.

(jeden raz - żaden raz, ale drugi raz to już nie raz)

Komunikat dociera lepiej jeżeli jest :

• lepiej spersonifikowany (skierowany bezpośrednio do osoby),

• mówienie do ludzi nie do rzeczy,

• spojrzenie w oczy - podkreślenie wagi tego co mówimy, chęć utrwalenie tego co mówimy,

• zawsze należy potrzeć w twarz rozmówcy ( nos, broda, czoło, nie zawsze w oczy),

• odbiorca dostrzega więcej cech, które go łączą z nadawcą

• np.: zmiana w org. musi być zaakceptowana, czyli ludzie którzy taką zmianę proponują muszą być sami akceptowani w org.,

• nie identyfikowanie się np.:dyrektora z pracownikami, nie należy udawać przynależności do innej grupy, lepiej być akceptowanym za to kim jest się naprawdę,

• lepiej uwzględniliśmy cechy indywidualne odbiorcy - odbiór bardziej wiarygodny.

• poziom przekazu

Komunikat dociera gorzej do odbiorcy jeżeli:

• zawiera dużo ocen ( im > ocen tym > pytań - osłabienie komunikatu), (im mniej ocen tym lepiej),

• zawiera treści sprzeczne z oczekiwaniami odbiorcy ( zwłaszcza gdy wzbudza w nim niepokój np.: komunikat o tym, że 30% pracowników zostanie zwolnionych z pracy),

• zawiera powtórzenia słów i zwrotów (jedynym dostarczycielem dużej liczby nowych słów jest rozmowa i książki, a ograniczonym zasobem słów są gazety i TV),

• zawiera zwroty fachowe i dużo liczb ( im > liczb i zwrotów fachowych tym bardziej niejasny tekst),

Bariery komunikowania się:

• znaczne różnice pojęć, wartości i poglądów czyli odmienność kulturowa, pojęciowa lub intelektualna,

• obawa przed ujawnieniem swojej rzeczywistej pozycji społecznej lub pochodzenia,

• obawa przed ujawnieniem i wykorzystaniem czegoś co może być wykorzystane przeciwko mnie, w tym strach przed kompromitacją lub ośmieszeniem ( im mnij wiesz ty lepiej).

Skutki złego komunikowania się:

• zerwanie lub osłabienie więzi interpersonalnych (jestem sam i nikt mnie nie rozumie, z nim nie można się dogadać), podział wynikający z braku porozumienia my - oni czyli zerwanie więzi interpersonalnych,

• brak zaufania wobec najbliższego otoczenia (ściany mają uszy, sam wśród wilków),

• zagrożenie bezpośrednie (zaraz nastąpi atak, wewnętrzne przekonanie o ataku, zagrożenie z zewnątrz),

• agresja (nie mam wyboru muszę walczyć), każdy z nas ma inny poziom wytrzymałości psychicznej i fizycznej, efekt ratlerka - cofamy się do pewnego momentu, a następnie atakujemy wszystkich nawet tych „największych”.

Niewerbalne środki komunikowania się to:

• wizerunek - pierwsze wrażenie,

• gesty - sposób poruszania się i położenia kończyn,

• mimika - wyraz twarzy

Wizerunek - kompromis między tym jak chcielibyśmy być odbierani przez otoczenie, a tym jak faktyczne jesteśmy spostrzegani.

Wizerunek tworzy to:

- jak wyglądamy (ubiór, poziom zadbania),

- jak się poruszamy (gesty, ruchy),

- jak się wyrażamy (poprawna wymowa, styl jej),

- co mówimy (wartości, poglądy, opinie, cele).

Pierwsze wrażenie to 15 sekund, w tym czasie odbiorcy starają się ustalić:

• czy zasługujemy na zaufanie,

• jaka jest nasza sytuacja społeczna,

• jaka jest nasza sytuacja materialna,

• czy osiągamy sukces,

• do czego możemy się przydać?

Rady Josepha PULITZERA:

Tym do których się zwracasz przedstaw to co chcesz :

• krótko - żeby chcieli się zapoznać z tym (przeczytać), max. 3 strony, potem nie czyta się,

• jasno - żeby zrozumieli (krótkie zdania, mało powtórzeń, jednoznaczność sformułowań),

• obrazowo - żeby zapamiętali to co mówimy (przenośnie, porównania, case study, umotywować to co mówimy, wiarygodnie i niesprawdzalnie),

• dokładnie - żeby wiedzieli co z tego wynika i co mają zrobić dalej (< 1 h czasu przemówienia, najlepiej 30-40 min. potem nie słuchają),

Ludzie mają tendencję do opisywania zjawiska, a nie nazywania ich po imieniu, nie potrafią definiować problemów, mylenie skutków z problemami.

PEDS (problem, efekt, działanie, skutek)

Problem -- efekt (np. ból) -- działanie (aby rozw. problem) zaproponować kilka rozw. -- skutek (zaproponować działania).

PROBLEM - złe zaopatrzenie

EFEKT - brak czegoś w magazynie

DZIAŁANIE - alternatywne rozwiązanie

SKUTEK zaproponowanego działania

CZEGO LUDZIE (SŁUCHACZE) OCZEKUJĄ OD WYSTĄPIENIA PUBLICZNEGO?

• rozrywka (wystąpienie bez nudzenia się , atrakcyjne dla słuchaczy),

• jasnej informacji (konkretna wiedza),

• wiarygodnej treści (może być nie prawdzie, aby brzmiało jak prawdopodobne, najlepiej umotywować swoją wypowiedź , argumentacja),

• łagodna perswazja (łagodność w przekonywaniu treści, im > kładziemy nacisk na to co mówimy, tym większa konieczność argumentacji),

• przesłanek do podejmowania decyzji.

(zamiar wobec otoczenia to nie tylko to co mówimy, ale także waż na jest mimika twarzy mówcy)

CO DECYDUJE O WARTOŚCI WYSTĄPIENIA W SENSIE TECHNICZNYM?

Zawsze dobrze wypadniemy jeśli będziemy :

• dokładnie wymawiali wszystkie słowa (jeżeli mówimy szybko, to nasze wypowiedzi są chaotyczne, a jeśli mówimy wolno - to są one precyzyjniejsze),

• mówimy niezbyt szybko (jedno słowo na 0,30 sek, 12-14 wierszy znormalizowanego maszynopisu na A-4 (32 wiersze na 64 znaki w wierszu), 1min. = 12-14 wierszy, czyli kartka mówiona co 2 min.,

• operowali logicznie informacją,

• należy stosować zmienne tempo mówienia (z przerwami),

• unikać długich zdań i skomplikowanych konstrukcji gramatycznych i stylistycznych,

• unikać obcych słów i niezrozumiałych terminów,

• należy stosować porównania i przykłady (czasem anegdoty).

PRZEKAZ JEST (LUB JESTEŚ) WIARYGODNY JEŚLI:

• to, co mówisz nie jest sprzeczne z wiedzą słuchaczy i będzie dla nich prawdopodobne (nawet jeśli mówimy prawdę, a jest to sprzeczne z wartościami słuchaczy lub jest niewiarygodne, to nie będzie to dla innych prawdopodobne),

• głoszone przez nas tezy będą ilustrowane danymi statystycznymi, wynikami badań i opinii z podanie źródeł (skuteczność przekazu jest dużo większa jeśli posługujemy się pewnymi pomocami np.,: rzutniki, folie, foldery, wideo, - lecz nie za dużo),

• odwołujemy się do doświadczeń i spostrzeżeń słuchaczy lub własnych (wiem, widziałem, doświadczyłem...),

• odwołujemy się do wiadomości znanej i niedawno podanej (np.: politycznej wiarygodność treści ),

• to co mówimy powinno być logiczne i spójne (jedno wynika z drugiego).

PRECYZJA WYPOWIEDZI ( PRZEKAZU) jest wówczas, gdy:

• przekaz skoncentrowany jest na istocie rzeczy (w każdej sprawie, temacie zawarta jest istota rzeczy),

• mówimy tylko tyle słów, ile potrzeba dla osiągnięcia celu (im< słów, tym lepiej),

• nazywamy rzeczy i zjawiska po imieniu, a nie jedynie opisywać je, nadawać rzeczom, problemom tytuły i podawać przykłady,

• jednoznaczność (brak wieloznaczności) w wypowiedziach, decyzjach, sformułowaniach problemu - to oznacza wzięcie na siebie odpowiedzialność za konkretną rzecz, problem;

MONOLOG - PRZYGOTOWANIE DO WYPOWIEDZI:

1. najpierw odpowiadamy sobie na pytania:

1. po co zabieram głos? (aby przedstawić coś, kogoś, potwierdzić, zaprzeczyć, zjednać, skrytykować, pochwalić),

2. co chcę załatwić (jakie jest moje kluczowe założenie wystąpienia?),

3. czy dysponuję wiedzą pozwalającą mi wypowiadać się na dany temat?,

4. do kogo się zwracam, kim są moi słuchacze, jaki mają lub mogą mieć stosunek do wypowiedzi? (you =/= You (hierarchia),

5. na czym polega lub może polegać trudność wypowiedzi (powiedzieć prawdę nawet jeśli nie spotka się to z uznaniem)?

2. zebrać całość i ułożyć w logicznej kolejności wszystko co ma znaczenie dla tematu i celu mojego wystąpienia (konceptogram - podzielić kartkę na dwie pionowe części: w jednej jest to co ja mówię w punktach, a w drugiej połowie wypunktować sobie to co oni chcą usłyszeć, a następnie porównać je),

3. dokonać selekcji tego co musi być powiedziane i zrezygnować z tego co jest mniej ważne (uwzględnić czynniki rozkładu uwagi w czasie),

poziom uwagi

A B A - I p. krytyczny

5 B - II p. krytyczny

4 C - III p. krytyczny

3

2 AA M,A W mówimy 3,4 str. maszynopisu w ciągu 6,7 min

1 C

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 t

AA - autoanaliza - nie oznacza, że jesteśmy słuchani najlepiej, ale jesteśmy wtedy analizowani, niewiele z tego co powiedzieliśmy jest pamiętane, ponieważ uwaga słuchaczy jest skoncentrowana na naszej analizie,

M.,A - motywacja, argumentacja - w tym czasie słuchanie przynosi najlepsze efekty,

W - wnioskowanie - zmuszenie, ale własne refleksje (spr.?)

Słuchanie w skali makro

Poziom I osoba II osoba III osoba

uwagi mówiąca mówiąca mówiąca

przeplatanie

się os. 1+3 2+4 5+7

mówiących

6 min. 12 min. 18 min. t

4. ustalić główne tezy przemówienia (2-3 tezy)

AMERYKAŃSKA KONSTRUKCJA MONOLOGU:

1. 
   Utwórz konstrukcję wystąpienia :

1. najpierw powiedz o czym będziesz mówił, max. 6 min.

2. potem powiedz to co masz do powiedzenia,

3. a na końcu podsumuj to co powiedziałeś formułując

przesłanie hasła,

Idąc do szefa nie mówimy mu o wszystkich problemach, lepiej przechodzić częściej a krócej, niż raz na 0,5 h ( nasze informacje są wtedy lepiej odbierane, mówimy max. o 2,3 sprawach na raz).

2. Zrób sobie ściągawkę (mindmapping - na kartce papieru rysujemy max. 3 problemy, które umieszczamy w dużych kołach, a nim są podporządkowane mniejsze koła - „małe sprawy”, dotyczące poszczególnych problemów) - mapa problemów, wówczas łatwo można przypomnieć sobie o rzeczach, które mamy do powiedzenia. Jeśli nie mamy czasu ( > 6 min.), to najpierw rezygnujemy z mówienia o „małych sprawach”. Należy być konkretnym i precyzyjnym, ale nie drobiazgowym. Należy się liczyć z tym, że każde pytanie może być nam zadane.

3. Zapisz wszystko w postaci czytelnego planu - (mindmapping) - trzeba przewidzieć trudne pytania i odpowiedzi,

4. Posługując się planem zrób próbę sprawdzając czy:

1. dobrze przemyślałam treść,

2. czy byłam samokrytyczna,

3. czy myśl przewodnią było łatwo prześledzić,

4. czy nie chciałam powiedzieć zbyt wielu rzeczy na raz,

5. czy nasza wypowiedź nie zabrzmiała fałszywie,

6. czy odpowiedziałabym na spodziewane pytania słuchaczy,

7. czy zrealizowałam swoje kluczowe założenie wypowiedzi;

(tutaj możemy nagrać się na dyktafon i odsłuchać swoje przemówienie samemu i przez innych);

DYSKUSJA:

• jest wymianą myśli,

• zakłada równość ról uczestników rozmowy,

• rozmowa ma posłużyć porozumieniu (siadanie do niej z pozytywnym nastawieniem, nie należy siadać do rozmowy gdy jesteśmy źle nastawieni, konflikt jest zły dla organizacji),

• uzgodnienie stanowisk i ich skutków;

Jeśli jest konflikt to można: udać, że go nie ma lub w starać się go złagodzić.

KILKA DOBRYCH RAD DLA DYSKUSJI:

1. przystępuj do rozmowy /dyskusji zawsze w dobrej mierze (czyste intencje, pozytywne zamiary),

2. staraj się jasno przedstawić swoje cele i punkt widzenia przedstawiając go w sposób zrozumiały dla drugiej strony, powiedz co chcesz osiągnąć i dlaczego to ma dla ciebie znaczenie,

3. zaakceptuj prawo do odmienności stanowiska drugiej osoby (strony), a także to, że może Cię ona po prostu nie akceptować, tak jak ty jej (szanuj drugą stronę jeśli chcesz, aby inni szanowali Ciebie),

4. przygotuj się starannie do rozmowy określając: cele, które chcesz osiągnąć i cele, które musisz osiągnąć,

5. przygotuj swoje argumenty i uzasadnienia;

W SWOICH ZACHOWANIACH BĄDŹ ZAWSZE :

• uczciwy,

• wiarygodny (a najlepiej prawdomówny),

• zrozumiały,

• grzeczny (nie dawaj powodów do przepraszania), taktowny oraz rycerski (gotowość do odstąpienia od własnego prawa),

• opanowany, taka postawa buduje szacunek nawet u wrogów;

10 ZASAD UWAŻNEGO SŁUCHANIA:

1. przestań mówić (gdy ktoś inny mówi),

2. zrelaksuj rozmówcę,

3. zademonstruj gotowość do wysłuchania rozmówcy (duży zegar na ścianie -- dyskusje nie będą wówczas dłuższe niż 15 min.),

4. usuń zjawiska rozpraszające rozmowę (np.: rozmowy telefoniczne),

5. wyraź empatię (staraj się wczuć w uczucia drugiej strony),

6. bądź cierpliwy,

7. zawsze bądź opanowany, niezależnie od tego co się dzieje (wybuch emocji jest zawsze źle odbierany),

8. powstrzymaj się od krytyki i przede wszystkim zbieraj informacje,

9. zadawaj pytania,

10. przestań mówić.

MEDIA

MEDIA (środki masowego przekazu) - pojawiły się wówczas, gdy zaistniała potrzeba wiedzy, której nie można było zdobyć we własnym zakresie. To okres odkryć geograficznych i rewolucji naukowo - technicznej. - spr.?

GAZETA - (wł.) to jednostka monetarna wartości sztuki srebra. Na początku prasa to informacje naukowo- informacyjne, następnie polityka, a najpóźniej pojawiła się gazeta jako forma rozrywki.

CELE ODBIORCÓW: czyli dlaczego ludzie oczekują od mediów np. czytając gazetę, oglądając TV. (funkcje mediów):

• chcą się czegoś dowiedzieć lub nauczyć ( zdobycie informacji),

• szukają rozrywki,

• chcą zaspokoić potrzebę uczestnictwa jako istoty żyjące w stadzie,

CELE NADAWCÓW: czyli przyczyny istnienia nadawców telewizyjnych, radiowych, gazet:

• chęć osiągnięcia zysku (komercja, reklama np.: „świerszczyki”),

• rozpowszechnianie idei (gazety bez udziału reklam, typowo naukowe, historyczne, tradycjonalne, religijne np.: telewizja Niepokalanów, Biuletyn Prawdziwych Polaków),

komercja idea

„świerszczyki” Gazeta Wyborcza R. Maryja

Pierwszy podział mediów: I) PRASA, II) RADIO, III) TELEWIZJA

Ad I) Prasa - pojawiła się na przełomie XV- XVI w.

Zalety gazet:

• ogromna tradycja czytania gazet,

• duża skuteczność percepcji (czytając gazety zapamiętujemy więcej informacji niż oglądając TV, czy słuchając radia),

• duża świadomość wiarygodności gazet w społeczeństwie,

• łatwość dostępu (do gazety można łatwo powrócić, odłożyć ją na pewien czas, w przeciwieństwie do inf. w radiu i TV),

• gazeta jest zapisem czasu,

Wady gazet:

• wolne tempo przekazu informacji (szybsze w radio i TV),

Ad II) Radio - początki radia to wczesne lata 20 -ste XX w.

Zalety radia:

• szybkość przekazu (jest ono najszybszym środkiem przekazywania informacji),

• można robić coś innego słuchając radia (radio jako dyskretny towarzysz dnia),

• bardzo duża wiarygodność radia > niż TV,

Wady radia:

• ulotność informacji podawanych w radiu (w przeciwieństwie do np.: zbieranych wycinków z gazet)

Ad III) Telewizja - na świecie rozwój TV to lata 30-ste XXw., w Polsce w latach 50- tych pojawiły się pierwsze stacje TV.

Zalety TV:

• medium najłatwiejsze w odbiorze (nie trzeba czytać i wsłuchiwać się, wyobrażać sobie pewne fakty, tutaj odbiór jest gotowy),

• największy zasięg,

• odbiór łatwo dostępny,

• jest to medium bardzo manipulacyjne i b. sugestywne (widzimy nie to co jest, ale to co nam pokazują),

Wady TV:

• medium ograniczające rozwój (wróg alfabetyzacji),

• ograniczenie zasobu słów w przekazywanych informacjach.

Manipulacja w mediach polega na dwóch zachowaniach:

1. przemilczeniu prawdy (mówienie tego, co nam pasuje, nie zawsze całej prawdy, ale nie jest to kłamstwem) - manipulacja nie polega na kłamstwie,

2. zestawienie w określony sposób prawdziwe elementy.

Do czego służą media w Public Relations ?

• budowanie potrzeb i świadomości np.: konferencja poświęcona dużym samochodom -budowanie świadomości przekazu samochodów TIR-ów bez namowy do konkretnej marki, ale ogólnie do takiego typu aut - b. efektywne,

reklamy d. produktu

P.R

zbudowana świadomość o produkcie i tylko dystrybutorzy ( wiemy już coś na dany temat, a tutaj zaraz pojawia się oferta kupna tego produktu)

• do oznaczenia organizacji ( zwrócenie uwagi na tle innych firm, what makes are diffirent?)

Media są użyteczne dla Public Relations ponieważ:

• mają ogromny zasięg,

• duża wiarygodność (media są wiarygodne ponieważ człowiek myśli, że jeśli ktoś mówi coś publicznie, to poddaje się opinii publicznej zatem mówi prawdę - największe kłamstwa przechodzą w mediach),

Im społeczeństwo jest bardziej biedne i mniej wykształcone, tym więcej czasu spędza przez Telewizorem.

Na Polskim rynku prasowym istnieje ok. 6 tys. tytułów .

Drugi podział mediów : A) PUBLICZNE, B) NIEPUBLICZNE

Ad A) media publiczne - to media, które utrzymywane są przez posiadaczy stacjonarnych odbiorników radiowych i telewizyjnych ( płacimy za korzystanie z odbiornika TV i radiowego, ale nie za program telewizyjny czy radiowy).

Do publicznych nadawców można zaliczyć Polskie Radio S.A i Telewizję Polską S.A. W Polsce opłaty za abonament nie są egzekwowane i ponad 50% społeczeństwa nie płaci za korzystanie z publicznych nadajników. ( np. w Szwecji abonament jest wliczany w rachunek za światło).

Media publiczne są w niewielkim procencie finansowane ze środków własnych:

Radio - 80% finansowane z abonamentu,

17% z reklam, i 3% to inne wpływy,

Telewizja - 50% finansowana z abonamentu i 50% z reklam.

Co wynika z publiczności mediów ?

Ponieważ są finansowane przez osoby o różnych poglądach, to nie powinny wyrażać żadnych własnych poglądów tylko skupiać się na prezentowaniu poglądów omawianych spraw, czyli powinny być : - niezaangażowane i - obiektywne. (np.: CNN, NBC).

Ad B) media niepubliczne

komercyjne społeczne (niepubliczne)

finansowane bez udziału publiczności, służ jakiejś idei np..: wyznaniowe, pisma

płacimy tylko za dostęp do nich partyjne np.: R. Maryja, są finansowane

np..: Canal+, RMF FM, Wyborcza, przez jakąś społeczność, mogą być

ich celem jest zysk. subiektywne.

Dziennikarstwo

Nie ma dziennikarstwa prasowego, telewizyjnego czy radiowego jest tylko dziennikarstwa dobre albo złe. Dziennikarzem może zostać każdy.

Wolność mediów - nie jest limitowana przez państwo z wyjątkiem parametrów technicznych.

Zalety dziennikarza - przekazywanie obrazu rzeczywistości (informacja to wiedza o faktach);

Pełny przekaz dziennikarski (materiał dziennikarski zawiera trzy elementy w różnych elementach).

1) INFORMACJE 2) BACKROUND 3) PREZENTACJA POGLĄDÓW

-kto?, co?, kiedy? (tło) (obiektywna)

gdzie?, jak? WYRAŻENIE POGLĄDÓW

(subiektywny przekaz)

czyli wiedza o faktach czyli wiedza pozwalająca

zrozumieć fakty czyli komentarz (publicystyka)

OBRAZ RZECZYWISTOŚCI

Podstawowym zadaniem dziennikarza jest: przekazywanie obrazu rzeczywistości obiektywne lub subiektywne - poprzez prezentowanie poglądów, a nie informowanie.

Publicystyka - to wiedza o:

• mechanizmach (zjawiskach),

• przyczynach i skutkach zaistnienia faktów (zawiera się w odpowiedziach na pytania: - dlaczego (tak się stało)?, - co z tego wynika?);

Rzeczywistość składa się z: normy i sensacji.

sensacja

(+górna)

Norman

(-dolna)

sensacja

Dziennikarz jest tylko pośrednikiem przekazywania wiadomości i obrazu rzeczywistości ( a nie informowanie), ale to nie on decyduje co jest powiedziane przez niego tylko jego przełożony.

KRYTERIA WARTOŚCIOWANIA TEMATÓW

Pięć pytań, które decydują o ważności tematów dziennikarskich:

1. O czym ma być mowa?

2. Dlaczego właśnie o tym (uzasadnienie)?

3. Dlaczego teraz mamy mówić o tym?

4. Do kogo ten materiał jest zaadresowany?

5. W jakiej formie dziennikarskiej powinien być zrobiony?

Dziennikarz wynagradzany jest honoracyjnie: np.: 800 zł tp podstawowa pensja + honorarium od każdej publikacji umieszczonej w prasie, w TV lub w radio (ale ma to pewien limit, od 400 zł powyżej jest to dodatkowa pensja, np.: 500zł honorarium = 400zł dla redakcji + 100zł dla dziennikarza).

SCHEMAT PRODUKCJI DZIENNIKARSKIEJ

linia programowa dziennikarze etatowi i współprac.

priorytety programowe zgłoszenia tematów

planowanie polecenia

i akceptowanie propozycji

projekt wydania

ruszanie w miasto indywidualna realizacja materiałów

death line - czas ostatecznego zamknięcia numeru

***

Główne narzędzia współpracy z dziennikarzami i redakcjami:

• MAILING LIST (lista adresowa),

• KONFERENCJA PRASOWA

• BRIFING

• KONTAKTY OSOBISTE

• MATERIAŁY DLA DZIENNIKARZY:

• news release - informacja prasowa (kto, co, gdzie, kiedy, jak)

• press release - krótki materiał prasowy ,

• background - materiał wyjaśniający tło i mechanizmy,

• pitch letter - krótki materiał mający zainspirować dziennikarza,

• biogram (bio, cv) - natatka personalna,

• case study - studium przypadku, odwolanie się do rzeczywistości,

• byliner - materiał pogłębionej publicystyki (dlaczego się wydarzyło i co z tego wynika),

• zdjęcia prasowe (materiały graficzne),

• materiały ilustracyjne - wykresy, tabele, zestawienia, diagramy,

• materiały uzupełniające - np. xero innych publikacji, akty prawne, opinie ekspertów, zezwolenia, atesty itd.

• artykuły promocyjne - napisane zgodnie z kanonem sztuki i zamiarem pełnej publikacji za opłatą (artykuł sponsorowany)

MAILING LIST - lista adresowa dziennikarzy i redakcji z którymi chcemy utrzymywać kontakty.

Powinna być:

• podzielona na kategorie - wg własnego klucza, np. specyfikacja, charakteru pisma, poziomu warsztatowego, rodzaju środka przekazu itd.

• kompletna:

• adresy wszystkich redakcji

• sposoby komunikowania się z dziennikarzami,

• kilka słów charakterystyki (ceny, specjalizacja),

• aktualna - a raczej stale aktualizowana (przez 1 osobę),

• mających się na niej znaleźć dziennikarzy wybiera się uwzględniając :

• ilość i częstotliwość publikacji specjalistycznych

• zakres oddziaływania rynku

• poziom zawodowy i etyczny dziennikarza.

KONFERENCJA PRASOWA:

Jest BEZPOŚREDNIM spotkaniem z dziennikarzami po to, aby:

• skierować ich uwagę na:

• PROBLEM istotny dla nas,

• PRODUKT ciekawy dla mediów

• DZIAŁANIE, np. nowe zasady sprzedaży, organizacji i funkcjonowania firmy na rynku lub w branży,

• WYDARZENIE, np. akcję dobroczynną, osiągnięcie technologiczne, uzyskanie znaczącego wyróżnienia itp.

• uzyskać relację zwrotną dziennikarzy na to co im przedstawiono

Celem konferencji jest ZAWSZE SPOWODOWANIE MAKSYMALNEJ ILOŚCI PUBLIKACJI.

• Konferencji prasowej nie należy robić, gdy:

• nie mamy nic do powiedzenia,

• istnieje obawa, że temat jest sztuczny lub mało atrakcyjny,

• to co ma być treścią konferencji może być przekazane dziennikarzom w innej formie (pitch letter, news release)

• Powodzenie konferencji prasowej zależy od:

• tematu

• uczestników

• terminu

• lokalizacji

• organizacji i aranżacji

• materiałów dla dziennikarzy.

Konferencja prasowa uda się jeżeli te elementy są spełnione.

• Wybierając temat konferencji odpowiedz sobie......

• Po co robię tą konferencję?

• Czy temat jest „prawdziwy”? (z dziennikarskiego punktu widzenia)

• Czy temat interesuje jeszcze kogoś oprócz nas? (czy ma szerszy wymiar społeczny)

• Czy temat jest czysty? (nie wzbudza niekorzystnych skojarzeń)

• Czy temat jest widowiskowy i da się atrakcyjnie przedstawić? (temat musi odbiegać od normy, by być atrakcyjny)

• UCZESTNICY:

Mogą uczestniczyć w niej ze strony organizatorów:

• osoby kompetentne w sprawie

• członek kierownictwa lub jego kompetentny przedstawiciel

• zaproszeni goście (doradcy, eksperci, kooperanci)

• pracownicy public relations

• osoby techniczne.

Mogą uczestniczyć w niej ze strony mediów:

• dziennikarze zainteresowani tematem zgodnie ze specjalnością lub kierunkiem pisma, wybrani w zależności od tematu i celu konferencji.

• ZAPROSZENIA:

Powinny być:

• zaadresowane dokładnie i starannie zgodnie z uwzględnieniem prawidłowych nazw i tytułów

• najlepiej kierować je IMIENNIE lub na ręce sekretarza redakcji.

Powinny zawierać:

• dokładny temat konferencji, kiedy trzeba z umotywowaniem

• termin (data, godzina)

• miejsce z dokładnym opisem dotarcia

• może być program konferencji (w zarysie)

Zaproszenia na konferencję prasową powinny być rozesłane pocztą z wyprzedzeniem 14 dniowym.

Mogą być wsparte tydzień później przypominającym e-mailem, a na trzy dni przed konferencją dobrze zadzwonić bezpośrednio do redakcji z pytaniem czy można liczyć na obecność.

• TERMIN konferencji prasowej powinien być wybrany:

• bezkolizyjnie z innymi ważnymi wydarzeniami, rocznicami lub imprezami podobnymi,

• najlepiej robić konferencje: - jesienią (09-12), - wiosną (01-06)

• od poniedziałku do czwartku, zapewni to materiały jeszcze w tym tygodniu,

• przed poludniem od 10.00 do 12.00 (jest jeszcze wtedy szansa na lokatę materiałów tego samego dnia).

• LOKALIZACJA konferencji prasowej, dogodna dla dziennikarzy:

• dobry dojazd (niedaleko, prosty adres, parking)

• wygodna sala (to jednak ma być miejsce do pracy)

• warunki do wszelkich działań dziennikarskich (robienie zdjęć, filmowanie, przeprowadzanie wywiadów).

• ORGANIZACJA NIENAGANNA, czyli:

• To jest przede wszystkim spotkanie robocze, a nie bal dla dziennikarzy, liczy się więc:

• dobry poziom merytoryczny

• sprawny przebieg

• wygoda pracy

• czas trwania MAX 1,5 godz, ale lepiej żeby było krócej.

• Przygotować salę (inf. o dojściu do niej)

• Urządzić recepcję (dla uzupełnienie mailing list - wizytówka + wpis na listę adresową)

• Rozdać materiały prasowe (press kit) - (dziennikarze przejrzą je natychmiast i być może będą mieli pytania podczas konferencji)

• Nad przebiegiem konferencji powinien czuwać „mistrz ceremonii” - pracownik PR

• Wita gości

• Pilnuje scenariusza

• Nadaje tempo przebiegu konferencji

• SCENARIUSZ konferencji prasowej - PRZEBIEG

• rozpocząć punktualnie (ew. min. Spóźnienie do 5 minut)

• 3 min. powitanie i uzasadnienie tematu (prowadzący)

• 15 - 30 min. prezentacja tematu - zagadnień przez osoby kompetentne,

• najlepiej, aby wypowiedzi nie przekraczały 5 - 7 min., były dynamiczne i ilustrowane (np. folie lub plansze)

• 30 min. sesja pytań od dziennikarzy (należy unikać zadawania przez nich pytań w czasie prezentacji, bo scenariusz się „rozleci”

• można zadbać o to, aby padły pytania, na których nam zależy,

• 30 min. część koktajlowa - symboliczny katering (po to, aby zadać pytania nie publicznie.

• Ponadto należy:

• przewidzieć pytania i zachowania dziennikarzy i uprzedzić o nich uczestników sugerując reakcję,

• zaopatrzyć uczestników w krótkie inf. o ważniejszych dziennikarzach,

• jeżeli ma być tłumaczenie, to zatrudnić zawodowego tłumacza,

• jeżeli konferencja łączy się z pokazem i ma w sobie elementy spektaklu - zrobić próbę techniczną,

• Po konferencji:

• rozesłać materiały do dziennikarzy, którzy byli zaproszeni, ale nie mogli przyjść

• dopilnować, żeby zostało zrobione wszystko co zostało obiecane,

• śledzić masowe elementy publikacyjne (monitoring) uzyskując przesłanki do następnych działań.

• PRESS KIT - zestaw materiałów dla dziennikarzy uczestniczących w konferencji.

Składa się z:

• podstawowe materiały faktograficzne

• background - materiał dający szersze tło zagadnienia wraz z rozwinięciem,

• ilustracje - wykresy, tabele, adjęcia,

• ogólny materiał o firmie lub organizacji,

• może być dołączony skromny upominek w postaci drobiazgu.

norma

Rzeczywistość (inna w

zależności od mediów)

opracowanie otrzymanych mat. i

przygotowanie wydania

emisja

kioski

drukarnia

zgranie

---